高校教務(wù)管理信息化建設(shè)路徑探究

卜新宇

（福建對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易職業(yè)技術(shù)學(xué)院 教務(wù)處，福建 福州 350016）

隨著信息化程度的不斷提高，計算機(jī)、多媒體及互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)已經(jīng)在人類生產(chǎn)、生活各領(lǐng)域得以廣泛的應(yīng)用。在高校教務(wù)管理中，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化、信息化、規(guī)范化已成為主要趨勢。分析高校教務(wù)管理存在的問題，闡述信息化建設(shè)對于高校教務(wù)管理的重要性，從而對信息平臺在教務(wù)管理中的應(yīng)用進(jìn)行有效探討，具有十分重要的意義。

一、高校教務(wù)管理現(xiàn)狀

（一）教務(wù)管理工作繁重

隨著我國高等教育的普及，大學(xué)生人數(shù)不斷增加，高校的辦學(xué)規(guī)模也隨之不斷擴(kuò)大。這就導(dǎo)致教務(wù)管理工作任務(wù)不斷加重，管理任務(wù)的飛速增長導(dǎo)致教務(wù)管理的難度大幅度增加。而教學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大與管理人員的不足形成了極大的矛盾，對教務(wù)管理的工作效率和質(zhì)量造成了嚴(yán)重的影響。以廣東工業(yè)大學(xué)某學(xué)院為例，在校本科生有4 000多人，研究生100多人，而教務(wù)管理人員只有3人，這就意味著每個教務(wù)管理教師需要負(fù)責(zé)1 300多名學(xué)生的教務(wù)工作，工作量與管理人員之間形成了尖銳的矛盾，所以，教務(wù)管理勢必要進(jìn)行改革。

（二）傳統(tǒng)管理模式效率較低

教務(wù)管理的主要工作就是針對全過程教學(xué)活動中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，即對課表、考務(wù)、學(xué)籍、成績等相關(guān)數(shù)據(jù)的管理。在高校傳統(tǒng)的教務(wù)管理工作中，對數(shù)據(jù)的整理主要是通過教務(wù)管理人員的手工處理來完成，傳統(tǒng)的模式效率低，勞動重復(fù)率高，對數(shù)據(jù)的處理與傳達(dá)易出現(xiàn)差錯。同時，在傳統(tǒng)模式下，僅在教學(xué)活動“上傳下達(dá)”的過程中，只是依靠重復(fù)的提醒和通知來完成教務(wù)的管理，從而影響了教務(wù)管理人員的工作積極性，降低了工作效率。

二、高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的重要性

高校教務(wù)管理信息化的過程就是在教育教學(xué)領(lǐng)域中，充分利用計算機(jī)、多媒體及網(wǎng)絡(luò)通信等基礎(chǔ)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)信息資源的利用和開發(fā)，使現(xiàn)代化信息技術(shù)以理論管理的方式在其中發(fā)揮作用。在高校教務(wù)管理中，信息化建設(shè)有著極其重要的意義，其表現(xiàn)如下：

（一）高校自身發(fā)展的需要

眾所周知，教學(xué)質(zhì)量的好與壞關(guān)系到高校的生存與發(fā)展。當(dāng)前各高校必須高度重視教學(xué)質(zhì)量工作，將提高教學(xué)質(zhì)量作為學(xué)校整體工作的核心。特別是在當(dāng)下高等教育由精英化教育向大眾化教育轉(zhuǎn)變的新形勢下，高校辦學(xué)面臨著規(guī)模不斷擴(kuò)大，專業(yè)數(shù)、班級數(shù)、學(xué)生人數(shù)成倍增加，各種信息、各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計使教務(wù)管理日益繁雜，各類新問題層出不窮，僅依靠現(xiàn)有的管理人員去完成，既費(fèi)時，效率又低，必然影響教學(xué)管理水平。［1］因此，建立一套高效、完善的教務(wù)管理信息系統(tǒng)已經(jīng)是各高校當(dāng)前緊迫的任務(wù)。教育部2005年1號文件《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)高等學(xué)校本科教學(xué)工作的若干意見》中明確提出，要“大力加強(qiáng)教學(xué)工作，切實(shí)提高教學(xué)質(zhì)量”，要“培養(yǎng)數(shù)以千萬計德智體美全面發(fā)展的高素質(zhì)專門人才和一大批拔尖創(chuàng)新人才”，更為高校自身發(fā)展提出了具體明確的要求，各高校都應(yīng)貫徹執(zhí)行。［2］

（二）有利于教務(wù)管理水平的提高

目前，在高等教育的改革和發(fā)展中，高校是以學(xué)分制綜合評定學(xué)生日常受教育情況，教務(wù)人員需管理的內(nèi)容日趨增多，管理難度不斷加大，傳統(tǒng)的手工方式已不能滿足新形勢的需求。以信息化為基礎(chǔ)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成的教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，不僅可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)教務(wù)管理方式的缺陷，還可以便捷地對不同種類的教學(xué)管理信息進(jìn)行及時處理，在網(wǎng)上同步實(shí)現(xiàn)資源共享、信息交換和信息瀏覽等。全體師生可根據(jù)自身所擁有的權(quán)限通過互聯(lián)網(wǎng)隨時查詢與關(guān)注相關(guān)的教務(wù)管理信息，并及時進(jìn)行處理，使教務(wù)管理工作能夠快捷、準(zhǔn)確、方便、規(guī)范、有序地進(jìn)行，從而大幅度提高工作效率及教務(wù)管理水平，不斷增強(qiáng)學(xué)校的綜合實(shí)力。

（三）有利于減輕教務(wù)管理人員的工作負(fù)擔(dān)

教務(wù)管理是一項復(fù)雜、繁瑣的工作，需要教務(wù)管理者同時兼?zhèn)漭^強(qiáng)的責(zé)任心、細(xì)心和耐心。就目前各高校發(fā)展來看，以信息化為基礎(chǔ)的教務(wù)管理軟件可以對相適應(yīng)的教務(wù)管理信息進(jìn)行處理，從而實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理信息的自動化與規(guī)范化的統(tǒng)一。該舉措在很大程度上減輕了教務(wù)管理人員的工作量，有利于工作效率與質(zhì)量的穩(wěn)步提高。

三、信息平臺在教務(wù)管理中的應(yīng)用路徑

（一）教務(wù)管理信息系統(tǒng)

教務(wù)管理信息系統(tǒng)就是以計算機(jī)為媒介，實(shí)現(xiàn)在教務(wù)管理中的具體應(yīng)用。它是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)進(jìn)而依據(jù)計算機(jī)大型數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與先進(jìn)的軟件開發(fā)設(shè)備，結(jié)合數(shù)學(xué)方法與系統(tǒng)觀點(diǎn)的契合，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理系統(tǒng)功能的應(yīng)用，使系統(tǒng)有序、規(guī)范地完成教務(wù)管理的各項內(nèi)容。實(shí)現(xiàn)對日常管理工作的及時處理，如教學(xué)計劃、學(xué)籍管理、課務(wù)與考務(wù)管理、統(tǒng)計報表、成績管理等內(nèi)容，這也是教學(xué)管理系統(tǒng)運(yùn)行的重要基礎(chǔ)。例如，學(xué)籍管理囊括了學(xué)生的獎罰信息、學(xué)生的基本信息、畢業(yè)生信息、異動學(xué)生信息等多種項目的查詢組合、統(tǒng)計分析及相關(guān)報表的應(yīng)用。其它的教務(wù)管理工作明細(xì)也可以在教務(wù)管理系統(tǒng)中查詢出來。

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在教務(wù)管理中的運(yùn)行，不僅包括教務(wù)管理工作的內(nèi)容，還包括網(wǎng)絡(luò)與運(yùn)行環(huán)境的建設(shè)、數(shù)據(jù)安全性與穩(wěn)定性、系統(tǒng)代碼管理與維護(hù)、管理數(shù)據(jù)規(guī)范與維護(hù)等相關(guān)內(nèi)容以及用戶的權(quán)限與管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份與復(fù)原等功能的應(yīng)用。［3］

（二）教務(wù)信息發(fā)布平臺

高校教務(wù)管理工作中，不僅需要建立教務(wù)管理信息系統(tǒng)，還需要建立教務(wù)信息發(fā)布系統(tǒng)來滿足管理人員在日常管理中信息的及時發(fā)布，如監(jiān)考通知、教師調(diào)整通知、文件收發(fā)通知等。此外，還應(yīng)包括最近時間內(nèi)對教務(wù)工作者的統(tǒng)籌規(guī)劃與工作安排，保證進(jìn)行準(zhǔn)時的通知與教學(xué)任務(wù)的順利完成。建立教務(wù)信息發(fā)布系統(tǒng)可以提高管理工作者的工作效率，改善管理水平，保證教學(xué)質(zhì)量。教務(wù)信息發(fā)布信息系統(tǒng)主要是建立辦公飛信群或QQ群，加強(qiáng)教務(wù)管理部門與學(xué)院、院系教務(wù)管理工作者之間的聯(lián)系，使學(xué)院能夠?qū)⒔虅?wù)管理相關(guān)文件、學(xué)校關(guān)于教學(xué)管理的有關(guān)事宜付諸于實(shí)踐，同時，學(xué)院教務(wù)工作者也可通過飛信群或QQ群將在平時工作中遇到的各種問題及工作的進(jìn)展情況及時反饋到教務(wù)管理部門的系統(tǒng)中。同樣，學(xué)院與其下設(shè)的院系、專業(yè)、班級也可以通過建立聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，將在實(shí)際教學(xué)中涉及到的教學(xué)計劃、教師的教學(xué)改革思路、教學(xué)進(jìn)度表、精品課程設(shè)置以及教學(xué)團(tuán)隊建設(shè)等教學(xué)安排和有關(guān)于學(xué)生的公選重修安排、考試通知、調(diào)課通知等日常事項通過建立的聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)傳遞給學(xué)生，及時公布信息，使教師與學(xué)生可以隨時了解教學(xué)動態(tài)，實(shí)現(xiàn)工作的主動性交流。

（三）移動教務(wù)信息系統(tǒng)

基于Web的教務(wù)管理信息系統(tǒng)已在諸多高校中得到了實(shí)踐應(yīng)用，基于Web的教務(wù)管理系統(tǒng)是依賴于互聯(lián)網(wǎng)與計算機(jī)而建立的，對于一部分少量的信息查詢?nèi)缃處煱才?、考試成績等使用移動教?wù)管理系統(tǒng)比計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以更加快速便捷地傳輸給學(xué)生，在目前的發(fā)展?fàn)顩r下，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)沒有徹底的普及以及固定電話的“不可移動性”，使兩方信息不對稱。隨著移動手機(jī)在高校人群中的廣泛普及與應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)移動教務(wù)信息系統(tǒng)的便利性與移動性，通過高校龐大的手機(jī)用戶群與無線網(wǎng)絡(luò)可以為校園內(nèi)的學(xué)生創(chuàng)立一個便捷獲取教學(xué)信息的方法，并將其補(bǔ)充到當(dāng)前的教務(wù)管理系統(tǒng)中來，在一定程度上可以更加方便地為學(xué)生提供查詢課表和信息等服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)校園資源共享。

移動教務(wù)信息系統(tǒng)基本的工作流程。在系統(tǒng)開始運(yùn)行時，進(jìn)入初始化階段，在此期間，檢查通信模塊工作的正常與否，若不能正常工作，需延時3秒后重新啟動進(jìn)入初始化狀態(tài)；若能正常進(jìn)行工作，則進(jìn)行到下一環(huán)節(jié)，檢查信息的發(fā)送情況，在系統(tǒng)里收到短信，在讀取時進(jìn)行信息解碼，此時系統(tǒng)會顯示短信的來源及內(nèi)容，為進(jìn)入數(shù)據(jù)庫的查詢進(jìn)行準(zhǔn)備工作。當(dāng)系統(tǒng)對此解碼信息進(jìn)行認(rèn)證后，數(shù)據(jù)庫操作線程就會啟動，同時恢復(fù)信線程。如果系統(tǒng)對短信的認(rèn)證不符合查詢要求時，將自動重新檢查信息的內(nèi)容。信息恢復(fù)發(fā)送后，即可終止程序的在再運(yùn)行，退出系統(tǒng)。在日常的教務(wù)工作中，為保證信息可以及時準(zhǔn)確地發(fā)送到校園的每一部手機(jī)上，需構(gòu)建信息遺漏自動補(bǔ)發(fā)系統(tǒng)和接受確認(rèn)報告系統(tǒng)，同時系統(tǒng)要自動定期發(fā)送，來確保相關(guān)教學(xué)人員準(zhǔn)時掌握相關(guān)動態(tài)。

（四）提高教務(wù)管理人員的整體素質(zhì)

再好的系統(tǒng)也要靠人員操作才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此設(shè)計和實(shí)現(xiàn)一套功能全面完善的教務(wù)管理信息系統(tǒng)只是教務(wù)管理信息化的基礎(chǔ)，最終將其應(yīng)用到教務(wù)工作中并且決定該系統(tǒng)功效的還是廣大教務(wù)管理人員的素質(zhì)。［4］因此，各類高校要把提高教務(wù)管理人員的整體素質(zhì)作為首要的工作，比如通過各種各樣豐富多彩的形式，加強(qiáng)管理人員和教師的技能培訓(xùn)，使之適應(yīng)信息化建設(shè)，提高教務(wù)管理人員的現(xiàn)代管理水平，增強(qiáng)管理人員的工作能力，使其能自如地應(yīng)用信息技術(shù)處理繁雜的教務(wù)工作并及時反饋信息化建設(shè)中的問題，將科學(xué)的管理方法和信息化管理技術(shù)有機(jī)結(jié)合，不斷提高工作效率，從而推進(jìn)教務(wù)管理信息化的健康發(fā)展。

隨著高等教育辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在高校教務(wù)管理中實(shí)現(xiàn)信息化管理具有極其重要的意義。只有全面建設(shè)教務(wù)管理信息化系統(tǒng)，采用現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對日趨繁雜的教務(wù)工作進(jìn)行管理，才能使高校教務(wù)工作實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化、規(guī)范化。

［1］ 陳衛(wèi)民，張留柱.高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的研究與思考［J］.北京電力高等專科學(xué)校學(xué)報，2009，（10）：71 72.

［2］ 陳一文.高校教務(wù)管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策思考［J］.當(dāng)代教育論壇（管理研究），2009，（1）：97 99.

［3］ 夏莉.高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的理性思考［J］.湘潭師范學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版），2008，（1）：178 179.

［4］ 廖妍.淺析高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的意義與實(shí)踐［J］.吉林教育，2009，（11）：1112.