國有企業(yè)合同管理精細(xì)化探討

張少忠

摘要：合同管理是國有企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分之一，它對國有企業(yè)的效益起著至關(guān)重要的作用。文章圍繞合同訂立和履行兩個合同管理的關(guān)鍵階段，論述了如何應(yīng)用精細(xì)化管理的理念和原則來執(zhí)行國有企業(yè)經(jīng)營管理，以提高國有企業(yè)經(jīng)營管理的效益。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化；合同管理；合同履行；合同訂立；履行缺陷；國有企業(yè)

中圖分類號：F284 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-2374（2012）22-0151-031合同訂立階段

合同訂立階段是合同管理的基礎(chǔ)，其主要業(yè)務(wù)是投標(biāo)和合同談判。投標(biāo)的核心是確定合理的報價。作為合同管理精細(xì)化的必然要求，在投標(biāo)報價前，企業(yè)應(yīng)多渠道調(diào)查項目所在地的市場供應(yīng)和價格情況，并了解分析其他投標(biāo)人的情況。仔細(xì)分析招標(biāo)文件中有關(guān)投標(biāo)價的內(nèi)容，包括：投標(biāo)控制價和評標(biāo)方法；工期和質(zhì)量要求；材料價格調(diào)整方法和原則；計價規(guī)則；計量支付條件和周期；預(yù)付款和保留金的支付與扣回的條件及比例；變更與索賠處理辦法和程序；計日工計價原則；缺陷責(zé)任期和保修期的長短；合同風(fēng)險控制條款等。

在此基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)自身管理能力，分析預(yù)期的成本利潤水平，進(jìn)行合理的報價。在合同談判之前，應(yīng)仔細(xì)分析業(yè)主方提出的談判內(nèi)容和條件，并注意業(yè)主若提出了違背原招標(biāo)文件實質(zhì)性內(nèi)容的條件，應(yīng)提醒業(yè)主此種條款的效力不受國家法律的保護(hù)，有可能造成履約風(fēng)險，并需與業(yè)主妥善協(xié)商加以解決。合同訂立之前，應(yīng)及時提交履約保函，以防業(yè)主沒收投標(biāo)保證金而造成損失。合同訂立之后，要及早向業(yè)主索回投標(biāo)保證金或投標(biāo)保函，以避免長時間占壓資金而增加財務(wù)成本。作為精細(xì)化管理的原則之一，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)設(shè)置獨立的市場開發(fā)部門，配備一支由專業(yè)經(jīng)營管理人員、技術(shù)人員和一般工作人員構(gòu)成的精干工作團(tuán)隊。對標(biāo)文件的分析、客戶和競爭對手分析、市場供應(yīng)和價格信息的調(diào)研、預(yù)期的成本利潤分析、投標(biāo)文件編制和遞交、保函的獲取等相關(guān)業(yè)務(wù)，要進(jìn)行合理地組織，牽頭人要具備全面的工作經(jīng)驗，工作人員要定期交流，強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊協(xié)作、全員參與和充分溝通。對相關(guān)數(shù)據(jù)和信息的收集、整理和分析應(yīng)盡量采用標(biāo)準(zhǔn)化的流程、標(biāo)準(zhǔn)化的表格和標(biāo)準(zhǔn)化的分析方法，以保證業(yè)務(wù)辦理過程的專業(yè)化、系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化和信息化。應(yīng)充分意識到，不同的項目業(yè)主有不同的利益訴求，要透過招標(biāo)文件和市場調(diào)研分析他們的意圖，杜絕單憑經(jīng)驗做出決策而造成風(fēng)險的情況。

2合同的履行階段

合同履行階段是合同管理的核心。從承包人的角度出發(fā)，合同管理的主要內(nèi)容包括：

2.1建立企業(yè)對項目管理團(tuán)隊的考核管理制度

合同管理精細(xì)化要求企業(yè)對班子成員建立目標(biāo)管理體系、專業(yè)化的崗位職責(zé)體系、科學(xué)的考評體系和考評結(jié)果應(yīng)用體系。考核管理制度必須成文，并且做到公開、透明，減少和杜絕暗箱操作。為達(dá)到客觀、公正、全面的效果，目標(biāo)管理體系應(yīng)進(jìn)行指標(biāo)量化。崗位職責(zé)體系除必須細(xì)分各部門、各崗位的職責(zé)外，也要結(jié)合業(yè)務(wù)流程對崗位職責(zé)進(jìn)行具體的、專業(yè)的描述，還要根據(jù)企業(yè)多元化的目標(biāo)管理體系，結(jié)合細(xì)化的責(zé)權(quán)利提煉出合理的、量化的、科學(xué)的和系統(tǒng)的指標(biāo)，把崗位職責(zé)體系、目標(biāo)管理體系、考評體系和考評結(jié)果應(yīng)用體系緊密結(jié)合起來，并將考核結(jié)果與員工的分配和提拔任用等激勵措施緊密結(jié)合起來，使考評和管理制度邏輯嚴(yán)密，并具有可操作性。

2.2組建項目經(jīng)理部

項目經(jīng)理部是受企業(yè)委托進(jìn)行項目管理的組織，其履行業(yè)務(wù)的水平能力直接決定了項目效益。在項目經(jīng)理部的組建中，關(guān)鍵和核心在于根據(jù)合同要求和已經(jīng)建立的考核管理制度，選用合適的項目經(jīng)理和配備團(tuán)隊，其中，應(yīng)特別注意要在團(tuán)隊中配置至少一名專職合同管理專業(yè)人員，使其有職有權(quán)，并針對其崗位設(shè)置明確可行的績效考核和激勵措施。項目優(yōu)質(zhì)資源應(yīng)在合同管理崗位上進(jìn)行重點配置，以充分激發(fā)合同管理人員的積極性和主觀能動性，提高項目的效益水平。

2.3簽訂內(nèi)部考核責(zé)任書

合同管理精細(xì)化要求企業(yè)和項目經(jīng)理部都必須關(guān)注內(nèi)部承包考核責(zé)任書的內(nèi)容，因為它是根據(jù)企業(yè)既定的考核管理制度，結(jié)合項目的特點，由雙方就效益考核簽訂的協(xié)議，其實質(zhì)是一個合同。簽訂該合同首先要考慮為企業(yè)自身多元化、全方位的目標(biāo)服務(wù)，這些目標(biāo)包括質(zhì)量、安全、進(jìn)度、成本、利潤、管理費、人力資源開發(fā)、企業(yè)形象和公共關(guān)系、長中短期的市場營銷等，因此，內(nèi)部考核責(zé)任書不能僅僅是一個簡單的成本控制協(xié)議。其次，要綜合考慮項目自身工期、安全和質(zhì)量目標(biāo)、中標(biāo)價格水平、技術(shù)經(jīng)濟(jì)和政策風(fēng)險水平、合同條款嚴(yán)苛程度等各方面具體的特點。雙方都應(yīng)積極主動地為達(dá)成合理的考核責(zé)任書而努力，以便充分調(diào)動各方面的積極性，發(fā)揮其有利因素，全面提高國有企業(yè)經(jīng)營管理的效益。

2.4制定工作計劃和進(jìn)行目標(biāo)考評

項目經(jīng)理部首先應(yīng)明確業(yè)主對于實施過程中的安全、質(zhì)量、進(jìn)度、文明和環(huán)保等方面的基本要求，這些要求有的已在合同文件中進(jìn)行了明確，有的需與業(yè)主進(jìn)一步協(xié)商，乃至簽訂補充協(xié)議書而加以明確。其次，要解決考評的資金來源。最后，要在充分滿足業(yè)主要求的基礎(chǔ)上，著手制定考評計劃。考評周期長短宜適中，一般而言，在工期較長的大型國有企業(yè)經(jīng)營管理中，以一季度為一個考評周期較為適宜。考評計劃的制定，應(yīng)由合同和財務(wù)部門共同參與，以保證其邏輯的嚴(yán)密性和可操作性，并需形成書面“考評協(xié)議”?？荚u計劃的制定，還應(yīng)與年度、季度、月度和關(guān)鍵節(jié)點進(jìn)度計劃相結(jié)合，防止兩者脫節(jié)，形成進(jìn)度計劃與考評兩張皮，導(dǎo)致考核對項目各方面目標(biāo)的促進(jìn)不大。

2.5進(jìn)行項目資金管理

國有企業(yè)經(jīng)營資金管理對于提升合同管理的精細(xì)化水平非常有效，其要點在于保持項目收支平衡與合理推進(jìn)的統(tǒng)一。項目經(jīng)理部要有意識地以資金支付為手段，調(diào)動下屬各參建單位的積極性，確保國有企業(yè)經(jīng)營管理質(zhì)量、安全、進(jìn)度、文明和成本控制等各方面總體和階段性目標(biāo)的達(dá)成。作業(yè)隊伍和材料設(shè)備供應(yīng)商是資金支出的主要對象，也是資金管理的主要對象。合同管理精細(xì)化要求在資金管理時必須遵循如下原則：加強(qiáng)資金管理的預(yù)見性，根據(jù)進(jìn)度計劃和合同約定的支付條件，及時編制“資金使用計劃”，對計劃期內(nèi)的收支平衡情況進(jìn)行預(yù)測和把握，以便于資金調(diào)度，確保滿足資金需求；現(xiàn)場管理部門應(yīng)準(zhǔn)確填報各作業(yè)隊伍的“月度完成形象進(jìn)度和產(chǎn)值統(tǒng)計報表”，材料管理部門應(yīng)提供各材料設(shè)備供應(yīng)商的“月度材料設(shè)備進(jìn)場臺賬”；合同與其他相關(guān)部門定期對賬，核實現(xiàn)場實際發(fā)生的工作量或材料設(shè)備進(jìn)場數(shù)量，確定當(dāng)期應(yīng)支付給各單位的資金總額度；根據(jù)與供應(yīng)商隊伍簽訂的協(xié)議，建立支付臺賬，載明各單位的合同預(yù)計支付總金額、當(dāng)期支付額、到上期末累計支付額和到本期末累計支付額；嚴(yán)格控制預(yù)支款項，防止超支；合同與財務(wù)管理部門定期對賬，查缺補遺；充分考慮項目實際需求、承受能力和財務(wù)成本，積極通過業(yè)主、總公司、項目經(jīng)理部、作業(yè)隊伍、材料設(shè)備供應(yīng)商及有關(guān)金融機(jī)構(gòu)等多種渠道籌集資金，保障資金的有效供給。

2.6履行缺陷修補和保修義務(wù)

由于市場競爭激烈，價格和利潤水平普遍較低，而目前在各行業(yè)普遍實行了缺陷責(zé)任修補和保修制度，這要求在承包人最終的決算價款中，留有一定額度的保留金或保修金。這一部分費用若最終不能順利地支付給承包商，則很可能意味著項目最終的經(jīng)營結(jié)果為虧損。因此承包人應(yīng)嚴(yán)格按照合同的約定，切實履行缺陷修補和保修義務(wù)，確保決算價款完整地收回。

2.7辦理決算和審計

國有企業(yè)經(jīng)營管理決算和審計業(yè)務(wù)辦理的控制情況，最終決定了項目的效益水平。辦理決算與審計業(yè)務(wù)時，首先是要保持相關(guān)業(yè)務(wù)工作的連貫性，因此必須保持相關(guān)業(yè)務(wù)工作人員的穩(wěn)定性，尤其是項目經(jīng)理、財務(wù)人員和合同管理專業(yè)人員要在收尾階段保持穩(wěn)定。其次是要及時地、完整地收集與決算和審計業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，圖紙量的核算、變更、索賠和計日工等事項的洽談和處理、相關(guān)現(xiàn)場資料的收集整理等相關(guān)業(yè)務(wù)工作，均要在完工前盡早開始準(zhǔn)備，否則，一旦項目部、監(jiān)理和業(yè)主相關(guān)人員在完工前后發(fā)生流動，資料的收集、整理和簽認(rèn)就會有極大的困難，這會影響到工作效率和資料的完整性，對決算和審計業(yè)務(wù)的辦理造成嚴(yán)重不利影響。

3結(jié)語

在當(dāng)前市場競爭激烈、價格和利潤水平較低、政府審計等部門監(jiān)管較為嚴(yán)密的客觀情況下，必須要求國有企業(yè)經(jīng)營管理承包人提高合同管理的精細(xì)化水平，以降低成本，全面實現(xiàn)各項目標(biāo)，提高效益，提升企業(yè)的市場競爭力。提高合同的精細(xì)化管理水平是一項復(fù)雜的工作，要求承包人從企業(yè)戰(zhàn)略、理念、文化、制度、人才、組織、技術(shù)等多方面著手，將合同管理精細(xì)化的原則切實、深入地貫徹到合同簽訂和履行兩個關(guān)鍵階段，才能保證合同管理精細(xì)化的執(zhí)行力，從而保證企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展和根本利益。

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