論新形勢(shì)下高校檔案館的服務(wù)功能

唐書怡 秦 蓉

（樂(lè)山師范學(xué)院檔案館 四川 樂(lè)山 614000）

隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，高校作為信息時(shí)代的前沿陣地，不斷感受著信息時(shí)代帶來(lái)的洶涌浪潮，同時(shí)也引領(lǐng)著這個(gè)時(shí)代的發(fā)展方向。高校檔案館作為高校中的一個(gè)重要職能部門，專門負(fù)責(zé)各種各樣信息的收集，是信息的集散地與加工地，在這樣一種信息時(shí)代面前，高校檔案館的職能、定位也將發(fā)生變化，高校檔案館要想尋求自身的深入、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，必須關(guān)注這個(gè)時(shí)代的發(fā)展變化，緊跟時(shí)代節(jié)奏，拓展自己的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)范圍，以自身的優(yōu)質(zhì)服務(wù)為高校、為社會(huì)做出貢獻(xiàn)。

一、檔案館的服務(wù)功能體現(xiàn)

1、提供信息咨詢

高校檔案是高校在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表等不同載體的歷史記錄，涵蓋了學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的主要的、關(guān)鍵的信息。[1]提供信息咨詢是檔案館的基本職能之一，也是最能體現(xiàn)檔案館服務(wù)功能的基礎(chǔ)。學(xué)校檔案工作人員利用館藏檔案，針對(duì)師生提出的某一方面的特定要求，查詢有關(guān)文件、數(shù)據(jù)、票據(jù)、音像資料等等，滿足查詢?nèi)藢?duì)某一特定信息的要求。這是檔案館的一項(xiàng)重要工作，也是一項(xiàng)傳統(tǒng)工作，是高校檔案館做好其他服務(wù)工作的基礎(chǔ)。[1]

2、起好參謀作用

高校檔案館作為一個(gè)信息的集散地，可以利用自身優(yōu)勢(shì)編研各種各樣的專題給領(lǐng)導(dǎo)起好參謀作用。開發(fā)各種各樣的信息資源，圍繞學(xué)校發(fā)展中的大事，積極提高參謀服務(wù)水平。由于檔案館所處的特殊位置，檔案館所具有的特殊信息，他所開發(fā)出來(lái)的信息往往都具有較高的參考價(jià)值。

3、發(fā)現(xiàn)重要信息

高校檔案館存有高校發(fā)展過(guò)程中的各種各樣的信息，包括各種文件、學(xué)生的各類信息資料、設(shè)備、國(guó)資、基建、財(cái)務(wù)上的各種信息。平時(shí)不利用的時(shí)候他們都是靜靜的躺在那里。但是只要我們有心、有意識(shí)的去開發(fā)這些資源，往往會(huì)有一些意想不到的收獲。例如高校的檔案館可能會(huì)存有一個(gè)城市幾十年的發(fā)展變遷，檔案館會(huì)有校友成名之前的各種學(xué)習(xí)記錄，檔案館可能還會(huì)有一些古董級(jí)的珍藏材料，這些都是高校檔案館的重要財(cái)富。

4、憑證作用

檔案是在工作中形成的真實(shí)的、有價(jià)值的材料，檔案是確鑿的原始材料和歷史證明，是歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄。正因?yàn)樗倪@一屬性，使得檔案具有研究、解決實(shí)際問(wèn)題的一個(gè)歷史憑證作用。而且檔案的憑證作用是一個(gè)長(zhǎng)期存在的過(guò)程，有些檔案可能當(dāng)前有用，有些檔案可能暫時(shí)還沒有發(fā)揮作用，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和人們認(rèn)識(shí)水平的提高，很多檔案的歷史作用都會(huì)被發(fā)掘出來(lái)，成為解決我們高校實(shí)際工作中的有力武器。

二、高校檔案館的服務(wù)功能實(shí)現(xiàn)

1、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

高校檔案館要做好服務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)服務(wù)功能，必然增強(qiáng)檔案館工作人員的服務(wù)意識(shí)。檔案館本來(lái)就是高校中的一個(gè)服務(wù)部門，為全校師生員工提供檔案查詢服務(wù)，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展服務(wù)。作為檔案工作人員要擺正自己的位置，端正思想，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，認(rèn)識(shí)到服務(wù)才是檔案工作的根本所在，盡心盡力為前來(lái)查詢的師生提供好服務(wù)。

2、強(qiáng)化精品意識(shí)

做好檔案編研工作，以呈現(xiàn)精品工作的意識(shí)，提升我們的檔案編研水平。高校作為科研工作的前沿陣地，不僅是對(duì)教師有較高的科研要求，檔案館工作人員也應(yīng)該以此來(lái)要求自己做好檔案的編研工作，深層次的開發(fā)各種信息資源，實(shí)現(xiàn)社會(huì)信息資源的共享。高校檔案編研要想出精品，一切都要圍繞提升學(xué)校發(fā)展層次來(lái)進(jìn)行，充分發(fā)揮檔案編研材料在知識(shí)傳播、社會(huì)教育、學(xué)術(shù)研究、提供參謀等方面的作用，使之廣泛應(yīng)用于社會(huì)，為大家的學(xué)習(xí)、工作、娛樂(lè)提供好服務(wù)。以一件又一件的精品工程服務(wù)于當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)社會(huì)，取得經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的雙豐收。

3、強(qiáng)化品牌意識(shí)

當(dāng)前國(guó)家提出深入實(shí)施文化強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略，推動(dòng)文化大發(fā)展大繁榮，這是高校檔案館大力發(fā)展的好機(jī)會(huì)。高校檔案館應(yīng)努力成為學(xué)生的實(shí)踐課堂或教育基地，利用豐富的館藏資源建設(shè)成為愛國(guó)主義教育基地，舉辦人民群眾特別是青少年樂(lè)于參與的各種主題活動(dòng)或講座；舉辦檔案展覽，編輯檔案文化出版物，拍攝檔案專題片等等大力宣傳檔案文化，構(gòu)建檔案文化建設(shè)新體系。采取多種服務(wù)形式，積極整合檔案信息資源，多渠道、多主題地開展檔案宣傳。主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)的要求，從增強(qiáng)檔案文化意識(shí)和制定規(guī)劃入手，運(yùn)用新技術(shù)、新手段，在加強(qiáng)文化檔案管理、挖掘檔案文化資源、建設(shè)特色檔案庫(kù)方面，通過(guò)信息化建設(shè)滿足各層次檔案服務(wù)需求，積極開展檔案數(shù)字化工作，使檔案館在服務(wù)社會(huì)的進(jìn)程中越來(lái)越受到人民群眾的歡迎和認(rèn)可，打造出屬于自身的檔案文化品牌。[2]

4、強(qiáng)化自身價(jià)值

服務(wù)的根本在人，高校檔案館要想實(shí)現(xiàn)服務(wù)功能的拓展、更好的提升服務(wù)水平，人的素質(zhì)必須加強(qiáng)。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)在檔案管理中越來(lái)越多的應(yīng)用，高校檔案工作的任務(wù)、服務(wù)對(duì)象、工作方式都發(fā)生著巨大的變化，這就對(duì)高校檔案工作人員提出了更高的要求，高校檔案工作者必須主動(dòng)適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展、努力學(xué)習(xí)，開拓創(chuàng)新，努力提高自身素質(zhì)。

三、服務(wù)內(nèi)容的拓展

1、舉辦檔案展覽

通過(guò)辦展覽體現(xiàn)檔案的價(jià)值。檔案展覽，是為了配合各項(xiàng)工作的開展，按照一定的專題，系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館（室）內(nèi)所保存檔案的內(nèi)容、成分的一種檔案提供利用方式和檔案宣傳工作方式。[3]這是高校拓展自身服務(wù)功能的一個(gè)很好的舉措。可以圍繞一個(gè)主題或多個(gè)主題開辟長(zhǎng)期展覽，也可圍繞當(dāng)前社會(huì)、學(xué)校熱點(diǎn)工作開辟一些短期展覽，臨時(shí)展覽，還可以通過(guò)固定展覽、網(wǎng)上展覽、巡回展覽等方式進(jìn)行多種方式的檔案宣傳教育。這是高校檔案館改善外部發(fā)展環(huán)境，促進(jìn)自身建設(shè)的有效途徑；也是高校檔案館群求自身業(yè)務(wù)發(fā)展，更好發(fā)揮社會(huì)教育的重要方式之一。

2、增強(qiáng)檔案意識(shí)

檔案意識(shí)不僅是檔案學(xué)科的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，也是影響著我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，關(guān)乎整個(gè)社會(huì)全面進(jìn)步的重要因素。作為高校檔案館拓展服務(wù)內(nèi)容之一，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)是高校檔案館義不容辭的責(zé)任。在現(xiàn)實(shí)生活中，很多人從來(lái)就沒有接觸過(guò)檔案，不知道有檔案刊物，對(duì)檔案開放有誤解。在我國(guó)，大多數(shù)公民，包括不少干部和檔案工作人員，既沒有樹立為國(guó)家和社會(huì)積累、保護(hù)檔案的強(qiáng)烈意識(shí)，有意無(wú)意的損毀應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案材料，或?qū)?guó)家集體的檔案據(jù)為己有；同時(shí)檔案資源的到開發(fā)利用的很少，在開發(fā)利用中，方式粗放，效益低下；有些單位機(jī)關(guān)，長(zhǎng)期不重視檔案工作，只是在碰了釘子，甚至在發(fā)生重大事故之后，才想到“亡羊補(bǔ)牢”，把檔案工作提到議事日程上來(lái)。因此面對(duì)這樣情況，我們高校檔案工作者有宣傳檔案、讓社會(huì)大眾了解檔案的義務(wù)，不僅是對(duì)國(guó)家、對(duì)社會(huì)，對(duì)每個(gè)人也將是大有裨益的事情。

3、為社會(huì)服務(wù)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，以及大家檔案意識(shí)的不斷增強(qiáng)，各類經(jīng)濟(jì)、社會(huì)組織以及公民個(gè)人都有檔案服務(wù)的需求。高校檔案館就是要抓住這樣的機(jī)遇為師生員工服務(wù)，為社區(qū)、為社會(huì)上需要查詢相關(guān)檔案的人員服務(wù)。例如學(xué)校周邊的工程建設(shè)可能會(huì)涉及到學(xué)校的檔案資料，還有大量的學(xué)籍、學(xué)歷認(rèn)證，這些都是為校外人員提供服務(wù)的。高校檔案館要想拓展服務(wù)內(nèi)容，除了校內(nèi)資源，還應(yīng)該大量借助社區(qū)、社會(huì)力量。

4、提供文化功能

檔案文化所涵蓋的內(nèi)容是十分廣泛的，有關(guān)人生、家世、家庭、家族的檔案，個(gè)人學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷以及個(gè)人財(cái)富，有關(guān)城市歷史記憶、地方歷史風(fēng)貌、社會(huì)重大事件方面的檔案，都是非常有利用價(jià)值的信息資源。檔案工作記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民，連接過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)，在發(fā)展先進(jìn)生產(chǎn)力、建設(shè)先進(jìn)文化、維護(hù)廣大人民群眾合法權(quán)益方面發(fā)揮著基礎(chǔ)性的作用，是黨和國(guó)家各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)不可缺少的組成部分。[4]高校檔案館應(yīng)該抓住這樣的機(jī)遇，大力發(fā)展檔案文化，即是為高校事業(yè)做一份貢獻(xiàn)，也是自身進(jìn)一步發(fā)展的契機(jī)。

[1]李光銑，等.試論高校檔案在高校評(píng)估中的作用.贛南師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2001（2）.

[2]來(lái)源互聯(lián)網(wǎng)山西省檔案局（館）加強(qiáng)檔案文化品牌建設(shè)初探，2012年2月14日.

[3]高勇.國(guó)外檔案展覽實(shí)踐及啟示.中國(guó)檔案，2004（5）.

[4]劉維榮檔案網(wǎng)絡(luò)管理在歐美.檔案天地，2003（1）.