加強(qiáng)和改進(jìn)中學(xué)檔案管理的思考

董 靜（江蘇省豐縣中學(xué)，江蘇豐縣，221700）

加強(qiáng)和改進(jìn)中學(xué)檔案管理的思考

董 靜（江蘇省豐縣中學(xué)，江蘇豐縣，221700）

中學(xué)檔案工作是中學(xué)教育一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，是基層檔案工作的重要部分。隨著教育現(xiàn)代化工程的推進(jìn)，作為考量教育現(xiàn)代化的指標(biāo)之一，中學(xué)檔案管理工作越來(lái)越引起重視。筆者作為一名基層中學(xué)的檔案管理工作者切身感受到這一變化。但同時(shí)，中學(xué)檔案管理工作仍然存在著一些問(wèn)題和矛盾，與檔案管理規(guī)范化和教育現(xiàn)代化要求不適應(yīng)，加強(qiáng)和改進(jìn)中學(xué)檔案管理工作迫在眉睫。

中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀與問(wèn)題

筆者對(duì)江蘇、山東等縣市29所中學(xué)的檔案管理現(xiàn)狀（主要包括檔案管理人員狀況、管理手段、管理制度、工作體量、發(fā)揮作用等）做調(diào)研，發(fā)現(xiàn)中學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀堪憂。具體表現(xiàn)在：（1）檔案管理工作常規(guī)不常態(tài)。隨著教育科學(xué)化、現(xiàn)代化的推進(jìn)，檔案管理工作在中學(xué)已普及，其從無(wú)到有，已經(jīng)成為各校一項(xiàng)常規(guī)性工作。但常規(guī)不常態(tài)，疏于日常管理，忙于突擊應(yīng)付年終檢查、上級(jí)審核、驗(yàn)收評(píng)比，“領(lǐng)導(dǎo)抓時(shí)緊一緊，領(lǐng)導(dǎo)不抓放一放”的現(xiàn)象較為普遍。（2）檔案管理人員兼職不專業(yè)。在筆者所調(diào)研的29所中學(xué)的29位檔案管理人員中，有20位兼著秘書(shū)、圖書(shū)管理員、實(shí)驗(yàn)室管理員等工作職責(zé)。規(guī)模較大的學(xué)校雖然配備了專職的檔案管理人員，但大多沒(méi)有受過(guò)專業(yè)訓(xùn)練。在調(diào)查的檔案管理人員中，擁有檔案管理專業(yè)本科以上文憑的為0，有的甚至文化水平很低，直接影響了檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平。（3）檔案管理制度上墻不上心。調(diào)查的29所學(xué)校都擁有自己的檔案室，大多在檔案室懸掛檔案管理的制度，但制度內(nèi)容泛泛且并未能深入人心（30%的管理人員答不上學(xué)校檔案管理制度的核心內(nèi)容），制度大多流于形式，并未得到真正的貫徹執(zhí)行，導(dǎo)致檔案管理工作隨意性大，檔案得不到及時(shí)整理，散失、泄密現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生（18所學(xué)校近五年內(nèi)發(fā)生過(guò)此類事故）。（4）檔案管理手段落后不現(xiàn)代。目前中學(xué)檔案管理中，現(xiàn)代化工具鮮見(jiàn)身影，配備檔案管理專用電腦的學(xué)校占比不足50%，一些檔案室即使配備了電腦，也未能在檔案管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用。（5）檔案管理價(jià)值埋沒(méi)未發(fā)掘。檔案管理工作被認(rèn)為是“閑職”、“無(wú)所事事”，大部分學(xué)校檔案管理工作只停留在檔案整理和保存階段，未能發(fā)揮其應(yīng)有的教育和服務(wù)功能。

加強(qiáng)和改進(jìn)中學(xué)檔案管理的重要性

加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作有利于更好地積累中等教育史料。檔案學(xué)家沈兼士曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：檔案是未摻過(guò)水的史料。學(xué)校檔案產(chǎn)生于學(xué)校形成、發(fā)展、變化的全過(guò)程,同時(shí)又貫穿于學(xué)校教育教學(xué)工作及其組織、管理的各個(gè)方面，真實(shí)地記錄了學(xué)校的發(fā)展軌跡，是學(xué)校重要的信息資源。通過(guò)學(xué)校檔案，可以全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的沿革和演變情況,更好地總結(jié)學(xué)校自身形象和建設(shè)的得失成敗。目前的中學(xué)檔案管理工作恰恰忽視了這一宏大的敘事積累作用，將檔案工作脫離歷史的、時(shí)代的背景，孤立、簡(jiǎn)單甚至粗暴地加以對(duì)待，這是對(duì)教育、對(duì)歷史極不負(fù)責(zé)任的態(tài)度，亟需改變。

加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作有利于更好地服務(wù)學(xué)校和社會(huì)。檔案的核心使命是公共服務(wù)。檔案記錄著學(xué)生老師的成長(zhǎng)軌跡，保存著教育教學(xué)的經(jīng)驗(yàn)成果，是學(xué)校師生學(xué)習(xí)借鑒和教學(xué)科研所不可或缺的重要知識(shí)資源。國(guó)外許多中學(xué)的檔案館是對(duì)公眾開(kāi)放的，強(qiáng)調(diào)在社會(huì)參與和社會(huì)互動(dòng)中實(shí)現(xiàn)其服務(wù)功能和社會(huì)效益。就當(dāng)下中學(xué)檔案工作而言，管理者的素質(zhì)不高、信息化手段落后、管理效率低下等缺陷使得檔案的作用難以充分發(fā)揮，從而嚴(yán)重制約了學(xué)校檔案工作的發(fā)展。

加強(qiáng)和改進(jìn)中學(xué)檔案管理工作的對(duì)策

新時(shí)期對(duì)中學(xué)檔案管理工作提出了新要求，加強(qiáng)和改進(jìn)中學(xué)檔案管理工作要注重從專業(yè)化、制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、執(zhí)行力、服務(wù)性等方面下功夫。

第一，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)中學(xué)檔案工作的重視。中學(xué)的功能不僅在于提供中等教育，還在于傳承價(jià)值和文明；加強(qiáng)檔案管理工作，不是游離于教學(xué)之外的舍本逐末，而是有益于教學(xué)、有益于整個(gè)教育事業(yè)發(fā)展的大計(jì)。領(lǐng)導(dǎo)者唯有轉(zhuǎn)變觀念，切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，才能用正確的理念來(lái)指導(dǎo)檔案工作。

第二，大力提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。一方面是提升現(xiàn)有檔案管理人員的能力水平，通過(guò)組織專業(yè)培訓(xùn)、建立激勵(lì)機(jī)制、定期考試檢測(cè)等，多種形式促使管理人員不斷增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)和動(dòng)力，不斷提高自身的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理能力。另一方面，吸納專業(yè)人才到中學(xué)從事檔案管理工作。檔案工作既是一門(mén)科學(xué)，又是一門(mén)技藝（弗蘭克·G·伯克）。擁有檔案學(xué)專業(yè)文憑和技能的人員不僅具備專門(mén)的技藝，同時(shí)也會(huì)對(duì)檔案工作抱有更多的熱情和敬畏，要?jiǎng)?chuàng)造有利條件吸引其從事中學(xué)檔案管理工作，這有利于從根本上改善從業(yè)人員的結(jié)構(gòu)。

第三，確保落實(shí)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。一方面，學(xué)校要根據(jù)《檔案法》和學(xué)校實(shí)際，制定檔案管理制度，做到有章可循、有法可依。制度宜細(xì)不宜粗，從檔案材料收集、整理、編目等，力求做到組卷合理、編目清楚；對(duì)學(xué)校各種檔案進(jìn)行科學(xué)分類、形成體系,做到系統(tǒng)化；編制實(shí)用、系統(tǒng)的檢索工具，逐步建立完善檢索體系。另一方面，要確保制度的落實(shí)。僅以檔案收集為例，筆者所在學(xué)校在管理現(xiàn)代化手段尚不完全具備的條件下，為了確保信息收集全面詳實(shí)，實(shí)行校領(lǐng)導(dǎo)抓教研組、教研組抓各學(xué)科，分解任務(wù)，層層落實(shí)，檔案網(wǎng)絡(luò)覆蓋到學(xué)校各個(gè)角落，不留空白和死角，從而實(shí)現(xiàn)了時(shí)時(shí)在管理，事事見(jiàn)檔案，處處留資料，將檔案管理滲透到教育教學(xué)管理的全過(guò)程，取得了較為顯著成效。

第四，全面強(qiáng)化現(xiàn)代化手段的應(yīng)用。檔案管理現(xiàn)代化是大勢(shì)所趨，各學(xué)校應(yīng)該根據(jù)自身?xiàng)l件，逐步采用計(jì)算機(jī)、縮微、光盤(pán)、多媒體等技術(shù)，提高檔案管理的效率。同時(shí)在檔案管理過(guò)程中，要重視改進(jìn)和完善工作流程，利用信息自動(dòng)化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校信息的產(chǎn)生、處理、傳遞、留存和使用的隨時(shí)監(jiān)控，將檔案信息管理的事后模式，改造為信息資源產(chǎn)生與管理的即時(shí)模式，充分發(fā)揮信息在教學(xué)活動(dòng)中的支持作用。

第五，有效發(fā)揮服務(wù)學(xué)校社會(huì)的功能。要把開(kāi)發(fā)檔案信息資源作為檔案工作的重中之重，使檔案管理更好地為教育教學(xué)、師生和社會(huì)服務(wù)。如編制各類檢索工具，錄入室藏檔案目錄，實(shí)現(xiàn)便捷快速的計(jì)算機(jī)檢索；編纂校史，為有需要的老校友提供學(xué)校相關(guān)的歷史檔案、圖片，出具證明材料，尋找記憶線索等；利用學(xué)生檔案為招生、畢業(yè)生報(bào)考提供有說(shuō)服力的咨詢幫助等。

［1］林昕：中學(xué)檔案的特點(diǎn)與管理對(duì)策，《才智》，2008年第15期。

［2］杜梅：檔案工作核心使命是公共服務(wù)國(guó)外經(jīng)驗(yàn)值得借鑒，2011年9月5日新華網(wǎng)：http://news.xinhuanet.com/politics/2011-09/05/c_121966038_2.htm