會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下鹽業(yè)運(yùn)銷企業(yè)內(nèi)部控制若干問(wèn)題探討

湖北鹽業(yè)集團(tuán)有限公司咸寧分公司 盧立新

會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn)，一方面致使我國(guó)傳統(tǒng)的分工控制在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中失去了原有作用，另一方面也難以避免地使會(huì)計(jì)處理過(guò)程中對(duì)于弊漏的防止和揭發(fā)更加困難，所以內(nèi)部控制成為會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下影響系統(tǒng)處理結(jié)果是否偏差的關(guān)鍵所在。目前，我國(guó)鹽業(yè)總公司下屬40家鹽業(yè)公司，是以鹽為主營(yíng)商品的典型運(yùn)銷流通企業(yè)，一方面由于正在面臨工業(yè)鹽和非鹽市場(chǎng)的“紅海區(qū)域”戰(zhàn)爭(zhēng)，另一方面自身財(cái)務(wù)管理力度嚴(yán)重不足，從而如何在新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則下，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下鹽業(yè)運(yùn)銷企業(yè)有效的內(nèi)部控制研究非常必要。

一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的主要影響

(一)改變了企業(yè)會(huì)計(jì)核算環(huán)境

會(huì)計(jì)電算化的核心是將以信息論、系統(tǒng)論、控制論、數(shù)據(jù)庫(kù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新興理論和技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)管理和核算。這樣相對(duì)于手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)，企業(yè)的會(huì)計(jì)人員結(jié)構(gòu)發(fā)生了改變，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶?cái)務(wù)會(huì)計(jì)專業(yè)人員和計(jì)算機(jī)軟件處理系統(tǒng)的管理人員組成。一方面，這提高了企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的管理水平，提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，但是由于數(shù)據(jù)的高度集中特性也對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制制度的建立和完善帶來(lái)了挑戰(zhàn)。

(二)減弱了企業(yè)內(nèi)部審核機(jī)制

在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，企業(yè)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的應(yīng)用程序在很大程度上決定了內(nèi)部控制的有效性。舉一個(gè)例子，會(huì)計(jì)電算化促使企業(yè)所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入都源于憑證庫(kù)，即便錄入了錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)也將自動(dòng)進(jìn)行多項(xiàng)業(yè)務(wù)處理。而且在這種情況下，缺少會(huì)計(jì)人員的再審核過(guò)程，從而會(huì)導(dǎo)致日記賬、明細(xì)賬、總賬乃至?xí)?jì)報(bào)表等一系列的問(wèn)題發(fā)生。可見(jiàn)，這將導(dǎo)致傳統(tǒng)會(huì)計(jì)特有的內(nèi)部審核牽制機(jī)制消失殆盡，而由于數(shù)據(jù)錄入存在的錯(cuò)誤連續(xù)性和重復(fù)性將給企業(yè)內(nèi)部控制帶了諸多風(fēng)險(xiǎn)。

(三)提高了企業(yè)財(cái)務(wù)控制舞弊、犯罪的難度

在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，由于數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的提高使企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)高度集中于計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，并且提供了“反結(jié)賬”、“取消審核”、“反記賬”等功能，從而未經(jīng)授權(quán)的企業(yè)人員有可能非法瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，甚至復(fù)制、修改、偽造乃至銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)，因此相比于手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)，電算化環(huán)境下企業(yè)的財(cái)務(wù)控制舞弊、犯罪的難度被提高了。

二、當(dāng)前我國(guó)鹽業(yè)運(yùn)銷企業(yè)內(nèi)部控制存在的主要問(wèn)題分析

(一)會(huì)計(jì)人員非法操縱或操縱失誤

這是會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制中的主要任務(wù)，因其系統(tǒng)的程序、數(shù)據(jù)、文件等很輕易被仿造、復(fù)制和修改，而不會(huì)留任何痕跡，所以某些職員為了達(dá)到個(gè)人目的，利用職務(wù)之便或不按操縱規(guī)程進(jìn)行非法操縱，給單位造成嚴(yán)重?fù)p失。

(二)缺乏專業(yè)的系統(tǒng)技術(shù)人員

目前，從我國(guó)整個(gè)鹽業(yè)運(yùn)銷企業(yè)的會(huì)計(jì)職員來(lái)看，缺乏既懂計(jì)算機(jī)知識(shí)又熟悉鹽業(yè)專業(yè)知識(shí)的財(cái)會(huì)人員。如有些運(yùn)銷企業(yè)的會(huì)計(jì)人員雖然在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)方面的經(jīng)驗(yàn)豐富，但計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)卻很匱乏，難以勝任用計(jì)算機(jī)處理業(yè)務(wù)的工作；計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)及維護(hù)人員對(duì)鹽業(yè)的會(huì)計(jì)知識(shí)掌握不夠，因此軟件設(shè)計(jì)不能滿足會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的需求，或軟件功能與會(huì)計(jì)功能相脫離。

(三)未建立有效的內(nèi)部控制制度

主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一觀念上存在分歧。目前我國(guó)鹽業(yè)運(yùn)銷企業(yè)的某些高層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為內(nèi)部會(huì)計(jì)控制就是內(nèi)部資產(chǎn)控制和內(nèi)部成本費(fèi)用控制，甚至認(rèn)為會(huì)計(jì)控制不過(guò)就是虛設(shè)的條條框框。第二有些鹽業(yè)運(yùn)銷企業(yè)未能滿足相關(guān)條件就正式使用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。目前一些企業(yè)為了應(yīng)付各種審計(jì)檢查，炮制甚至照搬別的公司的財(cái)會(huì)系統(tǒng)，但也只是徒有虛名并沒(méi)有切實(shí)執(zhí)行。第三一些企業(yè)存在崗位職能混淆的狀況。如企業(yè)的電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員不應(yīng)直接接觸或者正式操作電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)，憑證的輸入和復(fù)核人員必須由不同的人員執(zhí)行，一旦系統(tǒng)數(shù)據(jù)被非法修改、拷貝或是系統(tǒng)程序控制失效，就會(huì)影響系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和安全性，嚴(yán)重的可能會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)的崩潰，給企業(yè)造成不可估量的損失。

三、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下提高我國(guó)鹽業(yè)運(yùn)銷企業(yè)內(nèi)部控制的若干建議

目前，我國(guó)很多鹽業(yè)運(yùn)銷企業(yè)在加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理內(nèi)控制度建設(shè)方面都做了很多工作，如制定了資金管理、專項(xiàng)資金、外派財(cái)務(wù)總監(jiān)、會(huì)計(jì)委派等監(jiān)管制度，大膽改革體制機(jī)制和規(guī)范經(jīng)營(yíng)管理行為，取消了二、三級(jí)企業(yè)的財(cái)務(wù)支付權(quán)、結(jié)算權(quán)、采購(gòu)權(quán)、對(duì)外投資權(quán)和擔(dān)保權(quán)等權(quán)力，有效地解決了二、三級(jí)企業(yè)管理混亂、運(yùn)作行為不規(guī)范的問(wèn)題。面對(duì)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，本文提高如下我國(guó)鹽業(yè)運(yùn)銷企業(yè)內(nèi)部控制的若干建議。

(一)業(yè)務(wù)程序標(biāo)準(zhǔn)化，嚴(yán)把會(huì)計(jì)核算控制質(zhì)量關(guān)

我國(guó)鹽業(yè)運(yùn)銷企業(yè)內(nèi)部控制工作不能再停留于“一張嘴、一支筆”的層次上，而要電算化的需求，運(yùn)用現(xiàn)代化的手段實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)程序標(biāo)準(zhǔn)化，嚴(yán)把會(huì)計(jì)核算控制質(zhì)量關(guān)。會(huì)計(jì)核算控制是電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制中的重要內(nèi)容，必須保證賬務(wù)處理的正確性、規(guī)范性、真實(shí)性。從核算環(huán)節(jié)把關(guān)，保證整個(gè)系統(tǒng)正常運(yùn)行，做到數(shù)據(jù)真實(shí)、完整和安全，業(yè)務(wù)處理合法、有效。會(huì)計(jì)核算控制是防范和化解會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)的重要環(huán)節(jié)，必須引起高度重視。

(二)做好電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案管理控制

1、數(shù)據(jù)資料管理與保密

機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會(huì)計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊(cè)、報(bào)表，應(yīng)按有關(guān)財(cái)會(huì)制度使用、保管。

2、數(shù)據(jù)備份管理

由于會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。機(jī)內(nèi)憑證及總分類帳、明細(xì)分類帳、報(bào)表，應(yīng)按月做兩套軟盤備份，交會(huì)計(jì)檔案保管員分別放置在不同地方保管。

3、會(huì)計(jì)檔案管理

打印輸出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表，必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保管。各類會(huì)計(jì)檔案的出借，均必須經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)主管審批同意并簽章。

(三)實(shí)施有效的內(nèi)部控制方法

對(duì)于我國(guó)鹽業(yè)運(yùn)銷企業(yè)來(lái)說(shuō)，主要有以下幾個(gè)建議：

（1）分離監(jiān)控和操作實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部的有效牽制。由于以前我國(guó)鹽業(yè)運(yùn)銷單位的“多方牽制”只是通過(guò)多人的重復(fù)勞動(dòng)實(shí)現(xiàn)“牽制”，并沒(méi)有明確劃分監(jiān)督和操作的關(guān)系。因此需要在電算化系統(tǒng)內(nèi)分操作和監(jiān)控兩個(gè)崗位，從而對(duì)每一筆業(yè)務(wù)同時(shí)進(jìn)行多齊備份，真正作到 “精兵簡(jiǎn)政”。

（2）實(shí)行用戶權(quán)限分級(jí)授權(quán)管理，預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)。

（3）建立健全對(duì)病毒、電腦黑客的安全防范措施。

(四)提高財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)

隨著一體化會(huì)計(jì)核算管理制度的實(shí)施，伴隨管理范圍和工作量的增加，提高我國(guó)鹽業(yè)運(yùn)銷企業(yè)財(cái)會(huì)人員的素質(zhì)非常必要。財(cái)會(huì)人員不僅要有扎實(shí)的會(huì)計(jì)知識(shí)，熟練的計(jì)算機(jī)操作能力，還要有信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)技術(shù)等方面的知識(shí)。所以財(cái)務(wù)管理工作人員的綜合素質(zhì)需要不斷提高：可以定期對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)等各種形式加強(qiáng)會(huì)計(jì)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)；要深入基層單位掌握基層的情況，把握鹽業(yè)生產(chǎn)單位的業(yè)務(wù)流程，公正客觀的做好財(cái)務(wù)管理工作，促進(jìn)各單位之間的協(xié)調(diào)；聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)專業(yè)人員來(lái)講解財(cái)務(wù)人員比較欠缺的軟件知識(shí)，或者可以引進(jìn)高素質(zhì)、高技術(shù)的復(fù)合型電算化人才；最后，提高財(cái)會(huì)人員自身依法辦事能力，提高職業(yè)道德水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上可見(jiàn)，隨著電算化的運(yùn)用和發(fā)展，我國(guó)鹽業(yè)運(yùn)銷企業(yè)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制工作將不斷面臨新問(wèn)題和新課題。本文在客觀分析會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的主要影響和當(dāng)前我國(guó)鹽業(yè)運(yùn)銷企業(yè)內(nèi)部控制存在的主要問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出了若干建議。這只是拋磚引入，希望以后能夠?qū)@些問(wèn)題進(jìn)行進(jìn)一步深入的研究，推動(dòng)電算化會(huì)計(jì)理論的進(jìn)一步完善和發(fā)展，也促使會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下我國(guó)鹽業(yè)運(yùn)銷企業(yè)內(nèi)部控制制度日趨完善。

[1]隋麗華.會(huì)計(jì)電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部控制制度[J].中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品,2010(2)

[2]毛用春,陸璐.企業(yè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)控制度的構(gòu)建[J].遼寧經(jīng)濟(jì),2009(3)