高等學(xué)校院系本科教學(xué)檔案內(nèi)容與建檔指南研究

摘要：院系是高校人才培養(yǎng)的重要載體，院系教學(xué)檔案是反映和評估教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。在分析高校院系教學(xué)檔案功能與作用的基礎(chǔ)上，依據(jù)教學(xué)檔案內(nèi)容、特點、形成規(guī)律和檔案立卷方式，將院系本科教學(xué)檔案分成十類，并提出了教學(xué)檔案建檔指南，對提升高校院系教學(xué)檔案建設(shè)水平具有普遍意義。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；內(nèi)容分類；建檔指南

作者簡介：汪明玥（1984-），女，江蘇常州人，江蘇技術(shù)師范學(xué)院商學(xué)院，助教。（江蘇常州213001）

中圖分類號：G647#8195;#8195;#8195;#8195;#8195;文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A#8195;#8195;#8195;#8195;#8195;文章編號：1007-0079（2012）13-0139-02

教學(xué)檔案是反映和評估教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的重要依據(jù)，是高等學(xué)校檔案的主體。院系是高校從事教學(xué)活動的基本教學(xué)單位，是教學(xué)文件的主要產(chǎn)生者和保管者。加強院系教學(xué)檔案的科學(xué)管理，對深化教育教學(xué)改革，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量和教學(xué)管理水平具有重要意義。[1]我國普通高校院系教學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)和管理工作起步較晚，2004年教育部啟動五年一輪的高等學(xué)校教學(xué)工作水平評估，增強了高校的檔案意識，推動了高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和科學(xué)化、規(guī)范化管理，促進(jìn)了高校檔案內(nèi)容由單一性向綜合性和多門類化方向轉(zhuǎn)變，使高校檔案的價值和地位得到了進(jìn)一步的提升。但由于高校接受外部教學(xué)工作評估迎評工作時間短、任務(wù)重，多數(shù)高校的評建材料是依據(jù)評估指標(biāo)按照實用性原則收集取來用之，并未真正從檔案建設(shè)角度出發(fā)把教學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)與高校評建工作有機地結(jié)合起來，致使評估結(jié)束后高校院系教學(xué)檔案建設(shè)和管理仍然存在諸多問題，如教學(xué)檔案歸檔內(nèi)容不明確，歸檔材料無規(guī)可循；教學(xué)檔案材料收集不齊全，缺乏系統(tǒng)性；檔案材料不規(guī)范、不科學(xué)，歸檔材料質(zhì)量不高；教學(xué)檔案管理手段和模式落后等。[2-3]高校院系教學(xué)檔案所引發(fā)的各種問題受到了學(xué)者們的關(guān)注，如何分類、管理和使用院系教學(xué)檔案已成為教學(xué)檔案研究中的一個重要領(lǐng)域，其中如何根據(jù)檔案內(nèi)容對教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)分類是院系教學(xué)檔案建設(shè)的基礎(chǔ)。本文在分析高校院系教學(xué)檔案功能與作用的基礎(chǔ)上，依據(jù)教學(xué)檔案內(nèi)容、特點、形成規(guī)律和檔案立卷方式，提出了高校院系本科教學(xué)檔案分類方法和建檔指南，以推動高校院系教學(xué)檔案的建設(shè)。

一、高校院系教學(xué)檔案的功能與作用

有關(guān)高校院系教學(xué)檔案的功能與作用研究較多，但都從操作層面進(jìn)行定義且不夠準(zhǔn)確，本文從教育部高校質(zhì)量工程與教學(xué)改革的層面認(rèn)為院系教學(xué)檔案的功能與作用主要體現(xiàn)在以下兩方面。

首先，院系教學(xué)檔案是高校院系在教學(xué)實踐和教學(xué)管理中直接形成的具有保存取用價值的文字、圖標(biāo)、聲像等載體材料和電子文獻(xiàn)，是對院系執(zhí)行學(xué)校教學(xué)工作規(guī)程所從事的教學(xué)活動的內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實記錄，是進(jìn)行教學(xué)管理和教學(xué)研究不可缺少的依據(jù)和參考，是改進(jìn)教學(xué)工作、促進(jìn)教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的重要信息資源。

其次，高等學(xué)校開展專業(yè)評估、課程評估、教學(xué)質(zhì)量評估等內(nèi)部評估和接受外部教學(xué)工作評估過程中的信息和材料多取自院系教學(xué)檔案。院系教學(xué)檔案直接或間接地展現(xiàn)了教學(xué)工作的全貌，從定性和定量兩方面揭示了教學(xué)單位的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，是衡量高校教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平、管理水平的重要尺度。

二、院系本科教學(xué)檔案的內(nèi)容與分類

有關(guān)高校院系本科教學(xué)檔案的內(nèi)容與分類研究報導(dǎo)較多。有的根據(jù)檔案的內(nèi)容和特點，將院系教學(xué)檔案分成十類，即教學(xué)管理、學(xué)科建設(shè)、師資隊伍建設(shè)、課堂教學(xué)、實踐教學(xué)和教學(xué)改革、學(xué)籍管理、教材建設(shè)、學(xué)生管理、科研管理、黨團管理。有的根據(jù)檔案的特點和形成規(guī)律，按“檔案材料性質(zhì)－專業(yè)－學(xué)年”方法將院系教學(xué)檔案分成教學(xué)條件、教學(xué)運行、教學(xué)效果和教學(xué)管理四大類。有的根據(jù)檔案立卷方式，將系級教學(xué)檔案分成三大類，即反映日常教學(xué)運行的資料，如授課表等；反映專業(yè)建設(shè)與改革的資料，如教學(xué)改革方案、教學(xué)大綱等；反映學(xué)生學(xué)習(xí)的資料，如成績登記表、上課考勤表、畢業(yè)設(shè)計等。有的根據(jù)教育部本科教學(xué)工作水平評估指標(biāo)體系，將系級教學(xué)檔案分成五類，即文件制度類，用于收集教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、重要會議記錄、學(xué)校下發(fā)文件等；教學(xué)信息類，用于收集教師信息，如晉升、任課、進(jìn)修、科研、獲獎等；教學(xué)建設(shè)類，下設(shè)課程檔案、實驗教學(xué)檔案、教材檔案、教學(xué)實習(xí)檔案等四個二級目錄；教學(xué)管理類，下設(shè)教學(xué)質(zhì)量評估檔案、教學(xué)過程檔案等兩個二級目錄；教學(xué)效果類，下設(shè)參加科技制作檔案、畢業(yè)論文檔案等兩個二級目錄。這些研究成果的共同特點是對院系教學(xué)檔案的分類基本涵蓋了院系教學(xué)的全部活動，強調(diào)了專業(yè)建設(shè)檔案、師資隊伍建設(shè)檔案、實踐教學(xué)檔案、學(xué)籍管理檔案的獨立地位，體現(xiàn)了院系教學(xué)檔案形成的客觀規(guī)律和特點，對檔案立卷實務(wù)工作可起到一定的指導(dǎo)作用。但普遍存在研究視角單一，分類標(biāo)準(zhǔn)存在著檔案涵蓋寬泛，檔案收集、整理、立卷等后續(xù)工作需細(xì)化，不利于檔案使用者根據(jù)特定需要快速查閱專題資料等問題。[4-6]

高校院系本科教學(xué)檔案作為教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動過程中形成的文件材料，必須全面反映院系本科教學(xué)管理、教學(xué)實踐活動的全過程，必須遵循其自然形成規(guī)律，符合高校教學(xué)檔案的多科性、多樣性、廣布性、層次性、時序性和成套性等特點。本文依據(jù)檔案的內(nèi)容、特點、形成規(guī)律和檔案立卷方式，結(jié)合高等教育教學(xué)規(guī)律和江蘇技術(shù)師范學(xué)院檔案建設(shè)實踐，將院系本科教學(xué)檔案分成十類，即專業(yè)建設(shè)過程中產(chǎn)生的文件材料；課程建設(shè)過程中產(chǎn)生的文件材料；實驗教學(xué)過程中產(chǎn)生的文件材料；實習(xí)實訓(xùn)教學(xué)過程中產(chǎn)生的文件材料；課程設(shè)計教學(xué)過程中產(chǎn)生的文件材料；畢業(yè)設(shè)計教學(xué)過程中產(chǎn)生的文件材料；教學(xué)改革與教學(xué)研究過程中產(chǎn)生的文件材料；教學(xué)管理與教學(xué)評價過程中產(chǎn)生的文件材料；教務(wù)管理過程中產(chǎn)生的文件材料；院系本科教學(xué)特色工作材料。

三、高校院系本科教學(xué)檔案建檔指南

高等學(xué)校的中心任務(wù)是培養(yǎng)人才，人才培養(yǎng)的中心環(huán)節(jié)是教學(xué)工作，而教學(xué)工作具體體現(xiàn)在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中。因此，教學(xué)檔案的保存要分門別類，形成體系，便于操作、檢索和科學(xué)管理，力求多角度、深層次、全方位開發(fā)教學(xué)檔案的信息。本文在對高校院系教學(xué)檔案內(nèi)容、特點、形成規(guī)律和檔案立卷方式研究的基礎(chǔ)上，按上述所提出的教學(xué)檔案分類方法，將教學(xué)檔案內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，設(shè)計了高校院系本科教學(xué)檔案建檔指南，以促進(jìn)高校院系本科教學(xué)檔案建設(shè)水平（見表1）。

四、結(jié)束語

高校檔案工作是高?；A(chǔ)性工作之一，也是衡量高校教育質(zhì)量和管理水平的重要方面。隨著高等教育大眾化和教學(xué)改革的不斷深入，高校院系教學(xué)檔案的管理內(nèi)容亦趨復(fù)雜。只有不斷增強檔案意識，遵循教育教學(xué)規(guī)律對教學(xué)檔案內(nèi)容科學(xué)分類，健全教學(xué)檔案體系，加強教學(xué)檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用，才能有效保障教學(xué)檔案的完整性、真實性、規(guī)范性、科學(xué)性和價值開發(fā)性，發(fā)揮好院系教學(xué)檔案對提高高校人才培養(yǎng)質(zhì)量和管理水平的促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)：

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（責(zé)任編輯：孫晴）