淺談經(jīng)濟(jì)科技檔案的管理

尹阿卓

（黑龍江工程學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150000）

經(jīng)濟(jì)科技檔案是直接記敘和反映科技活動(dòng)，并歸檔保存的文化材料，是經(jīng)濟(jì)科技檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。經(jīng)濟(jì)科技檔案實(shí)行科學(xué)管理，就是遵循經(jīng)濟(jì)科技檔案的自然形成規(guī)律和經(jīng)濟(jì)科技指導(dǎo)工作的客觀規(guī)律，保證經(jīng)濟(jì)科技檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，而采取的一切卓有成效的管理辦法。

一、經(jīng)濟(jì)科技檔案科學(xué)管理的主要標(biāo)志

（一）收集要完整、準(zhǔn)確

一切單位保管的經(jīng)濟(jì)科技檔案，能反映出本單位技術(shù)活動(dòng)的基本歷史面貌，經(jīng)濟(jì)科技檔案完整、準(zhǔn)確就能保證本單位生產(chǎn)、建設(shè)和科研等技術(shù)活動(dòng)的正常運(yùn)行。為保證經(jīng)濟(jì)科技檔案的完整、準(zhǔn)確，必須從經(jīng)濟(jì)科技文件材料的形成和積累做起，把需要?dú)w檔的收集齊全，核對(duì)準(zhǔn)確，達(dá)到完整歸檔。

（二）整理要科學(xué)、系統(tǒng)

經(jīng)濟(jì)科技檔案整理的科學(xué)、系統(tǒng)就是指經(jīng)濟(jì)科技檔案的分類系統(tǒng)化，符合檔案學(xué)的基本原理，符合學(xué)科的分類規(guī)律，保持經(jīng)濟(jì)科技檔案的內(nèi)在聯(lián)系，反映本單位工作特點(diǎn)，使經(jīng)濟(jì)科技檔案便于管理，便于利用。

（三）保管要安全、條理

保管安全是指通過科學(xué)的管理，必要的設(shè)施，做好防火、防盜，避免人為的破壞因素。同時(shí)采用檔案科學(xué)保護(hù)技術(shù)，防止自然破壞，最大限度地延長檔案的“壽命”。重點(diǎn)保護(hù)價(jià)值大的重要經(jīng)濟(jì)科技檔案，建立健全檔案保管制度，把安全責(zé)任制落實(shí)到個(gè)人。條理是指經(jīng)濟(jì)科技檔案保管存放有科學(xué)規(guī)律，便于調(diào)卷、回卷、檢查、核對(duì)，并要保持檔案、檔案庫房、檔案設(shè)備的整潔、美觀，以及保持二個(gè)優(yōu)美的環(huán)境和良好的秩序。

（四）統(tǒng)計(jì)要簡便、準(zhǔn)確

對(duì)檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)（歸檔數(shù)、移出數(shù)、銷毀數(shù)、實(shí)存數(shù)等）和保管期、密級(jí)的統(tǒng)計(jì)應(yīng)簡便、迅速，對(duì)檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)（利用效果、查閱量、采用率、借用人次等）應(yīng)全面、及時(shí)，并根據(jù)不同利用者的要求，提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，并對(duì)統(tǒng)計(jì)的數(shù)字與成果進(jìn)行分析研究，從中找出規(guī)律，不斷改進(jìn)和提高統(tǒng)計(jì)工作的質(zhì)量。為保證統(tǒng)計(jì)精確性，需建立統(tǒng)計(jì)制度，編制必要的、切實(shí)可行的檢索工具，包括登記簿、統(tǒng)計(jì)簿、登記表、記錄簿和利用效果登記簿等。

（五）鑒定要制度化、標(biāo)準(zhǔn)化

制度化就是要配備專人，定期進(jìn)行檔案的鑒定工作，對(duì)失效檔案文件必須嚴(yán)格履行銷毀審批制度；標(biāo)準(zhǔn)化就是必須根據(jù)國家制定的經(jīng)濟(jì)科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，鑒別經(jīng)濟(jì)科技檔案的保存價(jià)值，把有效檔案和無效檔案分開。

（六）服務(wù)要迅速、有效

利用者查閱經(jīng)濟(jì)科技檔案時(shí)，無論從什么角度查找（按項(xiàng)目、專業(yè)、階段等），都能迅速而準(zhǔn)確地查到其所需的經(jīng)濟(jì)科技檔案。

（七）設(shè)備要先進(jìn)、配置合理

“廣、快、精、準(zhǔn)”是信息化社會(huì)人們對(duì)經(jīng)濟(jì)科技檔案信息需求的特點(diǎn)，為了滿足這一要求，在很大程度上還必須借助于先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和手段，即運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)科技檔案的現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息保存無紙化、檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和檔案檢索的自動(dòng)化。

二、經(jīng)濟(jì)科技檔案科學(xué)管理的主要措施

（一）必須有一支過硬的科技檔案干部隊(duì)伍，這是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)科技檔案科學(xué)管理的主導(dǎo)因素

科學(xué)管理十分強(qiáng)調(diào)人的作用，所以，經(jīng)濟(jì)科技檔案的科學(xué)管理，必須有一定數(shù)量懂科學(xué)技術(shù)的科技人才，必須努力學(xué)習(xí)和研究檔案管理知識(shí)，以檔案學(xué)理論為指導(dǎo)，結(jié)合本單位工作性質(zhì)和專業(yè)特點(diǎn)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高自身的素質(zhì)和檔案專業(yè)技術(shù)水平。要培養(yǎng)經(jīng)濟(jì)科技檔案專業(yè)隊(duì)伍的應(yīng)變能力，以適應(yīng)錯(cuò)綜復(fù)雜的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境對(duì)經(jīng)濟(jì)科技檔案工作的影響。另外，還要?jiǎng)?chuàng)造條件提高經(jīng)濟(jì)科技檔案工作人員的待遇和地位，調(diào)動(dòng)他們的積極性和主動(dòng)性，保證經(jīng)濟(jì)科技檔案干部隊(duì)伍充滿活力，從而最大限度地發(fā)揮科技檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（二）建立健全經(jīng)濟(jì)科技檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)科技檔案科學(xué)管理的重要保證

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，只有健全的規(guī)章制度，才能使經(jīng)濟(jì)科技檔案工作有章可循，才能保障經(jīng)濟(jì)科技檔案的管理工作按照統(tǒng)一的規(guī)范協(xié)調(diào)一致的發(fā)展。建立健全一套合理的經(jīng)濟(jì)科技檔案工作規(guī)章制度，是一項(xiàng)原則性、科學(xué)性、系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，它也是經(jīng)濟(jì)科技檔案科學(xué)管理工作中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。其內(nèi)容應(yīng)包括收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、利用等，其中收集、整理和利用應(yīng)視為是經(jīng)濟(jì)科技檔案管理制度的重點(diǎn)。在執(zhí)行制度過程中，還應(yīng)注意積累經(jīng)驗(yàn)，以便修改、完善，保證科技檔案工作朝著良性的方向發(fā)展。

（三）充分發(fā)動(dòng)和依靠廣大科技人員是經(jīng)濟(jì)科技檔案實(shí)施科學(xué)管理工作的基礎(chǔ)

科技人員，既是經(jīng)濟(jì)科技檔案的主要形成者，又是經(jīng)濟(jì)科技檔案的主要利用者。經(jīng)濟(jì)科技檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，經(jīng)濟(jì)科技檔案能否由潛在的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，同科技人員的關(guān)系極為密切。為此，經(jīng)濟(jì)科技檔案工作人員必須加強(qiáng)與廣大科技人員的聯(lián)系，爭取他們的支持與協(xié)助。