新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法

摘要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的一部分，加強(qiáng)檔案管理的開(kāi)發(fā)利用，積極發(fā)揮自身的作用和價(jià)值，對(duì)于提高醫(yī)院整體管理水平具有重要的促進(jìn)作用，再者檔案是醫(yī)院重要的信息資源，檔案管理越來(lái)越受到人們的關(guān)注與重視，隨著醫(yī)學(xué)技術(shù)提高，醫(yī)院管理力度不斷加大，對(duì)醫(yī)院檔案工作也提出了新的要求。醫(yī)院檔案管理應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際情況，有的放矢狠抓薄弱環(huán)節(jié)，推動(dòng)檔案工作發(fā)展，從而更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作；要準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，適時(shí)調(diào)整，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，這是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的需要，是提高醫(yī)院醫(yī)療護(hù)理服務(wù)工作質(zhì)量必不可少的一項(xiàng)工作，目前醫(yī)院檔案管理方法嚴(yán)重阻礙了檔案管理的發(fā)展。文章通過(guò)分析目前醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題，提出了對(duì)醫(yī)院檔案管理進(jìn)行改進(jìn)的方法。

關(guān)鍵詞： 新醫(yī)改 醫(yī)院檔案管理 改進(jìn)方法 醫(yī)院管理 管理思想 檔案管理方法 管理人才 管理手段 檔案工作 檔案管理人員

中圖分類(lèi)號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3791(2011)02(c)-0000-00

所謂醫(yī)院檔案，指的是為醫(yī)院服務(wù)的醫(yī)療文件材料、以及醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷史資料，它是醫(yī)院在工作活動(dòng)中所形成的各種文件，比如工作記錄、圖表、錄音、影像資料等各種書(shū)面材料及載體材料。這些醫(yī)院檔案記載了各自醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，可以用來(lái)研究醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、同時(shí)也對(duì)醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展方向提供了第一手資料；科學(xué)系統(tǒng)分析醫(yī)院檔案利于在今后的醫(yī)療事業(yè)中揚(yáng)長(zhǎng)避短，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。醫(yī)院檔案管理工作可以對(duì)醫(yī)院的行政管理工作、學(xué)術(shù)研究、科技交流以和法律糾紛等方面起一定的指導(dǎo)作用。

當(dāng)前，根據(jù)新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，對(duì)促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有決定性的作用。所以我們應(yīng)該以新醫(yī)改為導(dǎo)向，研究醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，力求醫(yī)院檔案管規(guī)范化、信息化、完整化、現(xiàn)代化。

但隨著新醫(yī)改的推進(jìn)，醫(yī)院檔案管理也暴露了一些問(wèn)題。

1制度不健全性與收集效率低下性

檔案管理都是各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，缺乏科學(xué)性與系統(tǒng)性。而且大部分醫(yī)院對(duì)收入檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有明確的要求，也缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與模式，更沒(méi)有制定統(tǒng)一的收檔制度；同時(shí)醫(yī)院在日常管理考核中，也未將檔案管理納入目標(biāo)考核，導(dǎo)致檔案收集效率不高，檔案不齊全。

2檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

在醫(yī)院的各項(xiàng)管理中，例來(lái)只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高與繼續(xù)教育，尚未對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出計(jì)劃和要求。大部分檔案管理人員專(zhuān)業(yè)出身的較少，知識(shí)面較窄、學(xué)歷普遍偏低，檔案管理知識(shí)貧乏；甚至于有些檔案管理人員是從別的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過(guò)來(lái)的。從而導(dǎo)致他們?cè)趯?zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊。而且在平時(shí)的工作當(dāng)中，檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，以致于使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢(shì)的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

3檔案缺失嚴(yán)重，安全性能差

由于長(zhǎng)期以來(lái)的歷史原因檔案管理設(shè)施不全又缺乏現(xiàn)代化檔案管理，以及醫(yī)院管理的要求，醫(yī)院設(shè)立了管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案和部分實(shí)物、音像檔案的綜合檔案室。而各個(gè)科室管理各自醫(yī)療文書(shū)檔案、X 線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案，就形成了多部門(mén)管理檔案的格局。醫(yī)院檔案管理不夠規(guī)范，設(shè)施不全，設(shè)備陳舊、技術(shù)落后等問(wèn)題，制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

在新醫(yī)改不斷深入中，必須探索一條適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的新思路，對(duì)醫(yī)院檔案工作提出了新的要求。為了搞好檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理應(yīng)如何改進(jìn)？

（1）以學(xué)習(xí)為第一任務(wù)

加強(qiáng)對(duì)檔案法的學(xué)習(xí)，增大對(duì)檔案法的宣傳，增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的檔案意識(shí)，特別是檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提。將檔案管理納入醫(yī)院管理中，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使全醫(yī)院從領(lǐng)導(dǎo)到職工都能充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。

（2）重視人才培養(yǎng)，提高人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，則應(yīng)不間斷提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平，并將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃。不斷總結(jié)檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提升。檔案管理人員也要主動(dòng)培養(yǎng)自身業(yè)務(wù)，在工作與學(xué)習(xí)中必須以主人翁的姿態(tài)為醫(yī)院的各項(xiàng)活動(dòng)統(tǒng)籌安排和服務(wù)，使檔案管理工作與醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、管理工作結(jié)合得更加緊密，為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。要有不斷創(chuàng)新的意識(shí)，要不斷解放思想，拓寬思路，開(kāi)拓創(chuàng)新，增強(qiáng)對(duì)新生事物的敏感度和接受力。同時(shí)，可積極開(kāi)展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，編寫(xiě)各種專(zhuān)題匯編，為使用者提供多方面、有實(shí)效的信息。

（3）大膽改革，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案管理的主要目的。通過(guò)深層次、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、日常管理及患者服務(wù)。同時(shí)，合理利用檔案可以為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和一定的經(jīng)濟(jì)效益，從而提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。

要實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。一是要加強(qiáng)檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的安全保管設(shè)施；二是要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開(kāi)發(fā)利用的主要功能。三是要配備整套檔案掃描系統(tǒng)，改革單純由人工錄入資料的相對(duì)落后的做法，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。注重對(duì)現(xiàn)代化各類(lèi)信息的收集和整理，多借鑒社會(huì)其他領(lǐng)域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使醫(yī)院檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。

（4）積極調(diào)研、獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、合作共享。

醫(yī)院檔案工作者要深入臨床一線進(jìn)行調(diào)研，了解各科室醫(yī)療工作對(duì)檔案信息要求，有目的地從檔案材料中挖掘有價(jià)值的信息，開(kāi)展編研工作，編制多種檢索工具，為臨床、科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動(dòng)服務(wù)。同時(shí)，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，加強(qiáng)管理，提高檔案利用率。打破院與院之間的界限，加強(qiáng)與各級(jí)醫(yī)院的信息聯(lián)系，互通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研需要，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

（5）加強(qiáng)病案的規(guī)范化建設(shè)。

檔案管理必須強(qiáng)調(diào)制度化，病案是醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容。要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)務(wù)人員病案書(shū)寫(xiě)的教育，提高對(duì)病案嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)，使醫(yī)務(wù)人員從思想上以予以重視，嚴(yán)格要求，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。落實(shí)病案書(shū)寫(xiě)規(guī)章制度，加強(qiáng)病案書(shū)寫(xiě)規(guī)范化的培訓(xùn)，要實(shí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)。當(dāng)前在病歷書(shū)寫(xiě)中存在代上級(jí)醫(yī)師簽名的現(xiàn)象，反映了各級(jí)醫(yī)師對(duì)病案書(shū)寫(xiě)的嚴(yán)肅性缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)，要強(qiáng)化管理抓落實(shí)。實(shí)行監(jiān)督制度，對(duì)病歷實(shí)行抽查，有獎(jiǎng)有罰，要使職工明確病歷既反映了一個(gè)人的敬業(yè)精神和態(tài)度，也反映了醫(yī)療質(zhì)量的好壞。病歷質(zhì)量低下，很可能由此引起醫(yī)患糾紛。

（6）制定相應(yīng)的考核制度。

檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，建立相應(yīng)的考核制度，必須層層嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人。醫(yī)院應(yīng)將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書(shū)之中，將檔案管理與科室工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤，明確科室對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)管理、使醫(yī)院檔案管理工作步入新的臺(tái)階。

隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步與發(fā)展，與人民群眾生命健康息息相關(guān)的醫(yī)療單位面臨著很大的提升空間，特別是我國(guó)正在進(jìn)行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度的改革，對(duì)醫(yī)院的管理工作提出了更多的要求。醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時(shí)代的步伐。這也要求我們醫(yī)院檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取，以滿足社會(huì)進(jìn)步和醫(yī)院發(fā)展對(duì)檔案管理的不斷提高的要求，為建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義醫(yī)院檔案事業(yè)作出貢獻(xiàn)，總之，我們要把醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)成是一個(gè)專(zhuān)門(mén)的學(xué)問(wèn)，調(diào)動(dòng)全員意識(shí)來(lái)共同配合，以達(dá)到新醫(yī)改預(yù)期目標(biāo)。

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