探究如何完善信息化檔案管理

摘 要：信息化的檔案管理對于檔案管理工作而言，是其適應社會的信息化發(fā)展的必然要求。是檔案管理者根據(jù)有關檔案管理的法規(guī)、政策，在網(wǎng)絡技術和信息技術的基礎上，以檔案信息資源為核心對檔案實施信息化管理的過程。而本文主要就是在這些內容的研習下，對如何完善信息化檔案管理進行了一定的探究、闡述并提出一些個人觀點和建議。

關鍵詞：信息化檔案 管理 檔案工作 信息技術

檔案作為一種信息資源，可以將信息和載體統(tǒng)一起來。它主要指企事業(yè)單位、機關機構以及個人根據(jù)活動經(jīng)驗和體會而直接做出的諸如文字、音像等各種形式的歷史記錄?？墒?，如今很多企業(yè)和單位都在檔案管理方面存在著各種問題，例如檔案數(shù)量過多和檔案保管的條件差以至于出現(xiàn)導致在檔案利用過程中效率低下的嚴重問題。只有完善信息化檔案管理，才可以從根本上解決現(xiàn)代檔案管理上的問題。如今，檔案管理信息化已隨著計算機檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和利用而變得更為廣泛，并且在原基礎上逐步創(chuàng)新。目前，關于電子政務的建設在我國范圍內已經(jīng)被作為一個重要話題和信息化發(fā)展的中心工作，無疑在一定程度上奠定了信息化檔案管理的發(fā)展。完善信息化檔案管理并不是一個簡單的過程，它不僅僅實現(xiàn)了從紙質檔案到電子檔案的蛻變，它更多體現(xiàn)的是檔案管理者對檔案管理的創(chuàng)新精神。以下將對檔案管理信息化存在的問題進行詳細的分析，并在此基礎上提出關于完善信息化檔案管理的一些建議，從而進一步提高我國檔案管理的信息化程度。

一、信息化檔案管理潛在的問題

完善信息化檔案管理并不是一個簡單的過程，如今的信息化檔案管理工作中還存在著一系列潛在的問題，具體如下：

第一，由于受到傳統(tǒng)觀念思想的影響，以及管理者的知識水平尚待提高，很多單位和機構都忽視了對檔案管理的建設。他們總以為只要把檔案錄入電腦就意味著檔案已經(jīng)實現(xiàn)了信息化。因此，在現(xiàn)實中，信息化檔案管理往往會受到人為觀念影響。

第二，信息化檔案管理容易受到企業(yè)對自身發(fā)展戰(zhàn)略的影響?，F(xiàn)在我國絕大部分的企業(yè)還停留在工業(yè)化階段，還未完全掌握一套完善的管理制度，這在一定程度上影響了企業(yè)推進信息化建設，包括企業(yè)的信息化檔案管理工作都會受到影響。

第三，我國一些企業(yè)都缺乏優(yōu)秀的建設隊伍和專業(yè)的信息化技術，使得信息化檔案管理工作受到限制。由于企業(yè)在推進信息化建設的過程中，軟件公司缺乏對企業(yè)內部諸如企業(yè)特點和個性化需求等方面的了解，造成信息化檔案軟件缺乏針對性、信息化系統(tǒng)缺乏實用性的現(xiàn)象。

第四，企業(yè)在推進信息化檔案管理工作中，如果各種信息資源能夠被充分利用或者被有效進行整合，那么將會大大提高企業(yè)檔案管理等多個系統(tǒng)的運作效率。然而現(xiàn)實中，企業(yè)的系統(tǒng)是由多個單位共同設計完成的，從而造成各系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)很難實現(xiàn)轉換，從而會在一定程度上使得企業(yè)的檔案信息資源不能共享。

二、完善信息化檔案管理的建議

為了進一步推進我國檔案管理的信息化工作，針對以上分析的信息化檔案管理過程中所潛在的問題，在此提出以下幾點建議：

首先，由于創(chuàng)新在信息化檔案管理工作中十分重要，只有創(chuàng)新才可以解決在引進先進信息技術過程中出現(xiàn)的問題，尤其是在思想觀念方面的創(chuàng)新。這就要求相關機構要結合國情，從實際出發(fā)，實事求是，摒除舊觀念，通過具體的分析和研究，不斷在理念和制度方面取得創(chuàng)新。同時由于檔案也是一種信息和資源，因此檔案管理的相關部門還要重視對檔案信息的開發(fā)與利用，逐漸樹立起深層次的創(chuàng)新觀念，從而推進信息化管理檔案工作。

其次，法律法規(guī)建設是信息化檔案管理工作的有力保證，只有建立并健全法律法規(guī)建設才可以不斷推動信息化檔案管理建設?，F(xiàn)在社會中，有些企事業(yè)單位依然存在過分強調自身特殊性而不更改管理方式的現(xiàn)象，這在一定程度上不利于信息系統(tǒng)的長遠發(fā)展。因此，一定要做好相關的立法工作，大力推進共同標準的建立。

另外，由于對檔案管理技術進行綜合和集成有利于檔案管理技術的不斷發(fā)展與創(chuàng)新，因此必須要積極整合檔案管理技術，在傳統(tǒng)的管理技術上加以創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢。只有這樣，才能在技術上對信息化檔案管理提供有力保障。

最后，檔案管理人員必須努力提高自身素質和增強自身專業(yè)技能，熟練運用數(shù)字化技術和多媒體技術等各項技術，不斷努力成為具備信息化知識和操作技能的高素質檔案管理人才，例如數(shù)據(jù)分析人才和網(wǎng)路設計人才，從而為現(xiàn)代化的信息化檔案管理工作貢獻力量。

三、總結

隨著社會的信息化發(fā)展，只有不斷完善信息化檔案管理建設，才可以使得檔案管理適應社會的發(fā)展。因此，綜上所述，要推進信息化檔案管理工作，就要摒除舊觀念，在思想觀念方面達成創(chuàng)新，具體對檔案管理進行分析和研究，開發(fā)利用信息資源，整合各項管理技術；同時，建立健全檔案管理在法律法規(guī)方面的建設，為信息化檔案管理提供保證；當然對檔案管理人員來說，要不斷努力學習現(xiàn)代先進管理技術，不斷提高自身素質，學會利用現(xiàn)代化信息技術來處理和儲存各種檔案。

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