基于信息化視角的醫(yī)院檔案管理探究

靳聚寒

［摘要］ 當前，信息技術(shù)發(fā)展空前迅速，信息化已全面融入到醫(yī)院檔案管理工作中，并且發(fā)揮著巨大的作用。本文以信息化的內(nèi)涵為切入點，對醫(yī)院檔案管理信息化的必要性和意義進行了論述，并針對當前檔案管理的問題，提出相應(yīng)的解決措施，以期對醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展提供一定的理論借鑒。

［關(guān)鍵詞］ 醫(yī)院檔案管理； 信息化； 建設(shè)

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 057

［中圖分類號］G275［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）16- 0093- 02

在當前全球經(jīng)濟一體化和信息化趨勢的推動下，信息技術(shù)普遍應(yīng)用于各行各業(yè)中。醫(yī)院檔案管理也逐漸向信息化、科學化發(fā)展，這有利于提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，加強醫(yī)院管理水平，同時為醫(yī)院各項工作的開展奠定了基礎(chǔ)。

１醫(yī)院檔案管理信息化的內(nèi)涵

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的一個分支，醫(yī)院在行醫(yī)、研發(fā)、教育等工作中形成的圖表、文件、影像等不同類別不同載體的資料都稱為醫(yī)院檔案［１］。主要包括檔案中的原始記錄，具有一定價值，且可以集中管理的文件，會議及病歷等資料。醫(yī)院檔案具有數(shù)量眾多，范圍寬泛，門類旁雜，經(jīng)常使用的特點，并且可以為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供一定參考。醫(yī)院檔案管理信息化的內(nèi)涵有以下兩個方面：①利用信息技術(shù)可以對醫(yī)院檔案進行系統(tǒng)分類，從而高效完成查詢檢索、文件編輯、歸檔保存等工作，最終改善醫(yī)院檔案管理效率。②將信息技術(shù)用于檔案文件調(diào)取，解決紙質(zhì)文件帶來的諸多不便，有益于檔案管理的創(chuàng)新。

２醫(yī)院檔案管理信息化的必要性和意義

在未實行信息化管理之前，醫(yī)院檔案管理工作始終處于一種封閉與半封閉的狀態(tài)，管理意識淡薄，無論是檔案設(shè)備還是檔案技術(shù)都十分落后，而且全憑個人經(jīng)驗進行管理，純屬手工勞動。如果依然堅持這種管理模式，長此以往，不僅操作程序紛繁復(fù)雜，而且勞動量大，既耗時又耗力，醫(yī)院也因此變得雜亂無章，既降低了醫(yī)護人員的工作效率，又降低了檔案資料的使用率。這種傳統(tǒng)的檔案管理辦法在很大程度上制約了檔案信息的查詢和利用。近些年來，醫(yī)院越來越重視檔案信息化管理，檔案管理信息化在醫(yī)院管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。

２．１實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化有利于提高醫(yī)院檔案的管理效率和水平

醫(yī)院檔案既數(shù)量龐大，又科目繁多，檔案管理工作日益繁雜。與人工操作相比，信息化檔案管理有利于檔案人員在最短的時間內(nèi)查詢到數(shù)據(jù)信息，速度快且效果顯著，在很大程度上提高了數(shù)據(jù)的準確度，既省時又省力，提高了工作效率。由于實現(xiàn)了信息共享，可預(yù)防病患之間的交叉?zhèn)魅尽Ｋ?，采用計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，樹立科學管理理念，實現(xiàn)檔案管理信息化，既能提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，又能提高檔案的使用率。

２．２實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化有利于促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展

檔案管理信息化既提高了工作效率，又提高了檔案信息資源的利用率，與此同時，可延長檔案的保存期限，確保檔案完好無損，從而推動醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展［２］。

２．３實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化有利于加快我國衛(wèi)生醫(yī)療的信息化進程

以投保公司為例，要想確定保險費的實際額度，不被蒙騙，投保公司必須根據(jù)被保人的身體狀況進行確定。這時，投保公司可以通過醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)獲取被保人的病歷資料，這樣保險公司在進行理賠時就能做到有理可依。

３醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及所面臨的問題

當前，盡管很多醫(yī)院已廣泛推廣和普及信息化檔案管理，但仍存在諸多問題。

３．１醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)缺乏必要的資金支持

實現(xiàn)檔案管理信息化，既需要像計算機、刻錄機、掃描儀等基礎(chǔ)硬件設(shè)施，又需要購買大宗設(shè)施設(shè)備，這些都需要花費巨額資金，與此同時，電子信息產(chǎn)品可謂是日新月異，更新頻率高，無論是維修費還是重新更換都要花費大量資金，所以說，沒有資金的支持就沒有檔案管理的信息化發(fā)展。

３．２醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)人員缺乏信息化管理意識

很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)不屑一顧，沒能充分意識到檔案管理的重要性，對檔案管理工作漫不經(jīng)心。有的醫(yī)院并沒有建立檔案室，檔案資料損壞率極高，而有的醫(yī)院盡管設(shè)立了檔案室，卻也只是為了應(yīng)付上級檢查，根本不可能花費時間和精力去完善檔案的信息化建設(shè)。

３．３醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)缺乏高水平的專業(yè)管理人員

當前，很多檔案管理人員既沒有接受過專門的系統(tǒng)訓練，又沒有專業(yè)基礎(chǔ)知識，專業(yè)水平不高。同時，服務(wù)方式因循守舊，信息傳遞渠道閉塞，檔案信息擱置，無人問津，這在很大程度上嚴重制約了醫(yī)院檔案管理的建設(shè)與發(fā)展。

４醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的對策和措施

４．１提高檔案管理信息化思想意識，增強檔案的信息化管理

不管是院方領(lǐng)導(dǎo)還是專門的檔案工作人員都要增強對檔案管理的重視度，把檔案管理作為工作的重中之重。樹立科學的思想觀念，把醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)放在重要的位置，要從思想上提高對信息化的重視，并在實踐中認真履行［３］。

４．２培養(yǎng)高水平醫(yī)院檔案管理人才，促進檔案管理人員的全面發(fā)展

當前，很多從事檔案管理的工作人員缺乏檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識，嚴重制約了檔案管理的信息化建設(shè)，因而醫(yī)院要加強對檔案工作人員的專業(yè)知識培訓，使其具備良好的專業(yè)知識素養(yǎng)，同時掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識，對計算機駕輕就熟。檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)直接影響著檔案的管理質(zhì)量與利用率。

４．３實現(xiàn)檔案管理的技術(shù)化、信息化，充分利用醫(yī)院檔案信息

要想充分發(fā)揮醫(yī)院檔案信息的作用，就必須實現(xiàn)信息共享。對醫(yī)院來說，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺是非常有必要的，可以將信息檔案資料及時上傳到網(wǎng)絡(luò)平臺上，實現(xiàn)信息共享，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺的作用，促進檔案信息的交流與傳播。可以采用發(fā)送電子郵件的方式，使檔案信息的服務(wù)尤為科學化和共享化，從而加速信息資源的共享速度。

５結(jié)論

總而言之，檔案管理工作是醫(yī)院各項管理的重中之重，對醫(yī)院的未來發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。所以說，醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)勢在必行，這既符合社會發(fā)展的需要，又在很大程度上推動了醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展。

主要參考文獻

［１］ 王平． 淺談醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)［Ｊ］． 科技信息，２０１１（１０）：７８－８０．

［２］ 鄭慧萍． 談網(wǎng)絡(luò)管理機制中檔案信息資源的收集與保存［Ｊ］． 鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學院學報，２００９（２）：４５－４７．

［３］ 孫靜忠，門嚴． 信息化背景下檔案管理問題的探究［Ｊ］． 中國新技術(shù)新產(chǎn)品，２０１１（１２）：３２－３４．