綠化檔案管理探索與實(shí)踐

項(xiàng) 頡（常熟市虞山風(fēng)景區(qū)管理處，江蘇常熟，215500）

一、綠化檔案的特性

與其他檔案相比，綠化檔案有著自身的特性，主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

首先，綠化檔案所涉及的內(nèi)容十分廣泛。綠化檔案所涉及到的部門眾多，我國綠化管理委員會(huì)根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，頒布了一系列與綠化相關(guān)的規(guī)章制度，如《部門綠化分工負(fù)責(zé)》等文件。這些規(guī)章制度規(guī)定，綠化事業(yè)與農(nóng)林部門、交通運(yùn)輸部門、工程建設(shè)部門、企事業(yè)單位等都有著密切的聯(lián)系，都需建立相關(guān)的綠化檔案。另外，園林建設(shè)所涉及的文物保護(hù)、園林設(shè)計(jì)等方面的綠化情況更為復(fù)雜，所涉及的內(nèi)容也更多。

其次，綠化檔案所涉及的內(nèi)容十分專業(yè)。綠化工程是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工程項(xiàng)目，不僅所涉及內(nèi)容廣泛，而且這些工程內(nèi)容也有著十分專業(yè)的特征。在國家相關(guān)法規(guī)的指導(dǎo)之下，綠化工作人員需要精準(zhǔn)地認(rèn)知工程的設(shè)計(jì)、執(zhí)行、管理控制等情況，并做好相關(guān)記錄。在后期也要對工程的使用情況進(jìn)行評估，并進(jìn)一步補(bǔ)充檔案資料。

最后，綠化檔案具有多種表現(xiàn)形式。與其他檔案資料相比，綠化檔案資料的載體形式具有多樣化的特性，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式，而且電子檔案、實(shí)物檔案等也大量產(chǎn)生。

二、加強(qiáng)綠化檔案管理的重要意義

綠化檔案對于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展具有十分重要的作用，綠化管理部門都建立了自身的綠化檔案，起到了促進(jìn)社會(huì)綠色健康發(fā)展的作用。其中，與綠色檔案關(guān)系最為密切的園林部門，其所建立的綠化檔案在城市建設(shè)當(dāng)中所起到的作用尤為突出。

首先，綠化檔案給予綠色科技開發(fā)與采用以重要支撐。綠色工程堅(jiān)持低成本、高產(chǎn)出的設(shè)計(jì)與施工理念，因此對科學(xué)技術(shù)的需求就顯得特別迫切，也使得綠化科技檔案成為了綠色檔案的重要組成部分。例如，不少綠化相關(guān)部門積極探索樹木的病蟲害防治技術(shù)，并在研發(fā)過程中對相關(guān)參數(shù)進(jìn)行了記錄與分析，從而切實(shí)地豐富了綠色檔案的內(nèi)容，也很大程度上促進(jìn)了科技研發(fā)工作的開展。

其次，綠化檔案能夠?yàn)樯鐣?huì)帶來十分顯著的經(jīng)濟(jì)效益。與推動(dòng)科技進(jìn)步類似，綠化檔案不僅僅是對歷史資料的記錄，更是可以運(yùn)用這些資料對后期綠色工程提供借鑒與指導(dǎo)。事實(shí)上，綠化工程的設(shè)計(jì)、施工、擴(kuò)建等事項(xiàng)都需要借鑒已有的綠化檔案資料。利用綠化檔案資料可以提高施工效率，提升收益水平。例如，關(guān)于苗圃花室的設(shè)計(jì)方案往往需借鑒已有檔案資料，以保障方案更加科學(xué)合理。

最后，綠化檔案能夠?yàn)樯鐣?huì)帶來總體效益的提升。經(jīng)濟(jì)效益僅是綠化檔案優(yōu)越性的初步體現(xiàn)，而伴隨這種經(jīng)濟(jì)效益的不斷擴(kuò)展，必然帶來了整體社會(huì)效益的提升，也帶動(dòng)了社會(huì)綠化環(huán)境更為美觀宜人。

三、常熟市虞山風(fēng)景區(qū)管理處綠化檔案管理現(xiàn)狀

目前盡管我單位綠化檔案的管理工作取得了不小的進(jìn)展，但仍存在著不少問題，而這也使得綠化檔案自身作用的發(fā)揮不盡如人意。具體看來，單位綠化檔案管理呈如下現(xiàn)狀：

首先，由于綠化檔案建檔工作起步較晚，致使單位的綠化檔案與文書檔案、人事檔案、設(shè)備檔案和會(huì)計(jì)檔案等其他檔案相較，其相關(guān)的編制與管理體系不夠完善。由于綠化檔案所涉及的部門眾多，使得這種單一部門的管理難以實(shí)現(xiàn)對檔案來自多部門的快速協(xié)調(diào)，檔案管理部門不能夠及時(shí)了解綠化工程的進(jìn)展，導(dǎo)致了檔案管理的不善，許多資料散放在各部門人員手里，收集不及時(shí)、完整，有不少檔案未能匯總到檔案管理部門，甚至出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。因此，目前檔案管理體系不完善制約了檔案的利用效率。

其次，相關(guān)部門和人員對綠化檔案的重視程度不夠。盡管綠化檔案對于綠色工程的建設(shè)具有十分重要的指導(dǎo)作用，但由于受傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)思想的影響，不少工程建設(shè)人員對已有檔案資料并不重視，工程的建設(shè)仍然以領(lǐng)導(dǎo)人員拍板或參考其他相關(guān)工程的做法而決定。有的工程從開始就沒有完整的手續(xù)，缺乏工程立項(xiàng)的第一手資料，而等工程完工后就認(rèn)為任務(wù)完成，有關(guān)的文件資料更是隨手亂放，許多施工人員沒有及時(shí)歸檔的概念，使得檔案管理部門苦心管理的綠化檔案的價(jià)值作用從綠色工程建設(shè)伊始就遭到忽視。

最后，綠化檔案管理部門對相關(guān)法律不夠了解，從而使得在具體管理工作中缺乏正確的法律引導(dǎo)。事實(shí)上，綠化檔案管理部門負(fù)責(zé)全部綠化檔案的收集與管理工作，責(zé)任重大，而相關(guān)管理人員的法律意識淡薄使得這種管理極易出現(xiàn)差錯(cuò)，輕則導(dǎo)致檔案利用效率下降，重則導(dǎo)致檔案丟失，造成不可估量的損失。

四、提升綠化檔案管理水平的幾點(diǎn)措施

1.綠化檔案管理人員要通力合作。綠化檔案的形成涉及諸多學(xué)科，并且形成過程又包含了多個(gè)步驟，十分繁瑣，因此，建立一支具有較高業(yè)務(wù)水平的檔案編制小組，并對小組人員之間的合作進(jìn)行合理分工，顯得尤為必要。

我們成立并完善了自上而下的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，每個(gè)部門都設(shè)立兼職檔案管理員，定期召開會(huì)議進(jìn)行溝通分工。并對檔案的門類進(jìn)行更細(xì)化的編制，專門設(shè)立綠化檔案門類，把綠化檔案納入單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

2.對綠化工程的建設(shè)過程進(jìn)行及時(shí)的追蹤，確保編制資料不會(huì)出現(xiàn)遺漏。綠化工程往往跨時(shí)長、階段多，而且在不同的階段上也安排著多種不同的任務(wù)。檔案編制工作的資料收集應(yīng)充分了解工程的階段劃分，并針對不同的階段特征進(jìn)行特定的資料收集與處理。具體做法是每一個(gè)綠化工程動(dòng)工，項(xiàng)目部門都設(shè)立一名資料員，自始至終負(fù)責(zé)工程各類原始資料的收集、整理和保管，工程完工后將全部資料移交檔案管理部門，確保綠化檔案的準(zhǔn)確和完整。

3.對綠化檔案管理工作進(jìn)行法制化管理。綠化檔案對于城市建設(shè)而言具有不可替代的重要性，而檔案管理部門又具有單一性且相對弱勢的特征，不合理的管理會(huì)導(dǎo)致檔案的遺失，造成不可彌補(bǔ)的損失。因此，要注重組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，強(qiáng)化其法律意識，組織有關(guān)人員定期到相關(guān)部門進(jìn)行檔案培訓(xùn)，提高其檔案專業(yè)技術(shù)水平，切實(shí)提升綠化檔案管理水平。

[1]王麗萍.信息技術(shù)與園林綠化現(xiàn)代化[J].上海建設(shè)科技，2005年第4 期。

[2]吳隨英.淺談園林綠化檔案的管理[J].山東檔案，2010年第3 期。