機關(guān)文書檔案管理中存在的問題及對策

李娜利

(河北省唐山市路北區(qū)人力資源和社會保障局 河北唐山 063000)

機關(guān)文書檔案管理中存在的問題及對策

李娜利

(河北省唐山市路北區(qū)人力資源和社會保障局 河北唐山 063000)

機關(guān) 文書 檔案管理 問題 對策

遠古時期我們就有以“結(jié)繩”和“刻契”為代表的檔案萌芽，而我國可考證的最早的文字記錄檔案則是河南安陽小屯村出土的甲骨，距今已有3300多年［1］。檔案和檔案記錄可謂歷史悠久。隨著近代檔案管理規(guī)范化進程的推進，我國機關(guān)單位的文書檔案管理從管理理念、管理方式到管理手段都經(jīng)歷了前所未有的變革。但不可忽視的是，我們的文書檔案管理工作仍然存在一些缺陷和問題。本文就機關(guān)文書檔案管理中存在的問題及其對策進行了探討。

1 機關(guān)文書檔案管理的相關(guān)概念及重要意義

1.1 機關(guān)文書檔案管理的相關(guān)概念 檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄［2］。檔案的載體也是多元化的，而文書則是其中最普遍、最重要的一種。文書主要指法定機關(guān)與組織在公務(wù)活動中，按照特定的體式、經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務(wù)文件［3］。公務(wù)文書的檔案管理在機關(guān)檔案管理中占有顯要位置，對其進行研究和探討具有重要的現(xiàn)實意義。

1.2 機關(guān)文書檔案管理的重要意義 當前機關(guān)文書檔案管理的工作任務(wù)主要有:①對本機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督;②負責管理本機關(guān)的全部檔案，為機關(guān)各項工作服務(wù)，并為黨和國家積累史料;③負責對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行指導、監(jiān)督與檢查。由此可見，機關(guān)文書檔案管理工作具有基礎(chǔ)服務(wù)性、科學管理性和政治性的特點［4］。能否科學地管好用好機關(guān)檔案，不僅直接影響機關(guān)部門職能作用的充分發(fā)揮和各項工作的順利開展，還密切關(guān)系著群眾的社會權(quán)益和切身利益。由此可見，機關(guān)檔案管理工作對機關(guān)工作的開展和機關(guān)職能的履行具有不可忽視的重要意義。

2 機關(guān)文書檔案管理中存在的問題

2.1 機關(guān)電子檔案管理中存在的問題 電子文檔是指機關(guān)工作活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料［5］。隨著現(xiàn)代無紙化辦公系統(tǒng)的發(fā)展，日益顯現(xiàn)其易存儲、易傳遞、可共享等巨大優(yōu)勢。但不可忽視的是，機關(guān)電子檔案管理工作仍舊存在以下4方面的問題。

2.1.1 電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅通過其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，其原始性難以辨別。

2.1.2 電子檔案極易失真。電子檔案信息內(nèi)容出錯的概率和機會遠高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，而且極易被復(fù)制、被篡改，這種特性使其原始性難以維護。保障其傳遞過程中的真實性需要付出技術(shù)和資源成本，顯然比維護紙質(zhì)檔案的真實性成本要高。

2.1.3 電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件編輯時，如不及時保存，經(jīng)常會因為斷電等原因?qū)е滦畔G失;電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損;電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件在傳遞過程中損失信息。

2.1.4 電子數(shù)據(jù)的易更改性帶來的安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，電腦黑客對服務(wù)器的攻擊以及部分用戶根據(jù)利益需求而非法篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

2.2 機關(guān)紙質(zhì)檔案管理中存在的問題 隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，機關(guān)紙質(zhì)檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對紙質(zhì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，使得紙質(zhì)檔案管理工作也存在以下4方面的問題。

2.2.1 檔案管理意識不強。不少檔案人員管理意識薄弱，檔案知識和檔案法律法規(guī)嚴重缺乏，輕檔案重業(yè)務(wù)的思想根深蒂固，更有少數(shù)領(lǐng)導干部片面地認為檔案工作只是檔案員的事情，因而造成了檔案資料殘缺、行文不規(guī)范等現(xiàn)象的普遍存在，嚴重影響了檔案的保存壽命。

2.2.2 檔案資料收集不全。由于在檔案管理中存在相關(guān)業(yè)務(wù)科室各自為陣的現(xiàn)象，致使辦公室在收集和整理檔案材料時難以兼顧周全，一些有價值的資料被遺漏，給機關(guān)檔案工作造成了很大的損失。部分工作人員為圖方便，將具有查考利用價值的部分文件長期借用，從而使部分檔案存在空缺。既影響了檔案的完整性，也影響了檔案的發(fā)掘利用，對服務(wù)日常工作也會帶來諸多不便。

2.2.3 檔案人員業(yè)務(wù)不精。近年來，機關(guān)部門雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在實際工作中這些制度的作用沒有很好地發(fā)揮出來。究其原因主要有兩個方面:一是多數(shù)檔案人員未接受過專業(yè)培訓，缺乏檔案管理及檔案開發(fā)建設(shè)的基本知識;二是相關(guān)業(yè)務(wù)科室的檔案管理分散，自留檔案和上報檔案分不清，自然難以進行規(guī)范管理。

2.2.4 檔案利用效率不高。機關(guān)工作的特點決定了機關(guān)部門形成的檔案不僅種類多、數(shù)量大，且專業(yè)性強、管理復(fù)雜，而且部分機關(guān)部門雖然積極開展了檔案利用工作，但有些檔案仍難以直接為社會利用和為廣大機關(guān)對象服務(wù)?？偟目磥恚瑱C關(guān)檔案在檔案利用方面仍有欠缺，略顯形式化。

3 機關(guān)文書檔案管理對策的探討

3.1 強化電子檔案管理的相關(guān)對策 采用有針對性的技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性，具體方式有以下幾種。

3.1.1 簽署技術(shù)。電子文件的簽署的技術(shù)主要是光筆簽名，即簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，從而保存“筆跡”，通過這一方法可以減少在電子檔案形成過程中產(chǎn)生的信息失真等問題。

3.1.2 防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)，是在某個機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機構(gòu)信息資源的非法訪問［6］，也可以阻止該機構(gòu)的機要信息、專利信息從機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，保護網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全。

3.1.3 采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)。

3.1.4 防寫措施。將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，從而使用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改，防止用戶更改電子文件，有效保持電子文件的原始性、真實性。

3.1.5 密碼認證。電子文件的使用者最關(guān)心的是所使用的檔案在存儲或傳輸過程中是否被人篡改或替換過，消息認證技術(shù)可以消除這個疑慮。比較常用的方法是利用密碼進行認證，如果不知道密碼就無法對檔案進行訪問，這一方法可以保證電子檔案的安全性和完整性。

3.2 改善紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)對策 為切實做好機關(guān)文書檔案管理工作，本文主要探討以下幾項對策。

3.2.1 加強法規(guī)宣傳，強化檔案意識，注重資料收集的系統(tǒng)化。加強對檔案工作現(xiàn)實意義的宣傳，使廣大領(lǐng)導干部真正懂得檔案管理的重要性，不斷提高他們參與檔案管理工作的主動性、積極性、自覺性，督促各科室規(guī)范制度，自覺按時上交歸檔資料，實行集中統(tǒng)一管理。對不能立即收集的，要做好清理和交接登記，掌握資料的著落，便于以后的整理歸檔。

3.2.2 加強隊伍建設(shè)，強化業(yè)務(wù)素質(zhì)，注重服務(wù)本領(lǐng)的現(xiàn)代化。檔案數(shù)量的不斷增長、載體形式的多樣化、管理手段的現(xiàn)代化，都對檔案人員的科學知識、業(yè)務(wù)水平及現(xiàn)代化設(shè)備操作技能等方面提出了更高的要求。因此，機關(guān)部門應(yīng)努力建設(shè)一支適應(yīng)時代要求的高素質(zhì)的機關(guān)檔案管理隊伍。一要通過各種培訓方式，加強相關(guān)理論知識的學習，突出檔案管理的針對性和超前性。二要開展經(jīng)驗交流，提高檔案人員信息化管理的知識水平和操作技能，提高工作效率。三要關(guān)心重視檔案管理人員，不斷提高檔案人員的積極性和主動性，確保檔案隊伍的穩(wěn)定發(fā)展。

3.2.3 加強建章立制，強化貫徹落實，注重文書檔案管理的規(guī)范化。要完善檔案管理的規(guī)章制度，建立健全各項檔案管理制度和保密制度，并狠抓落實，使檔案管理工作朝著標準化、規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。把檔案管理工作與其他各項業(yè)務(wù)工作放在同等重要的地位，將其納入機關(guān)工作目標考核項目中去，讓檔案事業(yè)與機關(guān)業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展。

3.2.4 加強檔案利用，強化服務(wù)民生，注重檔案編研的科學化。檔案工作的最終目的是為社會經(jīng)濟服務(wù)。國家檔案局在2010年提出“建設(shè)覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系”，這為機關(guān)檔案工作發(fā)展提供了廣闊空間。因此，廣大機關(guān)部門要著眼于人民群眾關(guān)心、關(guān)注的熱點、難點問題，積極開展檔案編研工作，特別是要加強對原始檔案資料的管理，加快檔案信息開發(fā)利用的步伐，使文書檔案的利用走向深入。

［1］ 何 屹.檔案管理實務(wù)［M］.北京:北京大學出版社，2010.35

［2］ 戴志強.國家檔案資源整合的涵義及其運作機制探討［J］.檔案學通訊，2003，(2):4

［3］ 張沈豪.淺議公務(wù)文書的特點［J］.神州，2011，(2):46

［4］ 蘇碧玉.淺談檔案的的規(guī)范化管理和服務(wù)工作［J］.廣西民族大學學報(哲學社會科學版)，1999，(S1):236

［5］ 暢秋菊.如何做好電子文件歸檔工作［J］.山西檔案，2009，(7):18

［6］ 高 巍，鄭新莉，雪紅紅.電子文件的發(fā)展對檔案工作的影響及對策［J］.黑龍江科技信息，2008，(27):242

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2095－2694(2012)01－117－02

(2011－09－17 收稿)(王一伊 編輯)