構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的策略研究

隨著大型國(guó)有企業(yè)集團(tuán)管控能力的不斷加強(qiáng)，如何發(fā)揮企業(yè)集成的協(xié)同效應(yīng)日益成為管理層考慮的問(wèn)題。在這個(gè)背景下，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建受到了關(guān)注，并開(kāi)始應(yīng)用于國(guó)企的實(shí)踐。

一、財(cái)務(wù)共享中心的含義

財(cái)務(wù)共享中心從20世紀(jì)80年代起由美國(guó)的福特公司率先實(shí)施，它將其下屬公司共同的、簡(jiǎn)單的、重復(fù)的、標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集中到該中心，實(shí)施全集團(tuán)的共享服務(wù)。

BryanBergeron認(rèn)為“共享服務(wù)是一種將一部分現(xiàn)有的經(jīng)營(yíng)職能集中到一個(gè)新的半自主的業(yè)務(wù)單元的合作戰(zhàn)略，這個(gè)業(yè)務(wù)單元就像在公開(kāi)市場(chǎng)展開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)的企業(yè)一樣，設(shè)有專門的管理結(jié)構(gòu)，目的是提高效率、創(chuàng)造價(jià)值、節(jié)約成本以及提高對(duì)內(nèi)部客戶的服務(wù)質(zhì)量?！痹摌I(yè)務(wù)單元為共享服務(wù)中心。

二、財(cái)務(wù)共享中心的優(yōu)勢(shì)

構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門以低成本、高效益地進(jìn)行交易處理、降低管理風(fēng)險(xiǎn)和提供決策支持等收益。具體說(shuō)來(lái)，存在以下三方面優(yōu)勢(shì)。

第一，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作重心向高附加值工作的轉(zhuǎn)變。目前財(cái)務(wù)部門的工作重心仍然停留在交易處理和報(bào)表工作上，把絕大部分資源消耗在諸如輸入憑證、報(bào)銷審核等交易記錄和控制活動(dòng)上，工作的內(nèi)容絕大部分是事后的反映，缺乏對(duì)決策的有效支持，不能適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的需求，財(cái)務(wù)管理工作的轉(zhuǎn)型尤為迫切。財(cái)務(wù)共享中心可以將“想事情的人”和“做事情的人”分開(kāi)，使財(cái)務(wù)能夠更加專注于實(shí)現(xiàn)高增值的財(cái)務(wù)決策支持服務(wù)，提高了財(cái)務(wù)的管控能力。

第二，提高財(cái)務(wù)核算工作效率。財(cái)務(wù)共享中心將各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)相關(guān)的核算工作全部集中到共享服務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一處理，統(tǒng)一操作流程和操作標(biāo)準(zhǔn)，保證所有核算內(nèi)容在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中完整記錄，操作及時(shí)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；所有的原始憑證到記賬憑證、記賬憑證到賬簿報(bào)表的生成工作完全可以集中在集團(tuán)總部進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理集中化，降低了數(shù)據(jù)處理成本，提高了工作效率。

第三，推動(dòng)財(cái)務(wù)核算從靜態(tài)向動(dòng)態(tài)模式的轉(zhuǎn)變。美國(guó)微軟公司總裁比爾·蓋茨曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，只要他愿意，微軟公司可以在每分鐘出一次賬，這其實(shí)是一個(gè)動(dòng)態(tài)核算單位模式的典型應(yīng)用?；赟AP的財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)信息的搜集是實(shí)時(shí)的，無(wú)論是企業(yè)集團(tuán)的外部數(shù)據(jù)，還是集團(tuán)內(nèi)部的數(shù)據(jù)一旦發(fā)生，都將存入相應(yīng)的服務(wù)器，并主動(dòng)、及時(shí)地送到系統(tǒng)中等待處理。原始數(shù)據(jù)變成記賬憑證是實(shí)時(shí)的，記賬是實(shí)時(shí)的，財(cái)務(wù)核算從事后的靜態(tài)核算達(dá)到事中的動(dòng)態(tài)核算。同時(shí)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)將便捷地產(chǎn)生各種反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)和資金狀況的動(dòng)態(tài)財(cái)務(wù)報(bào)表，管理人員可以動(dòng)態(tài)地掌握集團(tuán)的經(jīng)營(yíng)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，增強(qiáng)了財(cái)務(wù)信息的時(shí)效性，提高了財(cái)務(wù)信息的價(jià)值。

三、構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心可能存在的問(wèn)題

財(cái)務(wù)共享中心可以提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，但是在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的過(guò)程中，受限于經(jīng)驗(yàn)、人們的意識(shí)或者是系統(tǒng)上的問(wèn)題，難免會(huì)遇到一些阻力和困難。具體如下：

第一，職責(zé)界定問(wèn)題。由于會(huì)計(jì)核算職責(zé)剝離到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，財(cái)務(wù)部人員可能不再愿意嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貙?duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行判定及負(fù)責(zé)，或者認(rèn)為財(cái)務(wù)報(bào)表分析服務(wù)等也應(yīng)由共享服務(wù)中心提供，從而造成職責(zé)不清，推諉責(zé)任，反而降低了會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。

第二，信息系統(tǒng)問(wèn)題。企業(yè)目前在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中仍部分存在延用以前的慣性思維，從單個(gè)業(yè)務(wù)線出發(fā)，未過(guò)多地從全局統(tǒng)籌考慮。受限于系統(tǒng)之間（業(yè)務(wù)系統(tǒng)、結(jié)算系統(tǒng)、賬務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)銀系統(tǒng)）集成度不夠和存在大量非標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)格式的原兇，可能需要人工干預(yù)和大量的手工操作，造成后期需要通過(guò)大量資源投入進(jìn)行系統(tǒng)二次開(kāi)發(fā)或通過(guò)“人”來(lái)手工克服系統(tǒng)不足或者造成部分資源的限制。

第三，核算流程優(yōu)化問(wèn)題。如一個(gè)完整核算流程（如采購(gòu)至付款）對(duì)應(yīng)職能分散在眾多部門，在單點(diǎn)上實(shí)現(xiàn)高效（結(jié)算環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)集中結(jié)算），但是有些付款后仍需手工將單據(jù)傳遞回當(dāng)?shù)剡M(jìn)行支付和處理，影響了核算效率，同時(shí)增加溝通成本；再如發(fā)票認(rèn)證與發(fā)票校驗(yàn)工作，存在通過(guò)集中處理以大幅提高財(cái)務(wù)部門的核算效率的改進(jìn)空間。

第四，人才培養(yǎng)問(wèn)題。共享服務(wù)中心是按照業(yè)務(wù)循環(huán)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化操作的流水線作業(yè)，員工只需完成整個(gè)業(yè)務(wù)流程處理中的一個(gè)環(huán)節(jié)，是偏操作型的人才，可能造成共享中心操作型人員流動(dòng)性較高，后備人員不足的情況。這在一定程度上制約了共享中心的發(fā)展。

四、財(cái)務(wù)共享中心實(shí)施成功的要素

構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心必須支持和配合公司目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，按最佳實(shí)踐的準(zhǔn)則確立權(quán)利和義務(wù)關(guān)系，做好時(shí)間、財(cái)力和人力的投資，以確保各業(yè)務(wù)主體的人力安排符合公司業(yè)務(wù)的需求。領(lǐng)導(dǎo)層需要對(duì)變化的關(guān)鍵點(diǎn)和未來(lái)公司的發(fā)展與員工進(jìn)行明確的傳達(dá)，以通過(guò)共享服務(wù)中心改進(jìn)公司競(jìng)爭(zhēng)地位。

第一，流程設(shè)計(jì)的先進(jìn)性。流程的設(shè)計(jì)是很重要的，共享服務(wù)中心人員與各業(yè)務(wù)層面的客戶的參與是必不可少的。在整個(gè)流程的設(shè)計(jì)過(guò)程中，要取得最佳的效果，對(duì)客戶整個(gè)業(yè)務(wù)體系和當(dāng)前整個(gè)業(yè)務(wù)流程的了解同樣也是必不可少的。在流程分析中，抓住一些具有代表性的和有重大影響的流程并進(jìn)行改進(jìn)。

第二，服務(wù)水平協(xié)議的保證。服務(wù)水平協(xié)議（SLAs）是共享服務(wù)中心和各被服務(wù)的業(yè)務(wù)單元之間簽訂的用來(lái)維持共享服務(wù)的協(xié)議，它以文件形式定義了共享服務(wù)中心和各業(yè)務(wù)單元之間權(quán)利和義務(wù)的關(guān)系、會(huì)計(jì)處理的時(shí)間約束和質(zhì)量要求、收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)和付款方式等。共享服務(wù)中心和被服務(wù)的下屬業(yè)務(wù)單元將按照服務(wù)水平協(xié)議進(jìn)行操作，以促使共享服務(wù)中心作為一個(gè)服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)自我維持和發(fā)展。

第三，有效的溝通與交流。持續(xù)的交流計(jì)劃和降低員工的憂慮情緒是共享服務(wù)成功很重要的因素。用各種信息交流的形式使員工知曉公司政策和操作流程中的變化，與員工面對(duì)面交流公司組織機(jī)構(gòu)的變動(dòng)，而不僅僅是通過(guò)郵件進(jìn)行交流。

（作者單位：廣州供電局有限公司）