形式發(fā)票在外貿(mào)實務(wù)中的用途及其存在的問題

■李海珍 湖北理工學院

形式發(fā)票是國際貿(mào)易實務(wù)中一種常見的文件，其簡潔性和高效性順應(yīng)了國際貿(mào)易發(fā)展的需要，因而受到越來越多外貿(mào)公司的青睞。然而，形式發(fā)票運用不當不僅給外貿(mào)伙伴留下外貿(mào)公司“不正規(guī)”的印象，而且可能由此給公司帶來經(jīng)濟損失。因此正確認識形式發(fā)票的主要用途和存在的問題，便成為交易成功的基礎(chǔ)和保證。

一、形式發(fā)票在外貿(mào)實踐中的主要用途

與商業(yè)發(fā)票相比，形式發(fā)票表現(xiàn)出以下幾個特征：一是預開性，形式發(fā)票是貨物出運前由賣方簽發(fā)給買方的貨物清單，因此又稱為“預開發(fā)票”；二是估價性，形式發(fā)票是賣方根據(jù)當時的市場情況作出的估價，僅供買方估算進口成本，因此又稱為“估價單”；三是非正式性，形式發(fā)票是一種非正式發(fā)票，對雙方不具約束力，因此可以根據(jù)交易的需要進行修改或增減。正因為上述特征，形式發(fā)票在國際貿(mào)易中被廣泛運用。

(一）形式發(fā)票有利于簡化交易磋商程序

交易磋商是買賣雙方就交易條件進行協(xié)商的過程。由于磋商的內(nèi)容繁多，持續(xù)的時間較長，僅憑函電的往來容易造成內(nèi)容的遺漏，為了提高交易磋商的效率和質(zhì)量，形式發(fā)票成為函電的有效補充。首先，每個公司都有自己設(shè)計好的形式發(fā)票模版，符合公司產(chǎn)品的特征，可方便業(yè)務(wù)員快速、準確繕制形式發(fā)票；其次，形式發(fā)票上的品名、品質(zhì)、數(shù)量、單價、總價以表格的形式列出，其他條款列舉在表格下方的空白處,條理清晰，內(nèi)容完整，便于客戶全面了解交易條件，早日決定下訂單；另外，形式發(fā)票是非正式發(fā)票，可以根據(jù)交易磋商的實際需要以“標注”的方式進行修改，修改內(nèi)容要明確、醒目，便于雙方確認。例如，我國某服裝外貿(mào)公司一次報價中涉及100個左右的商品型號，其報價的復雜性可想而知，因此該公司以“函電+形式發(fā)票”的形式進行報價，客戶以“紅色+標注”的形式進行修改，簡單明了，便于雙方確認。(出于商業(yè)考慮，下面用一段截圖予以示意,相關(guān)商業(yè)信息都做了修改。)

（二）形式發(fā)票有利于提醒和催促客戶支付樣品費用

商品品質(zhì)的表示方法多種多樣，樣品就是其中重要的一種，比如服裝行業(yè)的樣衣、面料、里料以及輔料等樣品，就是交貨品質(zhì)的法律依據(jù)。因此，樣品的設(shè)計與寄送是外貿(mào)業(yè)務(wù)的一個重要環(huán)節(jié)。按照業(yè)務(wù)習慣，客戶需要支付因此而產(chǎn)生的費用。當備妥樣品或設(shè)計樣品期間，向客戶發(fā)出精心設(shè)計的形式發(fā)票，一方面可告知對方樣品備妥，另一方面要提醒和催促客戶支付樣品費用，以便于后續(xù)工作的順利開展。

（三）形式發(fā)票有利于提醒和催促客戶支付預付款

預付款是一種支付手段，不僅可以解決合同一方資金周轉(zhuǎn)困難，同時可以表達履行合同的誠意。業(yè)務(wù)上，在100%T/Tinadvance、30%T/Tinadvance+70%copy of B/L、30%T/Tin advance+70%L/Catsight等類似結(jié)算方式下，賣方交貨前客戶需要支付全部或一定比例的貨款。當交易條件達成一致或者正式簽訂合同后，出口企業(yè)可以向客戶發(fā)送形式發(fā)票，一方面客戶可以了解成交后商業(yè)發(fā)票的內(nèi)容（形式發(fā)票與商業(yè)發(fā)票的內(nèi)容相近），另一方面可以提醒和催促客戶支付預付款。

（四）形式發(fā)票有利于客戶辦理進口手續(xù)

在一些國家，進口商可以憑出口商出具的形式發(fā)票申請進口許可證或進口所需外匯；在信用證業(yè)務(wù)下也可以作為向銀行申請開立信用證的依據(jù)。因此，為了達成交易，對于買方提出索取形式發(fā)票的合理要求應(yīng)該滿足。

在以上四種情形下，形式發(fā)票的便捷性、多用途性體現(xiàn)的淋漓盡致，它不僅可以有效的傳遞信息，起到提醒和催促的作用，而且還節(jié)約了交易磋商的時間，贏得了貿(mào)易先機，是值得提倡和推廣的。但值得注意的是，針對不同的業(yè)務(wù)和環(huán)節(jié)應(yīng)該采取有針對性的風險防范措施。

二、外貿(mào)實踐中使用形式發(fā)票存在的問題分析

（一）形式發(fā)票金額不規(guī)范

基本案情：國內(nèi)某公司按照國外客戶的要求出具了一份形式發(fā)票，付款方式是：30%T/Tinadvance+70%L/Catsight,金額為合同金額。然而客戶回信：“重新開一份只含總金額70%的形式發(fā)票。”該公司按照客戶的要求出具了另一份形式發(fā)票：金額為總金額70%（未顯示總金額），付款方式是 L/Catsight。

形式發(fā)票是一種非正式發(fā)票，所列的單價和金額是出口商根據(jù)當時的實際情況作出的初略估價，主要是方便客戶估算進口成本、辦理進口相關(guān)手續(xù)，同時提醒和催促客戶支付預付款。本案例中，形式發(fā)票金額由合同金額的100%下調(diào)為70%，要么降價30%，要么數(shù)量下調(diào)30%，不管哪一種都不符合事實。更為嚴重的是，低開形式發(fā)票可能導致進口國海關(guān)統(tǒng)計的中國產(chǎn)品價格過于低廉，進口企業(yè)可能據(jù)此提起反傾銷調(diào)查，傾銷幅度也將以此作為參考。另外，如果客戶報關(guān)時需要我方提供出口報關(guān)單、原地證等相關(guān)的單據(jù)，單據(jù)之間信息不一致將直接影響交貨義務(wù)的完成。

（二）形式發(fā)票定性不明確

基本案情：我國某公司應(yīng)也門客戶的要求制作了一份形式發(fā)票，該發(fā)票只簡單規(guī)定貨物的要求和金額。在等待客戶回復過程中，銀行通知該公司信用證已到。企業(yè)審核信用證時發(fā)現(xiàn)開證行等級不高，信用證中包含軟條款。結(jié)果該公司不僅承擔了改證費用而且為此辦理出口信用保險，大大增加了出口成本和風險。

外貿(mào)實踐中，“對形式發(fā)票是否構(gòu)成有效發(fā)盤”一直存在爭議：一種觀點認為，根據(jù)《聯(lián)合國國際貨物銷售合同公約》第十四條的定義，如果發(fā)盤人在形式發(fā)票中沒有聲明其非有效性則構(gòu)成有效發(fā)盤；另一種觀點認為根據(jù)該定義，形式發(fā)票中沒有表明受其約束的意旨則不構(gòu)成有效發(fā)盤。本案例客戶認同的是第一種觀點，由此認定形式發(fā)票是有效發(fā)盤，并以“開立信用證”這種行為表示接受。很顯然，我公司默認的是第二種觀點，認為形式發(fā)票不構(gòu)成有效發(fā)盤，僅把形式發(fā)票當做信息傳遞的工具。由于雙方的不同理解，致使我公司處于被動局面，影響了其經(jīng)濟效益。

（三）形式發(fā)票代替合同存在隱患

基本案情：某省A公司業(yè)務(wù)員通過網(wǎng)上聊天室與加拿大B公司達成共識，由A公司傳真給B公司相關(guān)形式發(fā)票，B公司收到形式發(fā)票傳真件后匯付25%訂金，余款按即期付款交單(D/Pat sight)托收方式辦理。A公司先后傳真4票形式發(fā)票，B公司相應(yīng)付了4票預付款，隨后A公司按D/P業(yè)務(wù)要求，通過當?shù)丶膯涡袑?票單據(jù)相繼寄達B公司指定的代收行。第一套單據(jù)于2002年11月寄達代收行，最晚的第四套單據(jù)也于2003年4月寄達同一代收行。直到2003年7月底，寄單行尚未收到一票貨款。此后，寄單行采取一系列切實有效的措施，促使代收行承擔未執(zhí)行付款交單托收指示的后果，全額付給寄單行。2003年10月14日，B公司通過加拿大某律師事務(wù)所發(fā)給A公司一封律師函，稱：①收到的貨物有質(zhì)量問題，對B公司幾乎沒有價值。盡管B公司采取一些補救措施，付出了不小代價，但不能再付倉儲等費用。②B公司付了25，000加元訂金，因B公司對貴司已提出索賠，請退還訂金。③我們想知道xx代收行是如何卷入此事的，因為我們了解按銀行慣例，貴司可以得到貨款。④請回告貴司是否準備退還訂金。

因此，形式發(fā)票所表現(xiàn)的合同形式順應(yīng)了國際貿(mào)易發(fā)展簡單化和高效率的趨勢，然而，形式發(fā)票代替國際貨物買賣合同存在極大的隱患。本案例中，爭議的焦點就是“收到的貨物有質(zhì)量問題，對B公司幾乎沒有價值”和“因B公司對貴司已提出索賠，請退還訂金”，而不是形式發(fā)票的法律效力問題。但通過分析不難發(fā)現(xiàn)，產(chǎn)生糾紛的根源主要是：第一，由于形式發(fā)票過于簡單，沒有約定品質(zhì)條款和檢驗條款，因而無法律依據(jù)判斷商品品質(zhì)是否符合買方要求，同時由于沒有約定索賠時效等條款，增加了客戶索賠的機會；第二，形式發(fā)票中沒有約定訂金條款，對于是否退還訂金以及退還的比例都沒有法律依據(jù)，從而使我公司處于被動局面。正如春蘭電器集團進出口公司總經(jīng)理馮斌所言：“中國出口企業(yè)還需要通過完備的書面合同保證交易的安全，因為合同不完備，就沒有證據(jù)，沒有證據(jù)就無法進行合理的商賬追收。”

三、國際貿(mào)易中合理使用形式發(fā)票的有效措施

（一）加強形式發(fā)票的學習

首先，學校要加強形式發(fā)票基礎(chǔ)知識的教學。教學所用的相關(guān)教材中應(yīng)該考慮增加形式發(fā)票的定義、內(nèi)容、性質(zhì)等基礎(chǔ)知識，這是認識和學習形式發(fā)票的前提。同時，教師在教學中對形式發(fā)票的特殊用途以及風險防范措施也不可忽視。其次，公司要加強崗前培訓工作。大量的外貿(mào)從業(yè)人員是非國際貿(mào)易專業(yè)畢業(yè)生，沒有接受系統(tǒng)的外貿(mào)知識學習，公司應(yīng)該對相關(guān)人員加強培訓，內(nèi)容包括形式發(fā)票的應(yīng)用環(huán)節(jié)、公司和客戶的操作習慣、可能產(chǎn)生的風險以及常見的預防措施和處理辦法。只有校企合作，才能充分發(fā)揮形式發(fā)票的簡潔性和高效性而減低風險。

（二）規(guī)范形式發(fā)票的管理

形式發(fā)票雖然是一種非正式發(fā)票，但是，外貿(mào)業(yè)務(wù)實踐上，形式發(fā)票的使用范圍廣、使用頻率高，加強形式發(fā)票的管理是當務(wù)之急。一是形式發(fā)票的信息盡可能完整、全面、真實，符合產(chǎn)品的實際情況，杜絕虛假信息帶來的負面影響；二是盡可能明確形式發(fā)票的性質(zhì)。如果交易條件確定，急于成交，形式發(fā)票作為實盤使用時，可在形式發(fā)票中添加“受其約束”的語句，并注明有效期，以便客戶盡早決定下訂單。如果交易條件不確定，形式發(fā)票僅僅傳遞信息用作虛盤時，可以明確地寫明“形式發(fā)票上的價格和交易條件僅供參考，或形式發(fā)票上的價格和交易條件以我方最后確認為準”等語句，并邀請客戶發(fā)盤。三是客戶主動要求出具形式發(fā)票時，必須清楚客戶的真實用途，然后根據(jù)實際情況謹慎出具形式發(fā)票，絕對不能開出空白的形式發(fā)票。

（三）認清形式發(fā)票的本質(zhì)

認清形式發(fā)票的本質(zhì)是正確使用形式發(fā)票的重要保證。形式發(fā)票不是合同，也不能代替合同，形式發(fā)票最多只能是交易關(guān)系存在的證明，而正式書面合同才是保障債權(quán)實現(xiàn)的有力武器，它的訂立不僅標志交易關(guān)系的達成，是審核信用證的依據(jù)，更是糾紛發(fā)生后客觀判定法律責任歸屬的重要依據(jù)。在用途方面，形式發(fā)票不同于商業(yè)發(fā)票,主要用于交易磋商、支付樣品費、支付預付款及辦理進口手續(xù)等四個方面。形式發(fā)票不可用于除托收和議付，而商業(yè)發(fā)票是在交貨時出具的一種正式的貨運清單，是出口業(yè)務(wù)的核心單據(jù)，主要用于貨款的結(jié)算、報關(guān)清關(guān)和其他業(yè)務(wù)的辦理。另外，形式發(fā)票與書面合同在內(nèi)容上是有差異的，形式發(fā)票要體現(xiàn)出簡潔性和直觀性，以表格的形式列出商品名稱、規(guī)格、單價、數(shù)量、總金額等主要交易條件，便于客戶查看和確認;而書面合同要體現(xiàn)出全面性，可以根據(jù)行業(yè)習慣、產(chǎn)品特征以及客戶需要設(shè)計完整的書面合同，合同要件要明確、具體，尤其是品質(zhì)、規(guī)格、運輸、保險、包裝、交貨期等方面，以免產(chǎn)生不必要的爭議，合同的品質(zhì)和數(shù)量異議、索賠時效、商品檢驗等也要規(guī)定清楚，不能含糊或省略?！?/p>

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