加強(qiáng)高校物資采購的審計(jì)監(jiān)督

劉紅英

摘 要：隨著教育投入的加大，物資采購資金也在逐年遞增，但部分高校由于自身制度不健全及執(zhí)行制度不嚴(yán)格、采購計(jì)劃性不強(qiáng)、合同會(huì)簽形同虛設(shè)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)、重大項(xiàng)目重立項(xiàng)輕采購等原因，造成了現(xiàn)有物資采購不規(guī)范、效益差，給學(xué)校造成了一定的損失。因此，加強(qiáng)物資采購審計(jì)監(jiān)督就具有非常重要的意義。文章針對物資采購中存在的問題，提出了加強(qiáng)物資采購審計(jì)監(jiān)督的對策。

關(guān)鍵詞：高校物資采購 審計(jì) 監(jiān)督

中圖分類號：F239.66文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號:1004-4914（2012）07-165-02

高校物資采購審計(jì)，指高校內(nèi)審人員對校內(nèi)有關(guān)職能部門使用學(xué)校資金進(jìn)行物資采購行為的真實(shí)性、合法性、效益性和效果性進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督的活動(dòng)。隨著教育投入的加大，高校辦學(xué)規(guī)模迅速擴(kuò)張，對于儀器設(shè)備的采購?fù)度肓舜罅康馁Y金，如何利用有限的資金，盡可能多的采購高質(zhì)量的儀器設(shè)備是各高校都面臨的一個(gè)課題，如何加強(qiáng)物資采購的審計(jì)監(jiān)督值得探討。

一、加強(qiáng)高校采購審計(jì)監(jiān)督的重要意義

1.從審計(jì)工作的職責(zé)看。高校審計(jì)工作的基本任務(wù)是通過對高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的監(jiān)督，促進(jìn)高校資金的有效利用。目前物資采購審計(jì)已經(jīng)是高校的常規(guī)審計(jì)工作，對物資采購活動(dòng)從項(xiàng)目立項(xiàng)到采購實(shí)施再到最后的驗(yàn)收入庫進(jìn)行全面審計(jì)監(jiān)督。通過對物資采購活動(dòng)實(shí)行全程監(jiān)督，不斷規(guī)范采購行為，促進(jìn)學(xué)校的有關(guān)職能部門嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)。

2.從學(xué)校的廉政角度看。通過加強(qiáng)物資采購審計(jì)監(jiān)督，確保物資采購工作在公平、公正、公開的環(huán)境中進(jìn)行，規(guī)范辦事程序，遏制采購過程中的暗箱操作、串標(biāo)、圍標(biāo)、收受回扣等現(xiàn)象，減少和防止腐敗行為發(fā)生，成為加強(qiáng)學(xué)校黨風(fēng)廉政建設(shè)的有力措施，保護(hù)學(xué)校干部隊(duì)伍。

3.從高校自身發(fā)展的需要看。隨著高校的快速發(fā)展，教育投入總量逐年增加，物資采購經(jīng)費(fèi)占教育經(jīng)費(fèi)的比重也越來越大，如何更有效地使用和管理好高校資金，使其產(chǎn)生最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，客觀上要求加強(qiáng)高校的內(nèi)部管理，加強(qiáng)對高校物資采購工作的有效監(jiān)督，避免和減少高校資金的損失和浪費(fèi)，提高資金的使用效益，保障教學(xué)、科研工作的順利開展，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)健康發(fā)展。

二、高校物資采購存在的問題

1.高校物資采購制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格。有些高校物資采購實(shí)際操作中就由某一職能部門全權(quán)負(fù)責(zé)，所謂的“陽光”“透明”只是走程序，招標(biāo)形式也往往采用邀請方式進(jìn)行議標(biāo)，這就為采購過程暗箱操作、以權(quán)謀私提供了機(jī)會(huì)。這種做法不可避免地造成了高校采購工作運(yùn)作不協(xié)調(diào)，采購物資質(zhì)次價(jià)高，質(zhì)量問題頻發(fā)，資金浪費(fèi)等現(xiàn)象。還有些高校在物資采購工作中，雖然制定了一些規(guī)章措施，如成立招標(biāo)小組、分管校領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)等，但是由于制定的制度本身不完善或存在漏洞，實(shí)際執(zhí)行中又不嚴(yán)格按章辦事，造成物資采購工作隨意性大。

2.物資采購計(jì)劃性不強(qiáng)，臨時(shí)性采購較多。大多數(shù)學(xué)校會(huì)制定有比較詳細(xì)合理的物資采購計(jì)劃，但在年度執(zhí)行中，往往臨時(shí)性增加的采購項(xiàng)目也較多，又都是急用于教學(xué)、科研及學(xué)生活動(dòng)的，由于時(shí)間緊，往往造成采購項(xiàng)目審批不嚴(yán)格，對采購項(xiàng)目進(jìn)行市場調(diào)研不充分，采購活動(dòng)不夠規(guī)范，采購的物資性價(jià)比不高，未達(dá)到物資采購物美價(jià)廉的要求。

3.合同會(huì)簽形同虛設(shè)。部分高校在合同簽訂階段都會(huì)有合同會(huì)簽程序，主辦單位擬稿，相關(guān)單位會(huì)簽，但是這種會(huì)簽，往往就是走形式，幾個(gè)會(huì)簽單位履行公事樣的在會(huì)簽稿紙上簽字，并沒有詳細(xì)研究合同的內(nèi)容，對合同中應(yīng)該由自己部門把關(guān)的內(nèi)容細(xì)細(xì)琢磨，指出對校方利益有損害的條款。出現(xiàn)合同內(nèi)容與招標(biāo)文件不符，付款方式、送貨地址和運(yùn)費(fèi)支付方與談判文件不符等等，造成合同執(zhí)行中問題頻出，這時(shí)卻沒有一個(gè)部門為之負(fù)責(zé)任。

4.驗(yàn)收環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)。部分高校在物資采購過程中，參與驗(yàn)收的人員為招標(biāo)小組成員，這樣招標(biāo)小組成員自己驗(yàn)收自己采購的物資，既做運(yùn)動(dòng)員又做裁判員，而且驗(yàn)收的過程往往也是走過場，驗(yàn)收時(shí)只是對采購物資的品名、型號規(guī)格、生產(chǎn)廠商進(jìn)行核對，但對于儀器設(shè)備所具備的技術(shù)參數(shù)和達(dá)到的技術(shù)效果沒有能力進(jìn)行驗(yàn)收和評價(jià)，往往造成所采購儀器設(shè)備容易蒙混過關(guān)，以次充好，采購到質(zhì)量和技術(shù)達(dá)不到使用要求的儀器設(shè)備，浪費(fèi)物資采購資金。

5.重大項(xiàng)目重立項(xiàng)、輕采購。對于重大項(xiàng)目，往往在立項(xiàng)環(huán)節(jié)，申請部門非常重視，組成專家組，對為什么要立項(xiàng)、為什么需要采購論證的嚴(yán)謹(jǐn)、周密，一旦立項(xiàng)成功，就基本置之不理，等著儀器設(shè)備采購回來放到實(shí)驗(yàn)室使用。在采購中關(guān)于儀器設(shè)備的技術(shù)參數(shù)等指標(biāo)要求任由相關(guān)部門或者不太懂行的老師把關(guān)，造成所購買的有些儀器設(shè)備在使用中未能達(dá)到理想的技術(shù)效果。

三、加強(qiáng)高校采購審計(jì)的對策

1.開展物資采購內(nèi)部控制制度的審計(jì)。建立健全學(xué)校物資采購及招投標(biāo)相關(guān)制度并有效執(zhí)行，使得物資采購工作制度化，招投標(biāo)工作公平、公開、公正。并且，內(nèi)部審計(jì)部門要定期或不定期對物資采購內(nèi)部控制制度的合理性和執(zhí)行的有效性進(jìn)行監(jiān)督檢查，并出具書面的評審報(bào)告，對存在的問題提出管理建議書,這樣可以維護(hù)制度的嚴(yán)肅性，以免制度形同虛設(shè)。

2.建立物資采購信息系統(tǒng)。為了采購到性價(jià)比高的物資，我們常常要貨比三家。建立物資采購信息系統(tǒng)的目的，就是要通過比價(jià)、比質(zhì)、比服務(wù)，達(dá)到花最少的錢，采購到質(zhì)量最好的物資。物資采購信息系統(tǒng)應(yīng)該包括物資信息數(shù)據(jù)庫、供貨商數(shù)據(jù)庫、價(jià)格信息數(shù)據(jù)庫，并隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新。

3.對物資采購計(jì)劃的編制和執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)過程中，重點(diǎn)評審是否編制了采購計(jì)劃，采購計(jì)劃的編制是否科學(xué)和合規(guī)，是否有偏離實(shí)際的情況；采購計(jì)劃與使用計(jì)劃、教學(xué)計(jì)劃、科研計(jì)劃是否銜接配合，保障有力；有無存在超計(jì)劃、無計(jì)劃采購的現(xiàn)象等，嚴(yán)格要求相關(guān)部門按計(jì)劃進(jìn)行采購。

4.把好采購合同會(huì)簽關(guān)。建立完善的合同會(huì)簽制度，明確相關(guān)部門的會(huì)簽責(zé)任，如財(cái)務(wù)部門應(yīng)該負(fù)責(zé)合同審核中款項(xiàng)支付等方面的把關(guān)，招標(biāo)部門應(yīng)該負(fù)責(zé)審核合同條款是否與招標(biāo)文件相符等等，審計(jì)部門在審核合同時(shí)，主要審核相關(guān)部門的審核意見是否明確，主辦單位是否按要求查驗(yàn)修改等等。并建立責(zé)任追究制度，合同在執(zhí)行中若出現(xiàn)了問題，應(yīng)該找相關(guān)負(fù)責(zé)的部門問責(zé)。

5.把好采購物資的驗(yàn)收關(guān)。儀器設(shè)備所應(yīng)達(dá)到的技術(shù)能力和技術(shù)效果，只有經(jīng)過專業(yè)的評審和測試才能真正驗(yàn)收，比如對于多媒體設(shè)備、高科技設(shè)備等，唯有真正內(nèi)行的專家才了解，只憑招標(biāo)部門、采購管理部門、審計(jì)部門和實(shí)驗(yàn)室管理人員不具有相關(guān)儀器設(shè)備的知識，容易造成所采購儀器設(shè)備在驗(yàn)收中蒙混過關(guān)，以次充好，浪費(fèi)物資采購資金。所以，在驗(yàn)收環(huán)節(jié)中，審計(jì)部門在參與重大項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，要明確要求承辦部門邀請一定數(shù)量的有關(guān)專家參與驗(yàn)收，對購買儀器設(shè)備的技術(shù)水平和技術(shù)效果進(jìn)行評審，把好驗(yàn)收關(guān)。否則，審計(jì)部門不應(yīng)在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)。

6.重大項(xiàng)目應(yīng)該成立專家組，研究制定所需儀器設(shè)備的各項(xiàng)參數(shù)。重大項(xiàng)目采購，不能只重視立項(xiàng)而輕視采購過程中的嚴(yán)格把關(guān)。申請部門立項(xiàng)時(shí)組成專家組進(jìn)行論證，而對于設(shè)備儀器的采購，認(rèn)為是學(xué)校采購部門應(yīng)該做的事，學(xué)校采購相關(guān)部門將儀器設(shè)備買回來用就可以了。殊不知大型的儀器設(shè)備所應(yīng)達(dá)到的技術(shù)要求和具體的技術(shù)參數(shù)只有專家清楚了解，若沒有經(jīng)過專家組細(xì)心的討論確定，采購的儀器設(shè)備有可能達(dá)不到預(yù)期的效果，造成采購資金的浪費(fèi)。所以，在物資采購過程中，從采購項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)備的具體參數(shù)、設(shè)備的驗(yàn)收都應(yīng)該有專家組進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。

7.加強(qiáng)物資采購后續(xù)審計(jì)。有些采購項(xiàng)目并不是一次付清貨款的，對不是一次性結(jié)清的采購業(yè)務(wù)，審計(jì)部門應(yīng)做好備忘記錄工作。對于驗(yàn)收未通過的采購物資，需要辦理退換或索賠事宜，詳細(xì)記載處理落實(shí)情況，控制付款額，對供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)承諾做到心中有數(shù)，為以后招標(biāo)工作提供參考。

參考文獻(xiàn)：

1.鄭寶偉.淺談高校物資采購的審計(jì)監(jiān)督.中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)，2011（5）

２.鄭勇杰，楊偉明.芻議高校物資采購的審計(jì)思路及措施方法.中國管理信息化，2010（1）

（作者單位：廣東石油化工學(xué)院審計(jì)處 廣東茂名 525000）

（責(zé)編：芝榮）