淺談基層檔案館信息化建設途徑

李洪濤

（鶴崗市檔案局 黑龍江 鶴崗 154103）

檔案是信息，信息是資源。如何進行檔案信息化建設，優(yōu)化檔案信息資源配置是當前基層檔案館事業(yè)發(fā)展至關重要的問題。在知識經(jīng)濟初見端倪和入世給我國檔案事業(yè)帶來嚴峻挑戰(zhàn)的今天，有必要對基層檔案館信息化建設進行思索，對創(chuàng)新檔案工作機制進行探究，以拓展基層檔案館服務功能，滿足國民經(jīng)濟和社會發(fā)展對檔案信息需求，讓基層檔案館走進專家學者、走進平民百姓。筆者就此談點拙見。

鶴崗市檔案始建于1958年，現(xiàn)館藏檔案122個全宗17萬余卷，資料1.8萬余冊。由于受地理位置限制和多種因素制約，長期以來使館藏檔案信息形成了政治活動檔案資料多，文書檔案資料多，一般檔案資料多；而專門檔案和技術(shù)檔案資料少，特色檔案資料少，其它載體檔案資料少的館藏內(nèi)容結(jié)構(gòu)。這些檔案信息主要是計劃經(jīng)濟時代的產(chǎn)物，滿足著過去以機關工作人員為主的服務對象。隨著改革開放的深入，社會檔案意識逐步增強，檔案信息存儲、加工、管理、利用也改變著傳統(tǒng)方式，人們利用檔案解決自己的工作和生活中的問題己成為一種行為。如今到市基層檔案館利用檔案的人員，不僅僅是機關工作人員，還有企、事業(yè)單位管理者、科研人員、工人、農(nóng)民、普通百姓和學生，利用人員范圍在逐步擴大，是我們始料所不及的。人們懷著各種不同目的，到基層檔案館利用檔案，使得要求查閱的內(nèi)容和范圍日益擴大，由于館藏檔案內(nèi)容貧乏，時效性滯后，利用與需求矛盾日益突出，有的利用者滿懷希望而來，掃興而走。他們要查閱的內(nèi)容基層檔案館一時提供不了的有：隨著企業(yè)改革深化，一些職工到基層檔案館來查如何交納養(yǎng)老保險金等方面的文件；獲得過省市勞模稱號的同志，到基層檔案館查找相關文件看看自己是否享受有關離退休費待遇；科技人員要查閱有關科技檔案，解決技術(shù)問題；有關人員和大中學生撰寫理論文章和論文時，到基層檔案館查找相關資料等等。這些問題的存在和利用者的需求給入世后的基層檔案館藏信息開展利用工作帶來嚴峻挑戰(zhàn)，事關檔案館的生存與發(fā)展。對此我們要有清醒認識、理性思考和切實的應對措施——這就是要加強基層檔案館的信息化建設。

一、加強基層檔案館信息化建設必須更新觀念

信息化建設是當今社會發(fā)展的大趨勢，檔案是信息資源的一種，也是社會信息的一部分。檔案機構(gòu)在國家信息化建設中擔當著重要角色。為滿足社會對檔案信息的廣泛需求，必須大力開發(fā)檔案信息資源，進行基層檔案館信息化建設?；鶎訖n案館信息化建設的主要任務是檔案數(shù)字化和采用電子計算機技術(shù)、現(xiàn)代通信與網(wǎng)絡技術(shù)等來實現(xiàn)檔案信息開發(fā)利用現(xiàn)代化。而要卓有成效的開展此項業(yè)務，檔案人員不僅要有檔案意識，還要增強信息意識，增強使命感和責任感，這是新時期新形勢對檔案信息開發(fā)利用工作提出的新要求。我們必須在思想上給予高度重視，要認識到位，把基層檔案館信息化建設當作實踐“科學發(fā)展觀”的基本要求來看待，當作重要的政治任務來進行。為此，我們要樹立主動服務意識，主動了解領導決策及市場經(jīng)濟發(fā)展需求，要服務大局，努力開拓創(chuàng)新，走超常規(guī)發(fā)展道路。這就要求我們必須以科學發(fā)展觀為指導，以創(chuàng)新的精神制定既符合檔案工作要求的發(fā)展方略，又要改變過去“重管理、輕服務、看門守攤”的狀況，充分發(fā)揮檔案部門的職能作用，樹立“大檔案”觀，以全新的視角，創(chuàng)新的思維，從社會的角度重新審視檔案工作。要立足新形勢找差距，著眼新世紀求發(fā)展，在更新觀念上下工夫。努力形成一種激勵創(chuàng)新，大膽開拓的良好氛圍，使基層檔案館信息化建設真正成為每一名檔案工作者的自覺行動。認識決定實踐，領導是關鍵，對于基層檔案館信息化建設這項系統(tǒng)工程，光靠幾個人或一兩個科室是不能奏效的。必須動員全館人員齊參加。這就要求切實加強領導，精心組織，精心實施。要制定計劃、定期檢查，具體督辦，狠抓落實。領導要把此項工作記在心上，喊在嘴上，抓在手上。為此項工作順利開展創(chuàng)造良好氛圍。在基層檔案館信息化建設實施過程中，要制定指導思想，工作標準、具體時間安排、方法與步驟。要以改革創(chuàng)新精神統(tǒng)攬全局。

二、加強檔案信息化建設必須豐富館藏

基層檔案館信息化建設的主要對象是檔案。基層檔案館藏是否豐富，將直接影響著檔案信息化建設質(zhì)量優(yōu)劣。根據(jù)基層檔案館藏結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀，在加強基層檔案館信息化建設的同時，大力豐富館藏，加大收集工作已經(jīng)迫在眉睫。這主要是基于館藏存在著“三多與三少”現(xiàn)象，館藏檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)亟待豐富；加之對收集工作要給予充分重視。因為，沒有收集工作，就沒有檔案。也就不會有檔案的整理、保管、編研與信息化建設等一系列工作內(nèi)容。收集工作是為基層檔案館信息化建設提供物質(zhì)前提的。大力加強收集工作，一是要建立綜合基層檔案館進館范圍單位的名冊。要把應當由綜合基層檔案館接收的有關單位檔案接收進館，并使之規(guī)范化、制度化和法制化；二是要重視地方特色檔案的收集。要把構(gòu)建基層檔案館地方特色放在優(yōu)先的位置來考慮，重點收集地方的史志、年鑒、著作、報刊等；各項工作的基礎材料、文件匯編、選編等；歷史資料、重大事件、重大發(fā)現(xiàn)、重大發(fā)明等；名人、名勝古跡、名特產(chǎn)等；自然地理、民俗風情等；與公眾息息相關的婚姻檔案、公證檔案、房產(chǎn)檔案等。三是廣泛征集應進館的其它檔案。在當今的信息時代，人們既重視歷史信息，更重視“鮮活”的即時信息。因此，一方面要注重歷史信息的收集儲備和開發(fā)利用，另一方面更要加快建立信息中心的籌備工作，努力要把基層檔案館建設成為地區(qū)的信息中心。這就是要進一步豐富館藏，優(yōu)化檔案信息資源有效配置，加速基層檔案館由被動服務向主動服務和開放轉(zhuǎn)變，充實調(diào)整現(xiàn)有館內(nèi)檔案實物展覽室，努力建設愛國主義和精神文明教育基地，把基層檔案館置根于社會政治、經(jīng)濟、文化的大循環(huán)中，要通過信息化建設，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化。

三、加強檔案信息化建設必須實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

基層檔案館作為檔案信息中心，如果不能及時、準確、高效地適應社會各方需求，提供檔案信息，就將嚴重制約檔案事業(yè)的發(fā)展，這就要求基層檔案館徹底改變傳統(tǒng)的管理保護功能為主轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾肀Ｗo、信息加工、信息交流三位一體的社會化新型的知識產(chǎn)業(yè)。這就要大力采用計算機管理檔案，加強互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務建設，充分利用其最新發(fā)展成果，沿著檔案內(nèi)容電子化（逐步將紙界信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲ?，信息資源網(wǎng)絡化（建立單位內(nèi)部網(wǎng)站開展檔案服務），利用方式方便化路子前進，不斷地推進檔案信息化進程。實現(xiàn)網(wǎng)絡形式與傳統(tǒng)工作方式并舉，重視和加強基礎業(yè)務建設，要從規(guī)范管理開始，加大檔案信息開發(fā)力度。檔案規(guī)范管理向檔案信息管理過渡這也正是基層檔案館信息化建設的促進過程，基層檔案館信息化建設的目的就是最大限度延長檔案壽命，最廣泛、最快捷提供檔案信息滿足社會各界的需要。加大檔案信息開發(fā)仍需要檔案實現(xiàn)規(guī)范管理為基礎。這就要求我們一要掌握館藏內(nèi)容。如館藏的主體內(nèi)容是什么？重要全宗有哪些？有哪些重復，不足或缺陷等。做到這些，就可對今后館的發(fā)展方向進行預測，為檔案資料的接收、征集工作提供可靠的依據(jù)，為編研利用和檔案信息開發(fā)打下堅實基礎。二是研究館藏工作質(zhì)量。要對館藏的分類、整理、編目、保管、保護等工作質(zhì)量進行研究。通過研究，去發(fā)現(xiàn)基礎業(yè)務建設各項工作中還有哪些地方不符合科學管理的規(guī)范標準，有哪些薄弱環(huán)節(jié)需要加強和改正，對工作力量進行合理的安排和調(diào)整。三是對館藏利用情況進行統(tǒng)計和分析。從中找出利用館藏的規(guī)律，改善被動服務局面。使提供利用工作更加便捷，為檔案信息開發(fā)打下基礎。

四、加強基層檔案館信息化建設必須提高服務功能

檔案信息化建設是全方位、多角度的，這必須要對基層檔案館的服務功能提出更高的要求。面對加入WT O新形勢，推行政務公開，重要的就是信息公開。我們的許多方針政策性的規(guī)定，不但要向中國公民公開，而且也必須向外國公民公開。因此，深圳、昌平和常熟等地的檔案部門直接向社會提供文件信息服務。我們也面臨優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高服務功能的客觀需要，理應更新觀念，借鑒各地成功做法，發(fā)揮“信息總匯”之所長，采取有效方式，向社會提供集中、規(guī)范、權(quán)威、系統(tǒng)和有效的信息。我們要積極利用《中國龍志·鶴崗》子網(wǎng)站和鶴崗市基層檔案館現(xiàn)行文件利用服務中心。急領導所急，送群眾所需。最大限度地發(fā)揮檔案信息資料的傳播交流基地作用，實現(xiàn)檔案信息資源共享。把基層檔案館建成檔案信息存儲、加工基地，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化。

基層檔案館信息化建設，是檔案事業(yè)發(fā)展中的新事物，它在建設中必然要吸納采用大量新技術(shù)、新成果；在工作中也難免會遇到新情況、新問題。要加強調(diào)查研究，要善于總結(jié)經(jīng)驗教訓，主動爭取相關技術(shù)部門的支持，妥善處理好檔案信息化建設中的新情況、新問題。使基層檔案館信息化建設健康發(fā)展，讓檔案信息廣泛地服務于社會。