分析新時(shí)期人事檔案管理工作之我見(jiàn)

盧蕾

按照胡總書記“科學(xué)發(fā)展觀”要求做好新時(shí)期干部人事檔案工作顯得尤為重要。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，干部人才工作出現(xiàn)了不少新情況，干部人事檔案工作也面臨不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，充分發(fā)揮職能作用，更好地為干部人事工作服務(wù)。

一、適應(yīng)干部人事制度改革，改進(jìn)干部人事檔案管理

近年來(lái)，隨著干部人事制度改革的不斷深入，公開(kāi)選拔、實(shí)績(jī)考核、引咎辭職等新舉措加快實(shí)施，干部的競(jìng)爭(zhēng)擇優(yōu)和正常流動(dòng)機(jī)制正在形成。適應(yīng)這一發(fā)展，干部人事檔案工作也必須形成與之配套的管理模式。

1、理順檔案管理體制?，F(xiàn)行的干部人事檔案，主要按管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進(jìn)行管理，在干部人事檔案工作中發(fā)揮了重要作用。但由于在新的發(fā)展時(shí)期，人員流動(dòng)日益加速，人員的隸屬關(guān)系不斷變化等原因，干部檔案工作出現(xiàn)了一些新情況新問(wèn)題。一是關(guān)系較亂。主要表現(xiàn)在企、事業(yè)單位部分人員的檔案有的在人事部門，還有的在勞動(dòng)部門，管理的主體不清。二是人檔脫節(jié)。在人員流動(dòng)中，少數(shù)職能單位檔案意識(shí)淡漠，造成人檔分離，棄檔、“死”檔和無(wú)檔現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。三是管理盲區(qū)。部分單位在招聘人員時(shí)，擅自保存所聘人員檔案，少數(shù)柔性流動(dòng)人才及一時(shí)沒(méi)有落實(shí)工作的大中專畢業(yè)生和退伍軍人，私自截留檔案的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生，成為新的管理盲區(qū)。

2、健全檔案管理制度。適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢(shì)，對(duì)現(xiàn)行的檔案查借閱制度、材料收集制度、鑒別歸檔制度、檢查核對(duì)制度、保管保密制度等進(jìn)行完善，同時(shí)，針對(duì)體制改革、人員流動(dòng)等新情況、新問(wèn)題，制定一些新的制度。如：針對(duì)下崗及再就業(yè)人員，建立下崗和再就業(yè)人員檔案管理中心等。

3、完善檔案管理內(nèi)容。要緊緊圍繞干部工作大局，提高干部檔案的利用價(jià)值，在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上，一是建立干部工作業(yè)績(jī)檔案，及時(shí)將干部的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)情況及任務(wù)完成情況收入檔案，為憑實(shí)績(jī)用干部提供必要的依據(jù)。二是建立干部能力檔案，重點(diǎn)收集個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等能反映個(gè)人才能資料。

二、加大信息資源開(kāi)發(fā)，加快檔案工作信息化建設(shè)

檔案工作的信息化、自動(dòng)化是機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的重要組成部分，是提高干部工作效能的重要方面和必然要求。當(dāng)前，推進(jìn)干部人事檔案工作的信息化可從以下三個(gè)方面著手考慮。

1、建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)施干部人事檔案動(dòng)態(tài)管理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將干部檔案資料整理輸入微機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。同時(shí)，檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成后，不僅能夠全面反映干部的基本情況、工作履歷等固定信息，而且可以記錄干部工資、職級(jí)、學(xué)歷、崗位變動(dòng)等動(dòng)態(tài)信息，一旦干部基本情況發(fā)生變化時(shí)，可以隨時(shí)準(zhǔn)確地將最新信息錄入微機(jī)，保證干部檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

2、建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)施干部人事檔案的分級(jí)管理。按管理權(quán)限，逐層逐級(jí)建立干部人事檔案局域網(wǎng)，通過(guò)局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，實(shí)行干部檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，重點(diǎn)要解決好使用權(quán)和管理權(quán)問(wèn)題。在使用權(quán)上，可以根據(jù)不同用戶的情況，通過(guò)密碼和身份確認(rèn)，提供所需的檔案資料。在管理權(quán)上，可以實(shí)行分級(jí)管理制度，縣級(jí)以上由各級(jí)主管部門負(fù)責(zé)，縣以下由縣統(tǒng)一集中管理。要堅(jiān)持誰(shuí)管理誰(shuí)負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按管理權(quán)限由主管部門負(fù)責(zé)檔案的日常管理和修改維護(hù)。

3、建立干部個(gè)人電子檔案系統(tǒng)，實(shí)施干部人事檔案自動(dòng)化管理。適應(yīng)人才柔性流動(dòng)的需求，為便于檔案的查閱流轉(zhuǎn)，可以將干部個(gè)人中能夠公開(kāi)部分的內(nèi)容以類似于IC卡的形式，制成電子檔案。該檔案由主管部門制作并負(fù)責(zé)維護(hù)更改，由個(gè)人持有，用人單位只能閱讀無(wú)法更改。個(gè)人電子檔案的建立，可以有效地減少棄檔、“死”檔和無(wú)檔現(xiàn)象，同時(shí)，還可以減輕檔案工作的工作量，減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞。

三、強(qiáng)化服務(wù)效能，發(fā)揮干部人事檔案作用

為干部人事工作服務(wù)，是干部人事檔案工作的根本目的。檔案工作者必須增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，及時(shí)根據(jù)干部人事工作和其它中心工作的需要，主動(dòng)參與，超前服務(wù)。

1、發(fā)揮干部檔案的歷史作用。干部檔案是個(gè)人歷史的真實(shí)記錄和個(gè)人本來(lái)面目的客觀反映，是做好干部工作不可缺少的基礎(chǔ)材料。實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)碰到年齡、工齡、學(xué)歷和待遇等方面的問(wèn)題，不少都比較棘手。管檔部門要充分發(fā)揮檔案的歷史效能，堅(jiān)持以檔案為基準(zhǔn)，以歷史材料為依據(jù)，對(duì)照政策，認(rèn)真核對(duì)，及時(shí)準(zhǔn)確地為相關(guān)職能部門提供有價(jià)值的信息，為正確解決問(wèn)題提供第一手資料。

2、發(fā)揮干部檔案在選用干部上的基礎(chǔ)作用。選拔使用干部，關(guān)鍵是知人善任。干部檔案是全面考察了解和選拔使用干部的一個(gè)重要依據(jù)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)維護(hù)更改干部信息，保證信息的真實(shí)可靠，并主動(dòng)提供所需干部的個(gè)體情況，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確選人用人提供重要的依據(jù)。同時(shí)，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，做好檔案信息的綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握干部隊(duì)伍的整體狀況提供第一手可靠的資料，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。有條件的還應(yīng)主動(dòng)向有關(guān)部門推薦優(yōu)秀人才，把資料庫(kù)變成人才信息庫(kù)，把沉寂的“死”檔案變成有價(jià)值的“活”檔案。

3、發(fā)揮干部檔案在管理工作上的作用。在日常工作中，干部檔案的服務(wù)功能還體現(xiàn)在能為干部個(gè)人提供歷史公正的憑證，可以為干部工作出據(jù)歷次任職憑證、工資變動(dòng)憑證、社會(huì)關(guān)系憑證、黨團(tuán)關(guān)系憑證、業(yè)務(wù)職稱憑證、學(xué)歷層次憑證等，為晉升工資、晉升職稱、解決老干部待遇、機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革等提供有價(jià)值的服務(wù)?！?/p>