會計電算化課程實(shí)務(wù)操作的問題解析

張勇

［摘要］ 會計電算化課程是高職院校會計類專業(yè)的核心課程，講授應(yīng)用財務(wù)軟件進(jìn)行會計信息的輸入、處理、傳遞和輸出。本文以用友ERP-U8.72為載體，結(jié)合筆者多年的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，對應(yīng)用過程中出現(xiàn)的典型問題加以匯總，并在分析的基礎(chǔ)上，提出解決辦法，以進(jìn)一步提高學(xué)生的操作應(yīng)用能力。

［關(guān)鍵詞］ 會計電算化； 應(yīng)用； 問題； 原因分析； 解決辦法

［中圖分類號］G642［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）15- 0119- 03

用友軟件是會計電算化課程應(yīng)用的主流軟件，很多高校應(yīng)用用友ＥＲＰ－Ｕ８．７２軟件來進(jìn)行講解。在ＥＲＰ－Ｕ８操作系統(tǒng)中，基礎(chǔ)設(shè)置、總賬和報表系統(tǒng)是財務(wù)系統(tǒng)的重要內(nèi)容，在操作過程中會遇到不少問題。本文主要對常見問題及解決方法加以總結(jié)，從而為正確操作軟件打好基礎(chǔ)。

１基礎(chǔ)設(shè)置

問題：在基礎(chǔ)設(shè)置菜單中，點(diǎn)擊具體內(nèi)容，例如【客商信息】后，系統(tǒng)沒有反應(yīng)（參見圖１）。

原因分析：在建立賬套后，尚未進(jìn)行【系統(tǒng)啟用】。

解決方法：進(jìn)入【設(shè)置】→【基礎(chǔ)信息】→【系統(tǒng)啟用】進(jìn)行設(shè)置。勾選需要啟用的系統(tǒng)名稱并設(shè)置啟用時間。完成后即可進(jìn)行具體的基礎(chǔ)設(shè)置。

２總賬初始化

問題１：往來款項期初余額的錯誤。例如：在錄入應(yīng)收賬款輔助賬期初時，正常情況下應(yīng)收賬款科目的期初余額應(yīng)為合計數(shù)１５７ ６００元，但期初余額界面顯示出的余額為３１５ ２００元（正常余額的２倍）。

原因分析：在沒有對【應(yīng)收賬款】科目設(shè)置客戶往來輔助核算的情況下，直接錄入了總賬科目的余額，發(fā)現(xiàn)錯誤后沒有刪除該余額就重新定義了客戶往來輔助核算，輸入了輔助賬明細(xì)余額，因此導(dǎo)致余額顯示為正常余額的２倍。

解決方法：首先把【應(yīng)收賬款】下的輔助賬期初余額記錄全部刪除，再通過修改【應(yīng)收賬款】會計科目，取消客戶往來輔助核算，然后在【期初余額】錄入界面中將【應(yīng)收賬款】科目（系統(tǒng)顯示為無輔助核算科目）的總賬余額（１５７ ６００）刪掉；最后重新把【應(yīng)收賬款】科目設(shè)置為客戶往來輔助核算，再重新錄入輔助賬期初余額即可。此種解決方法同樣適用于應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款、預(yù)付賬款等往來科目。

問題２：【其他應(yīng)收款】輔助賬無法選定職員。例如：在錄入【其他應(yīng)收款】輔助賬期初時，系統(tǒng)提示“個人非法”。

原因分析：【人員檔案】的內(nèi)容操作中，存在“是否業(yè)務(wù)員”復(fù)選框。此復(fù)選框的勾選與否與【其他應(yīng)收款】的輔助檔案存在邏輯關(guān)系。如果沒有選中，則在總賬系統(tǒng)錄入輔助賬期初余額時，不顯示對應(yīng)的個人檔案信息。

解決方法：進(jìn)入【設(shè)置】→【基礎(chǔ)檔案】→【機(jī)構(gòu)人員】→【人員檔案】，選定“是否業(yè)務(wù)員”的復(fù)選框即可。

３日常業(yè)務(wù)

問題１：填制憑證時，屏幕上出現(xiàn)“日期不能超前建賬日期”或者“日期不能滯后系統(tǒng)日期”的提示（參見圖２）。

原因分析：在應(yīng)用軟件時，一般包括3個日期：系統(tǒng)日期（計算機(jī)主板上的ＣＭＯＳ時鐘記錄，一般為當(dāng)前的時間）、建賬日期（啟用具體模塊的日期）、業(yè)務(wù)日期（具體的經(jīng)濟(jì)事項的發(fā)生日期）。 “日期不能超前建賬日期”警告的意思是，填制憑證時的業(yè)務(wù)日期跳到系統(tǒng)建賬以前了。只有先啟用總賬，才能進(jìn)行具體的總賬業(yè)務(wù)處理。沒有啟用就處理業(yè)務(wù)，顯然不符合邏輯?！叭掌诓荒軠笙到y(tǒng)日期”警告的意思是，填制憑證時的業(yè)務(wù)日期超過了計算機(jī)系統(tǒng)日期。我們知道，會計核算主要遵循的是歷史成本原則，即會計是事后反映，只能對已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，換句話講就是先發(fā)生業(yè)務(wù)，之后進(jìn)行具體的會計處理。而把未來發(fā)生的事項現(xiàn)在進(jìn)行處理，既違反會計原則也不符合邏輯。

解決方法：區(qū)別不同的情況，要么重現(xiàn)建賬，正確設(shè)定總賬啟用日期；要么在填制憑證時，正確錄入業(yè)務(wù)日期；要么退出總賬系統(tǒng)，更改計算機(jī)系統(tǒng)日期后重新登錄總賬系統(tǒng)，再填制憑證。

問題２：當(dāng)以制單員“００３”身份（制單）查詢憑證時，可以查詢到８張憑證；當(dāng)以賬套主管“００１”身份查詢憑證時，可以查詢到１５張憑證。

原因分析：完成【總賬初始化】內(nèi)容后，沒有更換操作員就進(jìn)行了部分制單的業(yè)務(wù)處理，發(fā)現(xiàn)錯誤后，更換操作員“００３”繼續(xù)完成后續(xù)的憑證處理。即分別以賬套主管和制單員的身份進(jìn)行了制單工作。但因?yàn)闄?quán)限差異，造成二者查詢到的記賬憑證的不同（００１可以查詢到００３填制的憑證，而００３查詢不到００１填制的憑證）。

解決方法：填制憑證不能以賬套主管的身份來進(jìn)行，否則無法完成后續(xù)的審核和記賬。所以需要對以賬套主管身份完成的憑證進(jìn)行處理。第一種方法：以賬套主管的身份登錄【填制憑證】界面，對以賬套主管身份編制的憑證先作廢憑證后整理憑證（即刪除憑證），然后再以制單員的身份登錄系統(tǒng)后重新制單，這種方法有可能會造成制單日期與業(yè)務(wù)日期的不一致。第二種方法：首先以賬套主管的身份進(jìn)入【總賬初始化】中的【選項】，勾選【可查詢他人憑證】和【允許修改、作廢他人憑證】；然后以制單人身份登錄系統(tǒng)，在【填制憑證】中找到以賬套主管的身份填制的憑證，點(diǎn)擊一次【作廢／恢復(fù)】，憑證變?yōu)椤白鲝U憑證”，并且操作員相應(yīng)地變?yōu)椤爸茊稳恕?。接下來再使用一次【作廢／恢復(fù)】，作廢標(biāo)注取消，此時的憑證與正確狀態(tài)完全一致。但此種方法有些投機(jī)取巧，實(shí)務(wù)中慎用。

問題３：在使用【應(yīng)付系統(tǒng)】時，系統(tǒng)提示“不能使用【應(yīng)付系統(tǒng)】受控科目”（參見圖３）。

原因分析：在修改【應(yīng)付系統(tǒng)】會計科目輔助核算時，系統(tǒng)的受控科目均為系統(tǒng)默認(rèn)（應(yīng)付系統(tǒng)）。并且在“總賬初始化”的“選項”也并沒有勾選“可以使用應(yīng)付系統(tǒng)受控科目”

解決方法：第一種：以賬套主管的身份登錄企業(yè)應(yīng)用平臺，【設(shè)置】選項卡下，選擇【基礎(chǔ)檔案】→【財務(wù)】→【會計科目】，找到【應(yīng)付系統(tǒng)】會計科目，將其受控系統(tǒng)修改為空白即可。第二種：以賬套主管的身份進(jìn)入【總賬初始化】的【選項】，勾選【可以使用應(yīng)付受控系統(tǒng)】選型即可。在應(yīng)用【應(yīng)收系統(tǒng)】科目時出現(xiàn)此類問題亦同。

問題４：在對作廢憑證進(jìn)行【整理憑證】命令處理時，系統(tǒng)提示“此月份最大憑證號之后沒作廢憑證，是否還需整理憑證斷號”，不管是點(diǎn)擊“是”還是“否”都無法整理憑證（參見圖４）。

原因分析：所有憑證未在統(tǒng)一狀態(tài)，在使用【整理憑證】命令時，不同憑證狀態(tài)無法完成對憑證斷號的自動整理。例如系統(tǒng)中共有１０張憑證，除了第８張憑證（填制憑證狀態(tài)）外，其余均已記賬。如對第８張憑證作廢后進(jìn)行斷號整理，因?yàn)樗幍臓顟B(tài)不一樣，所以第９號以及第１０號憑證無法進(jìn)行斷號的自動遞進(jìn)，故造成無法使用該命令。

解決方法：把待整理的憑證（已作廢）和后續(xù)的憑證都統(tǒng)一到【填制憑證】狀態(tài)，就可以對待整理憑證使用【整理憑證】命令。

４期末轉(zhuǎn)賬

問題：期末自動轉(zhuǎn)賬時，系統(tǒng)提示生成的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證金額為零，無法生成。

原因分析：在進(jìn)行期末各項轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)生成時，是有先后順序的。而先后順序的體現(xiàn)就是記賬，即前一張憑證生成，并且是審核、記賬后，對應(yīng)的賬戶上才有發(fā)生的金額，才能進(jìn)行后續(xù)轉(zhuǎn)賬憑證的生成。在生成期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證前，如果沒有自定義結(jié)轉(zhuǎn)、對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)等自動生成的憑證記賬，將造成結(jié)轉(zhuǎn)損益時相關(guān)損益類科目發(fā)生額有錯誤。

解決方法：將已生成的錯誤的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證作廢、整理，將前面自動生成的轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行審核，記賬，而依次生成后續(xù)憑證，審核、記賬。最后再進(jìn)行期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證的生成、審核和記賬。

５ＵＦＯ報表

問題１：在生成自定義貨幣資金表時，各項目的期初數(shù)值和期末數(shù)值是一樣的。

原因分析：一般情況下，自定義貨幣資金表的業(yè)務(wù)日期會在系統(tǒng)日期之前。由于時間關(guān)鍵字未錄入，系統(tǒng)默認(rèn)期初期末均為一個會計期間。例如，生成２０１１年１月份的貨幣資金表（系統(tǒng)日期為２０１２年３月），如果沒有錄入時間關(guān)鍵字，不管是２０１１年１月１日（期初），還是２０１１年１月３１日（期末），對于系統(tǒng)日期來說都是過去，是一樣的，所以造成數(shù)據(jù)的一致。

解決方法：將報表切換至【數(shù)據(jù)】狀態(tài)下，錄入時間關(guān)鍵字，即正確的會計期間即可。

問題２：在生成舍位平衡表，即執(zhí)行【舍位平衡】命令時，數(shù)據(jù)沒有發(fā)生變化，舍位沒有成功。

原因分析：（１）在定義舍位平衡公式時，要求所定義的字母、標(biāo)點(diǎn)符號必須以英文半角狀態(tài)錄入，否則定義的舍位平衡公式無效；（２）在執(zhí)行【舍位平衡】命令時，系統(tǒng)提示“是否整表重算”，是，應(yīng)該點(diǎn)擊“否”，而不是點(diǎn)擊“是”。

解決方法：重新對舍位平衡公式進(jìn)行定義，執(zhí)行【舍位平衡】命令，并點(diǎn)擊“否”，即可得到正確的舍位平衡表。

主要參考文獻(xiàn)

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