探尋小企業(yè)會計電算化優(yōu)化之路

劉宗全

摘要：會計電算化是以電子計算機為主的當代電子和信息技術(shù)應(yīng)用到會計工作中的簡稱。它已成為當前會計工作的主要工具，是提高工作效率，運用計算機技術(shù)代替手工記賬的基本方式?，F(xiàn)已發(fā)展成為一門融電子計算機科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)和會計科學(xué)為一體的新型科學(xué)和實用技術(shù)。順利實施會計電算化工作可以促使會計工作標準化、規(guī)范化，提高會計工作的效率和質(zhì)量，使會計人員更好地工作，加快信息傳遞，使企業(yè)管理更加現(xiàn)代化。文章通過對小型企業(yè)在應(yīng)用電算化過程中自身出現(xiàn)的一些問題，進行調(diào)研分析提出了一些建議和措施，以此希望能為小型企業(yè)順利實施會計電算化工作提供有益的幫助。

關(guān)鍵詞：會計電算化；會計；內(nèi)部；小企業(yè)

中圖分類號：[F235.19]文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）03-0-02

一、前言

隨著社會的進步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機在各個領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用，一種新型的做賬方式也應(yīng)運而生，即會計電算化。它是用計算機代替人工，實現(xiàn)記賬、算賬、報賬、查賬以及部分需由人腦完成的對會計信息的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供決策的過程。它與原始的手工操作相比，會計電算化具有運算速度快、存儲空間小、存儲容量大、數(shù)據(jù)共享、檢索查詢快速、制作報表容易、數(shù)據(jù)分析準確等特點。但是從筆者對浙江省臨安市小企業(yè)會計電算化應(yīng)用的調(diào)查情況來看，雖然許多小企業(yè)也買了電腦、打印機、會計軟件等設(shè)施，用電算化取代了手工記賬，但是并沒有充分體現(xiàn)出電算化的優(yōu)勢，為此筆者談?wù)勛约旱囊恍┛捶ā?/p>

二、小企業(yè)應(yīng)用會計電算化的現(xiàn)狀

近年來，臨安市企業(yè)會計電算化普及工作推行較快，許多企業(yè)在賬務(wù)處理、應(yīng)收應(yīng)付款核算、固定資產(chǎn)核算、材料核算、銷售核算、工資核算、成本核算、會計報表生成與匯總等基本會計核算業(yè)務(wù)方面紛紛實現(xiàn)了會計電算化。據(jù)調(diào)查，截至2011年12月底，臨安市大型集團公司及下屬企業(yè)會計電算化已全部普及；資產(chǎn)總額5000萬元以上的企業(yè)會計電算化普及率已達80%以上；資產(chǎn)總額在5000萬元以下的企業(yè)會計電算化的應(yīng)用面也達到了50%～70%。從調(diào)查數(shù)據(jù)看，臨安市已達到財政部在“2010年力爭80%以上的基層單位基本實現(xiàn)會計電算化”的要求。會計電算化的普及從根本上扭轉(zhuǎn)了臨安市基層單位會計信息處理手段落后的狀況，但與會計電算化迅速普及不相適應(yīng)的是企業(yè)內(nèi)部電算化工作中還存在著許多不盡人意的地方。尤其是筆者所調(diào)查的眾多小企業(yè)，情況更是如此。

三、小企業(yè)應(yīng)用會計電算化的出現(xiàn)的問題

1.會計電算化崗位不明，監(jiān)管制度缺失

企業(yè)開展會計電算化工作提高了工作效率，傳統(tǒng)的會計分工模式被打破，會計人員抄寫、計算等手工勞動大大減少，會計人員的工作職責、操作規(guī)程也都將發(fā)生很大變化。各崗位的工作量往往不同于手工記賬，需要重新分工，并需要提供更高的內(nèi)部控制制度要求。但是，眾多小企業(yè)沒有搞清楚電算化的規(guī)律，未及時、有效地進行崗位調(diào)整造成人力資源的浪費或崗位設(shè)置不符合要求。如：有些小企業(yè)在實行電算化中，從數(shù)據(jù)的輸入、輸出及數(shù)據(jù)的報送都經(jīng)由一人完成，缺乏權(quán)限設(shè)置的牽連制。其實，這樣就增加了在未被批準的情況下，操作人員直接對使用中的數(shù)據(jù)和程序進行修改、復(fù)制或刪除等操作的可能性，從而使會計數(shù)據(jù)的準確性及安全性大大受到威脅，也增加了舞弊的可能性。

這些情況的發(fā)生歸根結(jié)底都是小企業(yè)在引進會計電算化后未能及時建立、健全相關(guān)的管理制度，且系統(tǒng)在運行過程中也沒有嚴格執(zhí)行制度要求，造成監(jiān)控缺失。甚至在一些小企業(yè)中，會計人員間互相知道密碼，沒有保密觀念。賬套間互相可以隨意進入操作使用、稽核流于形式，容易造成內(nèi)部人員私通隨意報銷及領(lǐng)用材料，使企業(yè)造成損失。

2.小企業(yè)會計人員素質(zhì)不高

據(jù)統(tǒng)計，臨安市大部分小企業(yè)電算化操作人員大都是財務(wù)人員經(jīng)過財務(wù)軟件公司的短期培訓(xùn)而來，知識掌握不全面，很少有既熟悉計算機知識又精通會計業(yè)務(wù)的人員。大多數(shù)會計人員計算機專業(yè)知識匱乏，對財務(wù)軟件的認識存有局限性，一般只能按照固定的模式機械的操作財務(wù)軟件，不能靈活運用軟件所提供的各項功能，特別是一些輔助核算功能的運用。一旦軟件運行過程中出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不熟悉時，就會束手無策，這些也成為會計電算化有效運行的障礙。

筆者對某一家小型造紙企業(yè)的人員學(xué)歷情況進行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該公司人員15.64%為小學(xué)文化，57.54%為初中文化，3.39%為中專文化，18.43%為高中文化，5%為大專以上文化。從中可以看出公司人員文化素質(zhì)普遍不高，一時之間想要提高人員素質(zhì)極其困難，尤其是財務(wù)人員長期進行手工處理賬務(wù)，對于會計電算化這一新型記賬方式很陌生也難以適應(yīng)，現(xiàn)企業(yè)要求進行計算機操作更是難上加難。例如，在每月做報表的時候，會計人員提前經(jīng)手工做好一份準確的報表，但是由于對電算化上機操作生疏，利用軟件上核算的數(shù)據(jù)居然和手工報表上的相差甚大。這樣的情況反而使得電算化運用陷入了尷尬境地。

3.電算化內(nèi)部工作環(huán)境安全性不高

隨著電子商務(wù)、網(wǎng)上結(jié)算等業(yè)務(wù)的發(fā)展，企業(yè)財務(wù)部使用的電腦均需要有上網(wǎng)交易功能，如進行網(wǎng)上銀行支付、網(wǎng)上納稅申報等。會計信息在網(wǎng)上傳遞過程中，隨時可能被網(wǎng)絡(luò)黑客截取并惡意篡改或被病毒擾亂正常工作，造成不可估量的損失。不但如此，計算機應(yīng)用中出現(xiàn)的舞弊和犯罪現(xiàn)象大都是由企業(yè)內(nèi)部人員造成，尤其是掌控技術(shù)的應(yīng)用人員，如系統(tǒng)管理人員、程序員等。為個人利益，惡意篡改數(shù)據(jù)，盜取公司財務(wù)信息，給公司造成損失。

在采用電算化后，程序與數(shù)據(jù)存儲在一起；數(shù)據(jù)的輸入和輸出形式和手工會計系統(tǒng)也大不相同。數(shù)據(jù)的輸入可能缺乏充分可靠的記錄，未經(jīng)確認沒有附件的數(shù)據(jù)亦可能被輸入系統(tǒng)內(nèi)。在輸出方面，有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果不被打印出來，只有依靠電子計算機才能查看到存儲在磁性媒體中的數(shù)據(jù)。例如，某賬戶有期初余額，但是本期沒有發(fā)生，就不被打印出來需要通過計算機查看。而如何存取改動數(shù)據(jù)的命令和程序又集中在同一裝置內(nèi)，在計算機上修改錯誤，修改過的數(shù)據(jù)很難留有痕跡，未經(jīng)批準擅自存取或改動數(shù)據(jù)的情況就很有可能發(fā)生。

四、優(yōu)化小企業(yè)會計電算化應(yīng)用的措施

1.規(guī)范會計電算化操作管理制度

(1)強化會計電算化人員職責權(quán)限

要明確各個崗位對應(yīng)的工作內(nèi)容、崗位職責和功能權(quán)限，并通過財務(wù)軟件的權(quán)限設(shè)置系統(tǒng)對會計電算化工作人員的操作權(quán)限進行嚴格限定，對每個會計員的操作進行控制。例如，進入系統(tǒng)管理中的權(quán)限管理，根據(jù)工作的需要對于制單人員，給予查詢權(quán)、錄入修改權(quán)、打印權(quán)；對出納員應(yīng)給予賬務(wù)查詢權(quán)、銀行及對賬權(quán)和審核權(quán)，以便出納模塊和日常賬務(wù)模塊相互核對和日常收付憑證進行操作。如果需要，可以充分使用本企業(yè)財務(wù)軟件控制部分科目的權(quán)限。

(2)建立嚴格的監(jiān)督機制

企業(yè)應(yīng)當要求財務(wù)人員必須把整個會計核算過程分解成相互關(guān)聯(lián)、相互制約的若干部分，分別由不同的人員負責，確保完成一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)必須要兩個或兩個以上人員經(jīng)手，從而起到相互牽制、相互監(jiān)督的作用。例如，對記賬憑證審核時，除審核人員在計算機系統(tǒng)內(nèi)簽字確認外還要求制單人員在打印的會計憑證上蓋章確認。同時利用計算機進行財務(wù)監(jiān)控，必須隨時對財務(wù)監(jiān)控對象進行跟蹤，比如對某些費用的限額直接限制，超過限額則不予支付。對于超額領(lǐng)用材料，只能要求高層管理人員審批后才能發(fā)料。還要實行嚴格的獎懲制度來促使責任人員互相監(jiān)督，在企業(yè)內(nèi)部形成良好的工作風氣。

2.提高企業(yè)財務(wù)人員的素質(zhì)

(1)培養(yǎng)適應(yīng)會計電算化環(huán)境的復(fù)合型人才

隨著電算化和計算機的引進，財務(wù)人員不僅要學(xué)會利用電算化操作賬務(wù)，更要學(xué)會計算機及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用和維護。首先，可以強制財務(wù)骨干率先以身作則學(xué)習應(yīng)用電算化，安排財務(wù)高層先進行培訓(xùn)并以此慢慢推廣蔓延開來。然后，企業(yè)內(nèi)部可以不定期地安排一些不同層次的對象參加有針對性的、系統(tǒng)的電算化培訓(xùn)和計算機基礎(chǔ)知識教導(dǎo)，對會計人員逐一考核。企業(yè)爭取利用自身資源做好會計電算化后續(xù)教育培訓(xùn)工作，造就財務(wù)人員既能透徹和熟練掌握財務(wù)軟件的應(yīng)用，又熟悉計算機維護知識的復(fù)合型人才，全面提升會計人員的整體素質(zhì)，迎接會計工作的信息化。并且可以通過培養(yǎng)計算機技術(shù)人員，學(xué)習會計和審計專業(yè)知識，掌握計審原理和方法，專職或輔助進行計算機日常工作；還可以由審計人員和計算機技術(shù)人員相互配合組成審計小組，共同完成計算機審計工作。

(2)建立企業(yè)、高校、軟件公司三方合作的人才培養(yǎng)機制

僅僅依靠小企業(yè)本身來提高財務(wù)人員的素質(zhì)顯然遠遠不夠，更多的要利用高校，從中獲得幫助。即安排企業(yè)內(nèi)部人員進高校培訓(xùn)或者更快的是讓高校畢業(yè)生進企業(yè)推廣技術(shù)。例如由軟件公司在學(xué)校設(shè)點培訓(xùn)高校人才，并將人才技術(shù)配發(fā)輸送到購買該軟件的企業(yè)中去，進行軟件操作及維護。這樣一來，不但減輕了現(xiàn)在應(yīng)屆畢業(yè)生就業(yè)難的問題，還可以滿足企業(yè)對財務(wù)軟件形人才的需求，形成企業(yè)、高校、軟件公司三贏的局面。

3.提高內(nèi)部工作環(huán)境的安全性

(1)加強會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制

在電腦網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，某些內(nèi)部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性，為了提高網(wǎng)絡(luò)會計信息系統(tǒng)的安全防范能力應(yīng)采用一些措施。第一，建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。在計算機上安裝并檢測殺毒軟件，及時更新。在使用軟盤和網(wǎng)上資源時，注意首先查毒、殺毒。對特別需要安全保護，涉及會計電算化工作的計算機進行隔離，謹慎上網(wǎng)。第二，建立會計信息資料的備份制度，對重要的會計信息資料要實行多級備份。每日必須對計算機內(nèi)的會計資料在計算機硬盤中進行備份，對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份，以避免意外和人為錯誤造成數(shù)據(jù)的丟失。

(2)加強數(shù)據(jù)的保密和保護

在數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)前，必須要經(jīng)過檢驗。輸入工作應(yīng)由多人多組分擔；對輸入的數(shù)據(jù)、代碼等進行必要的校驗，以保證合法性、真實性。在進入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令進行身份認證和用戶權(quán)限設(shè)置授權(quán)等限制手段，對操作密碼實行雙人控制，即將所設(shè)密碼分兩部分：一部分由財會主管人員掌握，另一部分由操作人員掌握，只有兩者同時兼有密碼后，方能進入操作，由此達到相互監(jiān)控。另外還可以考慮專門的管理制度，如專機專用、專室專用等。由于小型企業(yè)資源有限，可以考慮在辦公室內(nèi)特定一個區(qū)域，將進行電算化操作的計算機設(shè)在特定位置及設(shè)置開機密碼，與其他計算機網(wǎng)絡(luò)分離，規(guī)定非相關(guān)操作人員不得擅自使用，同樣也可以做到專機專用，在專室專用的方式上改良為專位專用。

以上這些問題是小企業(yè)實施會計電算化進程中經(jīng)常遇到而又必須重視和及時解決的問題。這些問題如若不重視或不及時解決，它將嚴重阻礙會計電算化更深層次的發(fā)展；如若重視并及時解決這些問題，它必然會促進企業(yè)會計電算化充分的應(yīng)用，最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質(zhì)量，更好地為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟效益服務(wù)。然而，想要優(yōu)化小型企業(yè)會計電算化應(yīng)用現(xiàn)狀，最根本的就是要從自身做起，從內(nèi)部找問題，為實施會計電算化創(chuàng)造良好的條件，以便財務(wù)人員能夠提高會計工作效率，促進企業(yè)更好的發(fā)展。

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