人事檔案信息化管理之對(duì)策

焦詠梅

（哈爾濱房產(chǎn)壹貳零維修應(yīng)急中心 黑龍江 哈爾濱 150010）

隨著科技進(jìn)步，信息化已成為新形勢(shì)下人事檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，人事檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化也已勢(shì)在必行。在以知識(shí)和信息為主要特征的信息化時(shí)代，人事檔案作為重要的信息資源，如何適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，早日實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，已成為重要而又緊迫的時(shí)代話題。

人事檔案的信息化就是在人事檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。人事檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是，通過(guò)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)所需的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施和相關(guān)軟件的合理配置，達(dá)到人事檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)人事檔案接收、傳輸、利用一體化，達(dá)到人事檔案資源共享，促進(jìn)人事檔案事業(yè)持續(xù)快速發(fā)展。

一、加快人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是信息化建設(shè)的首要任務(wù)。建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)，保證計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代，全面推進(jìn)辦公自動(dòng)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)，為最終實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的電子政府和人事檔案管理全面徹底的信息化打好基礎(chǔ)。

二、加快人事檔案信息資源建設(shè)

信息資源建設(shè)是信息化建設(shè)的核心。一方面，抓緊人事檔案的鑒定銷毀工作，玉石分開(kāi)，把真正有價(jià)值的人事檔案鑒定出來(lái)，輕裝上陣，加快館藏人事檔案數(shù)字化進(jìn)程。人事檔案信息數(shù)字化是衡量信息化的重要標(biāo)志，是信息化建設(shè)中的一項(xiàng)艱巨而重要的任務(wù)。要積極推進(jìn)重要人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。另一方面，規(guī)范電子檔案歸檔管理，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導(dǎo)，積極探索和研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)問(wèn)題，確保有價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效，加強(qiáng)信息資源的安全保密工作。

三、加快由實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理的步伐

由手工管理轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理，由人工檢索轉(zhuǎn)向網(wǎng)上查詢，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，上級(jí)主管部門要統(tǒng)一推出一個(gè)通用數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，并設(shè)立嚴(yán)格的管理制度，根據(jù)使用權(quán)限分類加密，使一部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)只能在內(nèi)部局域網(wǎng)上發(fā)行，在相關(guān)單位實(shí)現(xiàn)資源共享，以滿足單位和個(gè)人對(duì)人事檔案利用的需要，提高人事檔案查閱的效率。人才市場(chǎng)的建立，社會(huì)各方面對(duì)人事檔案利用的需要越來(lái)越迫切。經(jīng)濟(jì)建設(shè)信息靈敏，瞬息萬(wàn)變，要求人事檔案能迅速準(zhǔn)確地提供服務(wù)，只有應(yīng)用現(xiàn)代管理手段，才能較好地解決繁瑣的手工勞動(dòng)和低效率之間的矛盾。應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理技術(shù)是時(shí)代發(fā)展的必然，也是提高工作效率的最有效方法。人們預(yù)測(cè)，新的世紀(jì)是全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的社會(huì)，是信息化的社會(huì)，是計(jì)算機(jī)進(jìn)行社會(huì)管理、提供社會(huì)服務(wù)的時(shí)代。把計(jì)算機(jī)應(yīng)用到人事檔案管理工作，將使人事檔案管理工作發(fā)生質(zhì)的飛躍，是信息時(shí)代發(fā)展的客觀要求。目前，在人事檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)管理程度不是很高，大多還是手工操作，我們要逐步進(jìn)行一些必要的調(diào)整，使人事檔案的檢索、編目、統(tǒng)計(jì)、借閱、庫(kù)房管理、人事檔案材料的收集、登記等便于計(jì)算機(jī)操作，為下一步應(yīng)用計(jì)算機(jī)編目和開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源打下良好的基礎(chǔ)。

四、加快人事檔案人員信息素質(zhì)的提高

人事檔案人員是從事人事檔案工作的主體，起主導(dǎo)和支配作用，提高檔案人員的思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)技能素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，是提高人事檔案工作水平的基礎(chǔ)。先進(jìn)的管理手段，要有優(yōu)秀的專業(yè)人才。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展并廣泛得到應(yīng)用的今天，人事檔案人員要加強(qiáng)科學(xué)文化知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；要培養(yǎng)勇于改革創(chuàng)新的精神，更新觀念，大膽探索現(xiàn)代人事檔案管理新技術(shù)；要及時(shí)掌握黨和國(guó)家最新的人事政策、人事制度和當(dāng)前人才流動(dòng)規(guī)律；要培養(yǎng)一絲不茍、認(rèn)真細(xì)致的敬業(yè)精神，以適應(yīng)人事檔案管理日益復(fù)雜、逐步現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)。

跨世紀(jì)的事業(yè)需要跨世紀(jì)的人才。專門人才的培養(yǎng)與儲(chǔ)備是事業(yè)發(fā)展、學(xué)術(shù)繁榮的重要基礎(chǔ)和必備條件。首先，科技進(jìn)步日新月異，時(shí)代挑戰(zhàn)迫在眉睫，高素質(zhì)人事檔案人才的培養(yǎng)應(yīng)加快步伐，加大力度，采取行之有效的舉措，快出人才，多出人才。其次，適當(dāng)調(diào)整與改革人才培養(yǎng)的理念與模式。在學(xué)校教育中應(yīng)本著“厚基礎(chǔ)”、“寬口徑”的原則，強(qiáng)調(diào)素質(zhì)教育；而在在職培訓(xùn)中則應(yīng)強(qiáng)調(diào)提高技能、補(bǔ)充知識(shí)、更新知識(shí)的繼續(xù)教育。一句話，強(qiáng)調(diào)能力的培養(yǎng)，即工作的能力，研究的能力，表達(dá)的能力等。

綜上所述，人事檔案部門目前正面臨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、信息社會(huì)、特別是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的大潮與挑戰(zhàn)，以及高新技術(shù)的應(yīng)用與滲透，我國(guó)建立在過(guò)去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)上的和長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)式管理、手工操作和科技含量不高等一系列體制、模式、理論與實(shí)踐方面有許多不相適應(yīng)之處。人事檔案學(xué)研究作為科技知識(shí)的體現(xiàn)，作為活躍的生產(chǎn)力因素，自然應(yīng)勇于承擔(dān)知識(shí)先行的職責(zé)。應(yīng)采取吸收、引進(jìn)、消化、滲透、移植等手段，充實(shí)與強(qiáng)化檔案學(xué)科自身的內(nèi)涵，如合理運(yùn)用科學(xué)學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、成功學(xué)、協(xié)同學(xué)、運(yùn)籌學(xué)以及控制論、系統(tǒng)論等學(xué)科成果，解決檔案學(xué)科的自身建設(shè)，解決檔案學(xué)理論的熱點(diǎn)、難點(diǎn)與焦點(diǎn)等新課題。又如引進(jìn)先進(jìn)的科技理論與手段，解決新型人事檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定與利用等問(wèn)題；解決辦公室自動(dòng)化條件下文書、檔案一體化問(wèn)題；解決電子文件的收集、管理與利用問(wèn)題；解決檔案信息的計(jì)算機(jī)管理、聯(lián)網(wǎng)、進(jìn)入信息高速公路等問(wèn)題；同時(shí)也將解決電子文件條件下的檔案定義、全宗理論、原始憑證、法律憑證諸性質(zhì)等基本理論問(wèn)題。

人才流動(dòng)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)資源優(yōu)化配置的客觀要求。人事檔案管理只有實(shí)行信息化，建立專用人才流動(dòng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，人事檔案專用網(wǎng)絡(luò)，用人單位經(jīng)過(guò)一定手續(xù)就能方便利用所需的引進(jìn)人才的檔案信息，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的目標(biāo)，也使得社會(huì)上那些“假檔案”、“假證書”沒(méi)有市場(chǎng)，這樣才能真正提高人事檔案的利用價(jià)值，適應(yīng)改革開(kāi)放和信息時(shí)代的要求。