檔案管理信息電子化的探討

吳 昊 李 穎

(河北省唐山工人醫(yī)院人力資源部 河北唐山 063000;①河北聯(lián)合大學(xué))

檔案管理信息電子化的探討

吳 昊 李 穎①

(河北省唐山工人醫(yī)院人力資源部 河北唐山 063000;①河北聯(lián)合大學(xué))

檔案管理 電子化 探討

隨著電子信息化的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)今社會的檔案管理工作。檔案管理電子化的優(yōu)勢日益凸顯，成為了社會發(fā)展的必然趨勢。

1 檔案管理電子化是社會進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在。①檔案電子化，可以改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。②形勢發(fā)展的需求。21世紀(jì)是信息化的時代，一般檔案館都藏有數(shù)量龐大的檔案文件，是豐富的有實用價值的信息資源庫，這樣珍貴的檔案信息資源不能更好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，也就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)，給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用，而解決這個問題的途徑只有一個，即檔案信息的電子化建設(shè)。③社會強烈需求。當(dāng)今，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確;各職能部門工作查考要求快速及時，迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的利用措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

2 檔案管理電子化的益處

從長遠(yuǎn)看，檔案信息的電子化建設(shè)設(shè)計的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。具體說，檔案電子化的益處主要有以下方面:可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有危機(jī)的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用;縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，實現(xiàn)檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn);檔案信息電子化還可以實現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴(kuò)大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務(wù)范圍。

3 檔案管理適應(yīng)新時期工作的需求

檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，已經(jīng)不能滿足新時期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，從而不能利用電腦完成管理工作和快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案管理電子化的進(jìn)程?，F(xiàn)有的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享。

4 積極應(yīng)對檔案信息電子化帶來的影響

電子文件是計算及文字處理系統(tǒng)中最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限，它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本事屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對策。①做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。②解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存的問題是有待檔案工作進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止損失。在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換目的的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形勢各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。③標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類歸檔的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案管理電子化。④檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案管理電子化，首先要有現(xiàn)代化的人才，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于掌握一般的計算機(jī)操作。目前，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代化人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才更加奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案管理電子化了。

［1］ 孟世恩，王 穎，何 芳.對我國檔案信息化建設(shè)實施的理論思考［J］.檔案學(xué)通訊，2004，(5):29

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2095－2694(2012)01－120－02

(2011－08－27 收稿)(王一伊 編輯)