淺談會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制

吳益

摘要：會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用越來越廣泛，有諸多的進(jìn)步之處，但也給內(nèi)部控制帶來了困難和問題，因此在新的會(huì)計(jì)電算化研究內(nèi)部控制問題有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文主要就此進(jìn)行探索。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；手工會(huì)計(jì)；內(nèi)部控制

伴隨著電子計(jì)算機(jī)的發(fā)展以及信息技術(shù)的日益發(fā)達(dá)，會(huì)計(jì)電算化的被越來越多的企業(yè)所應(yīng)用。它的出現(xiàn)是經(jīng)濟(jì)發(fā)展和會(huì)計(jì)處理的需要。在這種情勢(shì)下，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方法已經(jīng)不能很好地發(fā)揮應(yīng)有的作用。所以極有必要研究會(huì)計(jì)電算化廣泛應(yīng)用下的環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制問題。

首先要分析會(huì)計(jì)電算化與傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)方法的不同之處：傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)中的控制方法為結(jié)構(gòu)控制，從人員結(jié)構(gòu)上，設(shè)置出相互監(jiān)督和制約的崗位，以最大程度上實(shí)現(xiàn)牽制，防止不按規(guī)范操作。在制度中，業(yè)務(wù)流程方面的相互稽核也可以達(dá)到控制的目的，而且本身在業(yè)務(wù)中的多重記賬也可以達(dá)到相互牽制幫助發(fā)現(xiàn)問題的作用，比如總賬與明細(xì)賬的對(duì)應(yīng)可以達(dá)到相互驗(yàn)證的功能，內(nèi)部的審計(jì)過程也是對(duì)賬目進(jìn)行核對(duì)的過程，比如賬目與賬目的核對(duì)。為了避免人為地修改或者偽造賬目，可以用多聯(lián)套寫的辦法。但是一旦采用了電算化的方法，這些內(nèi)部控制措施都將失去意義。

會(huì)計(jì)電算化給內(nèi)部控制提出的問題和帶來的挑戰(zhàn)有以下幾個(gè)方面：使控制的重點(diǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)移。原來的內(nèi)部控制中，要做好對(duì)人的控制，因?yàn)槭鞘止?huì)計(jì)，人為因素的影響非常大，要想減輕影響，就必須從源頭上杜絕，對(duì)人做好監(jiān)督和約束。電算化后的所有被處理數(shù)據(jù)都來源于客觀，只是由人來收集、對(duì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行審核，同時(shí)根據(jù)一定的邏輯和原則進(jìn)行處理，然后將其輸入計(jì)算機(jī)。所以在這樣的一種操作流程下，內(nèi)部控制絕不僅僅是對(duì)人的控制，而是同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)人和對(duì)計(jì)算機(jī)處理過程的監(jiān)督和審核。

傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)中，內(nèi)部控制主要是通過人工來實(shí)現(xiàn)的，這是與手工會(huì)計(jì)方法相對(duì)應(yīng)的，電算化環(huán)境下，除了人工控制以外，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)的程序進(jìn)行控制，因?yàn)槿绻绦虺霈F(xiàn)問題，在其運(yùn)算邏輯下產(chǎn)生的問題將更多。會(huì)計(jì)的電算化系統(tǒng)是基于程序在運(yùn)行的，如果這些程序出現(xiàn)問題，那么將出現(xiàn)差錯(cuò)，而且如果沒有對(duì)程序的監(jiān)控，則可能使問題層出不窮，形成惡性循環(huán)。問題就有可能被放大，所在在電算化系統(tǒng)的程序中，要有對(duì)運(yùn)算規(guī)則等的內(nèi)部控制，通過檢驗(yàn)來發(fā)現(xiàn)存在的問題并防患于未然。

交易授權(quán)、執(zhí)行與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)存在差異授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制，在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章，但在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)人員可利用特殊的授權(quán)文件或口令，獲得某種權(quán)利或運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。由此引起失控而造成損失的案例數(shù)不勝數(shù)。

在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)中，人為的因素和印跡更多，可以很容易地找到操作人，對(duì)操作的痕跡進(jìn)行追蹤。而且手工會(huì)計(jì)中的憑證是手寫的，紙質(zhì)的，真實(shí)性和可信性更高，這使得做內(nèi)部控制更容易一些。而在電算化的環(huán)境下，脫離了紙面，程序自動(dòng)運(yùn)行，而且中間的很多處理過程是無法追蹤和反查的，這就給控制帶來了困難。

一、會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制措施

首先是要完善內(nèi)部的審計(jì)制度，只有更完善的制度才能杜絕過程中出現(xiàn)的問題，要建立內(nèi)部的審計(jì)制度，以強(qiáng)化會(huì)計(jì)內(nèi)部的監(jiān)督和約束，這也是企業(yè)整個(gè)的內(nèi)部控制所必需的。審計(jì)過程中對(duì)人的會(huì)計(jì)處理過程、對(duì)業(yè)務(wù)和賬目進(jìn)行核對(duì)，能過人為的監(jiān)督來減輕計(jì)算機(jī)處理可能帶來的錯(cuò)誤和風(fēng)險(xiǎn)，以有效的規(guī)避。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)提出完善方案。為了避免內(nèi)部審計(jì)人員因?yàn)榭赡芘c財(cái)務(wù)人員有利益關(guān)系，進(jìn)行袒護(hù)包庇的現(xiàn)象，可以請(qǐng)獨(dú)立的第三方來進(jìn)行審計(jì)，來客觀地進(jìn)行監(jiān)督審計(jì)并發(fā)現(xiàn)會(huì)出現(xiàn)的問題。

打鐵還需自身硬，要避免人為出現(xiàn)的問題，就要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)的財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)，提升其素質(zhì)和能力，有些問題是由于財(cái)務(wù)人員的操作失誤或者是對(duì)相關(guān)程序和流程理解失誤才造成的，所以要加強(qiáng)對(duì)賬務(wù)人員基礎(chǔ)技能和專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。會(huì)計(jì)電算化較傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)有諸多的優(yōu)點(diǎn)，也提高了效率，但前提是對(duì)操作者和財(cái)務(wù)人員的要求更高了，如果財(cái)務(wù)人員不懂得計(jì)算機(jī)應(yīng)用、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的知識(shí)以及的信息處理技術(shù)，就會(huì)出現(xiàn)人為的會(huì)計(jì)處理錯(cuò)誤。所以要加強(qiáng)這些知識(shí)的灌輸和培訓(xùn)，同時(shí)更需要提高全體財(cái)務(wù)人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，只有從自身做起，注重相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的防范，才能真正的提高會(huì)計(jì)處理的科學(xué)性、效率性和準(zhǔn)確性。

在會(huì)計(jì)電算化的條件下，企業(yè)必須制定一套合理的組織和管理控制的制度，全面明確職責(zé)的分工和組織的控制制度。執(zhí)行、記錄、業(yè)務(wù)授權(quán)和執(zhí)行都相互分離。此外，組織的控制是指將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，并把系統(tǒng)中各類人員進(jìn)行有效的分工，并且對(duì)企業(yè)內(nèi)部的一些管理規(guī)章和程序進(jìn)行配套。設(shè)置這樣的職責(zé)分離主要是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部有一個(gè)相互監(jiān)督和制約的機(jī)制，從而有效保證會(huì)計(jì)信息的可靠性和真實(shí)性，有效地減少企業(yè)內(nèi)部發(fā)生舞弊的情況。所以要通過明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。

最后，要加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制加強(qiáng)系統(tǒng)控制是為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤。企業(yè)要明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件操作工作的內(nèi)容和權(quán)限，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件，從而有效防止會(huì)計(jì)人員越權(quán)使用軟件。（作者單位：江蘇省常州市教育局會(huì)計(jì)結(jié)算中心）

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