新聞單位新聞?wù)掌瑱n案管理之淺見(jiàn)

□ 胡小燕

（慈溪日?qǐng)?bào)社，浙江 慈溪315300）

新聞的本源是事實(shí)，今天的新聞是明天的歷史。新聞?wù)掌瑱n案以其特殊的載體形式，直觀形象地反映出政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)環(huán)境發(fā)展的歷史，重大事件發(fā)生以及重要人物重大活動(dòng)等，它是不可再生的檔案財(cái)富。因此，如何加強(qiáng)縣（市）級(jí)報(bào)社新聞?wù)掌瑱n案收集、整理與利用，使其更好地發(fā)揮作用，是值得我們?nèi)ド罹康膯?wèn)題。

落實(shí)工作責(zé)任 建立收集體系

做好新聞?wù)掌瑱n案工作，收集是基礎(chǔ)。首先要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、落實(shí)責(zé)任，把這項(xiàng)工作與報(bào)社新聞報(bào)道工作一起部署，一起落實(shí)，適時(shí)召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議，加強(qiáng)對(duì)本單位新聞從業(yè)人員的檔案法律、法規(guī)宣傳。提高新聞?wù)掌瑱n案收集的思想認(rèn)識(shí)，使他們充分認(rèn)識(shí)到新聞?wù)掌瑱n案是新聞單位重要的檔案來(lái)源，是國(guó)家和社會(huì)的寶貴財(cái)富，對(duì)以后的新聞報(bào)道、工作查考、歷史憑證等方面有著不可估量的價(jià)值。其次，健全網(wǎng)絡(luò)、建立制度。建立一個(gè)總編輯領(lǐng)導(dǎo)，總編辦負(fù)責(zé)，各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人和專(zhuān)（兼）職檔案員為成員的檔案三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)，并建立收集制度，對(duì)報(bào)社各部門(mén)、各攝影記者拍攝的新聞?wù)掌M(jìn)行收集、匯總。再次，是對(duì)照片檔案上交情況與新聞?dòng)浾叩哪繕?biāo)責(zé)任制考核掛鉤?？己瞬块T(mén)對(duì)攝影記者進(jìn)行月度考核時(shí)，對(duì)攝影記者上交的月度考核表（一月見(jiàn)報(bào)圖片統(tǒng)計(jì)表），先由新聞?wù)掌瑱n案管理員對(duì)攝影記者見(jiàn)報(bào)的新聞?wù)掌瑪?shù)量與上交到綜合檔案室的照片數(shù)量、歸檔情況進(jìn)行對(duì)照審核，把新聞?wù)掌瑱n案的收集歸檔情況與攝影記者的目標(biāo)責(zé)任制、經(jīng)濟(jì)考核結(jié)合起來(lái)，把新聞?wù)掌瑱n案的收集歸檔工作落到實(shí)處。

明確歸檔范圍 做好收集整理

一是我們報(bào)社參照國(guó)家檔案局《照片檔案管理規(guī)范》的要求，結(jié)合中共中央宣傳部、國(guó)家檔案局《新聞單位宣傳報(bào)道暫行辦法》，制定出單位新聞?wù)掌瑱n案的歸檔范圍。凡是本單位記者拍攝的市級(jí)以上主要領(lǐng)導(dǎo)及先進(jìn)模范人物重要活動(dòng)的照片；重要外賓、國(guó)內(nèi)知名學(xué)者專(zhuān)家、港澳臺(tái)同胞中的知名人士在本市重要活動(dòng)的照片；反映本市重大活動(dòng)、重大事件的照片；名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗的照片等都應(yīng)在歸檔范圍。

二是新聞?wù)掌瑱n案員在新聞?wù)掌瑱n案收集過(guò)程中變被動(dòng)為主動(dòng)。利用網(wǎng)絡(luò)，主動(dòng)介入單位攝影人員和通訊員新聞?wù)掌蟼髌脚_(tái)，從中捕捉照片信息；從報(bào)道計(jì)劃中提前了解將產(chǎn)生的新聞?wù)掌?；從?bào)道內(nèi)容中確定照片檔案收集目標(biāo)和要求。

傳統(tǒng)的做法，檔案員只把在報(bào)紙上發(fā)表的圖片按歸檔范圍收集存檔，這樣就會(huì)導(dǎo)致部分未見(jiàn)報(bào)但又有保存價(jià)值的照片白白流失。如果上傳的新聞?wù)掌瑢?duì)照新聞報(bào)道紀(jì)律不宜公開(kāi)報(bào)道，新聞?wù)掌瑱n案員則可在上傳平臺(tái)里發(fā)現(xiàn)后將該組照片作為歷史記錄照片存檔。

新聞圖片檔案員從新聞報(bào)道計(jì)劃中了解新聞動(dòng)態(tài)，確保檔案內(nèi)容完整。例如，新聞?wù)掌瑱n案員從報(bào)道計(jì)劃中獲悉本市將對(duì)三北大街拓寬改造工程進(jìn)行宣傳的消息后，就會(huì)從新聞檔案員的角度與攝影記者溝通，建議攝影記者，對(duì)改造前的三北大街進(jìn)行記錄性拍攝保存，再將工程竣工后的報(bào)道照片結(jié)合起來(lái)歸檔，使新聞?wù)掌瑱n案反映的歷史內(nèi)容系統(tǒng)化。

從報(bào)道內(nèi)容中確定歸檔數(shù)量。一件重大活動(dòng)的報(bào)道，編輯基本操作方法，一篇報(bào)道配一張照片。例如2011年10月29日《慈溪日?qǐng)?bào)》第一版題為《首屆中國(guó)（慈溪）上林湖越窯青瓷文化節(jié)盛大開(kāi)幕》的報(bào)道中，編輯只配發(fā)一張《越·瓷風(fēng)》專(zhuān)場(chǎng)演出的照片，新聞?wù)掌瑱n案員根據(jù)文字報(bào)道內(nèi)容收集了著名學(xué)者余秋雨為開(kāi)幕式揭幕，文化部、浙江省文化廳等上級(jí)各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)在這次活動(dòng)中的珍貴照片共計(jì)7張。

三是縣（市）級(jí)報(bào)社檔案員對(duì)新聞?wù)掌瑱n案歸檔、整理方法嚴(yán)格按國(guó)家檔案局《照片檔案管理規(guī)范》執(zhí)行。相紙照片進(jìn)行掃描，形成一定格式的圖像文件，數(shù)碼照片在歸檔時(shí)應(yīng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為JPEG格式。將數(shù)碼照片按檔案局統(tǒng)一制定的照片檔案規(guī)格尺寸印出相紙照片，沖印出的相紙照片插入檔案相冊(cè)中，單張新聞?wù)掌淖终f(shuō)明要注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、拍攝者，其中主要人物要注明所處的位置。成組的照片要增加總說(shuō)明和該組照片所包含張數(shù)等內(nèi)容，見(jiàn)報(bào)的照片同時(shí)要注明刊載刊物名稱(chēng)、時(shí)間、版次①。案卷目錄歸檔方法：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)（冊(cè)號(hào)）-年代，卷內(nèi)目錄歸檔方法：本卷內(nèi)紙質(zhì)照片流水號(hào)/全宗號(hào)-數(shù)碼照片大流水號(hào)。再把每張數(shù)碼照片進(jìn)行編碼，方法：全宗號(hào)-數(shù)碼照片大流水號(hào)，以卷（冊(cè)）為單位制成文件夾，一份存電腦硬盤(pán)，一份刻錄到不可擦寫(xiě)的光盤(pán)上，光盤(pán)上用記號(hào)筆注明全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-該盤(pán)內(nèi)數(shù)碼照片的大流水起止號(hào)及數(shù)碼照片形成年代，使電腦硬盤(pán)、刻錄盤(pán)中數(shù)碼照片和沖印出的相紙照片一一對(duì)應(yīng)。為了便檢索，將新聞?wù)掌瑱n案卷內(nèi)目錄和案卷目錄全部按規(guī)范錄入市檔案局開(kāi)發(fā)的規(guī)范化檔案電子管理系統(tǒng)。現(xiàn)代化的管理大大簡(jiǎn)化了工作程序，提高了工作效率，保護(hù)了照片檔案的安全和完整②。

積極做好新聞?wù)掌瑱n案的開(kāi)發(fā)利用

新聞?wù)掌瑱n案的保存價(jià)值在于利用，只有積極開(kāi)發(fā)新聞?wù)掌瑱n案的利用，才能充分體現(xiàn)照片檔案的珍貴和檔案本身所具有的歷史價(jià)值?？h（市）級(jí)報(bào)社檔案室的新聞?wù)掌谏鐣?huì)發(fā)展的進(jìn)程中，要不斷宣傳介紹本單位新聞?wù)掌瑱n案信息，將豐富的新聞?wù)掌瑱n案在藏品和展品的角色中不斷轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)資源共享。例如，慈溪市郵政局出版的《改革開(kāi)放30年，撤縣設(shè)市20年》紀(jì)念郵冊(cè)和慈溪市檔案局成功舉辦的《慶祝建國(guó)60周年》大型圖片展中近三分之二圖片由本報(bào)檔案室提供，我們還為慈溪市城市展覽館提供大量照片，成為《城市展覽館》的主要照片來(lái)源，報(bào)社檔案員還被吸收為城市展覽館籌建組人員。一個(gè)單位的新聞?wù)掌瑱n案管理是否規(guī)范，檢索是否科學(xué)往往也在利用中得到體現(xiàn)。為了紀(jì)念報(bào)社復(fù)刊20周年，我們報(bào)社新聞?wù)掌瑱n案員作為編委會(huì)成員之一，利用近二個(gè)月的時(shí)間就編輯出版了一本《影記二十年》畫(huà)冊(cè)，畫(huà)冊(cè)內(nèi)容由報(bào)社綜合檔案室提供，畫(huà)冊(cè)充分展示了魅力慈溪、活力慈溪和文明慈溪。總而言之，縣（市）級(jí)報(bào)社要努力做好新聞?wù)掌瑱n案的收集、整理與利用工作，為人民群眾需要和社會(huì)進(jìn)步服務(wù)，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)新聞?wù)掌瑱n案的自身價(jià)值。

注釋?zhuān)?/p>

①尹買(mǎi)娣.數(shù)碼照片的檔案管理[J].檔案管理，2003（1）：37.

②許力紅.談?wù)掌瑱n案信息化[J].中國(guó)檔案，2012（3）:59-60.