以學習貫徹“27號令”為抓手全面推動高校檔案部門立卷制度的實踐與探索

摘 要：依據(jù)《高等學校檔案管理辦法》（教育部令第27號，以下簡稱“27號令”）對部門立卷提出的更高標準和要求，緊緊結(jié)合高校實際，圍繞如何全面推行部門立卷、解決實際存在的推行困難和質(zhì)量不高等問題進行了積極的實踐和有益的探索，總結(jié)出構(gòu)建三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)等六個方面的做法、經(jīng)驗和體會。

關(guān)鍵詞：高等檔案 部門立卷

部門立卷是高等學校檔案工作的基本制度，1989年原國家教委頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》對此作了明確規(guī)定，成為推動高校檔案工作的規(guī)范化、標準化發(fā)展的重要保證。時隔二十年，“27號令”對這一制度做了進一步明確，并就部門職責提出了更高的標準和要求。實踐中，我們緊緊圍繞如何深入學習貫徹“27號令”，全面推行部門立卷，解決實際存在的推行困難、質(zhì)量不高等問題進行了積極的實踐和有益的探索，取得明顯成效，積累了經(jīng)驗。

一、基本情況與成效

筆者所在學校歷史前身為軍隊隸屬院校，由于歷史原因，2004年轉(zhuǎn)制前學校的檔案管理工作為分散管理，實行機關(guān)職能部門分工對口負責制。各門類檔案的分類方法、整理流程、歸檔時間、排架規(guī)則都不盡相同；各門類檔案專兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平也參差不齊；所使用的軟件系統(tǒng)也各不相同，有的功能單一、模式陳舊、標準化水平低，難以接軌、兼容。檔案綜合管理面臨情況復雜、工作任務(wù)重、人員不足等實際困難。

以貫徹落實“27號令”為契機，我們堅持嚴格的部門立卷、預立卷制度。13個門類的檔案全部實行部門立卷負責制，其中，黨群、行政類的各二級類目檔案還實行機關(guān)職能部門預立卷制度。各獨立立卷負責部門做到了收集、整理、組卷、編目、錄入及最后制作案卷目錄，然后向?qū)W校檔案主管部門移交，實現(xiàn)了真正意義上的完全部門立卷，取得了良好的效果：不僅使立卷歸檔程序進一步規(guī)范化、標準化，也有效實現(xiàn)了能級管理，調(diào)動了各方面的積極性，提高了工作效率，尤其是使得檔案部門有限的專職人員從繁重的基礎(chǔ)立卷工作任務(wù)中解放出來，將更多的時間和精力投入到監(jiān)督指導以及檔案信息資源的深層次開發(fā)與利用工作中。

二、主要做法與體會

圍繞順利推行部門立卷、解決實際存在的推行困難和質(zhì)量不高等問題，我們在以下六個方面積累了經(jīng)驗和做法。

（一）提出“兩全”思路，構(gòu)建三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)

1.提出“兩全”思路，動員廣大教職員工全員、全程參與檔案工作。我們的檔案綜合管理工作在堅持檔案法規(guī)所明確的“三納入”、“四同步”的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新性地提出“兩全”，即全校教職員工、全程自覺參與檔案工作，在實踐中發(fā)揮了積極有效的作用，這一做法也得到省檔案局機關(guān)領(lǐng)導的充分肯定和表揚。

2.構(gòu)建三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，調(diào)動專兼職檔案員的積極性。實踐證明，檔案工作涉及學校各個方面，僅靠檔案主管部門單槍匹馬，無疑是形單力薄，甚至是杯水車薪。做好檔案工作最關(guān)鍵的就是要有一批素質(zhì)高、能力和責任心強的專兼職檔案員。為此，我們在推行綜合管理初期，按照學校有關(guān)檔案人員基本條件的規(guī)定，組織力量對全校各部門、各單位的兼職檔案員重新進行了資格審查和最后確認，并制訂了兼職檔案員工作職責，從而完整地構(gòu)建了學校三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)（即檔案館專職檔案員為第一級，學校各獨立立卷部門及黨群、行政類各二級類目預立卷部門專兼職檔案員為第二級，全校各部門、各單位的兼職檔案員為第三級），有效實行了能級管理，為學校檔案工作的全面建設(shè)與發(fā)展、不斷躍上新臺階奠定了堅實的基礎(chǔ)。

（二）強化管理職能與部門職責，發(fā)揮機關(guān)部門的骨干帶頭作用

1.積極動員，調(diào)整完善組織機構(gòu)。檔案部門立卷歸檔制度推行順暢與否是檢驗一個學校領(lǐng)導層尤其是學校中層領(lǐng)導對檔案工作重視、支持與否的重要標志。因此，領(lǐng)導重視是推行檔案部門立卷的關(guān)鍵?！?7號令”首次規(guī)定高校檔案工作由高校校長領(lǐng)導，并明確其主要職責。實踐中，我們成立以分管校長為組長，以各門類檔案立卷負責部門正職領(lǐng)導為成員的學校檔案管理領(lǐng)導小組；成立以各立卷負責部門負責文檔工作的科級干部為主要成員的檔案管理工作辦公室；并從長期從事檔案工作以及一線教學工作的有關(guān)機關(guān)干部和教學教師中，遴選組成學校檔案專家委員會，并明確相應(yīng)的職責。在實踐中，真正發(fā)揮領(lǐng)導小組等機構(gòu)的地位和作用顯得尤為重要。我們堅持在檔案年度評估、達標升級、檔案工作會議等重要事項、活動中，均以會議專題研究、分工動員的方式，提高各部門的檔案意識，明確各部門、各單位的責任，有效落實責任制。

2.強化管理職能，發(fā)揮檔案部門骨干帶頭作用。檔案管理職能“是指組織的事務(wù)或業(yè)務(wù)管理活動中與文檔形成于存續(xù)相關(guān)的管理職責與效用。是組織管理中計劃、指揮、控制、調(diào)度、協(xié)調(diào)等職能的客觀載體或基本工作?！盵1]檔案管理職能作用范圍覆蓋組織事務(wù)或業(yè)務(wù)管理實施的作用范圍和主干流程。而部門立卷具有復雜性、協(xié)調(diào)性和特殊性等特征，需要大量的組織、協(xié)調(diào)等管理工作。在實踐中，我們始終按照“27號令”的要求，堅持重視和強化自身在學校檔案工作中所處的組織領(lǐng)導、監(jiān)督指導的地位和作用，在構(gòu)建的三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)中，明確管理的對象及范圍，做好頂層設(shè)計和能級管理，積極調(diào)動各個門類檔案立卷負責部門的積極性和主動性，發(fā)揮檔案部門骨干帶頭作用，從而推動學校檔案工作實現(xiàn)三級聯(lián)動，促進部門立卷工作的順利開展。

（三）完善分類等制度，落實目標責任制

“高校按照《高等學校檔案實體分類法》（以下簡稱<分類辦法>）進行檔案實體分類，克服了過去以組織機構(gòu)為基礎(chǔ)分類和單純以職能—間題為基礎(chǔ)分類的弊端?！盵2]但是，隨著時代的發(fā)展，許多高校在不同程度上進行了內(nèi)部體制改革，壓縮機構(gòu)，裁減人員，部門職能上出現(xiàn)了橫向綜合的趨勢，分工上出現(xiàn)了交叉滲透的情況。因而，產(chǎn)生的文件材料內(nèi)容文叉，不能準確“對號入座”。往往是你中有我、我中有你，難以截然分開，這些都給部門立卷的全面推行帶來了難度，也是部門立卷工作的復雜化、協(xié)作性之所在。

在實踐中，為適應(yīng)部門立卷的需要，一方面，我們適時調(diào)整了部分門類檔案立卷分工，理順了關(guān)系。如按照職能分工，將原暫由檔案部門負責立卷的出版類檔案協(xié)調(diào)由科技處負責立卷歸檔。另一方面，依據(jù)“27號令”和《分類辦法》，以教學、基建、聲像、黨政類為重點，完善了分類編號及歸檔范圍。如將教學類（JX）二級類目按照學辦層次和類型依次劃分為：研究生教育（JX12）、本?？平逃?JX13)、繼續(xù)教育(JX14)以及國際教育(JX15)，分別由研究生學院、教務(wù)處、繼續(xù)教育學院、國際教育學院牽頭負責立卷歸檔，減少了交叉干擾。又如根據(jù)國家標準《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》以及《廣東省實施〈基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定〉細則》等法規(guī)，結(jié)合實際，將基建類（JJ）檔案三級類目按文件材料形成單位進行分類編號，分別為：建設(shè)單位形成文件、設(shè)計單位形成文件、監(jiān)理單位形成文件、施工單位形成文件、項目維修形成文件。同時，結(jié)合部門職能分工，增加了保密類作為黨群類的二級類目。這些舉措不僅理順了關(guān)系，明確了責任，也有利于檔案材料的齊全完整，提高了部門立卷的質(zhì)量。

（四）嚴格要求，實行“前端控制”與“全程管理”，確保立卷質(zhì)量

立卷質(zhì)量是檢驗部門立卷推行效果的重要指標，甚至可以說是決定性指標。歸檔及時、材料齊全、整理規(guī)范是部門立卷歸檔案卷質(zhì)量的基本要求。實踐中要做到這一點，并非易事，關(guān)鍵在人。尤其是檔案機構(gòu)的專職檔案人員，要“練好內(nèi)功”、業(yè)務(wù)熟練、思路清晰，切實做好立卷指導、監(jiān)督和檢查工作。要做到“前端控制”和“全程管理”，即在文件形成、收集過程中提前介入，解決文檔“兩張皮”的問題，努力實現(xiàn)“一體化”；在立卷工作機制、程序中加強監(jiān)管，及時溝通協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)“亡羊補牢”。當然，加強對各部門專兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓和學習也是必不可少的。

（五）依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，優(yōu)化歸檔流程

信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在改變著檔案管理的載體對象、手段和方法的同時，也為優(yōu)化歸檔流程，提高部門立卷歸檔的可操作性與可監(jiān)督性提供可能。在傳統(tǒng)環(huán)境下，部分門類檔案推行部門立卷難度較大，與軟件系統(tǒng)等配套設(shè)施不完善有著直接的關(guān)聯(lián)。如聲像檔案，由于牽涉部門廣、載體特殊、著錄要求高等特點，一直是部門立卷一個難點。對此，我們對聲像檔案的歸檔流程進行了再造和優(yōu)化，并同軟件公司合作研發(fā)基于流程的聲像檔案歸檔管理系統(tǒng)。以照片檔案為例，確立學校宣傳部與教育技術(shù)中心為聲像檔案的立卷歸檔負責部門，獨立立卷。宣傳部所拍照片由宣傳部兼職檔案員（或拍攝者）通過系統(tǒng)在線發(fā)送給活動主辦單位兼職檔案員（各單位兼職檔案員設(shè)有獨立的系統(tǒng)賬號），由主辦單位兼職檔案員完成照片的篩選與信息著錄，完成后在線反饋提交給宣傳部門，由宣傳部門進行審核、分類、編目、組卷。最后由檔案部門審核后，在線完成歸檔移交。該系統(tǒng)的投入和使用，一方面能極大方便和優(yōu)化了部門對聲像材料的管理，降低了重復沖印等維護管理費用，也有利于聲像檔案的歸檔與利用，提高部門立卷的可操作性。

（六）建立健全部門立卷考核體系

所謂量化考核，就是采用一定的標準和方法對各部門立卷歸檔情況進行計量考核，主要包括案卷數(shù)量和工作質(zhì)量兩個方面，具體有“完整率、準確率、案卷合格率、歸檔時間、制度執(zhí)行、歸檔難度、歸檔數(shù)量”[3]等幾個方面。為了進一步調(diào)動廣大專兼職檔案員的工作積極性，激發(fā)工作熱情，工作中，我們依據(jù)年度考核結(jié)果，注意樹立典型，做好傳幫帶，對責任心強、業(yè)務(wù)熟練、工作成效明顯的部門和檔案員，給予表揚和獎勵。工作需要激勵，激勵能給人提供一股外部動力。鼓勵檔案工作者創(chuàng)新工作方式，將做好檔案事業(yè)視為實現(xiàn)自身價值，展現(xiàn)自我才能的平臺。激勵應(yīng)采取物質(zhì)激勵和精神激勵相結(jié)合的方式。如適當提高獎金、福利待遇；定期開展評比表彰，評選標兵單位（個人）和先進單位（個人）；對表現(xiàn)出色的工作者提供考察、進修等發(fā)展機會等等。

實踐證明，高校檔案部門立卷的順利實施和有效推動，檔案法規(guī)是依據(jù)，規(guī)章制度是基礎(chǔ)，隊伍建設(shè)是關(guān)鍵，技術(shù)條件是保障。

參考文獻：

[1]劉一力.回顧與展望 2010年全國檔案工作者年會論文集（上）[C]，北京：中國檔案出版社，2010.38-45.

[2] 趙學貞.談高校檔案實體分類前提下的部門立卷[J].湖北檔案， 1997，（4）：43-44.

[3]鄧裝蔚，謝君. “部門立卷歸檔系統(tǒng)量化管理”課題的問卷調(diào)查結(jié)果與分析[J].廣東檔案，2008，（1）：33-34.

作者簡介：張根水(1986.6-)，男，南方醫(yī)科大學黨政辦公室，助理館員。