論文物檔案的建設(shè)及其作用

摘要：文物檔案是文物發(fā)掘、保護(hù)、研究、利用等工作的歷史記錄，是文物管理的重要內(nèi)容，在文物工作中做好文物檔案建設(shè)具有十分重要的作用和意義。本文通過分析文物檔案建設(shè)的內(nèi)容和特點(diǎn)，從文物檔案的建立、整理、管理、保管四個方面提出了文物檔案建設(shè)的原則，并對文物檔案所具有的價(jià)值及其建設(shè)的重要作用和意義進(jìn)行了深入探討。

關(guān)鍵詞：文物；文物檔案；建設(shè)；

[中圖分類號]：G270 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2012)-08-0197-03

文物檔案指文物的發(fā)掘、收集、整理、研究、保護(hù)和利用等工作的詳細(xì)歷史記錄，它是文物的信息載體，也是文物在各項(xiàng)重要活動中形成的最原始記錄，具有極其重要的歷史價(jià)值和研究意義。對文物檔案內(nèi)容、建設(shè)和作用進(jìn)行深入細(xì)致的研究，是實(shí)現(xiàn)文物檔案工作科學(xué)性及文物保護(hù)利用有效性的必然要求。

一、文物檔案的含義與特點(diǎn)

（一）文物檔案的含義

文物是人類在社會活動中遺留下來的具有歷史、藝術(shù)、科學(xué)價(jià)值的遺跡和遺物，主要包括以下類型：①與重要人物或重大歷史事件相關(guān)的歷史建筑物、遺物等；②具有歷史意義、科學(xué)和藝術(shù)價(jià)值的古字畫、圖書資料以及歷史文獻(xiàn)資料等；③具有時代價(jià)值、能反映某個朝代特征的藝術(shù)品、工藝品等；④古文化遺址、古墓葬，及隨葬品、石窟寺、石刻等；⑤能夠反映不同歷史時期的社會制度和生產(chǎn)生活方式的代表性實(shí)物。

本文所指文物檔案是在文物發(fā)掘、收集、整理、研究、保護(hù)和利用過程中形成的不同形式（如文字、聲像、圖表等）的歷史記錄。文物檔案是文物修復(fù)工作的重要依據(jù)，是文物研究與保護(hù)工作的重要成果，是文物交換與收藏必不可少的重要文書。文物工作者只有重視并認(rèn)真做好文物檔案工作，才能為加強(qiáng)文物的研究與保護(hù)、開發(fā)文物市場、促進(jìn)人類文明交流服務(wù)。

（二）文物檔案的特點(diǎn)

文物檔案與其他類型的檔案相比較具有以下幾個方面的顯著特點(diǎn)：

1、文物檔案是文物的伴隨物。文物工作者通過對歷史上人類遺留下來的、具有時代特征的器物進(jìn)行研究，意在確認(rèn)人類在不同歷史時期社會的生產(chǎn)、生活方式和政治、經(jīng)濟(jì)形態(tài)，從而揭示出人類社會發(fā)展的軌跡。這種研究是以先有文物為前提的，每一項(xiàng)記錄都圍繞著文物本身，每一項(xiàng)研究成果都以檔案的形式保存下來，并成為與文物密不可分的有機(jī)體。文物檔案的這一特點(diǎn)也反映了收集整理文物檔案應(yīng)與相關(guān)文物一起保存，并保持項(xiàng)目成套。

2、文物檔案的形成是一個動態(tài)積累的過程。文物檔案的形成始于文物的發(fā)掘，隨后在鑒定、修復(fù)、收藏、研究、利用等過程中產(chǎn)生新的檔案，不斷積累的同時也更為豐富。文物檔案的這一特點(diǎn)要求收集整理文物檔案必須采取跟蹤追加的方式進(jìn)行。

3、文物檔案是對文物的一種保護(hù)。文物是不可再生資源，一旦破壞即無法恢復(fù)原貌。文物檔案是文物修復(fù)、重建的科學(xué)依據(jù)。通過對文物材料、形制、結(jié)構(gòu)等要素的準(zhǔn)確記錄，從而實(shí)現(xiàn)對文物信息的提取和保存，同時也成為專家學(xué)者對文物進(jìn)行深入研究的信息材料。

二、文物檔案的建設(shè)

（一）文物檔案建設(shè)的內(nèi)容

1、文物檔案的分類

文物是文物檔案的工作對象，不同類型的文物其檔案內(nèi)容不盡相同，對文物檔案進(jìn)行分類是做好各項(xiàng)文物檔案的建設(shè)和管理工作的基礎(chǔ)。結(jié)合文物檔案工作的實(shí)際，筆者認(rèn)為運(yùn)用邏輯劃分的方法可以將文物檔案首先分為建筑、器具、工藝品、藝術(shù)4個大類，詳細(xì)如下：①建筑類：古建筑、古遺址、古墓葬、古洞穴；②器具類：兵器、樂器、生活器具、生產(chǎn)工具；③工藝品類：獸骨、珠寶、織物、漆器、銅器、陶瓷器；④文化藝術(shù)類：樂譜、書籍、篆刻、字畫、文房四寶。

對各個大類還應(yīng)進(jìn)行細(xì)分，細(xì)分后種類較多的單位，還應(yīng)進(jìn)一步細(xì)分，直到滿足需要為止。

2、文物檔案的內(nèi)容

不同于一般的專業(yè)檔案，文物檔案種類繁多，涉及的內(nèi)容也豐富多彩。在實(shí)際工作中，不同類型的文物所形成的檔案略有區(qū)別，但主要包括以下幾個方面：

①文物的特征記述資料。主要記錄文物的基本情況，如名稱、時代、用途、尺寸、數(shù)量、現(xiàn)狀描述、保存狀況等信息?？梢苿游奈飸?yīng)包含顏色、質(zhì)地、重量以及文物的照片或拓片、器物的繪圖或紋飾等圖像資料。不可移動文物應(yīng)對地理位置、建筑材料、顏色、結(jié)構(gòu)、特點(diǎn)等要素進(jìn)行記錄，除照片之外，還應(yīng)包括平面圖、地形圖等材料。

②文物的歷史資料。出土的可移動文物應(yīng)記錄發(fā)掘的時間、地點(diǎn)、方式、發(fā)掘人、發(fā)掘過程等文字和圖像資料資料。傳世品應(yīng)包括文物的來源和流傳經(jīng)過的原始記錄或采訪記錄（包括鑒藏印記、銘記題跋、文物的發(fā)掘或采集的記錄和報(bào)告）、制作方法及時間、工藝及書畫的作者小傳等。不可移動文物則應(yīng)對使用經(jīng)歷、歷史沿革等情況做準(zhǔn)確記錄。

③文物的保護(hù)資料?？梢苿游奈飸?yīng)記錄歷次所進(jìn)行的消毒、防蟲、滅菌、除銹、防腐等措施的時間，使用藥物、方法及其使用后的效果等情況的詳細(xì)記錄和有關(guān)數(shù)據(jù)，另外還應(yīng)包括文物藏品的現(xiàn)狀記錄、對藏品進(jìn)行的修復(fù)、揭裱和復(fù)制的單位、時間、承制者的姓名、出入庫登記、所使用的工藝流程和材料、藏品修復(fù)的部位等記錄。不可移動文物須記錄各次修繕的原因、部位、方式方法、歷時、施工設(shè)計(jì)單位，如周圍進(jìn)行過建設(shè)工程則應(yīng)記錄原址保護(hù)方案方法，遷移過的，應(yīng)準(zhǔn)確記錄遷移的時間、遷移前的位置等信息。

④文物的研究資料。指的是專家學(xué)者通過對文物進(jìn)行科學(xué)研所究發(fā)表的各種 專著、論文、叢書的目錄索引、研究文摘、銘刻拓片、圖錄等。

⑤文物提供使用情況的資料。是指文物在為社會各方面提供利用服務(wù)中所發(fā)揮作用等方面的記錄。

⑥文物的其他資料。主要指意外事故對文物的損毀等情況的報(bào)告、相關(guān)的行政文件以及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批示、處理意見等。

可移動文物的檔案還應(yīng)包括鑒定資料，如征集過程和定級記錄，運(yùn)用現(xiàn)代化儀器、科學(xué)方法對文物藏品進(jìn)行鑒定的各項(xiàng)檢測、分析、化驗(yàn)報(bào)告以及專家學(xué)者對文物的作者、時代、真?zhèn)蔚茸龀龅蔫b定意見。 被列為保護(hù)單位的不可移動文物則應(yīng)記錄保護(hù)標(biāo)志、保護(hù)范圍和建控地帶、相關(guān)文字資料、責(zé)任單位和責(zé)任人的相關(guān)信息。

另外，文物檔案除了應(yīng)在建立時搜集整理全部以往材料，還應(yīng)注意建立后根據(jù)文物保護(hù)利用的新發(fā)展實(shí)時增添新的內(nèi)容。

（二）文物檔案建設(shè)的原則

1、文物檔案的建立應(yīng)根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行。《全國重點(diǎn)文物保護(hù)單位記錄檔案工作規(guī)范》是國家文物局在2003年頒布的文物檔案建立的新的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范將全國重點(diǎn)文物保護(hù)單位現(xiàn)存的記錄檔案進(jìn)行了分類，即主卷、副卷、備考卷三大類?！?】文物檔案除了可以按規(guī)范的要求進(jìn)行上述分類外，還可以按照其屬性分為收錄性和記錄性案卷。收錄指檔案記錄員將照片、圖紙、拓片、發(fā)掘和調(diào)查記錄等已有的原始記錄資料進(jìn)行收集、歸類，從而完成案卷的制作。記錄指的是檔案記錄員首先需要充分了解和掌握文物工作基本情況，進(jìn)而通過文字記錄等方式完成案卷的制作。文物記錄員必須首先要區(qū)分收錄、記錄兩類案卷形式，才能順利地開展文物檔案的分類工作，這是由于對于這兩種不同性質(zhì)的案卷，需要分別采取不同的有針對性的方式和方法進(jìn)行著錄。前者必須完成資料的收集才能形成案卷，而后者則需要用文字來直接表述。

2、文物檔案的整理要按照“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分文件材料保管價(jià)值，便于管理和利用”的檔案整理基本原則。在文物檔案分類的前提下，實(shí)行一物一檔，一檔一號，并進(jìn)行分類排序，單份裝訂的方式進(jìn)行整理。文物檔案的案卷題名應(yīng)揭示文物的名稱、卷內(nèi)文件材料的卷本類別和主要文件材料的名稱。備考表應(yīng)按時間順序注明卷內(nèi)文件材料變動情況對于限制出售的文件，在案卷封面上應(yīng)注有明顯標(biāo)記。為了便于文物檔案的管理和檢索，文物檔案應(yīng)編制分類案卷目錄和專題目錄等檢索工具。有條件的應(yīng)當(dāng)利用計(jì)算機(jī)建立機(jī)讀目錄。文物檔案應(yīng)根據(jù)文物收藏、研究和市場開發(fā)等不同需要，編制分類文物介紹、重要文物介紹、文物流動情況統(tǒng)計(jì)等匯編資料，積極主動地為文物管理工作服務(wù)。

3、文物檔案的管理應(yīng)遵照“分散建檔、集中歸檔”的原則。由于文物檔案的建設(shè)和管理涉及的內(nèi)容多、范圍廣，幾乎涵蓋了相關(guān)文物的所有情況，其管理工作若單靠幾個人是難以勝任的。因此，必須成立由各個業(yè)務(wù)部室和行政部室組成的專門小組，確定對其中某項(xiàng)工作最熟悉、對某個課題研究最深的人進(jìn)行檔案材料的收集、整理和，再移交給檔案人員進(jìn)行編目、整理、歸檔。

4、文物檔案的保管應(yīng)實(shí)行崗位責(zé)任制原則。文物檔案應(yīng)當(dāng)由文物收藏部門負(fù)責(zé)建立和保管。對于特別重要和珍貴的文物檔案應(yīng)永久保存；對于一般性文物檔案，其保管期限與文物實(shí)體的壽命相同；對于按照國家規(guī)定交換或出售的文物，其文物檔案原則上應(yīng)實(shí)行檔案隨文物走的原則，一并移交給新的文物收藏者保存。除此之外，還應(yīng)當(dāng)建立健全完善的審批手續(xù)和查閱制度，文物檔案的借閱必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可調(diào)閱使用，從而防止文物檔案丟失和泄密，確保文物檔案的安全。

三、文物檔案建設(shè)的作用

（一）文物檔案的價(jià)值

文物檔案是文物工作者對文物的各項(xiàng)重要活動及相關(guān)文物工作進(jìn)行記錄所形成的具有保存價(jià)值的一系列相關(guān)材料，包括文字、照片、圖表、卡片、實(shí)物、錄像等方式。文物檔案所含信息豐富而完備，是進(jìn)行文物發(fā)掘、考古、修復(fù)、保護(hù)以及研究的必要條件和基本依據(jù)。

1、文物檔案具有歷史價(jià)值。文物檔案是與文物相關(guān)的一切文字、圖片資料的集大成者，本身即是對歷史的一種歸納總結(jié)，完整的文物檔案應(yīng)包含與文物相關(guān)的全部歷史資料。一方面，文物的歷史價(jià)值在文物檔案中得以充分體現(xiàn)。文物是與古代人類遺留下來的，或與人類活動有關(guān)的遺物和遺跡，除去鑒賞功能，其證史、借鑒和教育作用的實(shí)現(xiàn)均需依靠提煉文物內(nèi)在歷史信息，將其轉(zhuǎn)化為文字、圖片等形式，并以文物檔案的形式記錄保存，為現(xiàn)代學(xué)者研究我國古代社會的發(fā)展史提供了重要的科學(xué)依據(jù)。另一方面，文物檔案本身也具有歷史參考意義。文物檔案的建立需要對以往與文物有關(guān)的全部資料加以整理，建立后亦須追蹤記錄文物的動態(tài)信息。這些新的紀(jì)錄將成為日后的專家及文物工作者研究、保護(hù)、利用文物的資料。

2、文物檔案具有社會價(jià)值。文物是全人類的共同財(cái)富，其所含價(jià)值應(yīng)由全人類共享。因社會分工所限，能真正接觸文物、了解文物的公眾為數(shù)不多。即使是文物工作者本身亦無法直面其他地區(qū)的全部文物。文物檔案的建立消除了公眾同文物間的隔閡，使其擁有更多機(jī)會接觸更多文物信息、得以運(yùn)用更多手段了解更多文物歷史背景，同時也為各地區(qū)各部門的文物工作者搭建了交流溝通的平臺，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了文物信息資源共享。另外，文物檔案也是國家對文物行使管理職能的一種體現(xiàn)。文物檔案的建立有利于文物行政部門進(jìn)一步加強(qiáng)對文物的保護(hù)、利用和管理，并為文物發(fā)揮歷史借鑒和社會教育作用提供了保障。

3、文物檔案具有藝術(shù)價(jià)值。作為世界文明古國之一，我國擁有豐富的文化遺產(chǎn)和深厚的歷史積淀。古代勞動人民勤勞而智慧，留下大批具有極高鑒賞價(jià)值的精美文物，對其進(jìn)行整理、研究和弘揚(yáng)顯得意義重大。文物檔案可以通過圖像、影像技術(shù)真實(shí)記錄文物原貌，通過文字深入解讀文物魅力所在，進(jìn)一步提升文物的藝術(shù)價(jià)值及公眾對于文物文化底蘊(yùn)的感知力。

4、文物檔案具有科學(xué)開發(fā)利用價(jià)值。文物是歷史的見證人，能夠從不同的角度和層面形象生動地反映我國歷史上各時代的政治制度、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、生活方式和文化繁榮程度。文物的開發(fā)是一個相對獨(dú)立的領(lǐng)域，同時又是文物保護(hù)和利用的一個重要環(huán)節(jié)。文物檔案是文物科學(xué)開發(fā)的基礎(chǔ)和前提，通過對文物相關(guān)資料搜集整理，文物工作者得以在過去的文物保護(hù)利用中尋找規(guī)律，借鑒積極經(jīng)驗(yàn)、規(guī)避消極方面，從而研究出更加科學(xué)有效文物開發(fā)利用方式。

（二）文物檔案建設(shè)的作用

1、文物檔案的建設(shè)是文物工作的基礎(chǔ)和重要組成部分。

文物檔案是文物管理部門在圍繞文物開展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的，并按照一定的檔案管理規(guī)則和要求集中保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、照片、錄音、錄像等材料。通過文物檔案，國家可以充分掌握各類地區(qū)各種文物的相關(guān)信息，便于文物行政部門對文物進(jìn)行管理保護(hù)，也為各項(xiàng)文物工作的開展提供了有利條件。文物檔案可以為博物館陳列宣傳提供真實(shí)生動的素材，加強(qiáng)公眾對于文化遺產(chǎn)的了解，提升市民的文物保護(hù)意識，從而使文物的宣傳教育作用得到充分發(fā)揮。同時，文物檔案還為專家學(xué)者的研究及社會各有關(guān)部門開展多學(xué)科交叉合作提供了必要的原始依據(jù)。因此，文物檔案的建設(shè)是文物工作的基礎(chǔ)和重要組成部分。

2、文物檔案的建設(shè)是彌補(bǔ)文物損失的重要依據(jù)。

文物是不可再生資源，時刻遭受著自然損毀和人為破壞的威脅。文物檔案系統(tǒng)科學(xué)地記錄了有關(guān)文物自身的詳細(xì)情況，充分反映了文物的發(fā)掘、研究、利用等全過程中所發(fā)生的一系列客觀事實(shí)，是文物自然面貌與各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的全方位、多角度的真實(shí)記錄，具有重要的考據(jù)意義和保存價(jià)值。文物檔案可以多方位多角度揭示出文物的時代、材料、制法及文物在不同階段的歷史原貌，當(dāng)文物損毀或消失時，文物檔案是文物修復(fù)的關(guān)鍵依據(jù)，對于文物實(shí)現(xiàn)有效保護(hù)有重要意義。

3、文物檔案的建設(shè)是現(xiàn)代科學(xué)管理的需要。

目前，在文物檔案的建設(shè)、管理以及查閱利用服務(wù)工作中，不僅要將與文物有關(guān)的檔案資料全面收集并規(guī)范整理，還要編制各種檢索工具并科學(xué)編目，以便于利用者查閱。同時，制定相應(yīng)的檔案查閱利用管理制度也很有必要，可以通過建立“借閱登記簿”的方式，將查閱日期、查閱目的、所查藏品的檔號等逐一詳細(xì)記錄。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在文物檔案的建設(shè)中的應(yīng)用顯得極為必要和迫切。只有通過對檔案文獻(xiàn)的前期處理工作，將檔案材料進(jìn)行分類整理，才能將其中所蘊(yùn)含的信息進(jìn)行加工處理，予以揭示，這是因?yàn)槲奈餀n案信息資源的來源渠道復(fù)雜，檔案中所蘊(yùn)含的信息也是多種多樣的。在現(xiàn)階段，可將這些相關(guān)信息輸入計(jì)算機(jī)，通過一定的程序?qū)ξ募M(jìn)行邏輯分類、組卷，打印出案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，從而為檔案信息檢索系統(tǒng)提供充足的數(shù)據(jù)。在采用手工檢索方式檢索系統(tǒng)時一般采用文獻(xiàn)單元方式，檢索過程檢索效率較低，只能通過眼看、手翻和大腦判斷來進(jìn)行的，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的信息時代要求。而計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)采用的是標(biāo)識單元方式，由機(jī)器進(jìn)行檢索標(biāo)識與文獻(xiàn)標(biāo)識的匹配過程，檢索策略也隨之程式化和固定化，從而大大提高了檢索效率，滿足了科學(xué)管理的需要。這樣不僅可以提高查全率和查準(zhǔn)率，還便于隨時掌握和了解檔案利用的效果，使檔案中需要補(bǔ)充的內(nèi)容和信息及時得到反饋，從而不斷完善文物檔案的建設(shè)、管理和利用工作，更好地為博物館工作服務(wù)，為社會公眾服務(wù)。

注釋：

【1】引用資料：國家文物局.全國重點(diǎn)文物保護(hù)單位記錄檔案工作規(guī)范，2003.

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