浙江省獨(dú)立學(xué)院教務(wù)管理信息化現(xiàn)狀及對策研究

蔣芬君

摘要：獨(dú)立學(xué)院脫胎于母體學(xué)校,其教務(wù)管理在母體學(xué)校教務(wù)管理的基礎(chǔ)上發(fā)展起來,繼承母體學(xué)校幾十年優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)。但由于其發(fā)源和發(fā)展的特殊性，如辦學(xué)性質(zhì)、地位、培養(yǎng)對象等，以及其與母體學(xué)校的千絲萬縷的關(guān)系，使得獨(dú)立學(xué)院的教務(wù)管理系統(tǒng)又要有自己的特色。筆者對浙江省部分獨(dú)立學(xué)院教務(wù)管理系統(tǒng)的使用現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查，并對浙江師范大學(xué)行知學(xué)院的現(xiàn)狀進(jìn)行了一定的介紹與分析，同時(shí)總結(jié)了現(xiàn)有的教務(wù)管理信息化的現(xiàn)狀，提出了部分改進(jìn)的有效途徑。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；教務(wù)管理；信息化

隨著高校獨(dú)立學(xué)院的日益發(fā)展，教育部相繼頒布了具體的獨(dú)立學(xué)院管理辦法，其中對獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)管理提出了重要的發(fā)展方向。2003年教育部印發(fā)的《關(guān)于規(guī)范并加強(qiáng)普通高校以新的機(jī)制和模式試辦獨(dú)立學(xué)院管理的若干意見》（教發(fā)[2003]8號）文件明確指出 “獨(dú)立學(xué)院應(yīng)實(shí)施相對獨(dú)立的教學(xué)組織和管理”，2008年教育部頒布的《獨(dú)立學(xué)院設(shè)置與管理辦法》（第26號令）第三十五條再次強(qiáng)調(diào)“獨(dú)立學(xué)院應(yīng)當(dāng)建立健全教學(xué)管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)。”兩個(gè)文件進(jìn)一步明確了新形勢下獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)管理模式的發(fā)展方向。

教務(wù)管理工作作為教學(xué)管理工作的核心環(huán)節(jié)，其重要性不言而喻。以往獨(dú)立學(xué)院的教務(wù)管理工作還停留于原來的一級管理模式，教務(wù)機(jī)構(gòu)只承擔(dān)相當(dāng)于一個(gè)系部教務(wù)辦公室的職能，在母體教務(wù)處的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下開展各項(xiàng)工作。而教育部明確下文后，很多獨(dú)立學(xué)院都按照8號文件的要求來規(guī)范辦學(xué)行為，教務(wù)管理工作也被賦予了更多的內(nèi)容，基本承擔(dān)了一個(gè)學(xué)校教務(wù)處的全部職能。如何針對獨(dú)立學(xué)院相對獨(dú)立管理現(xiàn)狀進(jìn)行開創(chuàng)性的教務(wù)管理信息化已成為當(dāng)務(wù)之急。

一、現(xiàn)有獨(dú)立學(xué)院教務(wù)管理信息化現(xiàn)狀

（一）教務(wù)管理系統(tǒng)本身的現(xiàn)狀

1、開發(fā)人員與教務(wù)管理人員之間的溝通問題，導(dǎo)致系統(tǒng)功能不夠完善

技術(shù)開發(fā)人員是計(jì)算機(jī)方面的人才，開發(fā)經(jīng)驗(yàn)豐富，但對教務(wù)管理工作卻知之甚少，甚至一無所知，而教務(wù)管理人員對教務(wù)管理有著豐富的一線工作經(jīng)驗(yàn)，對系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)卻不了解，導(dǎo)致需求分析階段不能得到全面的完全溝通，或者技術(shù)開發(fā)人員不能完全理解教管人員的需求，導(dǎo)致系統(tǒng)在運(yùn)行試用后才漸漸發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的很多不足之處，后期修改難度較大，很多高校無法做到兩者的統(tǒng)一。

2、各高校之間的教務(wù)管理系統(tǒng)各具特色，不夠統(tǒng)一，無法實(shí)現(xiàn)資源共享

當(dāng)前很多高校的系統(tǒng)來源多樣，應(yīng)用水平參差不齊，在信息的名稱和定義上差異也比較大，標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范、不統(tǒng)一。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前多數(shù)獨(dú)立學(xué)院采用的是購買專用服務(wù)器和教務(wù)管理系統(tǒng)的方式，如正方教務(wù)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)適用于完全學(xué)分制下的教務(wù)管理模式,功能十分全面,包括了學(xué)生管理、教學(xué)計(jì)劃管理、排課管理、成績管理、選課管理、教材管理、收費(fèi)管理、教學(xué)評價(jià)管理等十多個(gè)方面。也有少數(shù)學(xué)校則采用高校自主開發(fā)研制教務(wù)系統(tǒng)的方式，系統(tǒng)實(shí)用性強(qiáng)、更有針對性。每個(gè)系統(tǒng)各有所長，但系統(tǒng)之間差異性較大，無法實(shí)現(xiàn)共享，造成獨(dú)立學(xué)院與校本部、獨(dú)立學(xué)院間彼此信息系統(tǒng)不兼容，產(chǎn)生信息孤島，不能滿足獨(dú)立學(xué)院教學(xué)管理需求。

3、與財(cái)務(wù)、學(xué)生處、招生就業(yè)等其他部門的鏈接不夠緊密

當(dāng)前多數(shù)學(xué)校的教務(wù)系統(tǒng)只在教務(wù)部門中使用，也有少數(shù)高校在學(xué)生工作部門中開通了教務(wù)管理系統(tǒng)的客戶端查詢功能，方便輔導(dǎo)員能及時(shí)了解學(xué)生的學(xué)業(yè)成績。而學(xué)生處、招生就業(yè)等部門由于工作需要，又有或自行研發(fā)，或省部統(tǒng)一開發(fā)的獨(dú)立的工作系統(tǒng)。各系統(tǒng)之間沒有實(shí)現(xiàn)對接，但各部門之間確實(shí)需要很多數(shù)據(jù)來往，如教務(wù)系統(tǒng)的獎(jiǎng)勵(lì)與處分、新生的開學(xué)報(bào)到情況、學(xué)生基本信息等可以和學(xué)生處對接，新生的錄取庫、學(xué)生的成績等可以與招生就業(yè)部門對接，學(xué)生的繳費(fèi)情況與財(cái)務(wù)部門實(shí)時(shí)對接。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，多數(shù)高校認(rèn)為和其他部門的鏈接不緊密，只有少部分學(xué)校表示有部分鏈接，但鏈接的部門很少。

4、系統(tǒng)功能龐大繁雜，新手上手難

學(xué)分制下教務(wù)管理工作頭緒繁雜，對于系統(tǒng)的使用來說就是一項(xiàng)技術(shù)性較高的活，如何有效、準(zhǔn)確的使用教務(wù)系統(tǒng)是教務(wù)工作的有利保障。而對于剛從事教務(wù)管理的人員來說，需要盡快熟悉龐大、繁雜的功能模塊有較大難度，根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，多數(shù)新手需要經(jīng)過一定的培訓(xùn)才能熟練運(yùn)用系統(tǒng)功能，同時(shí)，多數(shù)使用者也認(rèn)為“僅對自己熟悉的領(lǐng)域能熟練使用，但對于其他模塊知道的很少”，因此不能全方位的利用系統(tǒng)功能，在一定程度上降低了工作效率。

（二）教務(wù)管理系統(tǒng)外部環(huán)境的現(xiàn)狀

1、教務(wù)管理人員的實(shí)際操作能力差，業(yè)務(wù)水平有待提高

一方面，由于學(xué)校普遍認(rèn)為教務(wù)管理工作人員工作難度低，人事來源往往會(huì)考慮一些職工家屬，或部分工作能力不突出的調(diào)整人員，導(dǎo)致教務(wù)管理人員業(yè)務(wù)水平相對較低；另一方面，多數(shù)獨(dú)立學(xué)院的教務(wù)管理工作人員，相對學(xué)生人數(shù)而言，工作人員數(shù)量尚不能完全滿足工作需要，根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，多數(shù)學(xué)校管理人員、教師、學(xué)生都認(rèn)為教務(wù)人員工作量很大，多數(shù)教管人員應(yīng)付于繁雜的機(jī)械工作中，缺少學(xué)習(xí)與創(chuàng)新，普遍存在職業(yè)倦怠的現(xiàn)象，如有些教管人員只熟練于自己負(fù)責(zé)的領(lǐng)域，而對其他模塊知之甚少，業(yè)務(wù)水平得不到進(jìn)一步的發(fā)展。

2、教管人員對系統(tǒng)滿意度尚可，但還可進(jìn)一步優(yōu)化與完善

根據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，系統(tǒng)使用者包括教務(wù)管理人員、教師、學(xué)生等三個(gè)方面，普遍認(rèn)為，教務(wù)管理系統(tǒng)多數(shù)功能齊全、系統(tǒng)總體水平較好，使用較方便，但在具體使用過程中，還可以有很多優(yōu)化與完善，以浙江師范大學(xué)行知學(xué)院為例，原教務(wù)系統(tǒng)提供考試安排模塊，但該模塊進(jìn)行安排后，需以Excel格式導(dǎo)出，并進(jìn)行本地排版后，將考試安排打印后貼到試卷袋上，同時(shí)需另外打印試卷托印單，由于考試基數(shù)大，工作量相當(dāng)大。系統(tǒng)優(yōu)化后，該模塊考試安排結(jié)束后，可按課程名稱直接將試卷托印單與考試安排進(jìn)行同時(shí)打印，由文印中心裁剪后貼試卷袋上即可，大大簡化了考試準(zhǔn)備過程。但也發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)優(yōu)化過程較難，包括與技術(shù)人員的溝通、技術(shù)攻關(guān)、系統(tǒng)試用等環(huán)節(jié)，同時(shí)也存在更新周期長、溝通不便等困難。

3、獨(dú)立學(xué)院與母體學(xué)校的關(guān)系千絲萬縷，共享部分資源，又相對獨(dú)立

盡管多數(shù)獨(dú)立學(xué)院已開始開展相對獨(dú)立的教務(wù)組織和管理，但在運(yùn)行過程中，由于自身與母體學(xué)校的依屬關(guān)系，還是不可避免的需要使用母體學(xué)校的教育資源。如教師、設(shè)備、場地等資源。多數(shù)學(xué)校還是使用母體學(xué)校的教務(wù)管理系統(tǒng)，該做法方便在原有基礎(chǔ)上開展工作，只是服務(wù)器獨(dú)立，數(shù)據(jù)獨(dú)立運(yùn)行與管理。也有個(gè)別學(xué)校使用全新的系統(tǒng)，實(shí)行完全獨(dú)立的數(shù)據(jù)管理，但在使用母體學(xué)院資源時(shí)會(huì)存在一些困難，如通識2課程的開設(shè)，由于學(xué)生人數(shù)的限制，若獨(dú)立學(xué)院單獨(dú)開課和選課將會(huì)大大增加教育成本，會(huì)出現(xiàn)部分通識課程選不足人數(shù)而無法開課的現(xiàn)象。因此，教務(wù)管理系統(tǒng)的使用需要雙方互相深度溝通，在共享資源的前提下又相對獨(dú)立。

二、提出若干改進(jìn)措施

針對上述存在的問題，筆者通過調(diào)研，結(jié)合我校教務(wù)管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了如下幾個(gè)改進(jìn)措施供斟酌參考：

（一）促進(jìn)開發(fā)人員與教務(wù)管理人員的有機(jī)結(jié)合

教務(wù)管理部門需盡可能的引進(jìn)有計(jì)算機(jī)專業(yè)背景的工作人員，專門從事教務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)工作，有能力者可參與到系統(tǒng)開發(fā)維護(hù)工作中，如浙江師范大學(xué)行知學(xué)院工作人員利用自身特長，自主研發(fā)了學(xué)生管理系統(tǒng)，免費(fèi)提供給各部門使用，該系統(tǒng)安裝輕便，使用快捷、實(shí)用，受到使用者的好評與廣泛應(yīng)用。該系統(tǒng)主要包括學(xué)生信息的詳細(xì)管理（幾乎包含了所有的信息，如家庭電話、email、qq、學(xué)生照片、籍貫、家長電話、學(xué)籍異動(dòng)情況、學(xué)生畢業(yè)情況等等，在實(shí)際工作中得到廣泛應(yīng)用）、課堂考勤的登記統(tǒng)計(jì)管理、學(xué)籍異動(dòng)管理、數(shù)據(jù)批處理管理、等級考試管理與分析、學(xué)位授予分析、專業(yè)與班級信息統(tǒng)計(jì)、各類報(bào)表打印等等。學(xué)生管理系統(tǒng)與教務(wù)管理系統(tǒng)相互結(jié)合，一方面很好的解決了教務(wù)管理系統(tǒng)功能模塊的修改麻煩的問題，另一方面給教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行了功能延伸，提高了工作效率，使得各類數(shù)據(jù)有了多重安全保障。但該系統(tǒng)需要單獨(dú)數(shù)據(jù)維護(hù)，給數(shù)據(jù)維護(hù)人員增加了工作量。

（二）由省級部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，取長補(bǔ)短，實(shí)現(xiàn)功能互補(bǔ)

根據(jù)多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，每一個(gè)高校都對自己的教務(wù)管理系統(tǒng)非常熟悉，很多使用功能在思想上都先入為主，思維上很難改變，最多只能在原有系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)與完善，但系統(tǒng)底層數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是確定的，無法更改，因此想做大的調(diào)整也不大可能。筆者認(rèn)為由教育部或省級管理部門集中開發(fā)優(yōu)秀的教務(wù)管理系統(tǒng)，下發(fā)各高校統(tǒng)一使用，以節(jié)省各高校系統(tǒng)開發(fā)的高額費(fèi)用，或采用向企業(yè)購買同一款優(yōu)秀的教務(wù)管理系統(tǒng)，如正方管理系統(tǒng)。因此，省級主管部門利用各種機(jī)會(huì)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，開會(huì)研討各高校教務(wù)管理系統(tǒng)優(yōu)劣勢，以供其他學(xué)校參考借鑒，不失為一個(gè)較實(shí)際的方法。

（三）利用系統(tǒng)輸入和輸出功能，實(shí)現(xiàn)與各部門的數(shù)據(jù)鏈接

教務(wù)管理系統(tǒng)可針對不同的部門開設(shè)客戶端，僅提供一些基本數(shù)據(jù)的查詢，開放部分功能。同時(shí)，系統(tǒng)又能對其他部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行批量導(dǎo)入功能，在數(shù)據(jù)導(dǎo)入之前能對數(shù)據(jù)進(jìn)行各種校驗(yàn)，保證數(shù)據(jù)的唯一性、邏輯性、正確性等。如此可加強(qiáng)各部門之間的數(shù)據(jù)溝通，達(dá)到互通有無，進(jìn)一步完善數(shù)據(jù)。

三、結(jié)束語

近幾年獨(dú)立學(xué)院迅猛發(fā)展，一個(gè)優(yōu)秀的教務(wù)管理系統(tǒng)能對工作起到非常重要的作用。如何最大可能結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，開發(fā)與使用好教務(wù)管理系統(tǒng)，是當(dāng)前獨(dú)立學(xué)院教務(wù)部門的重要任務(wù)。筆者僅淺略分析了當(dāng)前獨(dú)立學(xué)院教務(wù)管理系統(tǒng)普遍存在的問題和少許改進(jìn)措施，如何更有效的使用教務(wù)管理系統(tǒng)，需進(jìn)一步的實(shí)踐與摸索。■

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