如何提高會(huì)議的效率和效益

王智華

（赤峰供電公司，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

沒有多少人喜歡開會(huì)，“文山會(huì)?！北磉_(dá)了人們對(duì)開會(huì)的無(wú)奈.但不容否認(rèn)，全球所有組織，大到國(guó)際政界，小到一個(gè)企業(yè)，依然需要通過頻繁開會(huì)來(lái)實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)溝通.也就是說(shuō)，“會(huì)”本身并無(wú)過錯(cuò)，之所以讓人頭疼，究其原因是會(huì)議的低效和冗長(zhǎng).也就是說(shuō)，優(yōu)質(zhì)高效的會(huì)議可以推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展，潛在著一定的經(jīng)濟(jì)效益；低效冗長(zhǎng)的會(huì)議，不僅造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，更重要的是不利于培養(yǎng)和營(yíng)造務(wù)實(shí)高效的工作氛圍，甚至成為影響企業(yè)發(fā)自的羈絆.提高會(huì)議的效率和效益，關(guān)鍵是要抓好會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后三個(gè)環(huán)節(jié)的管理.

1 會(huì)前要精心準(zhǔn)備

無(wú)論會(huì)議規(guī)模大小、規(guī)格高低，都不能疏忽會(huì)前的準(zhǔn)備工作，這直接影響著會(huì)議效果.

首先，設(shè)計(jì)好會(huì)議議程和議題.會(huì)議主辦部門，通常都會(huì)在會(huì)前設(shè)計(jì)好要討論的議程和議題.比如：總結(jié)上月工作、安排下月工作，溝通重要事項(xiàng)、重要項(xiàng)目的實(shí)施情況、提出新項(xiàng)目或課題等.但許多主管領(lǐng)導(dǎo)卻常常忽視一件事，就是議題雖然設(shè)計(jì)好了，但是需要達(dá)成的目標(biāo)、需要決定的要點(diǎn)、采取什么樣的溝通形式，卻沒有提前考慮好.于是，會(huì)議用于溝通和討論的時(shí)間就會(huì)比較長(zhǎng)，甚至達(dá)不成結(jié)果.

因此，會(huì)議主辦部門和專業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)前要做的是加法，盡可能將議題細(xì)化；討論什么議題、達(dá)成什么結(jié)果、實(shí)施方案、完成時(shí)間等都要有明確的設(shè)定；而在會(huì)中，則要做減法，要把議題清晰地引到設(shè)計(jì)好的方案中.

其次，會(huì)前要公布議題.主辦部門不僅要自己清晰議題，更要讓參會(huì)人員知曉.很多會(huì)議，參會(huì)人員在會(huì)前對(duì)要討論什么議題都一無(wú)所知，會(huì)上臨時(shí)熟悉討論資料，將導(dǎo)致會(huì)議時(shí)間延長(zhǎng)，同時(shí)因考慮不周，可能導(dǎo)致發(fā)言的效果不佳、針對(duì)性不強(qiáng)，甚至偏離主題.

因此，會(huì)議主辦部門要盡可能在會(huì)前一兩天通知大家會(huì)上要討論的內(nèi)容，可以讓參會(huì)人員有一個(gè)比較充分的思考和準(zhǔn)備.討論比較復(fù)雜的課題時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議主辦部門應(yīng)提前召集關(guān)鍵參會(huì)人員進(jìn)行溝通和協(xié)商，盡可能就項(xiàng)目的實(shí)施方案、措施、責(zé)任單位和完成時(shí)間等內(nèi)容達(dá)成一致意見.討論重要事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)在提前會(huì)商的基礎(chǔ)上，將討論內(nèi)容和既定方案發(fā)至參會(huì)人員征求意見，綜合各方意見進(jìn)行修改后，再提交會(huì)議討論，這樣可以大大提高會(huì)議的效率和效益.

再次，要確定好參加者.有的會(huì)議討論事項(xiàng)涉及的部門和單位較多，這種情況下，大多會(huì)議主辦部門都會(huì)選擇所有內(nèi)容都大家一起討論，好多些參考意見.但事實(shí)上，讓許多與議題關(guān)系不大的人參加會(huì)議，會(huì)讓會(huì)議效率變的更低.比如：非相關(guān)人員在不明情況下發(fā)言，其意見的參考價(jià)值不大，同時(shí)延長(zhǎng)了會(huì)議時(shí)間，也浪費(fèi)了發(fā)言人的時(shí)間和精力.再如：只有十幾個(gè)人參加的會(huì)議，參會(huì)人員對(duì)自己部門的任務(wù)和責(zé)任會(huì)記錄的更加清晰，上百人參加的會(huì)議，則昏昏然不知所云者眾.對(duì)于參與某項(xiàng)工作，但任務(wù)不多、關(guān)系不大的部門，會(huì)議主辦部門可以通過會(huì)前征求意見等方式精簡(jiǎn)參會(huì)人員.對(duì)于有必要讓更多人了解的會(huì)議部署，可以由主辦部門進(jìn)行會(huì)后通報(bào)，或者印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào).

2 會(huì)中要抓好控制

會(huì)中控制，體現(xiàn)著會(huì)議主持人的智慧與能力.開會(huì)過程中，如果主持人對(duì)設(shè)計(jì)好的會(huì)議議題和相關(guān)方案把握的不夠準(zhǔn)確，進(jìn)程中往往會(huì)出現(xiàn)“跑題”現(xiàn)象.

首先，要明確會(huì)議討論方向.在會(huì)議中，常會(huì)出現(xiàn)討論層面不清晰的情況.比如：有的人在討論戰(zhàn)略層面，而有的人已經(jīng)在討論戰(zhàn)術(shù)層面的問題了.有時(shí)候，會(huì)議看似開得很熱鬧，可一總結(jié)才發(fā)現(xiàn)，還是有些既定議題沒能最終確定下來(lái).因此，會(huì)議到底是要討論戰(zhàn)略還是戰(zhàn)術(shù)、討論方案還是措施，主持人首先一定要清晰.

其次，要抓住會(huì)議關(guān)鍵人物.在任何團(tuán)體和活動(dòng)中，都會(huì)有關(guān)鍵人物，他們具有一定的影響力和說(shuō)服力.因此，盯緊他們的表現(xiàn)和言論，隨時(shí)引導(dǎo)和糾正他們的討論方向，就能使會(huì)議效果事半功倍.同時(shí)，會(huì)議主持人應(yīng)明確自己的立場(chǎng)，不可把自己當(dāng)成局外人：讓他們?nèi)ビ懻摪?，自己只是組織者和教練員.但也不能相反，主持人和會(huì)議主辦部門一定要明確：開會(huì)的目的是為了汲取更多人的智慧和意見.

再次，不要讓氣氛淹沒實(shí)質(zhì).有時(shí)，為了營(yíng)造溝通氛圍，有人在發(fā)言中，說(shuō)了句題外話或是笑話，接下來(lái)的發(fā)言者，可能一不注意就引申到其他內(nèi)容上.其實(shí)，“跑題”很多時(shí)候都是不由自主發(fā)生的.因此，主持人此時(shí)就要及時(shí)“喊?！?，如果一個(gè)議題，被四個(gè)人說(shuō)跑了題，那么離題就已經(jīng)十萬(wàn)八千里了，這完全是一個(gè)級(jí)數(shù)效應(yīng).

3 會(huì)后要善于總結(jié)落實(shí)

會(huì)議結(jié)束前要認(rèn)真做好會(huì)議總結(jié)，會(huì)議結(jié)束后要切實(shí)抓好會(huì)議決定事項(xiàng)的落實(shí)工作，這是確保會(huì)議效益的關(guān)鍵.首先，要做好會(huì)議總結(jié).在一個(gè)會(huì)議上，通常會(huì)對(duì)幾個(gè)議題進(jìn)行討論，各項(xiàng)議題都討論過后，會(huì)議也就隨之結(jié)束了.主持人在會(huì)議結(jié)束前，一定要適當(dāng)?shù)乜偨Y(jié)要點(diǎn)，再次明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、工作要點(diǎn)、完成時(shí)間等，要將會(huì)議上達(dá)成的一致成果加以總結(jié).這不僅能讓參會(huì)人員再次明確自己的責(zé)任，還具有很強(qiáng)的提醒功能.

其次，要做好會(huì)議紀(jì)要.雖然參會(huì)人員都做了記錄，但會(huì)議紀(jì)要仍是重要會(huì)議的一個(gè)不可或缺的會(huì)議資料.尤其是對(duì)會(huì)議討論做出的決定，通過的事項(xiàng)，明確的目標(biāo)、責(zé)任、措施、完成時(shí)間等內(nèi)容，是落實(shí)會(huì)議精神的方向，也是對(duì)項(xiàng)目、單位、個(gè)人成果進(jìn)行考核的依據(jù).

再次，會(huì)議結(jié)果不應(yīng)用模糊字眼.會(huì)議應(yīng)盡量達(dá)成明確結(jié)果，減少或杜絕“基本同意”、“大致通過”等模糊詞語(yǔ).會(huì)議結(jié)束后，如果沒有確切結(jié)果，也應(yīng)給出下次達(dá)成結(jié)果的時(shí)間.如某項(xiàng)課題的實(shí)施條件尚不成熟，可用“暫緩實(shí)施、暫不實(shí)施”等詞語(yǔ)明確.

最后，要抓好會(huì)議部署的落實(shí).會(huì)議議定的事項(xiàng)、做出的部署是否能夠得到有效實(shí)施，是會(huì)議決策轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是會(huì)議效益的最終體現(xiàn).對(duì)于議定的事項(xiàng)，應(yīng)逐一落實(shí)責(zé)任部門、責(zé)任人、保障措施、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、完成時(shí)限、所需資金.各責(zé)任部門應(yīng)定期匯報(bào)實(shí)施進(jìn)度和具體完成情況，主辦部門應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到的困難和問題，評(píng)估實(shí)施效果，確保各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理.整個(gè)項(xiàng)目完成后，總結(jié)評(píng)估項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，完善相關(guān)制度辦法，著手建立長(zhǎng)效機(jī)制.

4 可以借鑒的經(jīng)驗(yàn)

提高會(huì)議效率和效益，韓國(guó)三星集團(tuán)曾經(jīng)出過一本書—《開會(huì)就要學(xué)三星》.之所以就開會(huì)這樣的“小事”出一本書，是因?yàn)槿钦J(rèn)為，會(huì)議文化的差異將直接影響公司的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī).在三星會(huì)議中，有三個(gè)最基本的原則.

第一個(gè)原則，周三不開會(huì).對(duì)于許多企業(yè)而言，開會(huì)一般是不會(huì)考慮哪天不宜開會(huì)的.而在三星，則確定了周三不開會(huì).因?yàn)檫@一天，無(wú)論是員工的工作狀態(tài)還是業(yè)務(wù)，都是處于最高峰的時(shí)候，一定要抓住這個(gè)良好的狀態(tài)專心工作.這一點(diǎn)，雖然每個(gè)企業(yè)各不相同，但總結(jié)其中規(guī)律，會(huì)議的確不是想什么時(shí)候開就什么時(shí)候開的.

第二個(gè)原則，會(huì)議時(shí)長(zhǎng)1小時(shí)，最多不超過1.5小時(shí).召開會(huì)議時(shí)，三星會(huì)將一個(gè)定量為一小時(shí)的沙漏，放置在會(huì)議室中，為嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間施加了無(wú)形的壓力.而三星這么做，也是有科學(xué)依據(jù)的，專家稱：一個(gè)成年人集中精力的時(shí)間，大約是兩個(gè)小時(shí).同時(shí)，為了避免閑談或因無(wú)關(guān)的事浪費(fèi)會(huì)議時(shí)間，三星還采用可使會(huì)議效率提高的站立式會(huì)議形式.因?yàn)?，?jù)說(shuō)人的大腦活動(dòng)最活躍的時(shí)候是在站立的狀態(tài)下，并且是確定好了結(jié)束時(shí)間的時(shí)候.

第三個(gè)原則，將會(huì)議內(nèi)容整理成一張紙.有時(shí)，會(huì)議結(jié)束了，至于談了什么、結(jié)果是什么、必須實(shí)施的內(nèi)容就記不清楚了.因此，三星規(guī)定：會(huì)議內(nèi)容要有專人整理好，發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)人員.同時(shí)，這份紀(jì)要一定要是簡(jiǎn)潔的一張紙.

通過抓好會(huì)議三個(gè)環(huán)節(jié)的管理和學(xué)習(xí)三星集團(tuán)的會(huì)議經(jīng)驗(yàn)，我們或許就能夠有效地解決“只會(huì)不議、議而不決”、“一題復(fù)議、一題多議”、“議題不清、跑題偏題”等開會(huì)中的常見問題，從而召開一個(gè)高效率、有效益、見實(shí)效的會(huì)議.

〔1〕曉莊.開好會(huì)議有訣竅[J].中外管理，2011（4）.