縣級供電企業(yè)ERP系統(tǒng)實用化分析

丁曉平

摘要：文章分析了縣級供電企業(yè)ERP系統(tǒng)實用化情況、主要工作成果、實用化應(yīng)用中存在的問題實用化應(yīng)用經(jīng)驗，對國內(nèi)企業(yè)成功推廣、深化應(yīng)用ERP系統(tǒng)有重要的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；ERP；實用化

中圖分類號：F426 文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1009-2374（2012）22-0145-031系統(tǒng)實用化情況

我公司ERP系統(tǒng)自成功上線以來，積極貫徹落實省公司對于ERP系統(tǒng)實用化的要求，公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視，全公司員工積極配合，注重ERP各個功能模塊對日常工作的全面覆蓋，著力提高最終用戶的使用水平，為促進公司生產(chǎn)經(jīng)營的集約化、精益化管理打下了堅實的基礎(chǔ)。根據(jù)實用化的要求制定了公司ERP實用化指標(biāo)任務(wù)分解表及考核方案，將各項ERP實用化指標(biāo)分解到各部門，將責(zé)任落實到個人，并跟蹤監(jiān)督ERP實用化的各項指標(biāo)落實到位。通過強化培訓(xùn)，切實保證最終用戶能對系統(tǒng)進行熟練操作以及各業(yè)務(wù)流程的及時率、準(zhǔn)確率和完整率。認(rèn)真對照實用化驗收要求進行了自查，并對存在的問題和不足進行全面認(rèn)真的整改、補充和完善，全力推進公司ERP實用化工作。目前ERP系統(tǒng)在我公司已經(jīng)全面進入實用化應(yīng)用階段，ERP系統(tǒng)中財務(wù)、設(shè)備、項目、物資、人資5個模塊的功能均達到實用化要求。

1.1物資模塊

公司于ERP上線后及時進行了數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，通過SAP平臺來進行物資的管理工作；實現(xiàn)了從采購申請到進庫付款各個環(huán)節(jié)在ERP系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)，調(diào)整了公司的采購業(yè)務(wù)流程，每個環(huán)節(jié)都設(shè)有相關(guān)人員，并要求及時登陸查看，確保了物資整個流程在ERP系統(tǒng)中正常運轉(zhuǎn)；通過預(yù)制發(fā)票激活財務(wù)模塊發(fā)生付款流程，通過設(shè)備的工單號和項目的預(yù)留號來進行相應(yīng)物資的領(lǐng)料、退料操作，實現(xiàn)了物資模塊與其他模塊的銜接；通過集中培訓(xùn)和單獨指導(dǎo)的方式，從班組人員到公司領(lǐng)導(dǎo)都能熟悉并掌握各自相關(guān)的操作過程，不斷提高ERP用戶的業(yè)務(wù)操作水平，加快了推進ERP系統(tǒng)的實用化的步伐，保證了ERP物資模塊正常運行。

1.2財務(wù)模塊

ERP上線運行以來，2009年各個月份的電費收入、費用支出、轉(zhuǎn)賬、結(jié)轉(zhuǎn)憑證都按每個月考核指標(biāo)的要求及時準(zhǔn)確地錄入到ERP系統(tǒng)中，保證憑證錄入的各項要素，如摘要、附件張數(shù)、分配字段等完整，憑證的沖銷率、制證時間都符合實用化驗收的標(biāo)準(zhǔn)，所有憑證在ERP中記賬，財務(wù)部各崗位人員也已熟練掌握財務(wù)模塊的業(yè)務(wù)操作，目前運行

穩(wěn)定。

1.3人資模塊

自系統(tǒng)上線以來，人資模塊關(guān)鍵用戶能夠熟練掌握系統(tǒng)操作，能夠獨立完成人資模塊各子模塊數(shù)據(jù)的建立和信息補充，及時維護組織、崗位、人事調(diào)動等信息，更新薪資數(shù)據(jù)，并及時核算。加強對備崗人員及相關(guān)專責(zé)的業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)，推進系統(tǒng)實用化，保證了系統(tǒng)的正常運行。

1.4設(shè)備模塊

ERP上線運行以來，每月設(shè)備臺賬與資產(chǎn)卡片號對應(yīng)率達100%；工單的成本歸集率達100%；設(shè)備報廢過程都按照ERP流程進行報廢，各類工單都符合實用化要求規(guī)定，保證了公司設(shè)備的規(guī)范化管理。

1.5項目模塊

ERP項目的實用化工作得到良好的開展，公司對概預(yù)算管控管理、服務(wù)采購流程管理、項目轉(zhuǎn)資管理等業(yè)務(wù)能嚴(yán)格按照要求執(zhí)行。根據(jù)年度投資計劃創(chuàng)建項目定義，下達資金；工程付款按流程逐級審批，預(yù)制付款發(fā)票憑證；項目基本信息及進展情況在系統(tǒng)中按月填報，項目按規(guī)定轉(zhuǎn)資，實現(xiàn)設(shè)備資產(chǎn)的對應(yīng)；項目計劃情況按計劃文件申報，項目負(fù)責(zé)人按規(guī)定進行項目基本信息的錄入，每月通過ERP系統(tǒng)反饋項目進展情況，確保了工程項目轉(zhuǎn)資的及時性。

2主要工作成果

2.1物資模塊

加強了庫存實物的管理，將系統(tǒng)內(nèi)的物料與庫存實物一一對應(yīng)，使ERP系統(tǒng)庫存能真正與實際相結(jié)合，采購過程中及時查看公司庫存，采取平衡利庫方式減少庫存物資資金的堆積，加快公司的資金流通。

2.2財務(wù)模塊

有效統(tǒng)一了科目的管理，同時配合科目的使用范圍規(guī)范說明，避免了資產(chǎn)管理存在卡、賬、物之間聯(lián)動性出現(xiàn)較差等現(xiàn)象，為數(shù)據(jù)分析及財務(wù)預(yù)算的收集提供了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的平臺；有利于財務(wù)信息的及時獲取和過程監(jiān)控。建立設(shè)備分類目錄和財務(wù)資產(chǎn)目錄之間的對應(yīng)關(guān)系，在確保設(shè)備臺賬準(zhǔn)確的同時，為資產(chǎn)設(shè)備的卡、賬、物之間的一致性打下良好基礎(chǔ)，實現(xiàn)了固定資產(chǎn)全生命周期的管理，確保了固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)賬務(wù)數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)設(shè)備實物的無縫連接，為實現(xiàn)一鍵式報表及營銷財務(wù)一體化工作的開展奠定了基礎(chǔ)，能更好地使財務(wù)人員發(fā)揮管理和核算的職能，為公司的經(jīng)營狀況，從財務(wù)數(shù)據(jù)分析的角度出發(fā)，提供一些有效的意見。

2.3人資模塊

員工數(shù)據(jù)信息每月完整率達100%，每月薪酬核算完成率達100%。人員信息維護完整，規(guī)范化進行組織和人事管理，組織結(jié)構(gòu)清晰，人員信息、人事報表查詢便捷，利用率高，達到優(yōu)化人力資源管理的效果。規(guī)范工資項設(shè)置，固化薪資核算規(guī)則，標(biāo)準(zhǔn)化進行每月薪資核算。確保系統(tǒng)中工資信息的及時性、完整性、準(zhǔn)確性，確保職工每月可查詢本人工資明細及總額。規(guī)范工資項設(shè)置，統(tǒng)一工資項與會計科目的對應(yīng)關(guān)系，固化薪資核算規(guī)則，標(biāo)準(zhǔn)化進行每月薪資核算，規(guī)范化進行組織和人事管理，組織結(jié)構(gòu)清晰，人員信息、人事報表查詢便捷，利用率提高，優(yōu)化人力資源管理。

2.4設(shè)備模塊

ERP系統(tǒng)在公司上線運行以后，對公司設(shè)備日常維護檢修及檢修物資的管控起到了很大的作用：通過系統(tǒng)GPMS系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)設(shè)備臺帳信息的實時同步，日常維護檢修工單的信息的有效傳遞，實現(xiàn)對所有大修項目的預(yù)算控制。通過工單的引入，對檢修工作的工序標(biāo)準(zhǔn)、材料標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)采購標(biāo)準(zhǔn)進行有效規(guī)范和控制，通過ERP系統(tǒng)與GPMS系統(tǒng)的集成與交互，保證了設(shè)備的規(guī)范化管理，并提高了工作效率。

2.5項目模塊

ERP的上線使公司的業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范，為統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的項目管理和項目協(xié)作打下良好基礎(chǔ)，實現(xiàn)項目及時下達，對項目進行常態(tài)化管控，項目費用支出受概算控制，項目的成本費用更加精確，項目結(jié)構(gòu)模板更加標(biāo)準(zhǔn)化、合理化，建立起標(biāo)準(zhǔn)化的項目結(jié)構(gòu)（WBS）和編碼體系。各責(zé)任部門在整個項目管理過程將使用同一套項目結(jié)構(gòu)和項目編碼， 通過WBS要素實現(xiàn)項目管控的精細化；WBS具有概算管控、費用歸集、進度管理、權(quán)限管理等項目管理屬性，為項目管理信息共享提供基礎(chǔ)架構(gòu)，項目信息及時更新，便于管理人員通過查詢功能及時得知項目進展信息、工程進度、資金使用情況；通過工程轉(zhuǎn)資，確保設(shè)備與資產(chǎn)一一對應(yīng)。

3存在問題分析

3.1物資模塊

一是最終用戶使用的問題，還有一些最終用戶不是主動學(xué)習(xí)應(yīng)用ERP，倉管人員收貨后，還要通過關(guān)鍵用戶進行沖銷重新收貨的操作，對庫存的管理和財務(wù)月結(jié)造成了不必要的負(fù)擔(dān)。二是國網(wǎng)新增物料模板的規(guī)格和公司需要的物料規(guī)格不能完全對應(yīng)，主數(shù)據(jù)切換后新增物料主數(shù)據(jù)操作還不熟悉。

3.2財務(wù)模塊

部分前端業(yè)務(wù)人員由于對財務(wù)知識不精通，在一些業(yè)務(wù)的處理上仍有誤操作的現(xiàn)象；SES員工自助報銷由于涉及的使用范圍比較廣泛，一些員工看到單據(jù)中的會計科目都比較生疏。為推進SAP系統(tǒng)更好地為公司運營活動提供準(zhǔn)確、科學(xué)的數(shù)據(jù)及各項工作流程更順利地流轉(zhuǎn)，將日常工作中常用的業(yè)務(wù)做成實例，在測試版本中進行演練操作，以方便公司員工更快的接受和適應(yīng)新系統(tǒng)，結(jié)合實際業(yè)務(wù)的操作演練讓非財務(wù)人員對財務(wù)知識有更加深刻的了解，并幫助其掌握及運用。

3.3人資模塊

人資模塊發(fā)現(xiàn)如下幾個問題：一是ERP中員工子組一旦形成，便無法修改。二是人數(shù)與管控系統(tǒng)不一致。三是工資核算過程及解決問題時的操作界面較混亂，模擬核算時無法形成匯總表。

3.4設(shè)備模塊

一是在檢修或大修過程，只有部分按照檢修工單程序步驟及流程完成各個項目，大部分未做好工單程序就對設(shè)備進行檢修，特別是農(nóng)網(wǎng)日常維護工單還缺少。原因設(shè)備涉及面廣，各部門的人員未做到人人都懂ERP系統(tǒng)操作，又無ERP專責(zé)人員。二是配電設(shè)備的臺賬與實物存在一定差距。三是報廢的設(shè)備未及時報廢。原因是各部門跟蹤人員缺少，因此給ERP的工作帶來了滯后作用。

3.5項目模塊

在實用化工作開展初期，存在項目沒有及時下達，用戶狀態(tài)沒有及時變更，工程付款方面訂單金額不足服務(wù)確認(rèn)沒有按照正確要求操作。在轉(zhuǎn)資過程中，存在資產(chǎn)分類填寫錯誤。公司將通過對最終用戶加大培訓(xùn)和指導(dǎo)力度，組織相關(guān)人員進行協(xié)調(diào)和溝通，規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)流程，從而使項目模塊應(yīng)用正常、有序。

4結(jié)語

公司ERP系統(tǒng)從啟動、實施、上線運行到實用化階段，公司員工全力參與，設(shè)備資產(chǎn)清晰，系統(tǒng)應(yīng)用日趨規(guī)范。根據(jù)ERP系統(tǒng)實用化的要求，著力提高最終用戶的使用水平，強調(diào)ERP各功能模塊對于日常工作的全面覆蓋。在ERP系統(tǒng)實用化應(yīng)用過程中積累了不少經(jīng)驗：

4.1領(lǐng)導(dǎo)高度重視

ERP系統(tǒng)從項目實施伊始，就得到公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把ERP建設(shè)提升到推進企業(yè)管理改革，優(yōu)化企業(yè)工作效率的高度；公司一把手親自布置落實各項工作，對于實施過程中的困難多次指導(dǎo)并提出要求，中層管理人員也積極配合協(xié)調(diào)，成為系統(tǒng)成功上線和實用化工作的堅實后盾。

4.2明確責(zé)任，跟蹤落實，有力推進ERP實用化工作

ERP系統(tǒng)的特點就是流程化、規(guī)范化，公司根據(jù)實用化的要求，對省公司實用化驗收大綱進行了分解細化，明確責(zé)任部門，責(zé)任到人。ERP項目辦狠抓跟蹤落實，每周提前對各項考核指標(biāo)進行檢查，將各項指標(biāo)和任務(wù)完成情況及時通報，對指標(biāo)弱項和未完成工作督促完成。通過把控各項流程節(jié)點的時間和質(zhì)量，確保ERP各專業(yè)模塊對日常業(yè)務(wù)的全面覆蓋及其最終用戶操作的及時性、完整性和準(zhǔn)確性。

4.3發(fā)揮關(guān)鍵用戶指導(dǎo)作用，提高最終用戶操作水平

系統(tǒng)上線后，公司組織對最終用戶進行了有針對性的培訓(xùn)，充分發(fā)揮關(guān)鍵用戶的指導(dǎo)作用，首先培訓(xùn)出關(guān)鍵用戶備崗人員，擴大師資力量，再以現(xiàn)場操作和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式進一步深化各部門ERP使用人員的操作能力，有效地提高了最終用戶的操作熟練程度及分析解決問題的能力。

4.4比照自查，有力推進實用化進程

通過比照ERP實用化驗收大綱，分模塊深入細致地查找不足和存在的問題，并及時提出了整改要求。進行分解細化后，明確責(zé)任部門，落實責(zé)任人，限定整改時限。通過整改，補充完善了ERP相關(guān)業(yè)務(wù)配套管理制度，重新梳理了人員權(quán)限，優(yōu)化流程，加強終端用戶的操作和使用實戰(zhàn)訓(xùn)練，進一步深入推進實用化工作。