提高高校兼職檔案員素質(zhì)芻議

□文/朱煥芝陸尚偉

（1.河北聯(lián)合大學(xué)；2.唐山廣播電視大學(xué) 河北·唐山）

高校兼職檔案員是高校檔案人員隊(duì)伍中的重要組成部分。近些年，隨著高校各類檔案的逐年增多、高校檔案管理中部門立卷制度的逐步推廣，兼職檔案員發(fā)揮的作用愈來愈大。這支隊(duì)伍的素質(zhì)如何，將直接影響高校檔案事業(yè)的發(fā)展。為此，應(yīng)積極采取措施，提高高校兼職檔案員的素質(zhì)。

一、高校兼職檔案員應(yīng)具備的素質(zhì)

（一）良好的政治素質(zhì)。檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史面貌的重要事業(yè)，是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作，它要求檔案管理人員必須有較高的政治思想素質(zhì)。檔案人員政治素質(zhì)如何，直接關(guān)系到社會主義現(xiàn)代化建設(shè)和我國檔案事業(yè)的發(fā)展。所以，要求檔案管理人員要積極參加政治學(xué)習(xí)，堅(jiān)決擁護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)和社會主義制度，積極投身改革開放事業(yè)。高校兼職檔案員具體負(fù)責(zé)各基層部門文件材料的歸檔和立卷，沒有較高的政治素質(zhì)，沒有強(qiáng)烈的責(zé)任感，是無法擔(dān)此重任的。因此，高校兼職檔案員應(yīng)具有較高的政治素質(zhì)，能夠堅(jiān)持正確的政治方向和政治立場、具有高度的責(zé)任感和事業(yè)心。

（二）較強(qiáng)的檔案意識。兼職檔案員檔案意識的強(qiáng)弱，關(guān)系到文件材料能否及時(shí)、有效、完整地收集歸檔。由于兼職檔案員都是部門的文秘人員，他們擔(dān)負(fù)著部門來往文件的收發(fā)、登記、傳閱、轉(zhuǎn)送、催辦、歸檔等文書處理工作，熟悉文件材料的形成過程，把握著文件進(jìn)出的大關(guān)，控制著文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)和走向。每年在兼職檔案員向檔案部門移交歸檔文件材料時(shí)，檔案部門總會發(fā)現(xiàn)歸檔文件不完整的情況。如有的文件只有“請示”，沒有“批復(fù)”；有的重要文件原件找不到了，只好用復(fù)印件代替，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量。因此，兼職檔案員一定要提高檔案意識，強(qiáng)化檔案意識，及時(shí)、有效地收集各類文件材料，提高檔案管理水平。

（三）較高的專業(yè)技能。業(yè)務(wù)素質(zhì)是兼職檔案員必須具備的綜合文化知識和熟練的業(yè)務(wù)技能，這要求兼職檔案人員應(yīng)具有較深的專業(yè)知識、堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)知識、較高的人文素質(zhì)、較強(qiáng)的情報(bào)意識和熟練的信息技術(shù)；應(yīng)具有經(jīng)濟(jì)、法律、外語等學(xué)科的文化知識，收集、處理、傳播信息的能力，熟練地掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的能力以及管理知識的能力。高校每年產(chǎn)生的檔案種類繁多，數(shù)量很大，要將各基層部門產(chǎn)生的所有檔案材料都齊全完整地收集起來，并經(jīng)過系統(tǒng)地整理和立卷，需要各部門的兼職檔案員具有較高的熟悉、了解檔案學(xué)及其相關(guān)學(xué)科的基本知識，需要兼職檔案工作者要掌握多種技能，比如能熟練使用計(jì)算機(jī)，并能懂得一些計(jì)算機(jī)管理的知識，以及電子檔案存貯的安全性，檔案資料的復(fù)制和備份，提高計(jì)算機(jī)管理檔案的水平，培養(yǎng)具有一專多能的兼職檔案管理工作人員，以適應(yīng)專業(yè)性、綜合性強(qiáng)的檔案工作的需要。

（四）良好的職業(yè)道德。首先，兼職檔案人員與專職檔案人員一樣，應(yīng)自覺遵循檔案職業(yè)所要求的“愛崗敬業(yè)，誠實(shí)守信、辦事公道、服務(wù)群眾、奉獻(xiàn)社會”的道德規(guī)范和準(zhǔn)則，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)；對業(yè)務(wù)刻苦鉆研；對材料愛護(hù)備至；對同事寬以待人；對外部精誠合作。其次，檔案是自然形成的、客觀的、令人信服的記錄歷史的歷史證據(jù)，這種特點(diǎn)決定了兼職檔案員在遵守職業(yè)道德的同時(shí)還要具有更高尚的職業(yè)操守：第一，據(jù)實(shí)整理，維護(hù)史實(shí)。兼職檔案人員在工作中要實(shí)事求是地收集整理檔案材料，不許任何人損毀、涂改、偽造檔案材料，以維護(hù)歷史的真實(shí)面貌；第二，嚴(yán)守紀(jì)律，嚴(yán)守機(jī)密。兼職檔案人員要樹立嚴(yán)格的保密觀念，嚴(yán)守組織紀(jì)律和工作紀(jì)律，不該透露的絕不透露，不該提供的絕不提供。

另外，高校兼職檔案員還應(yīng)對所在部門的文件資料檔案的保存方面多動腦子，想方設(shè)法做好兼職檔案工作，經(jīng)?？偨Y(jié)工作方法，提高檔案工作效率。比如，把每天收發(fā)的文件按文件的種類、發(fā)文單位、標(biāo)題、文號輸入電腦，這樣需要調(diào)用什么文件時(shí)，只要在電腦里一查，就很快查找出所需的文件來；再如，所擬文件資料，筆者除了把文件資料分門別類存放在文件盒里外，還要把文件資料分門別類地在電腦里保存，而且在電腦里保存的文件資料不保存在硬盤系統(tǒng)的分區(qū)里，而是保存在系統(tǒng)區(qū)外的其他分區(qū)中。而且為了便于保存文件資料，還采取錄光盤保存和保存在U盤中?？傊咝＜媛殭n案員要經(jīng)?？偨Y(jié)工作方法，使檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，確保所在部門的文件資料安全。

二、提高兼職檔案工作者素質(zhì)的途徑

（一）做好兼職檔案工作必須進(jìn)一步理順管理體制。進(jìn)一步理順兼職檔案工作的管理體制是做好檔案工作者的前提和基礎(chǔ)。檔案館要對兼職檔案人員定期舉辦師資培訓(xùn)和各類交流，檢查、督促各學(xué)院（部）、各部門檔案建設(shè)，建立責(zé)任制、督查制和激勵機(jī)制，加強(qiáng)對兼職檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。從檔案形成部門的源頭抓起，加大二級檔案管理工作力度，使高校檔案管理的建設(shè)納入規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的管理軌道。只有把兼職檔案工作的管理體制理順了，運(yùn)行機(jī)制完善了，管理制度健全了，基礎(chǔ)管理夯實(shí)了，學(xué)校檔案工作才會更加科學(xué)、有序、高效，兼職檔案工作才能與時(shí)俱進(jìn)，不斷適應(yīng)建設(shè)生態(tài)大學(xué)和國內(nèi)知名的教學(xué)研究型大學(xué)的需要。

（二）做好兼職檔案工作必須建立健全兼職檔案工作自評自建長效機(jī)制。這是做好兼職檔案工作的重要保障。要以評估，尤其是以2007年5月份教育部本科教學(xué)工作水平評估所帶來的強(qiáng)有力的推力以及隨后形成的經(jīng)驗(yàn)共識，來促進(jìn)整頓、改革和建設(shè)，提高管理效能，并逐步形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機(jī)制，以此為檔案管理日常運(yùn)行機(jī)制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證。這種周期性的自評機(jī)制能夠成為檔案工作自我驅(qū)動的動力，推動檔案工作在反思總結(jié)、揚(yáng)長補(bǔ)短的過程中與時(shí)俱進(jìn)，持續(xù)發(fā)展。

（三）做好兼職檔案工作必須加強(qiáng)對高校兼職檔案人員的繼續(xù)教育。隨著知識、技術(shù)發(fā)展日新月異，高校檔案工作對于檔案人員“一專多能”的要求，繼續(xù)教育對于高校檔案工作者極為重要。高校檔案管理部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要在單位內(nèi)部營造良好的學(xué)習(xí)氣氛，創(chuàng)造“尊重知識、尊重人才”的內(nèi)部環(huán)境，盡可能地為兼職檔案工作人員提供接受繼續(xù)教育、終身教育的機(jī)會，調(diào)動他們刻苦學(xué)習(xí)和鉆研業(yè)務(wù)的積極性，在高校兼職檔案工作崗位上建功立業(yè)。當(dāng)然，高校兼職檔案工作人員在爭取、珍惜繼續(xù)教育機(jī)會的同時(shí)，通過自學(xué)和互學(xué)交流以及其他多種方式不斷豐富、更新自己的知識結(jié)構(gòu)，全面提高自己的綜合素質(zhì)，適應(yīng)時(shí)代對高校檔案工作者的要求。另外，還需要學(xué)校在今后的建設(shè)發(fā)展中逐步建立科學(xué)的兼職檔案員考核制度，提高兼職檔案員的工作積極性和主動性。

[1]胡慧.論新時(shí)期高校兼職檔案員的素質(zhì)要求與培養(yǎng)對策 [J].企業(yè)家天地，2009.4.

[2]孫桂英.提高高校兼職檔案員素質(zhì)的有效途徑[J].黑龍江檔案，2005.6.