信息系統(tǒng)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理

中國(guó)船級(jí)社質(zhì)量認(rèn)證公司 楊文宇

隨著當(dāng)今信息化建設(shè)的大力發(fā)展，信息系統(tǒng)已逐漸成為企業(yè)重要的工作平臺(tái)及管理工具。為確保信息系統(tǒng)的成功建設(shè)與實(shí)施，風(fēng)險(xiǎn)管理是必不可少的重要環(huán)節(jié)。并且，風(fēng)險(xiǎn)管理作為信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中的重要活動(dòng)及過(guò)程，貫穿項(xiàng)目整個(gè)生命周期。

風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃編制

風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)首要工作是編制風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。對(duì)于信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目，在編制風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃時(shí)，最常用的方法是頭腦風(fēng)暴法和Delphi法。其中頭腦風(fēng)暴法適合于在項(xiàng)目啟動(dòng)的時(shí)候，組織召開(kāi)的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議中使用，會(huì)議通過(guò)召集與項(xiàng)目有關(guān)的項(xiàng)目干系人共同參與，就項(xiàng)目章程、建設(shè)目標(biāo)、項(xiàng)目范圍、工程投資、工程進(jìn)度以及項(xiàng)目面臨的風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)急措施進(jìn)行充分討論，主張與會(huì)者從各個(gè)方面踴躍提出自己的見(jiàn)解和意見(jiàn)，編織出包含面廣、覆蓋風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)全的“網(wǎng)”。Delphi適合于在專家座談會(huì)中使用，通過(guò)征詢專家成員對(duì)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)、管理、監(jiān)控等方面的意見(jiàn)，梳理成條例清晰、脈絡(luò)明確的“綱”。最后根據(jù)會(huì)議討論的結(jié)果以及專家提出的意見(jiàn)，結(jié)合公司自身風(fēng)險(xiǎn)管理策略，編制出適合于本項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。編制計(jì)劃的目的是為了參照實(shí)施，故實(shí)際工作中應(yīng)嚴(yán)格按照此計(jì)劃開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)。

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

信息系統(tǒng)項(xiàng)目自身唯一、獨(dú)特且繁復(fù)等特點(diǎn)，決定了其風(fēng)險(xiǎn)的多樣性和復(fù)雜性。依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)源進(jìn)行梳理分析，一般可將信息系統(tǒng)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)依性質(zhì)劃分為三類，即技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)和需求風(fēng)險(xiǎn)。

技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：一個(gè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目要涉及到計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的很多知識(shí)，比如數(shù)據(jù)挖掘、建模分析、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、軟件工程、信息安全、系統(tǒng)測(cè)試等。而隨著信息化的發(fā)展及電子化的進(jìn)步，這些與信息系統(tǒng)密切相關(guān)的軟件技術(shù)、硬件技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等都在飛速發(fā)展。得益于這些新技術(shù)，信息系統(tǒng)在功能及性能上也發(fā)生著翻天覆地的變化，如B/S架構(gòu)的廣泛?jiǎn)⒂?，多路服?wù)器取代了早年單路服務(wù)器，硬盤(pán)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)升級(jí)為云存儲(chǔ)等，同時(shí)單一業(yè)務(wù)功能的信息系統(tǒng)也逐步發(fā)展為集業(yè)務(wù)管理、數(shù)據(jù)挖掘、決策輔助、客戶管理、知識(shí)管理等多功能合一的大型系統(tǒng)。另外，也不能忽視具體實(shí)施信息系統(tǒng)的企業(yè)，其自身業(yè)務(wù)知識(shí)的重要性。這些技術(shù)的掌握與運(yùn)用，對(duì)建設(shè)方提出了很高的要求，特別是人的綜合能力及個(gè)人素質(zhì)。

管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：項(xiàng)目管理所包含的范疇很廣，可以說(shuō)信息系統(tǒng)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)均離不開(kāi)有效的管理，因此，管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)自然也是涉及面最廣的。典型的管理風(fēng)險(xiǎn)包括進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)、成本風(fēng)險(xiǎn)、范圍風(fēng)險(xiǎn)、溝通風(fēng)險(xiǎn)、人力資源風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、整理管理風(fēng)險(xiǎn)以及質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等。這里面，由于缺乏計(jì)劃或計(jì)劃落實(shí)不到位、管理層對(duì)項(xiàng)目支持力度不夠、項(xiàng)目經(jīng)理及團(tuán)隊(duì)經(jīng)驗(yàn)不足、溝通不充分、變更控制不力等，最容易出現(xiàn)問(wèn)題。

需求風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：由于信息系統(tǒng)項(xiàng)目工程中涉及的項(xiàng)目干系人眾多，且關(guān)系復(fù)雜，常常導(dǎo)致各方需求的矛盾性、局限性、隱蔽性及不確定性給項(xiàng)目帶來(lái)巨大風(fēng)險(xiǎn)。需求作為項(xiàng)目開(kāi)展的方向標(biāo)及驅(qū)動(dòng)力，同樣涉及項(xiàng)目各環(huán)節(jié)領(lǐng)域，這其中系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員對(duì)于新技術(shù)的追逐、使用者對(duì)于功能的期望及投資者對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度及成本的嚴(yán)格要求構(gòu)成了需求的主要對(duì)立面。這些項(xiàng)目干系人個(gè)人習(xí)慣和知識(shí)背景差異巨大，他們對(duì)項(xiàng)目成本、進(jìn)度、范圍、質(zhì)量四方面的認(rèn)識(shí)及要求有很多局限性和不確性，甚至矛盾沖突。另外，外部環(huán)境的影響也是不容忽視的一個(gè)問(wèn)題，如國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)政策發(fā)生調(diào)整，以及企業(yè)自身業(yè)務(wù)流程不斷發(fā)生變化等，同樣會(huì)給需求帶來(lái)不確定性風(fēng)險(xiǎn)。

風(fēng)險(xiǎn)分析

針對(duì)上述技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)及需求風(fēng)險(xiǎn)，有必要分別進(jìn)行深入的分析探討：

技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)分析：技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生主要源于技術(shù)發(fā)展革新及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)技術(shù)的熟悉程度，包括項(xiàng)目開(kāi)發(fā)平臺(tái)與工具的選擇、開(kāi)發(fā)技術(shù)的運(yùn)用及開(kāi)發(fā)策略的制訂等。一般情況下，項(xiàng)目開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)對(duì)某種開(kāi)發(fā)平臺(tái)及技術(shù)比較熟悉，會(huì)傾向于優(yōu)先使用其進(jìn)行開(kāi)發(fā)，但某些情況下用戶方會(huì)指定開(kāi)發(fā)平臺(tái)，這就造成了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)面臨沒(méi)有類似成功案例可參照。還有某些行業(yè)領(lǐng)域自身專業(yè)性較強(qiáng)，有特定的業(yè)務(wù)流程，如財(cái)務(wù)系統(tǒng)等，對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，不熟悉該行業(yè)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)，或使用了不符合本項(xiàng)目特點(diǎn)的分析模型等，都使得開(kāi)發(fā)存在較大風(fēng)險(xiǎn)隱患。另外一種情況是，項(xiàng)目所采用的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)功能等沒(méi)有充分考慮到今后發(fā)展的需要，造成升級(jí)困難，不得不面臨重新開(kāi)發(fā)等困境。當(dāng)然也還存在一些不特定因素，比如項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)希望試用一些先進(jìn)但不成熟的技術(shù)工具，導(dǎo)致開(kāi)發(fā)周期較長(zhǎng)，系統(tǒng)運(yùn)行不穩(wěn)定；或是在開(kāi)發(fā)中忽視了系統(tǒng)接口測(cè)試及集成測(cè)試，導(dǎo)致各模塊單獨(dú)使用正常，集成的系統(tǒng)存在各種故障錯(cuò)誤等。

管理風(fēng)險(xiǎn)分析：管理風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生原因眾多且復(fù)雜，但通常是由于項(xiàng)目經(jīng)理缺乏項(xiàng)目實(shí)際管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)、項(xiàng)目進(jìn)行中缺乏有效的管理以及對(duì)于項(xiàng)目出現(xiàn)的變更未有效控制等造成。信息系統(tǒng)項(xiàng)目的有效管理，要求項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目建設(shè)啟動(dòng)前明確定義項(xiàng)目范圍和目標(biāo)，確定項(xiàng)目成本、范圍、進(jìn)度、質(zhì)量等有關(guān)基線計(jì)劃與準(zhǔn)則，在項(xiàng)目進(jìn)行中對(duì)項(xiàng)目實(shí)施有效的監(jiān)視測(cè)量及管控，評(píng)估項(xiàng)目整理績(jī)效水平，判斷項(xiàng)目實(shí)際成本、范圍、進(jìn)度、質(zhì)量與計(jì)劃基線的符合性，并及時(shí)采取預(yù)防措施及糾正措施，消除潛在的及已發(fā)生的不一致現(xiàn)象，確保實(shí)際情況與計(jì)劃相一致。另一方面，項(xiàng)目經(jīng)理需要加強(qiáng)與項(xiàng)目干系人的溝通交流的同時(shí)還要具備足夠的風(fēng)險(xiǎn)管理和防范意識(shí)。

需求風(fēng)險(xiǎn)分析：需求風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生主要源于人的因素，其中項(xiàng)目干系人需求及其關(guān)系分析不準(zhǔn)確，溝通協(xié)調(diào)不力造成干系人期望矛盾沖突等是需求風(fēng)險(xiǎn)的典型問(wèn)題。為落實(shí)需求管理，減少需求風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的影響，項(xiàng)目經(jīng)理首先應(yīng)在項(xiàng)目啟動(dòng)前的需求分析中安排熟悉業(yè)務(wù)、善于從客戶視角分析問(wèn)題的人員與客戶進(jìn)行溝通交流，深入了解客戶方的實(shí)際需求，挖掘客戶方所有需求。同時(shí)，在需求分析過(guò)程中，需要對(duì)項(xiàng)目各方面、各層次目標(biāo)進(jìn)行權(quán)衡考慮，確保項(xiàng)目干系人的利益盡可能得到滿足，以便最終需求在項(xiàng)目干系人之間達(dá)成共識(shí)，避免出現(xiàn)過(guò)分強(qiáng)調(diào)一方利益和期望而忽視了其他方面的需求。這里有一個(gè)常見(jiàn)的現(xiàn)象，很多信息系統(tǒng)的需求調(diào)研及開(kāi)發(fā)測(cè)試環(huán)節(jié)缺乏實(shí)際使用者的參與互動(dòng)，這就使得項(xiàng)目需求及項(xiàng)目目標(biāo)由企業(yè)決策層或管理層直接給出，而決策層、管理層、執(zhí)行層之間對(duì)信息系統(tǒng)功能性能理解的不一致，造成最終開(kāi)發(fā)出的系統(tǒng)不適用。

風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與分析的目的在于制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，從而最大限度的規(guī)避或降低風(fēng)險(xiǎn)對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目工程的影響。下面同樣是從風(fēng)險(xiǎn)三個(gè)方面逐一分析并制訂相應(yīng)的策略。

技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略：技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)主要包括項(xiàng)目開(kāi)發(fā)平臺(tái)與工具的選擇、開(kāi)發(fā)技術(shù)的運(yùn)用及開(kāi)發(fā)策略的制訂等。所以首先，項(xiàng)目經(jīng)理要根據(jù)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的特點(diǎn)，采用項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)較為熟悉、行業(yè)通用、且有類似項(xiàng)目成功案例可借鑒的技術(shù)。同時(shí)，也要充分考慮到技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，以便新系統(tǒng)具備一定的先進(jìn)性及改進(jìn)空間。對(duì)于需要在信息系統(tǒng)中采用的新技術(shù)，應(yīng)分析其對(duì)于系統(tǒng)的影響程度及所在比例，有針對(duì)性的對(duì)新技術(shù)進(jìn)行先行開(kāi)發(fā)，或通過(guò)購(gòu)買(mǎi)新技術(shù)、招聘掌握新技術(shù)的人員或是組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)掌握等方式加以實(shí)現(xiàn)，之后再在開(kāi)發(fā)中使用。

這里還有一個(gè)關(guān)鍵，即與技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)最直接相關(guān)的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)。一個(gè)良好的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，將極大降低技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生及影響。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)選擇具備高素質(zhì)的項(xiàng)目管理人員和技術(shù)人員，特別是項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)豐富、技術(shù)扎實(shí)、業(yè)務(wù)熟悉的人員組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，并根據(jù)不同成員的特點(diǎn)和能力，安排適宜的工作，明確責(zé)任。

管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略：管理風(fēng)險(xiǎn)主要包括項(xiàng)目經(jīng)理缺乏項(xiàng)目實(shí)際管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)、項(xiàng)目進(jìn)行中缺乏有效的管理以及對(duì)于項(xiàng)目出現(xiàn)的變更未有效控制等造成。所以首先，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)針對(duì)項(xiàng)目制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捻?xiàng)目管理計(jì)劃，包括成本計(jì)劃、范圍計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃及質(zhì)量計(jì)劃等。通過(guò)將項(xiàng)目需求轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)，明確項(xiàng)目范圍，創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)，并對(duì)其進(jìn)一步細(xì)化成項(xiàng)目各活動(dòng)單元，通過(guò)對(duì)活動(dòng)單元的定義、排序、制作項(xiàng)目活動(dòng)網(wǎng)絡(luò)圖，通過(guò)活動(dòng)網(wǎng)絡(luò)圖找出項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑，然后進(jìn)行活動(dòng)資源估算及歷時(shí)估算，從而建立項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，并合理設(shè)置監(jiān)控點(diǎn)及項(xiàng)目里程碑。根據(jù)項(xiàng)目里程碑的定義，在實(shí)施過(guò)程中加強(qiáng)測(cè)試及檢測(cè)，并在項(xiàng)目各階段末期進(jìn)行驗(yàn)收，以保證項(xiàng)目的質(zhì)量及各計(jì)劃基線的符合。另外，隨著系統(tǒng)工程學(xué)的發(fā)展，出現(xiàn)了眾多優(yōu)秀的項(xiàng)目管理工具，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目范圍、進(jìn)度、成本、人員等多方位的高效管理，并支持掙值分析。

需求風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略：需求風(fēng)險(xiǎn)主要包括項(xiàng)目干系人需求及其關(guān)系分析不準(zhǔn)確，溝通協(xié)調(diào)不力造成干系人期望矛盾沖突等。所以首先，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目干系人進(jìn)行充分調(diào)研分析，明確其溝通需求及溝通風(fēng)格，制定相應(yīng)的溝通方案。其次，為保證信息高速順暢的傳遞，需與客戶方建立統(tǒng)一的溝通渠道。在需求調(diào)研時(shí)，需要與客戶方?jīng)Q策層、管理層及用戶層分別進(jìn)行溝通交流，明確決策層的戰(zhàn)略意圖，了解管理層的管理思路及要求，并獲取最終使用用戶對(duì)系統(tǒng)功能及性能具體要求。這個(gè)過(guò)程可能需要反復(fù)進(jìn)行多次，以便深入透徹的了解客戶方的真正意圖。另外，信息系統(tǒng)項(xiàng)目工程多數(shù)在項(xiàng)目初期存在目標(biāo)不明確，需求模糊等情況，目前常用的做法是采用快速原型法進(jìn)行開(kāi)發(fā)，這樣有助于盡快完成未來(lái)系統(tǒng)的雛形，在此基礎(chǔ)上根據(jù)用戶反饋不斷加以改進(jìn)，最終達(dá)成需求共識(shí)。需要注意的是，采用迭代法對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行逐步完善，在迭代的各個(gè)階段一定要加強(qiáng)與客戶方的溝通，并進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析及評(píng)估。

風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控措施的實(shí)施

在分析了并制定了項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施后，接下來(lái)便是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，以及評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控措施的實(shí)施效果。風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控技術(shù)包括了風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)審計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)定期評(píng)審、技術(shù)績(jī)效評(píng)估、差異和趨勢(shì)分析、預(yù)留管理等。監(jiān)視風(fēng)險(xiǎn)就是要跟蹤已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)其深入分析，并監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的標(biāo)志；同時(shí)要識(shí)別剩余風(fēng)險(xiǎn)和新出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)修改風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，保證風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃的實(shí)施并評(píng)估消減風(fēng)險(xiǎn)的效果。由于風(fēng)險(xiǎn)是動(dòng)態(tài)的，新舊風(fēng)險(xiǎn)可能關(guān)聯(lián)進(jìn)來(lái)，而現(xiàn)有風(fēng)險(xiǎn)也可能發(fā)生變化。因此，監(jiān)視現(xiàn)有風(fēng)險(xiǎn)及其特征，有規(guī)律的檢查新的風(fēng)險(xiǎn)是十分重要的。