企業(yè)檔案工作與信息化建設(shè)

譚素新

（黑龍江省前進(jìn)農(nóng)場(chǎng)辦公室 黑龍江 富錦 156331）

企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，是新形勢(shì)下檔案工作者必須面對(duì)和研究的課題。檔案工作部門只有提高其自身的管理水平，工作方式從手工方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，才能為企業(yè)提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。特別是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展的今天，為企業(yè)檔案信息資源的科學(xué)保管和開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造提供了機(jī)遇。當(dāng)前，通過(guò)開(kāi)發(fā)信息資源，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的信息化，提高企業(yè)檔案工作現(xiàn)代化管理，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)科學(xué)管理和改革發(fā)展，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力具有重要意義。

一、企業(yè)檔案管理者要具備信息化建設(shè)理念

企業(yè)檔案管理水平低，信息資料少，開(kāi)發(fā)利用不好，主要原因是企業(yè)的管理者不了解檔案的信息化建設(shè)，平時(shí)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理和各種活動(dòng)記錄不及時(shí)，對(duì)檔案工作不夠重視，對(duì)檔案管理工作的地位和作用認(rèn)識(shí)不清，檔案意識(shí)淡薄。這種狀況直接影響檔案的管理人員，需要原有的檔案管理模式到檔案信息化管理進(jìn)行一場(chǎng)革命，實(shí)際上是以轉(zhuǎn)變觀念為前提，只有以信息觀念去看待檔案及檔案工作本身，建立檔案信息管理理念，才能進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。很多企業(yè)的檔案管理者還習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工檔案管理模式和方法。有的企業(yè)即使搞了信息化，也沒(méi)有什么實(shí)際改變，或者成為一種擺設(shè)，趕時(shí)髦。真正方便、快捷的計(jì)算機(jī)檢索體系沒(méi)有完全建立起來(lái)，致使檔案數(shù)據(jù)缺乏完整性和準(zhǔn)確性。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是檔案資源信息化，要打牢檔案信息化的基礎(chǔ)，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源最大限度的利用和共享。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，企業(yè)檔案管理者要以開(kāi)放式的現(xiàn)代管理理念，建立健全一套檔案信息化管理體系，真正推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

二、努力提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)科技水平

企業(yè)檔案管理多年來(lái)是手工操作整理、檢索單一、利用率不高的落后局面。在科技高速發(fā)展的今天，這種狀況已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求，不能滿足企業(yè)管理者多角度查閱檔案、獲取檔案的需要。要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的信息化，必須借助科技力量整合現(xiàn)有的企業(yè)檔案信息資源，開(kāi)發(fā)和建設(shè)檔案信息工程的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。要進(jìn)行必要的投資，發(fā)展計(jì)算機(jī)信息處理、光電閱讀、網(wǎng)絡(luò)連接、數(shù)字檔案館技術(shù)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，充分發(fā)揮硬件功能及信息系統(tǒng)的綜合能力，使企業(yè)各部門可以依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)歸檔檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。在企業(yè)信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)采用多種信息處理技術(shù)和產(chǎn)品，以保證信息資源建設(shè)和利用的可靠性。另一方面，企業(yè)檔案信息資源的保存利用是長(zhǎng)期的，這樣就要求資源建設(shè)的過(guò)程采用的技術(shù)必須是通用的、標(biāo)準(zhǔn)的，非通用的、非標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)會(huì)導(dǎo)致資源共享困難，甚至在將來(lái)無(wú)法利用，造成極大的人力、物力和資源的浪費(fèi)。

三、實(shí)施企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化管理

全面思考企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作，實(shí)際是一個(gè)龐雜的體系，涉及方方面面。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，檔案信息化的規(guī)范管理，科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的體系，是企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作快速、持續(xù)、有效、健康發(fā)展的重要保障。檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)主要包括管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三方面的內(nèi)容，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立，各項(xiàng)規(guī)章制度要健全。加快推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)步伐，把企業(yè)檔案管理信息化工作落到實(shí)處，就必須抓好企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。所以，建立健全企業(yè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，是信息化工作科學(xué)、有效開(kāi)展的重要保障。

四、不斷豐富企業(yè)檔案信息資源庫(kù)

信息資源，是企業(yè)檔案工作的資本，否則，就是“無(wú)源之水，無(wú)本之木”。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，歸根結(jié)底是企業(yè)檔案信息資源的數(shù)據(jù)建設(shè)，只有建立資源配置合理、特色突出、利用方便的企業(yè)檔案信息資源庫(kù)，才能有效地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)。為此，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源庫(kù)的建沒(méi)，加強(qiáng)平時(shí)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理和各種活動(dòng)記錄，高度重視檔案目錄資源庫(kù)和文本資源庫(kù)的建設(shè)，利用存儲(chǔ)軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)管理企業(yè)檔案的原始數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，將企業(yè)檔案信息全部以數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，完成現(xiàn)有的企業(yè)檔案館藏內(nèi)容信息向數(shù)字化信息轉(zhuǎn)化。要通過(guò)企業(yè)檔案管理的信息化，使企業(yè)管理人員在自己辦公室的計(jì)算機(jī)上，就能夠查找自已所需要的檔案資料。應(yīng)該說(shuō)，企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)發(fā)展的客觀需求和實(shí)際情況，全面規(guī)劃，科學(xué)安排，有序推進(jìn)。