綜合檔案館館藏建設(shè)實(shí)踐與思考——以徐州市檔案館為例

葉榮強(qiáng)（徐州市檔案館，江蘇徐州，221018）

綜合檔案館館藏建設(shè)實(shí)踐與思考
——以徐州市檔案館為例

葉榮強(qiáng)（徐州市檔案館，江蘇徐州，221018）

館藏建設(shè)是綜合檔案館進(jìn)行檔案資源建設(shè)的核心任務(wù)，依法接收、積極征集是館藏建設(shè)的傳統(tǒng)途徑。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，隨著檔案館功能的不斷嬗變，傳統(tǒng)做法已顯不足，迫切要求綜合檔案館切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，拓展接收、提升征集、探索整合、主動(dòng)采集等多措并舉，在館藏建設(shè)上更加積極作為。筆者擬以徐州市檔案館為例，作一分析、研究，以期檔案資源建設(shè)工作一以貫之地得到關(guān)注、重視。

一、檔案館藏建設(shè)主要工作

（一）依法接收檔案

1.加強(qiáng)制度建設(shè)。根據(jù)檔案法律、法規(guī)，結(jié)合實(shí)際，制定印發(fā)《徐州市檔案館檔案接收規(guī)范》，適時(shí)修訂《徐州市檔案館檔案接收名冊(cè)》，為檔案資源建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)檔案資源的前端控制。認(rèn)真貫徹落實(shí)國家檔案局8號(hào)令，積極指導(dǎo)督促有關(guān)單位完成文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表修改編制工作并對(duì)其認(rèn)真審查，督促認(rèn)真執(zhí)行。對(duì)進(jìn)館單位在檔案移交前主動(dòng)聯(lián)系、共同協(xié)商、嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，堅(jiān)決杜絕“帶病檔案”進(jìn)館。避免大規(guī)模返工，提高效率，確保進(jìn)館質(zhì)量。

3.堅(jiān)持定期接收制度。近年來重點(diǎn)開展了五次規(guī)模比較大的接收工作，僅2011－2012年通過接收工作凈增館藏檔案10萬多卷，占館藏檔案總量的一多半。此外還及時(shí)接收了清房、非典等重大事件和臨時(shí)性機(jī)構(gòu)形成的檔案。

（二）積極征集檔案資料

1.完善檔案征集制度。成立徐州市檔案館檔案資料征集鑒定委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)征集進(jìn)館的檔案資料進(jìn)行甄別、界定和價(jià)值評(píng)估，對(duì)征集工作進(jìn)行規(guī)劃指導(dǎo)。及時(shí)修訂征集辦法，完善征集網(wǎng)絡(luò)，保證征集工作切實(shí)有效開展。

2.加強(qiáng)地方名人檔案征集。制發(fā)《關(guān)于征集領(lǐng)導(dǎo)同志留存的有價(jià)值檔案資料的通知》，開展全市領(lǐng)導(dǎo)同志留存有價(jià)值檔案資料征集工作。為慶祝建黨90周年，開展黨史檔案資料專項(xiàng)征集活動(dòng)，約征集有價(jià)值黨史資料20件（冊(cè)）。征集談小五、吳光道、馮克玉、張振漢、蔣自明、張協(xié)和等徐州籍名人檔案資料100余件進(jìn)館。

3.加強(qiáng)地方歷史和重大活動(dòng)照片征集。抓住新城區(qū)搬遷機(jī)遇，接收市委宣傳部保管的照片（底片）檔案6萬余張。征集2012年第十五屆人大會(huì)、第十四屆政協(xié)會(huì)會(huì)議現(xiàn)場照片344張，以及由徐州市黑鏡頭影像工作室創(chuàng)意并拍攝的“2011天天拍”——在古彭廣場拍下的見證2011年徐州發(fā)展變化的2萬張照片，豐富了照片專題檔案資源庫。

4.與新聞媒體合辦專欄，引導(dǎo)捐贈(zèng)。在《彭城晚報(bào)》專欄上刊登《中外名人演講錄》、《苗蔭南像集》、《孔憲質(zhì)日記》和故黃河等專題檔案，受到各界的好評(píng)，收到征集線索30余條。百歲老人張紹堂將珍藏的1923年版《徐州游覽指南》無償捐贈(zèng)給市檔案館。

二、檔案館藏建設(shè)主要成效

（一）館藏總量迅速增長。徐州市檔案館現(xiàn)有館藏檔案資料269373卷（冊(cè)）、件，目前的館藏總量比2010年增長58.8%。

（二）館藏結(jié)構(gòu)更趨合理。館藏檔案是館藏的主體，占92%。館藏檔案門類多達(dá)36種，科技和專門檔案已占到館藏檔案數(shù)量的36%。

（三）館藏特色初步形成。記載地方歷史文化的檔案資料豐富，記載地方政治特色的檔案數(shù)量齊全，記載地方經(jīng)濟(jì)特色的檔案數(shù)量較多，記載地方文化特色的檔案成為鎮(zhèn)館之寶。

三、檔案館藏建設(shè)主要經(jīng)驗(yàn)

（一）實(shí)現(xiàn)檔案資源超前控制。將檔案接收納入業(yè)務(wù)指導(dǎo)職責(zé)，建立業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門負(fù)責(zé)確定進(jìn)館范圍、時(shí)間和質(zhì)量，檔案管理部門負(fù)責(zé)清點(diǎn)進(jìn)館檔案實(shí)體數(shù)量，檔案保護(hù)部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收進(jìn)館檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫和實(shí)體消毒的這一檔案進(jìn)館有機(jī)合作新機(jī)制，有效實(shí)現(xiàn)了進(jìn)館檔案的超前控制。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案征集與檔案編研良性互動(dòng)。堅(jiān)持“以編帶征、以征促編，征編互動(dòng)、共同提升”工作思路，以編研項(xiàng)目推動(dòng)征集項(xiàng)目專題化，加強(qiáng)檔案資料征集工作成效性；以編研活動(dòng)促進(jìn)征集活動(dòng)日?；?，加強(qiáng)檔案資料征集工作針對(duì)性；以編研成果顯現(xiàn)征集成果系統(tǒng)化，提升檔案資料征集工作影響力，不斷推動(dòng)檔案資料征集工作突破性發(fā)展。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案征集多項(xiàng)常態(tài)化工作機(jī)制。長期堅(jiān)持與新聞、文化、史志工作者和文史資料收藏愛好者保持密切聯(lián)系，初步形成重大活動(dòng)新聞?wù)掌瑓f(xié)商復(fù)制、新出版文史書籍主動(dòng)進(jìn)館和社會(huì)散存稀少性地方文史資料定向征購等多種檔案資料征集工作機(jī)制，較好地補(bǔ)充了館藏地方特色。

四、檔案館藏建設(shè)主要問題

（一）館藏總量相對(duì)偏少，部分歷史階段檔案缺乏。檔案館沒有接收國有企業(yè)和各類有關(guān)民生的檔案，“文革”檔案散失嚴(yán)重，部分單位1966年至1969年期間幾乎沒有檔案。

（二）“有檔無處存，有庫無檔存”現(xiàn)象引起社會(huì)關(guān)注。原有的檔案館進(jìn)館范圍較小，大量有價(jià)值的檔案沒有專業(yè)庫房保存。二級(jí)機(jī)構(gòu)檔案不能進(jìn)館，專業(yè)檔案沒有被列入進(jìn)館范圍。電子檔案、數(shù)碼照片和音頻、視頻光盤等新型載體檔案沒有被列入接收要求，長期處于沒有專門庫房保管狀態(tài)。大量破產(chǎn)企業(yè)（包括國有、集體和民營企業(yè)）檔案管理面臨無場地、無人員、無資金局面，這一現(xiàn)象已經(jīng)引起社會(huì)關(guān)注，政協(xié)委員已有多次提案。與此同時(shí)新建的檔案館庫房設(shè)計(jì)庫容較大，一定時(shí)間內(nèi)存在庫容浪費(fèi)現(xiàn)象。

（三）“有檔無人征，有人無檔征”現(xiàn)象普遍。檔案館館藏中來自征集社會(huì)散存檔案的比例仍然極小。重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目、重大事件形成的有紀(jì)念意義的實(shí)物檔案長期處于散存狀態(tài)，沒有被及時(shí)征集。一些重要?dú)v史檔案被社會(huì)爭相收藏。檔案館雖有機(jī)構(gòu)、有人員，但限于財(cái)力、認(rèn)識(shí)不一和專業(yè)技能的不足，征集成果往往不佳。

（四）地區(qū)性檔案資源仍較分散。檔案資源整合，是許多檔案館館藏建設(shè)行之有效的新途徑。徐州市檔案館僅接收了公安、檢察、國土、法院、房產(chǎn)檔案館、城建檔案館等單位的專業(yè)檔案數(shù)據(jù)，初步掌握了全市各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)保管民生檔案狀況，難以滿足社會(huì)需求。

五、檔案館藏建設(shè)對(duì)策思考

（一）確立“大檔案”觀念，實(shí)現(xiàn)檔案資源建設(shè)的新自覺。

綜合檔案館應(yīng)結(jié)合深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，認(rèn)真組織學(xué)習(xí)、領(lǐng)會(huì)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》明確的檔案工作指導(dǎo)思想、主要目標(biāo)和主要任務(wù)要求，在檔案資源建設(shè)指導(dǎo)思想上與時(shí)俱進(jìn)，做到“凡是涉及人民群眾的檔案，凡是人民群眾需要利用的檔案，凡是對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展有用的檔案，都要納入檔案資源建設(shè)體系，保證經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展全過程和各領(lǐng)域形成的檔案應(yīng)建盡建，全面覆蓋”。要真正確立“大檔案”觀念，明確“國家檔案資源體系應(yīng)該既包括各級(jí)國家檔案館已經(jīng)和準(zhǔn)備接收的檔案，也包括各級(jí)國家檔案館尚未和不準(zhǔn)備接收的檔案；既包括黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、國有企事業(yè)單位的檔案，也包括民營企業(yè)、各種經(jīng)濟(jì)與社會(huì)組織以及家庭的檔案；既包括‘紅頭文件’之類的檔案，也包括大量的各類專門業(yè)務(wù)檔案；既包括反映黨和國家重點(diǎn)工作及各單位基本職能的檔案，也包括反映個(gè)人各方面權(quán)益的檔案；既包括紙質(zhì)檔案，也包括錄音、錄像、電子等磁介質(zhì)檔案，從而全面收集、全面管理”。切實(shí)認(rèn)識(shí)“在改革開放、信息化、社會(huì)轉(zhuǎn)型的大背景下，我國檔案資源建設(shè)呈現(xiàn)出鮮明的開放性拓展態(tài)勢”，在思想和行動(dòng)上提高自覺，突破傳統(tǒng)思維定式，充分運(yùn)用法律、行政、經(jīng)濟(jì)、文化等優(yōu)勢，靈活運(yùn)用多種手段，多措并舉，積極拓展途徑，促進(jìn)檔案資源建設(shè)新發(fā)展。

（二）深入貫徹落實(shí)國家檔案局8、9號(hào)令，實(shí)現(xiàn)檔案接收工作的新拓展。

1.加強(qiáng)文件歸檔工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。繼續(xù)深入貫徹國家檔案局8號(hào)令，積極做好國家檔案局《國家基本專業(yè)檔案目錄》的貫徹?！秶一緦I(yè)檔案目錄》將涉及國計(jì)民生所必須的、最重要、最基本的檔案種類列入了目錄體系。各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，都要及時(shí)制定和修改本單位的文書檔案及各種專業(yè)檔案特別是新形成的專業(yè)檔案的歸檔范圍和保管期限表。檔案行政管理部門一方面要及時(shí)幫助新成立的各種社會(huì)組織、經(jīng)濟(jì)組織制定文件歸檔范圍和保管期限表，建立檔案；一方面要加強(qiáng)對(duì)已建立檔案單位立卷歸檔工作的監(jiān)督檢查，督促他們按照修改后的歸檔范圍把應(yīng)歸檔的文件全部歸檔。

2.認(rèn)真落實(shí)國家檔案局9號(hào)令，擴(kuò)大綜合檔案館接收工作?！陡骷?jí)各類國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》的頒布，標(biāo)志著我國各級(jí)國家檔案館檔案資源建設(shè)步入了新的發(fā)展階段。它不僅根據(jù)社會(huì)發(fā)展新情況重新明確了各級(jí)各類檔案館的收集檔案范圍，而且對(duì)具體檔案館的收集范圍細(xì)則的制定程序提出了明確要求。綜合檔案館一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)、精心謀劃、廣泛調(diào)研，科學(xué)編制好更具科學(xué)性、合理性，更符合實(shí)際的實(shí)施細(xì)則。在接收范圍上，不僅要補(bǔ)充納入法院、檢察院、國有企事業(yè)、典型性二級(jí)單位和改制企事業(yè)單位，更要重視把本行政區(qū)內(nèi)重大活動(dòng)、重大事件檔案，涉及民生的檔案列入綜合檔案館的收集范圍；在接收種類上，不僅要明確接收文書檔案，更要明確接收各單位業(yè)務(wù)檔案，也要接收那些關(guān)系國計(jì)民生的公眾記錄；在接收內(nèi)容上，不僅要接收黨務(wù)、政務(wù)檔案，更要重視接收經(jīng)濟(jì)類、科技類、文化類甚至民俗類檔案；在接收形態(tài)上，不僅要接收實(shí)體性檔案，更要重視同步接收相對(duì)應(yīng)的電子檔案；在接收載體上，不僅要接收紙質(zhì)檔案，更要重視音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫等多媒體檔案；在接收時(shí)間上，要根據(jù)單位性質(zhì)、規(guī)模、保管條件情況，在堅(jiān)持有利于國家檔案資源建設(shè)、有利于人民群眾利用原則前提下靈活確定。

3.在檔案接收工作上尋求新突破。一是探索提前接收?！稒n案法》規(guī)定，在各立檔單位保存年滿10年的檔案方可移交市縣檔案館保存，這就造成了進(jìn)館時(shí)間的滯后，與社會(huì)各方面對(duì)檔案的及時(shí)查閱利用形成矛盾，特別是分散保存在各單位的民生檔案。要解決這個(gè)矛盾，必須打破以前的條條框框。要改變過去傳統(tǒng)的接收做法，主動(dòng)深入到各立檔單位調(diào)研、了解情況，提出積極建議,動(dòng)員他們提前向檔案館移交。二是盡快啟動(dòng)電子文件、電子檔案接收工作，探索檔案工作數(shù)字化“一條龍”服務(wù)機(jī)制。以檔案數(shù)字化為手段，以提升檔案管理整體水平為目標(biāo)，探索將檔案資料的收集整理、全文數(shù)字化掃描、目錄錄入、裝訂、消毒殺蟲和接收進(jìn)館等環(huán)節(jié)有機(jī)銜接起來，一次完成，并開展電腦查閱利用，形成檔案資料“一條龍”服務(wù)機(jī)制，為立檔單位順利接收進(jìn)館創(chuàng)造條件。三是探索接收非國有單位和個(gè)人形成檔案正常接收工作。

（三）加大征集力度，實(shí)現(xiàn)檔案資料征集工作的新提升。

1.積極推進(jìn)征集工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。完善市檔案館征集檔案資料鑒定委員會(huì)審核機(jī)制，加強(qiáng)徐州地方文化名人建檔工作。建立健全徐州市珍貴檔案史料評(píng)選工作長效機(jī)制，不斷豐富徐州市珍貴檔案文獻(xiàn)目錄。建立并逐步完善檔案文化建設(shè)專家顧問、檔案資料專兼職征集員、信息員三支隊(duì)伍，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案文化建設(shè)組織保障。開展市外檔案資料征集工作調(diào)研，創(chuàng)新檔案征集新機(jī)制。要擴(kuò)大檔案收集面，以復(fù)制、交換、接受捐贈(zèng)、協(xié)商征購、接受寄存等多種方式，收集散存在社會(huì)上的檔案、資料，收集重要的民營企業(yè)和家庭檔案，以進(jìn)一步豐富館藏資源。切實(shí)重視重大活動(dòng)和事件檔案的收集。凡是重大活動(dòng)和事件的檔案資料都要想方設(shè)法積極聯(lián)系接收,千方百計(jì)爭取及時(shí)征集進(jìn)館。借鑒博物館文物征集成熟經(jīng)驗(yàn)，制定征集交接協(xié)議，明確捐贈(zèng)人權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范交接程序，杜絕征集成果返流現(xiàn)象。

2.積極征集散存珍貴檔案資料。加強(qiáng)與黨委辦、政府辦、宣傳部、黨史辦、修志辦等相關(guān)單位的橫向聯(lián)系，動(dòng)員他們將本單位保管的珍貴檔案資料向檔案館移交。要嘗試多種征集方式，變單一的捐贈(zèng)為捐贈(zèng)、寄存、征購、代管等多種征集方式。

3.建立實(shí)況采集等新機(jī)制，確保重大事件檔案完整收存。學(xué)習(xí)外地先進(jìn)檔案館經(jīng)驗(yàn)，組建專門隊(duì)伍，配備相關(guān)人員和設(shè)備，采取現(xiàn)場拍攝、錄制和網(wǎng)絡(luò)采集等多種方式，主動(dòng)形成為社會(huì)為歷史所需要的檔案，如參加重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目的拍攝，實(shí)施城鄉(xiāng)建設(shè)記憶工程，或者通過網(wǎng)絡(luò)采集本地區(qū)重要電視新聞和專題節(jié)目等，徹底改變珍貴照片和音像檔案零散進(jìn)館、長期被動(dòng)征集局面，積極構(gòu)建資源建設(shè)的有效補(bǔ)充形式。

（四）探索檔案資源整合，實(shí)現(xiàn)多方共贏。積極探索區(qū)館合并或共建、館際合作、集中備份、館室合作、信息整合、網(wǎng)絡(luò)共享等檔案資源途徑，努力促進(jìn)分散的檔案資源更加集中，尤其是國家檔案資源向國家檔案館集中，力求國家檔案資源不流失，公共檔案保管條件不浪費(fèi)。一方面便于社會(huì)利用，另一方面減少整體保管成本，努力實(shí)現(xiàn)檔案形成者、管理者和利用者、受益者的多方共贏。

［1］李忱.構(gòu)建檔案資源體系的又一重大舉措——深入學(xué)習(xí)貫徹國家檔案局9號(hào)令.中國檔案，2012(2)。

［2］楊冬權(quán).在全國檔案局長館長會(huì)議上的講話.中國檔案，2011(1)。

［3］馮惠玲.檔案記憶觀、資源觀與中國記憶數(shù)字資源建設(shè).檔案學(xué)通訊，2012(3)。

［4］謝波、吳建華等.理念與范式——檔案工作新探.南京大學(xué)出版社，2011年7月版。