高校檔案館服務(wù)體系的構(gòu)建

摘要：高校檔案為高校的發(fā)展起到不可低估的作用，而且隨著檔案管理工作的不斷完善，其對(duì)高校的發(fā)展也會(huì)起到越來越重要的作用。因此，新時(shí)期，如何完善高校檔案館服務(wù)體系，更好為高校、為教學(xué)科研等工作服務(wù)，是值得思考的現(xiàn)實(shí)問題。

關(guān)鍵詞：高校檔案館；服務(wù)體系；

[中圖分類號(hào)]：G270[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139(2012)-08-0210-01

新時(shí)期，高校檔案館要想應(yīng)對(duì)時(shí)代的挑戰(zhàn)，做好檔案的服務(wù)利用工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案館信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化和檔案館信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資料的價(jià)值，就必須構(gòu)建合理的高校檔案服務(wù)體系。

1、樹立以服務(wù)為導(dǎo)向的檔案館工作理念

新時(shí)期，只有樹立了正確的檔案館工作理念，把握高校檔案服務(wù)工作的方向，才能有力地推動(dòng)和促進(jìn)高校檔案服務(wù)工作。具體而言，首先必須轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，從被動(dòng)單一的模式中走出來，從思想上提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，一方面，“以人為本”的觀念應(yīng)始終貫穿于檔案服務(wù)的全過程，另一方面，要進(jìn)行換位思考，設(shè)身處地為使用者著想，以超前的意識(shí)、超前的服務(wù)贏得廣大檔案利用者的滿意。只有這樣，才能有力地推動(dòng)和促進(jìn)高校檔案服務(wù)工作，使高校檔案工作在服務(wù)學(xué)校建設(shè)發(fā)展中得到提升和發(fā)展。

2、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，做好高校檔案服務(wù)工作

豐富的資源是做好檔案服務(wù)工作的根本，也是實(shí)現(xiàn)檔案工作以人為本的保障。因此，要積極開展檔案收集工作，及時(shí)主動(dòng)地收集、整理各項(xiàng)重大活動(dòng)及重大事件的文字、聲像、照片、圖片等檔案，把真正具有保存價(jià)值的文件材料收集進(jìn)館，確保檔案收集齊全、完整、準(zhǔn)確。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)檔案接收工作，積極主動(dòng)與學(xué)校各部門溝通、交流，建立專門檔案。同時(shí)，要重視檔案資源的現(xiàn)實(shí)利用，加強(qiáng)檔案利用工作的力度，因?yàn)闉閷W(xué)校和社會(huì)提供檔案服務(wù)利用才是高校檔案工作的根本所在。

3、加強(qiáng)對(duì)檔案館的宣傳

高校檔案管理的作用日益凸現(xiàn)，高校檔案管理工作也逐漸被人們所重視。為了將檔案館里豐富的館藏資源有效地加以利用，這就要求檔案館做好宣傳工作，使廣大師生/員工和各界社會(huì)對(duì)高校檔案管理狀況有更深的認(rèn)識(shí)和了解。因此，要借用現(xiàn)代營(yíng)銷理論來解讀高校檔案管理中的服務(wù)問題。首先，使檔案工作者樹立檔案服務(wù)營(yíng)銷意識(shí)，積極主動(dòng)地將檔案館藏對(duì)外宣傳。其次要通過校報(bào)、廣播、校園網(wǎng)等媒體加強(qiáng)宣傳教育，使高校師生支持檔案工作。此外，高校檔案館應(yīng)該建立檔案館主頁和自己的服務(wù)器，借此使利用者在網(wǎng)頁上獲得有價(jià)值的信息，同時(shí)也促進(jìn)檔案館的宣傳。而且可以緊密結(jié)合廣大師生需求實(shí)際，舉辦一系列專題檔案展覽，向全校師生宣傳檔案，介紹學(xué)校重大的教學(xué)、科研成果?？傊?，加強(qiáng)檔案宣傳是高校檔案館服務(wù)體系建設(shè)亟待加強(qiáng)的方面。

4、高校檔案館服務(wù)社會(huì)化

高校檔案館保存大量的教學(xué)、科研、行政管理等活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖片、聲像等歷史記錄，如何使其適應(yīng)社會(huì)日益增長(zhǎng)的文化需求，這是我們每一位檔案工作者應(yīng)該認(rèn)真思考的重要課題。筆者以為，高校檔案服務(wù)要面向社會(huì)，面向公眾，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大限度的開發(fā)利用，這是高校檔案館自身存在和發(fā)展的必由之路。首先應(yīng)樹立開放觀念，確立為社會(huì)公眾提供檔案信息服務(wù)的目標(biāo)，并將其作為檔案館重要的任務(wù)和職能之一來抓。同時(shí)，加強(qiáng)檔案資源特色化建設(shè)，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，建設(shè)具有高校檔案信息特色的數(shù)據(jù)庫，為進(jìn)行社會(huì)化服務(wù)提供信息保障。此外，在利用檔案信息服務(wù)范圍及服務(wù)方式方面，開展多層次、全方位的信息服務(wù)，比如，可以通過傳真、郵寄、電話以及網(wǎng)絡(luò)等多種形式開展檔案信息提供服務(wù)，這是實(shí)現(xiàn)檔案館服務(wù)社會(huì)化的重要途徑。

5、加強(qiáng)高校檔案服務(wù)設(shè)施建設(shè)

首先，新時(shí)期，高校檔案管理應(yīng)借助檔案信息數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化的有利條件，把各種檔案信息實(shí)施數(shù)字化整理、分類，建成各類數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，在此基礎(chǔ)上設(shè)立電子閱覽室，并盡快建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。同時(shí)，檔案館要從硬件、軟件兩方面著手添置一些基礎(chǔ)設(shè)施及設(shè)備，以適應(yīng)檔案上網(wǎng)的需要，滿足社會(huì)、學(xué)校對(duì)檔案信息的需求。而且要完善高校檔案管理的服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，滿足不同顧客的差異化需求。也要加強(qiáng)高校檔案館間的合作，整合高校檔案信息資源，在高校之間建立起計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)，在各高校配置相互連通的先進(jìn)的通信基礎(chǔ)設(shè)施，分別形成一個(gè)內(nèi)外兼?zhèn)涞母咝?nèi)部局域網(wǎng)和與外部相連的多層網(wǎng)際網(wǎng)結(jié)構(gòu)，讓利用者以最少的時(shí)間和精力獲取所需的檔案信息，實(shí)現(xiàn)共享。

6、建設(shè)一支高水平的檔案服務(wù)隊(duì)伍

新時(shí)期，要完善高校檔案服務(wù)體系，隊(duì)伍建設(shè)是當(dāng)務(wù)之急。因此，要加強(qiáng)高校檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。首先，高校檔案管理部門要優(yōu)化檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)人員的教育和培訓(xùn)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和其他方面的知識(shí)、技能，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和現(xiàn)代化管理技能以適應(yīng)高校素質(zhì)教育的需要。一方面，要求檔案管理工作人員樹立正確的服務(wù)意識(shí)及服務(wù)態(tài)度，用熱情的服務(wù)來吸引廣大檔案利用者。另一方面，要不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的工作能力和工作水平。此外，學(xué)校檔案館應(yīng)建立公平、公正、高效的選人用人機(jī)制，為高校檔案事業(yè)做大做強(qiáng)提供有力保障。此外，要盡可能地創(chuàng)造條件鼓勵(lì)檔案館員外出接受繼續(xù)教育或參加檔案管理培訓(xùn)及各種學(xué)術(shù)研討活動(dòng)，使其了解高校檔案管理的最新動(dòng)態(tài)和最新技術(shù)，不斷更新自己的檔案管理知識(shí)與技能，同時(shí)也開闊了視野，以便日后更好地做好檔案管理工作。

總之，高校檔案信息作為高校教育事業(yè)發(fā)展的“歷史印記”，在高校發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮著重要的作用，而且這種作用會(huì)隨著高校的發(fā)展顯得越來越突出。因此，要從高校和館藏實(shí)際出發(fā)，不斷完善高校檔案館服務(wù)體系，為使用者提供多途徑、多方式的檔案信息服務(wù)。

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