ERP環(huán)境下電信企業(yè)會計流程重構

摘 要：隨著電信企業(yè)ERP的應用，傳統(tǒng)的會計流程已不適應企業(yè)發(fā)展的需要。分析了電信企業(yè)傳統(tǒng)的會計流程的弊端，以電信企業(yè)費用報銷流程為案例，闡述了電信企業(yè)ERP下會計流程重組的內(nèi)容及應用效果。

關鍵詞：ERP 會計流程；信息技術；流程重組

中圖分類號：F275.2 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）04-0092-02

引言

隨著信息通信技術的飛速發(fā)展，電信企業(yè)用戶數(shù)量增長勢頭不減，同時電信企業(yè)新業(yè)務層出不窮，以云南聯(lián)通昆明分公司2010年收入為例，非語音收入已占到全部收入的30%，同時新業(yè)務種類眾多，以云南聯(lián)通2010年數(shù)據(jù)為例，一年內(nèi)新增的非語音業(yè)務種類占到整個非語音業(yè)務種類的23%。新業(yè)務的結算形式多樣復雜、數(shù)據(jù)量大、時間要求緊，這給電信企業(yè)會計核算工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。如果延用以前的會計電算化形式進行會計核算，不僅不能保證會計信息的可靠性與及時性，更無法滿足決策者對決策信息在時間上和內(nèi)容上的決策要求。

電信企業(yè)的ERP無疑為這一問題的解決提供了一個有效的途徑，ERP（Enterprise Resources Planning）即企業(yè)資源計劃，是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP 的用戶通過系統(tǒng)的公用數(shù)據(jù)結構和集中數(shù)據(jù)庫，可以從世界任何地方進入并獲取數(shù)據(jù)，ERP 系統(tǒng)實現(xiàn)了系統(tǒng)集成和數(shù)據(jù)集成。ERP通過財務業(yè)務一體化，實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)同時采集，滿足信息使用者的需要。

中國從20世紀90年代引進ERP，從ERP的應用的經(jīng)驗中，我們不難發(fā)現(xiàn)，要讓ERP充分發(fā)揮其作用，就必須利用現(xiàn)代IT技術和手段，通過理順管理流程、整合信息共享，最終達到對企業(yè)資源的有效管理與控制。所以電信企業(yè)實施ERP首先就要實現(xiàn)信息化下的業(yè)務流程重組，其中會計流程重組是其中非常重要的一環(huán)，因為財務會計系統(tǒng)是ERP中最重要的、核心系統(tǒng)，整個企業(yè)70%的決策信息來自于財務會計系統(tǒng)。

一、電信企業(yè)原會計流程存在的缺陷

1.基于傳統(tǒng)分工理論的會計流程效率低下。電信企業(yè)傳統(tǒng)的會計業(yè)務流程是建立在勞動分工理論下的一種順序化業(yè)務流程。勞動分工就是將一定的過程分解為個別作業(yè)，管理活動的重點是努力提高個別作業(yè)的效率。在這種理論指導下電信企業(yè)的會計流程分解為工資核算、原材料核算、工程建設及固定資產(chǎn)核算等相對獨立的工作，各部門依照部門工作職責處理財務信息，財務信息在各部門之間傳遞，增長了財務流程鏈條，形成重復作業(yè)，同時各個子系統(tǒng)彼此獨立，形成信息“孤島”，既降低了工作效率又增加了企業(yè)運營的成本。

2.會計核算與監(jiān)督的滯后性。電信企業(yè)新業(yè)務開展前，往往都要經(jīng)過財務部門的審核，即事前控制。但新業(yè)務開展過程中的數(shù)據(jù)都集中在業(yè)務數(shù)據(jù)庫中，財務人員對新業(yè)務的會計數(shù)據(jù)采集工作是在業(yè)務發(fā)生后，并經(jīng)過多道環(huán)節(jié)進行加工處理才能提供給管理決策者使用，從而導致財務控制主要是事后控制?？刂频臏笮裕沟秒娦牌髽I(yè)無法從效益的角度對生產(chǎn)經(jīng)營活動進行實時控制，決策者得不到及時有效的信息，無法在瞬息萬變的競爭環(huán)境中及時調(diào)整經(jīng)營策略，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。

3.無法滿足信息使用者多元化的需求。在電信企業(yè)傳統(tǒng)的會計工作中，會計流程只關注業(yè)務流程中會計數(shù)據(jù)的收集，即業(yè)務活動產(chǎn)生的大量信息保留在業(yè)務部門，財務人員只采集其中影響企業(yè)財務報表的數(shù)據(jù)，卻忽視了財務數(shù)據(jù)背后大量的管理信息，這些信息仍保留在業(yè)務部門，這就可能出現(xiàn)會計信息系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不一致或冗余。在信息社會，信用使用者的信息需求是多元化的，在傳統(tǒng)的會計流程下，電信企業(yè)的財務人員卻面臨著對會計信息背后的大量管理信息知其存在而無法及時提供的局面。

二、ERP下電信企業(yè)會計流程的重組內(nèi)容

在ERP下，如果延用以前的會計流程，不僅無法發(fā)揮ERP高度的信息集成作用，促進電信企業(yè)整體競爭力的提升，反而會成為電信企業(yè)快速發(fā)展的瓶頸。所以，電信企業(yè)實施ERP必須首先對原電算化下的會計流程進行重組，以適應新系統(tǒng)的要求。ERP下電信企業(yè)會計流程重組的主要內(nèi)容如下:

1.觀念重組。業(yè)務流程重組就是從根本上對原來的業(yè)務流程做徹底地重新設計。要實現(xiàn)從根據(jù)上徹底的重新設計，首先要從觀念進行重組，會計人員要對會計工作的職能進行重新認識，會計工作的主要職能要從核算職能向監(jiān)督職能轉(zhuǎn)變，并進一步發(fā)展預測經(jīng)濟前景、參與經(jīng)濟決策、評價經(jīng)營業(yè)績等職能，只有對會計職能的重新認識才能讓會計工作者拋棄傳統(tǒng)的不合時宜的觀念，重新樹立適合ERP環(huán)境下的新會計觀念。要樹立價值創(chuàng)造的觀念，會計工作不僅僅是被動地執(zhí)行工作，而是應主動地與其他業(yè)務活動相配合，形成良好的協(xié)調(diào)、互動機制，為實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的目標出謀劃策；要樹立網(wǎng)絡系統(tǒng)觀念，重組后的電信企業(yè)會計信息系統(tǒng)應極大地利用了網(wǎng)絡技術，充分發(fā)揮電信企業(yè)業(yè)務數(shù)據(jù)庫中的信息優(yōu)勢，實現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境下的不同系統(tǒng)間信息交流的雙向性。

2.流程重組。流程重組則是實施會計流程重組的核心過程，要求對企業(yè)現(xiàn)有的會計業(yè)務流程進行調(diào)研分析，針對ERP下收集到的采集于各業(yè)務部門的信息內(nèi)容、關聯(lián)關系、信息流的方向等特點，考慮舍棄冗余的、不合理的流程，充分利用ERP數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)信息的共享，消除多頭采集信息帶來的信息冗余、不一致性等問題，設計出一套適合新系統(tǒng)的新流程。充分發(fā)揮電信各業(yè)務系統(tǒng)海量信息的特點，將之充分應用于ERP系統(tǒng)中，通過信息的自動采集、處理，將會計人員從數(shù)據(jù)的采集、日常核算處理中解脫出來，將更多的精力投入到對數(shù)據(jù)的深度分析、挖掘中，通過對業(yè)務及財務相關數(shù)據(jù)的分析為企業(yè)的經(jīng)營決策提供有利的支持

3.會計組織重組。在完成觀念重組、流程重組后，還要建立一套與之相配套的會計組織機構。組織重組則是為了保證會計業(yè)務流程重組實施的有效性和永久性，會計組織結構重組就是把目前的直線職能型的結構轉(zhuǎn)變成面向流程的項目型結構和基于客戶/服務器（C/S）的扁平化組織結構，從結構層次上提高企業(yè)管理系統(tǒng)的效率和柔性。在ERP 環(huán)境下，電信企業(yè)會計部門在流程重組后要增設專職崗位完成業(yè)務數(shù)據(jù)與會計核算數(shù)據(jù)的映射關系的維護工作。

三、電信企業(yè)在ERP下實施會計流程重組的案例及實施效果

聯(lián)通云南分公司有員工近千人，由于業(yè)務的需要，員工經(jīng)常出差，傳統(tǒng)的費用報銷會計流程：報賬員工手工填寫費用報銷單→業(yè)務部門報賬員審核→部門經(jīng)理審核→歸口管理部門經(jīng)理審核→部門報賬員定期將審核通過的費用報銷單集中送交財務部門→財務部門初核→財務經(jīng)理審核→公司領導審核→財務部門制單員根據(jù)費用報銷單在用友系統(tǒng)中錄入相關憑證→審核人員審核憑證→出納轉(zhuǎn)賬給部門報賬員→部門報賬員轉(zhuǎn)賬給報賬員工，同時部門報賬員要登記部門臺賬并定期與財務賬進行核對。

從上述流程中我們可以看出，員工手工填寫的費用報銷單通過人工傳遞方式在各審批部門及領導中傳遞，同時各部門要單獨設立報賬員實施統(tǒng)一報賬并建立費用報銷臺賬，并要定時與財務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行核對，不僅增加了工作量且人為降低了處理效率。整個報賬過程需一周的時間。而這些工作完全可以通過ERP中對信息流的實時處理來解決，所以云南聯(lián)通決定重構費用報銷流程。

ERP下新的費用報銷流程既要考慮數(shù)據(jù)采集的自動化，又要考慮ERP核心系統(tǒng)的安全性。所以聯(lián)通云南分公司決定在原有的OA系統(tǒng)中實施電子報賬，由報賬員工在OA系統(tǒng)中錄入電子報賬單并將相關原始單據(jù)掃描進系統(tǒng)，各審批部門人員在OA系統(tǒng)中實施審批，財務初核完成原始單據(jù)的人工審核，并通過事先定義好的業(yè)務、費用與會計憑證映射關關系，由財務審核人員完成實時觸發(fā)，將OA中的費用報銷數(shù)據(jù)自動生成ERP中的會計憑證。這樣既分離了核心數(shù)據(jù)與大量業(yè)務數(shù)據(jù)，又實現(xiàn)了會計信息的自動采集與處理。

通過上述業(yè)務流程的重組，費用報銷可實現(xiàn)由原來的部門報賬員定期收集統(tǒng)一報賬到現(xiàn)在的實時分散報賬，報賬周期由過去的一周提升至現(xiàn)在的兩小時，極大的提高了報賬效率，同時業(yè)務部門報賬不用手工登記臺賬，系統(tǒng)可自動生成業(yè)務部門報銷臺賬，省去了業(yè)務部門費用報銷臺賬與財務賬的人工核對工作，系統(tǒng)自動完成核對工作，因為是一套數(shù)據(jù)，又保證了數(shù)據(jù)的一致性。

聯(lián)通云南分公司實現(xiàn)ERP一年多來，通過會計流程重組，不僅提高了會計核算的準確性與效率，有效地保證了資金的安全性，同時通過會計組織重組，將很多財務人員從原有的核算、對賬等事務性工作中解放出來，更多地參與到企業(yè)的經(jīng)營決策、市場營銷策略分析、顧客服務中，取得了良好的經(jīng)濟效益與社會效益。

結束語

通過以上案例我們不難看出，ERP實施的關鍵是要根據(jù)信息的特點和技術支撐的可能性，進行業(yè)務流程重組，尤其是是ERP核心模塊——財務會計模塊的會計流程重組，從根本上建立起適應信息技術的會計流程，而不是停留在對手工工作的“模擬”。通過重組，將電信企業(yè)的會計流程由職能管理轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程管理，以事前管理代替事后監(jiān)督，以計算機協(xié)同處理為基礎的并行過程取代串行和反饋控制的管理過程。只有這樣，才能真正實現(xiàn)整個系統(tǒng)的全局最優(yōu)，才能保證ERP的成功實施，才能全面提升電信企業(yè)的核心競爭力。

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