試論公立醫(yī)院“三重一大”事項檔案的管理策略

文·王莉

按照《國務(wù)院辦公廳關(guān)于全面推開縣級公立醫(yī)院綜合改革的實施意見》的要求，在“健全縣級公立醫(yī)院內(nèi)部管理制度”方面，要完善醫(yī)院內(nèi)部決策和制約機制，實行重大決策、重要干部任免、重要項目實施、大額資金使用集體討論并按規(guī)定程序執(zhí)行。這個制度稱為“三重一大”制度。醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)近年來涉及藥品、耗材回扣的腐敗事件時有發(fā)生，影響了醫(yī)院在人們心中的形象。探究這些情況的根源，均能在原始檔案中找到蛛絲馬跡，比如偽造會議記錄、文件合同等。針對這一現(xiàn)象，國家加大了監(jiān)管和監(jiān)督的力度。根據(jù)國家衛(wèi)健委發(fā)布的文件要求，截至2022年6月底，我國將對全國二級以上公立醫(yī)院開展巡查。在此背景下，醫(yī)院加強“三重一大”事項檔案管理，就被提到了醫(yī)院檔案工作的重要日程中，成為下一步醫(yī)院檔案工作的主攻方向。

一、“三重一大”事項檔案管理的問題

（一）檔案形成不規(guī)范，管理不嚴(yán)格

由于醫(yī)院的行業(yè)特殊性，業(yè)務(wù)工作與日常工作無法嚴(yán)格區(qū)分對待，致使醫(yī)院在“三重一大”事項的決策方面，不能嚴(yán)格按照黨委、院委決策范圍逐項落實，也造成記錄這些過程的檔案資料不完整、不系統(tǒng)，所以在各級各部門的巡視巡察和審計中，檔案資料會因不全而起不到可追溯性的佐證作用。同時，由于部分醫(yī)療機構(gòu)對檔案收集、存儲和管理等環(huán)節(jié)的認(rèn)識不到位，導(dǎo)致醫(yī)院檔案的收集與報備流程不規(guī)范，比如收集不夠齊全、整理不夠科學(xué)、歸檔不夠及時，借閱歸還比較隨意等。隨著監(jiān)督渠道越來越多，若涉及到重大決策、重要干部任免、重要項目實施、大額資金使用這種“三重一大”事項被投訴或檢舉，上級部門調(diào)閱相關(guān)檔案資料或取證時，經(jīng)常會因找不到原始檔案或提供資料不完整，造成涉及到的事項不能及時給予準(zhǔn)確的定性。

（二）“三重一大”事項檔案意識不到位

醫(yī)院的檔案大致包括業(yè)務(wù)檔案及管理檔案兩類。業(yè)務(wù)檔案主要是病歷資料。目前二級以上公立醫(yī)院越來越重視病歷的書寫及歸檔，病案室、質(zhì)檢科等重要部門也加強了人才隊伍的合理配置，所以醫(yī)院業(yè)務(wù)檔案的管理已基本趨于規(guī)范化。管理檔案涵蓋了行政、后勤及職能部門的日常管理及監(jiān)管資料，需要報備的“三重一大”事項多由這些部門直接負(fù)責(zé)。由于這些部門負(fù)責(zé)檔案收集及上報的人員基本都是兼職，對檔案的作用和重要性認(rèn)識不到位，檔案管理機制中又缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)獎懲措施，導(dǎo)致管理類檔案管理不到位，最終影響到檔案作用的發(fā)揮。

（三）“三重一大”事項檔案管理制度不健全

目前部分二級以上的公立醫(yī)院已經(jīng)設(shè)置了檔案室，配備了從事檔案管理工作的專職人員，也制定了相應(yīng)的管理制度，但有些制度只是借鑒了通用模板，沒有結(jié)合本單位的工作實際擬定相應(yīng)的規(guī)章制度。特別是“三重一大”事項檔案，缺少針對于本醫(yī)院實際情況的管理制度，工作中無章可循，只能摸索。同時，制度的缺失，也導(dǎo)致檔案管理人員在工作中，缺乏政治敏銳度和工作責(zé)任心，對上報的檔案資料不能嚴(yán)格把關(guān)和審核，使歸檔資料質(zhì)量不高，作用不大。

二、創(chuàng)新“三重一大”事項檔案管理模式的對策

（一）加強醫(yī)院“三重一大”事項檔案報備管理

一是由于醫(yī)院在“三重一大”事項上涉及科室多，檔案形成復(fù)雜，加上業(yè)務(wù)科室人員對檔案不夠重視，易出現(xiàn)報備工作不規(guī)范、各項運行機制不暢通的情況。為解決這一難題，需要公立醫(yī)院在“三重一大”事項檔案上報制度上積極尋求突破，成立專職的檔案報備領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，由分管檔案工作的班子成員任組長，重要科室、關(guān)鍵崗位的主要責(zé)任人為成員，同時下設(shè)辦公室，由負(fù)責(zé)檔案管理的專職人員全面負(fù)責(zé)“三重一大”事項檔案的收集整理，確保檔案的齊全完整。

二是建立健全檔案工作機制。要明確領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)及辦公室人員具體的崗位職責(zé)，定崗定位，各負(fù)其責(zé)。要明確“三重一大”事項檔案報備的范圍、內(nèi)容及時限，確保檔案收集完整、內(nèi)容規(guī)范，歸檔及時。要定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，使“三重一大”事項檔案的收集整理符合報備要求。從而達(dá)到檔案制度得以創(chuàng)新完善、報備事項得以完整規(guī)范的目的，真正讓檔案管理工作在公立醫(yī)院的規(guī)范運行中，發(fā)揮出積極的作用。

（二）強化“三重一大”事項檔案的監(jiān)管措施

一要對醫(yī)院“三重一大”事項進(jìn)行有效監(jiān)管，充分發(fā)揮派駐機構(gòu)的監(jiān)督作用。各醫(yī)療機構(gòu)的“三重一大”事項均要實行月報備制度，將原始檔案的存貯方式由之前的單位單一掌握變?yōu)榕c上級紀(jì)檢部門共同監(jiān)管，降低原始檔案被篡改的幾率。

二要定期召開檔案工作調(diào)度會，對近期以來“三重一大”事項檔案管理工作進(jìn)行分析、總結(jié)和督導(dǎo)，針對當(dāng)中的問題認(rèn)真研究，及時擬定整改方案，并由專職檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保問題隨時發(fā)現(xiàn)、隨時整改。

（三）規(guī)范“三重一大”事項檔案管理制度

要結(jié)合醫(yī)院工作實際，進(jìn)一步完善“三重一大”事項檔案資料的交接、存檔和借閱歸還制度，并細(xì)化各流程環(huán)節(jié)，除填寫日常的檔案管理登記簿之外，要新建報備資料登記簿及借閱制度，由檔案室負(fù)責(zé)人及指定專職工作人員進(jìn)行雙重管理，確保檔案的萬無一失。要加快“三重一大”事項檔案數(shù)字化進(jìn)程，并根據(jù)“三重一大”事項檔案的保密等級，對檔案資料進(jìn)行加密升級管理，確保的檔案安全管理和使用。