檔案征集工作的探索與思考

趙亞軍 陸麗華［金壇市檔案局（館），江蘇金壇，213200］

檔案征集工作的探索與思考

趙亞軍 陸麗華［金壇市檔案局（館），江蘇金壇，213200］

近年來，隨著檔案資源體系建設(shè)的加強(qiáng)，檔案征集工作得到了高度的重視。金壇市檔案館在領(lǐng)導(dǎo)的重視館藏資源的豐富和結(jié)構(gòu)優(yōu)化，增加了檔案征集的投入，加強(qiáng)了征集隊(duì)伍建設(shè)，加大了檔案征集的宣傳，使得征集工作亮點(diǎn)紛呈，館藏建設(shè)也得到了不斷的豐富和發(fā)展。面對不斷發(fā)展的形勢，需要更加規(guī)范有序地開展征集工作，需要完善檔案征集上的一些不足之處，因此，我們通過總結(jié)近年來檔案征集的工作實(shí)踐，積極探究一些檔案征集規(guī)范化的問題。

一、檔案征集方法的有序化

檔案征集應(yīng)立足于自身的館藏體系，立足于社會(huì)對檔案利用的需求，而不是孤立地尋找檔案征集目標(biāo)和制定檔案征集計(jì)劃。為此，我們通過理清檔案征集思路，實(shí)現(xiàn)了檔案征集工作的有序推進(jìn)。

1.征集工作首先需要領(lǐng)導(dǎo)的重視。征集工作是拓寬收集檔案資料的工作，不僅需要人力和經(jīng)費(fèi)的投入，需要大家的理解，還需要領(lǐng)導(dǎo)的號召。在2005年，我局館組織召開了“金壇市藝術(shù)界名人檔案征集資料座談會(huì)”，市委副書記張建華出席會(huì)議并作重要講話。這次會(huì)議對金壇市檔案館的名人資料征集工作起了關(guān)健性的推動(dòng)作用，在爾后幾年，我們征集了全市13位國家級會(huì)員藝術(shù)界名人的檔案資料，大大豐富了名人檔案的館藏資料收集。

2.需要形成有效的征集網(wǎng)絡(luò)。首先可以將全市各部門的檔案員作為檔案征集網(wǎng)絡(luò)的基本成份，另外可以聘請熱心檔案事業(yè)又具有豐富地方史志知識的老同志為義務(wù)征集員，再就是根據(jù)某一具體事務(wù)召集相關(guān)人員建立聯(lián)系。通過建立征集網(wǎng)絡(luò)促進(jìn)檔案征集工作的有效開展，可以有效地捕捉檔案征集線索，可以有效地為收集資料提供征集渠道，我們認(rèn)為征集網(wǎng)絡(luò)是征集工作的抓手和觸角。我局通過檔案征集網(wǎng)絡(luò)幫助征集了很多檔案資料，如“茅山新四軍布告”、“1984年胡錦濤來金壇”、“抗戰(zhàn)時(shí)期老照片”、“金壇老照片”等。檔案征集網(wǎng)絡(luò)可以使檔案征集工作更加卓有成效。

3.征集工作要注重媒體宣傳。通過媒體發(fā)布征集公告，使廣大群眾參與其中；通過媒體可以加大檔案宣傳的力度，提高檔案征集的影響力；借助媒體可以廣泛傳播征集的史料內(nèi)容，增強(qiáng)捐贈(zèng)者的榮譽(yù)感認(rèn)同感，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，也增強(qiáng)了社會(huì)各界對檔案的理解和支持。與媒體的聯(lián)系基于可以共享檔案資源，檔案部門發(fā)掘可征集的檔案史料，媒體部門宣傳這些史料新聞，因此，我們可以彼此合作，為新聞部門提供檔案利用的同時(shí)，也宣傳和拓展了我們的檔案征集，一舉多得。近年來，我們與媒體配合進(jìn)行抗日題材的檔案征集活動(dòng)，如根據(jù)“日本老兵本多立太郎來金壇謝罪”、“十個(gè)無名烈士埋在哪里”等新聞報(bào)導(dǎo)，我們檔案部門在其中做了深層次歷史調(diào)查，如參與揭示金壇慰安所歷史遺址的調(diào)查，幫助對抗日老戰(zhàn)士史扣富的身份證明。近期，因在茅山乾元觀征集到1936年原茅山乾元觀老照片和康熙44年畫家笪重光作品“茅山全景圖”，與媒體配合開展宣傳“金壇市茅山乾元觀”的活動(dòng)。

4.征集工作與業(yè)務(wù)工作協(xié)作配合。征集工作與業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作協(xié)作并進(jìn)，一是增加工作接觸面，二是增加與業(yè)務(wù)單位的工作交流。經(jīng)驗(yàn)表明：熟悉的人更容易開展工作，更容易挖掘到新的檔案征集線索。作為檔案局館一盤棋的觀念，需要全局館的同志共同為征集工作出謀劃策，同心協(xié)力。如在對學(xué)校的業(yè)務(wù)指導(dǎo)中，我們征集了《水北中學(xué)校史》；在衛(wèi)生系統(tǒng)的指導(dǎo)中，征集了“金壇人民醫(yī)院老照片”；在村級檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)中，征集了金壇市黃金村的一些檔案資料。

5.征集工作與專業(yè)部門協(xié)作配合。檔案征集需要專業(yè)的知識和專業(yè)的渠道，這就要求我們能夠很好地利用各個(gè)部門的協(xié)作關(guān)系做好檔案征集工作，做到虛心向不同的部門請教專業(yè)知識，拓展我們征集檔案的廣度。近年來，我們與市農(nóng)林局聯(lián)合開展金壇市特色農(nóng)產(chǎn)品檔案資料征集活動(dòng)，與工商局配合開展金壇市馳名商標(biāo)和著名商標(biāo)的檔案資料征集活動(dòng)等。

6.緊扣全市中心工作、時(shí)事熱點(diǎn)開展征集。借助全市中心工作整體推進(jìn)，做到既不妨礙部門工作，又從中獲得所需要的檔案資源，也便于檔案對社會(huì)的服務(wù)利用。還可新增檔案結(jié)構(gòu)門類，拓寬檔案資源的征集范圍。單一征集會(huì)越征越少，多方位多角度的征集潛力更大。檔案征集需要與時(shí)俱進(jìn)，廣開征集門類，才能更好地服務(wù)社會(huì)和服務(wù)民眾。配合開展全市各重大活動(dòng)進(jìn)行檔案資料的征集，先后開展了“第五屆中國·金壇國際剪紙藝術(shù)節(jié)”、“第十屆道教音樂匯演在金壇茅山乾云觀”、“紀(jì)念建黨90周年”活動(dòng)資料征集等。

7.加強(qiáng)檔案征集的知識素養(yǎng)，做一個(gè)檔案征集的有心人。工作過程中如何發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的檔案征集目標(biāo)，要求我們必須具備有一雙慧眼，需要我們不僅有檔案方面的素質(zhì)，還要有文史方面的知識和文物鑒賞方面的才能?！敖饓叛砀锜舫尽本褪俏茵^一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)同志慧眼識金的結(jié)果，此件物品當(dāng)時(shí)并不起眼，而后來這件物品卻在申報(bào)金壇地方非物質(zhì)文化遺產(chǎn)中起著至關(guān)重要的作用，并使“金壇秧歌燈”被認(rèn)定為省級非物質(zhì)文化遺產(chǎn)。

二、檔案征集工作的程序化

在我們進(jìn)行大量征集檔案工作實(shí)踐的同時(shí)，發(fā)現(xiàn)征集工作程序還需要進(jìn)一步規(guī)范。

1.開展征集檔案的程序要規(guī)范。

曾有一次在鄉(xiāng)鎮(zhèn)的民營企業(yè)進(jìn)行資料征集時(shí)，聽到有關(guān)企業(yè)反映有其它一部分人也在搞檔案征集，而且打著市檔案局的名義向企業(yè)收取檔案征集費(fèi)。后來了解，其實(shí)這些人是一幫騙子，借基層企業(yè)不明白情況進(jìn)行詐騙活動(dòng)。而我們進(jìn)行征集行為的工作程序是比較規(guī)范的：首先形成有關(guān)聯(lián)合征集的政府性文件；其二，通過鄉(xiāng)鎮(zhèn)人員聯(lián)系配合，而不是貿(mào)然行動(dòng)干擾企業(yè)的正常工作；其三，所有征集活動(dòng)不會(huì)向企業(yè)或個(gè)人收取任何費(fèi)用；其四，我們在特定時(shí)候會(huì)頒發(fā)征集證書或征集憑證，甚至?xí)幸恍┱骷?jiǎng)勵(lì)費(fèi)用。

2.征集檔案的鑒定程序要規(guī)范。

在征集過程中，我們會(huì)遇到各種征集對象和各種征集種類，對于各種情況都需要具體地對待，也需要有一套檔案館的征集規(guī)范加以管理約束。我們在征集過程中，發(fā)現(xiàn)常會(huì)遇到兩類不同的人，一類人是不愿意拿出檔案資料，或者只愿意拿出一些沒有太大價(jià)值的資料；還有一類人就是不管你是否愿意征集這方面的資料，也不管他的資料是否有價(jià)值，他會(huì)主動(dòng)將資料送到檔案館來。這里就存在對檔案價(jià)值認(rèn)定和是否接收的問題。另外，我們在征集過程中，會(huì)遇到各種門類的檔案：有的是一般性資料，而有的是史料性質(zhì)；有的是歷史性的物件，有的卻是文物級的寶物；表現(xiàn)在學(xué)科領(lǐng)域也不一樣，有的是藝術(shù)類的字畫，有的是科學(xué)類的工藝，等等。出于對進(jìn)館物品、征集當(dāng)事人的負(fù)責(zé)，我們必須組織成立對征集物品進(jìn)行鑒定的專家組，以便能夠準(zhǔn)確地對進(jìn)館物品的價(jià)值進(jìn)行認(rèn)定，以決定是否收藏，以及如何獎(jiǎng)勵(lì)、如何保管，做到安全可靠。

三、征集檔案整理方法的規(guī)范化

隨著檔案館征集工作的深入開展，各類社會(huì)上的具有一定價(jià)值的人物檔案、地方特色檔案、重大活動(dòng)檔案、其他零散檔案等相繼被征集進(jìn)館，但由于這些檔案一般難以歸入現(xiàn)有的某個(gè)全宗，致使檔案部門對這些征集進(jìn)來的檔案一時(shí)無法進(jìn)行整理，從而只能進(jìn)行臨時(shí)征集檔案的具體整理方法

征集檔案的全宗號

第一種（人物檔案）

文字說明：

（1）征集到的人物檔案作為一個(gè)檔案匯集全宗群G，其中每個(gè)名人的檔案分別設(shè)立小全宗號，如：段玉裁G1、華羅庚G2、張律均G3……

（2）每個(gè)小全宗按照不同的載體形式給定不同的分類號，如G1，文字材料分類號是1，照片是2，光盤是3，實(shí)物是4，每一個(gè)分類號下面排列一個(gè)流水號。

（3）優(yōu)點(diǎn)：每個(gè)分類號下面便于增添新的檔案，缺點(diǎn)：照片、光盤檔案冊要用活頁的，可能會(huì)增加成本。

第二種（地方特色檔案）

文字說明：

（1）征集到的地方特色檔案作為一個(gè)檔案匯集全宗群J，其中每類地方特色檔案分別設(shè)立小全宗號，如：特色農(nóng)產(chǎn)品J1、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)J2、著名馳名商標(biāo)J3……

（2）每個(gè)小全宗按照不同的載體形式給定不同的分類號，如J1，文字材料分類號是1，照片是2，光盤是3，實(shí)物是4；①文字材料整理方法：由于每個(gè)小全宗下又有許多小類，如：特色農(nóng)產(chǎn)品J1包括直溪紅香芋、朱林水芹、沁玉牌水磨糯米粉……而文字材料按“件”整理，可通過“機(jī)構(gòu)—問題”給定不同的代碼分開整理編號，保證以后增加新的文字材料的延續(xù)性；②照片、光盤整理方法：由于每類地方特色檔案作為一個(gè)小全宗，所以照片、光盤就不像文字材料一樣分開整理編號，而是按照征集進(jìn)館的先后順序排列編號；③實(shí)物檔案整理方法：考慮到實(shí)物檔案擺放的規(guī)律性，所以每個(gè)小全宗下的每個(gè)小類的實(shí)物通過二級分類號區(qū)別分開整理編號。如：特色農(nóng)產(chǎn)品J1的實(shí)物檔案一級分類號是4，則直溪紅香芋的實(shí)物檔案分類號是4.1，朱林水芹的實(shí)物檔案分類號是4.2……每個(gè)分類號下的實(shí)物檔案分別編制一個(gè)流水號。

（3）優(yōu)點(diǎn)：照片、光盤檔案冊不需用活頁的，節(jié)約成本；缺點(diǎn)：如果每個(gè)名人的照片、光盤以后有增加的，不能延續(xù)在以前歸好的檔案后，但通過電腦檢索沒有問題。性的存放，這就從管理上形成了漏洞，對檔案的安全保管和開發(fā)利用造成了嚴(yán)重影響。

如何對這些征集檔案進(jìn)行整理？我們檔案館通過向上級和同級檔案部門進(jìn)行咨詢，結(jié)合本地的實(shí)際情況，擬定了一個(gè)整理方案。

活動(dòng)專題檔案和零散檔案根據(jù)實(shí)際情況參照以上兩種方法整理。

我們通過對檔案征集經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，探索和發(fā)現(xiàn)檔案征集工作的“三化”（檔案征集方法的有序化，檔案征集工作的程序化，征集檔案整理方法的規(guī)范化）建設(shè)，完善工作中不足之處，推動(dòng)檔案征集工作長效發(fā)展。