大數(shù)據(jù)時(shí)代基于云會計(jì)的財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用管控

程平++趙敬蘭

【摘 要】 費(fèi)用報(bào)銷作為集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的核心應(yīng)用之一，其管控水平直接影響企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平與效率。構(gòu)建了大數(shù)據(jù)時(shí)代基于云會計(jì)的財(cái)務(wù)共享中心的費(fèi)用管控框架模型，重點(diǎn)闡述了報(bào)銷初審、報(bào)銷審批、報(bào)銷結(jié)算和報(bào)銷檔案管理及員工報(bào)銷信用評價(jià)等財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用報(bào)銷管控相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，期望能夠?yàn)榧瘓F(tuán)企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的費(fèi)用報(bào)銷管理控制提供理論參考與實(shí)務(wù)指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】 大數(shù)據(jù)； 云會計(jì)； 財(cái)務(wù)共享中心； 費(fèi)用報(bào)銷； 費(fèi)用管控

中圖分類號：F232；C935 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1004-5937（2016）12-0133-04

一、引言

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化和市場競爭的加劇，企業(yè)通過采用和深化大數(shù)據(jù)、云會計(jì)[1]、移動互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用，不斷驅(qū)動著企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式的升級與變革。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式是一種適用于集團(tuán)企業(yè)的新型的財(cái)務(wù)管理模式，通過建設(shè)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心，不但能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化和一體化，還能夠降低企業(yè)的財(cái)務(wù)管理成本，提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理效率和風(fēng)險(xiǎn)管控能力。費(fèi)用報(bào)銷管控是企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心[2]日常工作中的重要內(nèi)容，通過采用云會計(jì)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷流程，提高費(fèi)用報(bào)銷效率，對減少企業(yè)資金損失和提高企業(yè)經(jīng)營效率具有重要作用。

費(fèi)用報(bào)銷管控作為企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，受到了學(xué)術(shù)界和實(shí)務(wù)界的廣泛關(guān)注。魏美鐘[3]提出了一種具有費(fèi)用報(bào)銷和費(fèi)用審核便捷化、報(bào)銷支付和會計(jì)憑證生成自動化等優(yōu)點(diǎn)的流水式網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷模式，并指出了流水式網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷管理平臺實(shí)施中的困難及建議措施。錢亦君[4]在建立網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷流程的基礎(chǔ)上，將網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)與SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)、銀企直連系統(tǒng)三者進(jìn)行規(guī)范對接，實(shí)現(xiàn)了對財(cái)務(wù)記賬、銀行付款的自動處理。張真昊等[5]針對沒有專用發(fā)票而只有簡單的普通收據(jù)情況下的費(fèi)用報(bào)銷，構(gòu)建了一種基于云的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的費(fèi)用報(bào)銷模式，其最大的轉(zhuǎn)變是由原來的報(bào)銷票據(jù)單變成了集團(tuán)云平臺上處理的刷信用卡數(shù)據(jù)。

綜觀現(xiàn)有研究，這些文獻(xiàn)大多主要從費(fèi)用報(bào)銷的流程優(yōu)化、信息系統(tǒng)的集成、建立標(biāo)準(zhǔn)共享數(shù)據(jù)等方面去思考，其解決方案很難完全適用于目前全球化、規(guī)?；I(yè)務(wù)多元化的集團(tuán)企業(yè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，借助云會計(jì)和移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)集團(tuán)企業(yè)分布在全球分子公司的無縫連接，通過建設(shè)集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心，建立標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的費(fèi)用報(bào)銷管控流程，能夠顯著提高企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)處理能力，提高管控力，降本增效。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代基于云會計(jì)的財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用報(bào)銷管控框架模型

作為一種創(chuàng)新的財(cái)務(wù)管理模式，財(cái)務(wù)共享中心模式已經(jīng)被越來越多的集團(tuán)企業(yè)所熟悉和認(rèn)可。大數(shù)據(jù)、云會計(jì)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，使得企業(yè)通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)管理的轉(zhuǎn)型，提高財(cái)務(wù)人員的工作效率，增強(qiáng)企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷管控水平。費(fèi)用報(bào)銷過程貫穿于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理全過程，其形成和發(fā)生具有動態(tài)性。對于集團(tuán)企業(yè)，如果把分子公司的費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)納入集團(tuán)或總公司統(tǒng)一的支出賬戶進(jìn)行支付，不僅可以減少資金沉淀，還可以進(jìn)一步加強(qiáng)資金的風(fēng)險(xiǎn)管理。結(jié)合大數(shù)據(jù)和云會計(jì)的技術(shù)特征，本文構(gòu)建了一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代基于云會計(jì)的財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用管控框架模型，如圖1所示。

圖1所示的框架模型主要基于云會計(jì)和大數(shù)據(jù)技術(shù)建立，包括基礎(chǔ)設(shè)施層、業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)層、服務(wù)層、應(yīng)用層和用戶層6個(gè)層次。

基礎(chǔ)設(shè)施層中的基于云會計(jì)技術(shù)的智能終端、服務(wù)器、存儲器、網(wǎng)絡(luò)和安全設(shè)備為業(yè)務(wù)層的費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、會計(jì)核算系統(tǒng)和信用評價(jià)系統(tǒng)直接提供系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境支撐，并為數(shù)據(jù)層和應(yīng)用層從企業(yè)外部收集與企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管控所需要的相關(guān)行業(yè)外部數(shù)據(jù)提供采集通道。

數(shù)據(jù)層將來自業(yè)務(wù)層的與企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管控相關(guān)的DBMS、HDFS、File NOSQL等業(yè)務(wù)同步復(fù)制數(shù)據(jù)庫（ODS）的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)經(jīng)過ETL數(shù)據(jù)抽取、轉(zhuǎn)換和加載，并借助Hadoop、HPCC和Storm等大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行規(guī)范化處理后，建立以費(fèi)用報(bào)銷管控為主題的，包括費(fèi)用報(bào)銷、人力資源、資金管理、會計(jì)核算和預(yù)算管理等多個(gè)維度數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)中心（數(shù)據(jù)倉庫）。

平臺服務(wù)層對數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)利用、應(yīng)用整合、用戶整合和基礎(chǔ)服務(wù)，采用文本分析和搜索、可視發(fā)現(xiàn)、商業(yè)智能和高級分析等決策支持技術(shù)，對來自數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合和分析，面向用戶層的集團(tuán)公司、分子公司等，根據(jù)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理控制決策的需求，構(gòu)建包括費(fèi)用預(yù)算決策、費(fèi)用報(bào)銷管控決策和員工信用評價(jià)決策等多方面的決策應(yīng)用，為企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷管控提供全面和科學(xué)的決策支撐。

基于云會計(jì)平臺，集團(tuán)企業(yè)通過與基礎(chǔ)設(shè)施層中的智能終端、服務(wù)器、存儲器、互聯(lián)網(wǎng)等的連接，從企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)、外部市場、稅務(wù)部門、銀行和會計(jì)師事務(wù)所等獲得，收集企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管控所需要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。由于企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可能分布在不同的地域和機(jī)構(gòu)，并且存在的數(shù)據(jù)類型不同，因此需要借助云會計(jì)平臺去實(shí)現(xiàn)這些分布式數(shù)據(jù)的采集和預(yù)處理。從基礎(chǔ)設(shè)施層獲得的初始數(shù)據(jù)源，經(jīng)由云會計(jì)業(yè)務(wù)層的費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、會計(jì)核算系統(tǒng)和信用評價(jià)系統(tǒng)等對其進(jìn)行初步的采集，并由后臺的數(shù)據(jù)模型進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘、清洗和整合，使費(fèi)用報(bào)銷管控系統(tǒng)有更加全面和科學(xué)的數(shù)據(jù)進(jìn)行支撐，從而減少費(fèi)用報(bào)銷管控的主觀判斷依據(jù)，提高決策效率。

經(jīng)由云會計(jì)業(yè)務(wù)層處理過的數(shù)據(jù)，進(jìn)入云會計(jì)平臺數(shù)據(jù)層的業(yè)務(wù)同步復(fù)制數(shù)據(jù)庫中，包括DBMS、HDFS、File和NOSQL等，并且借助大數(shù)據(jù)處理技術(shù)Hadoop、HPCC、Storm等[6]，對其進(jìn)行數(shù)據(jù)的規(guī)范化處理后，所獲得的費(fèi)用報(bào)銷數(shù)據(jù)、人力資源數(shù)據(jù)、資金管理數(shù)據(jù)、文檔管理數(shù)據(jù)和預(yù)算管理數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)會進(jìn)入到數(shù)據(jù)中心（數(shù)據(jù)倉庫）。在云會計(jì)平臺服務(wù)層中，提取數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)利用，并且要進(jìn)行應(yīng)用整合、用戶整合、實(shí)施基礎(chǔ)服務(wù)。企業(yè)借助平臺應(yīng)用層的文本分析和搜索、可視發(fā)現(xiàn)、商業(yè)智能和高級分析等數(shù)據(jù)決策支持技術(shù)，對來源于平臺服務(wù)層的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合和分析，根據(jù)決策的需求形成多種不同層次的決策方案，包括費(fèi)用預(yù)算決策、費(fèi)用報(bào)銷管控決策和員工信用評價(jià)決策等。集團(tuán)企業(yè)的決策者就是用戶層，包括集團(tuán)公司、子公司、分公司等，需要從應(yīng)用層的財(cái)務(wù)決策方案中根據(jù)相對最優(yōu)原則進(jìn)行選擇，并且合理地分配與利用資源。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代基于云會計(jì)的財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用報(bào)銷管控流程

集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心通過費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)建設(shè)，企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷紙質(zhì)票據(jù)通過影像系統(tǒng)掃描成電子票據(jù)，通過云會計(jì)平臺實(shí)時(shí)地傳送到財(cái)務(wù)共享中心，報(bào)銷人員、業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、審核人員和檔案管理人員等通過多主體業(yè)務(wù)協(xié)同實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷的管控，其流程如圖2所示。

下面從報(bào)銷申請、報(bào)銷審批、報(bào)銷結(jié)算、檔案管理以及與此相關(guān)的員工報(bào)銷信用評價(jià)五個(gè)核心環(huán)節(jié)對集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用報(bào)銷的管控過程進(jìn)行詳細(xì)闡述。

（一）報(bào)銷申請

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下費(fèi)用報(bào)銷的第一步就是要進(jìn)行報(bào)銷業(yè)務(wù)申請。報(bào)銷人員首先要確定報(bào)銷類別。報(bào)銷類別直接同費(fèi)用預(yù)算項(xiàng)目進(jìn)行關(guān)聯(lián)，根據(jù)管控方式支持多種可配置的預(yù)算控制策略。費(fèi)用預(yù)算維度可分為部門、項(xiàng)目、人員、客戶和定額等，再根據(jù)費(fèi)用預(yù)算科目可以把預(yù)算維度細(xì)分為日常管理費(fèi)、加班餐費(fèi)、人工費(fèi)、日常辦公費(fèi)、項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)、銷售費(fèi)用、通信費(fèi)、住宿費(fèi)等。以出差為例，申請單的使用過程大致為，首先員工在出差前要在報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行出差申請，然后根據(jù)出差員工的報(bào)銷等級確定票務(wù)酒店預(yù)訂。

分子公司的初審人員對報(bào)銷人員提交的票據(jù)進(jìn)行審核。票據(jù)審核通過之后，一方面影像管理系統(tǒng)會對票據(jù)掃描，然后再將審核后的影像上傳到票據(jù)影像數(shù)據(jù)庫中；另一方面，審核后的票據(jù)會進(jìn)入費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)，在分子公司審核人員進(jìn)行原始單據(jù)初審之后會由任務(wù)管理智能分工到財(cái)務(wù)共享中心工作池復(fù)審。電子影像分組補(bǔ)掃提供替換掃描、補(bǔ)充掃描，還具有旋轉(zhuǎn)、縮放、合并等影像處理功能。在掃描中能同步顯示影像，并可進(jìn)行標(biāo)記。系統(tǒng)會自動將掃描影像進(jìn)行分組，并且還具備分組管理、上傳等功能。

財(cái)務(wù)共享中心的費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)需具有電子影像OCR識別的功能，包括支票識別、套打表格識別稅收業(yè)務(wù)等票據(jù)、表單識別和手寫體識別。支票識別是指通過智能OCR識別技術(shù)、圖像處理、智能濾色技術(shù)、自動定位技術(shù)等核心技術(shù)來提取支票上的信息，包括支票上的支票號碼、銀行名稱、支票賬號、大寫日期、大寫金額、小寫金額和磁碼。套打表格識別稅收業(yè)務(wù)等票據(jù)，即使打印位置嚴(yán)重偏離，也能識別出來，并且打印出來的字與背景相同噪音處理。表單識別技術(shù)可以智能追蹤套打區(qū)域，識別較低質(zhì)量針打印刷體漢字和數(shù)字，并且能判斷區(qū)域是否已簽字或已蓋章。手寫體識別技術(shù)是指用圖像定位和識別技術(shù)，識別出圖片中的手寫數(shù)字。利用圖像定位和手寫識別技術(shù)，識別影像中的手寫漢字。

（二）報(bào)銷審批

分子公司的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)需要審核報(bào)銷人員提交費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性、可靠性和準(zhǔn)確性?；谠茣?jì)平臺，分子公司的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)可以不受時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)基于電子影像的領(lǐng)導(dǎo)審批。業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)不再需要見到費(fèi)用報(bào)銷的票據(jù)等實(shí)物，只需通過手機(jī)等移動終端接入移動互聯(lián)網(wǎng)，就可以方便快捷地登錄財(cái)務(wù)共享中心云會計(jì)平臺，對分子公司初審?fù)ㄟ^的票據(jù)的電子影像進(jìn)行審批，其批量審批功能可以提高審批的效率。

單據(jù)和票據(jù)的審核主要是從報(bào)銷單的時(shí)效性、出差補(bǔ)貼相關(guān)信息和報(bào)銷金額的合理性三個(gè)方面來審批。單據(jù)檢查主要包括報(bào)銷單據(jù)日期是否在出差后規(guī)定報(bào)銷時(shí)限內(nèi)，報(bào)銷人員是否為代報(bào)，差旅費(fèi)用項(xiàng)目是否符合公司報(bào)銷規(guī)定，該部門差旅費(fèi)用是否超標(biāo)，以及是否計(jì)算了出差補(bǔ)助等。票據(jù)檢查主要包括票據(jù)影像是否清晰，影像單位公章是否清晰，票據(jù)影像日期是否同單據(jù)日期相對應(yīng)，以及影像金額是否同單據(jù)金額相匹配等。財(cái)務(wù)共享中心的負(fù)責(zé)人分配稽核和結(jié)算業(yè)務(wù)給審核會計(jì)，然后對財(cái)務(wù)共享中心接收到的費(fèi)用報(bào)銷工作任務(wù)，包括單據(jù)和報(bào)表，進(jìn)行統(tǒng)一分配和調(diào)度，根據(jù)業(yè)務(wù)的種類不同將任務(wù)分配到不同的作業(yè)崗位的提取范圍，并由審核會計(jì)進(jìn)行處理。審核會計(jì)進(jìn)行財(cái)務(wù)稽核時(shí)，在費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的工作平臺上列示了需要審核的待辦任務(wù)列表，選擇待辦任務(wù)后，系統(tǒng)會自動轉(zhuǎn)到對應(yīng)的工作界面進(jìn)行任務(wù)處理。

（三）報(bào)銷結(jié)算

審核會計(jì)集中稽核通過后的費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)，將生成支付憑證，并向資金管理系統(tǒng)發(fā)出付款申請，財(cái)務(wù)共享中心的結(jié)算人員審核通過后，然后向與銀行已經(jīng)實(shí)現(xiàn)連接的資金管理系統(tǒng)發(fā)送付款指令，銀行將報(bào)銷費(fèi)用直接打到分子公司報(bào)銷人員的銀行賬戶。

企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的資金管理系統(tǒng)與費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)、會計(jì)核算系統(tǒng)進(jìn)行連接，還可以與銀行實(shí)現(xiàn)“銀企直連”或“銀企互連”，這樣可以顯著地提高支付效率，減少傳統(tǒng)以文件形式傳遞過程中潛在的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)約了時(shí)間成本。

（四）檔案管理

在整個(gè)報(bào)銷流程中，實(shí)物發(fā)票大致要經(jīng)過票據(jù)傳遞、稽核和歸檔三個(gè)過程。最后一個(gè)環(huán)節(jié)憑證歸檔，首先是要打印憑證，即項(xiàng)目會計(jì)對憑證進(jìn)行審核，再打印審核無誤的憑證。之后將報(bào)賬單上的索引號和憑證上的索引號一一匹配并對號，財(cái)務(wù)主管將匹配好的憑證蓋章。整理好單據(jù)之后，做好郵寄清單及實(shí)物交接清單，定期郵寄。在財(cái)務(wù)共享中心收到實(shí)物單據(jù)后，歸檔的會計(jì)人員將實(shí)物單據(jù)與影像核對，整理歸檔，電子單據(jù)存入文檔管理系統(tǒng)。

（五）員工報(bào)銷信用評價(jià)

員工報(bào)銷信用評價(jià)主要是通過與費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同的信用評價(jià)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。報(bào)銷人員的費(fèi)用報(bào)銷與報(bào)銷人員的信用級密切相關(guān)，其付款期限可以與報(bào)銷人員的信用等級對接。根據(jù)報(bào)銷人員報(bào)銷報(bào)賬單填報(bào)質(zhì)量、票據(jù)等相關(guān)情況，可以對報(bào)銷人員進(jìn)行信用等級的評價(jià)分類。本文將報(bào)銷人員的信用等級從高到低依次劃分為A、B、C和D四類，不同的信用等級對應(yīng)不同的權(quán)益，如表1所示。

費(fèi)用報(bào)銷人員會根據(jù)他們的信用等級享受相應(yīng)的權(quán)益，信用評價(jià)等級越高，從提交報(bào)銷單據(jù)到結(jié)算支付的時(shí)間就越短。此外，企業(yè)還可以根據(jù)信用等級給予報(bào)銷人員一定金額的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)免審核，在財(cái)務(wù)人員審核后直接進(jìn)行支付。

四、結(jié)語

以云會計(jì)和大數(shù)據(jù)為核心技術(shù)建立的財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用管控通過流程的整合與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫集成，能將報(bào)銷事項(xiàng)需要的報(bào)告、預(yù)算等直接傳遞至各個(gè)環(huán)節(jié)，通過與銀行信息系統(tǒng)的對接能夠?qū)崿F(xiàn)跨區(qū)域的集中支付，規(guī)范化的流程設(shè)計(jì)可以費(fèi)用報(bào)銷管理制度以系統(tǒng)的方式進(jìn)行呈現(xiàn)，降低了審計(jì)成本，提高了風(fēng)險(xiǎn)管控水平。

【參考文獻(xiàn)】

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