教務(wù)信息系統(tǒng)在教務(wù)管理工作中的應(yīng)用與思考

徐樹愿

［摘要］ 本文從我院引入教務(wù)管理系統(tǒng)以來，從實(shí)際應(yīng)用情況著手，分析了我院教務(wù)管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀，管理過程中出現(xiàn)的問題及原因，并提出一定的建議。

［關(guān)鍵詞］ 新建本科； 教務(wù)管理系統(tǒng)； 信息化； 規(guī)范化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 20. 048

［中圖分類號(hào)］G64［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2012）20- 0078- 02

教務(wù)管理作為高等院校教學(xué)管理的核心，它在保障教學(xué)秩序的正常、教學(xué)計(jì)劃的順利實(shí)施以及提高教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平中占有相當(dāng)重要的地位。我院經(jīng)過多年的教務(wù)管理建設(shè)，已經(jīng)具備了基本的教務(wù)管理制度和工作流程規(guī)范，隨著我院成功升格為本科院校后，辦學(xué)層次的提高，辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教務(wù)管理中出現(xiàn)了許多新的問題。作為新建本科院校，為適應(yīng)本科學(xué)分制管理模式和教務(wù)管理的科學(xué)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢，我院引進(jìn)了杭州正方公司開發(fā)的教務(wù)管理信息系統(tǒng)。

１教務(wù)管理系統(tǒng)基本功能及應(yīng)用

該系統(tǒng)主要功能模塊包括學(xué)生管理、師資管理、教學(xué)計(jì)劃管理、智能排課管理、選課管理、考試管理、成績管理、實(shí)踐教學(xué)管理、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)和畢業(yè)生管理等模塊，貫穿于教務(wù)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中。我院自引入教務(wù)系統(tǒng)以來，教務(wù)教學(xué)管理模式和水平得到很大提升。

１．１實(shí)現(xiàn)了教務(wù)管理的網(wǎng)絡(luò)化

我院教務(wù)處下設(shè)教研科、教務(wù)科、實(shí)踐教學(xué)科、教材科和學(xué)籍科等科室，在傳統(tǒng)的教務(wù)管理中，各科室各自為政，安排工作，數(shù)據(jù)也是各自管理，造成二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理人員疲于應(yīng)付，使工作缺乏規(guī)范，效率較低。而教務(wù)管理系統(tǒng)利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，基于服務(wù)器和客戶端，數(shù)據(jù)統(tǒng)一存儲(chǔ)管理，系統(tǒng)中的每一個(gè)模塊和其他的模塊均通過網(wǎng)絡(luò)相互聯(lián)系、相互溝通，縮短信息流通渠道，從而減少了管理環(huán)節(jié)，弱化了部門獨(dú)立，同時(shí)增強(qiáng)了教務(wù)處與二級(jí)學(xué)院間的協(xié)作，大大提高了工作效率。

１．２促進(jìn)了教務(wù)管理信息的規(guī)范化建設(shè)

通過在教務(wù)系統(tǒng)內(nèi)建立公共信息代碼集，統(tǒng)一規(guī)范了二級(jí)學(xué)院代碼、專業(yè)代碼、課程代碼、任課教師代碼等幾十種代碼表，保證了教務(wù)系統(tǒng)信息的一致性和規(guī)范性。建立了包括教師信息、教學(xué)計(jì)劃、學(xué)生信息、智能排課、學(xué)生成績、學(xué)生評(píng)教等相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)信息，形成了龐大的、涵蓋整個(gè)教務(wù)教學(xué)管理過程的數(shù)據(jù)庫，有效促進(jìn)了教務(wù)教學(xué)管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化。

１．３實(shí)現(xiàn)了教務(wù)信息資源的共享和傳遞

教務(wù)管理信息系統(tǒng)采用的是數(shù)據(jù)集中存放，網(wǎng)絡(luò)共享的模式，我院教務(wù)處和各二級(jí)學(xué)院、教師和學(xué)生在教務(wù)系統(tǒng)的統(tǒng)一管理下，共用一個(gè)數(shù)據(jù)庫，為教務(wù)管理人員和師生提供全面的信息服務(wù)，教務(wù)管理人員、教師、學(xué)生均可通過校園網(wǎng)以各自身份登錄系統(tǒng)，進(jìn)行相應(yīng)的信息查詢與修改，改變了以往層層傳達(dá)和交換數(shù)據(jù)的模式，節(jié)省了大量的人力、物力，同時(shí)還可以方便快捷地查詢、提取歷史數(shù)據(jù)，使教務(wù)教學(xué)管理向著信息化、數(shù)字化、無紙化方向發(fā)展。

２教務(wù)管理系統(tǒng)運(yùn)用中出現(xiàn)的問題

我院自使用教務(wù)管理系統(tǒng)以來，極大地提高了我院教務(wù)管理水平和效率，同時(shí)也面臨了一些新的問題。

２．１教務(wù)系統(tǒng)與我院實(shí)際管理體制不完全相符

我院引進(jìn)的教務(wù)系統(tǒng)是由浙江大學(xué)與杭州正方電子工程有限公司共同開發(fā)，由于高校之間的教務(wù)管理模式不相同，此系統(tǒng)在促進(jìn)我院向科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化的教務(wù)管理模式邁進(jìn)時(shí)，又與具有我院特色的管理體制產(chǎn)生了一定的矛盾。隨著教學(xué)改革的不斷前進(jìn)，專業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃的不斷調(diào)整，教務(wù)管理信息系統(tǒng)也需要不斷更新功能模塊。而教務(wù)系統(tǒng)的靈活性又較差，缺少一定的可擴(kuò)充性及開放性，教務(wù)系統(tǒng)更新的滯后性，難以適應(yīng)教務(wù)管理工作的新要求，阻礙了教學(xué)管理改革的順利推進(jìn)。

２．２缺乏與教務(wù)管理系統(tǒng)相適應(yīng)的規(guī)章制度

我院是在原有的教務(wù)處與各二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理組織結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上推行的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，管理工作在一定程度上仍停留在職能化管理的模式上，各部門之間各自為政的情況仍然存在，沒有形成系統(tǒng)的有效管理體系。導(dǎo)致系統(tǒng)操作流程和一些管理制度產(chǎn)生一定矛盾，人為干擾系統(tǒng)流程、職責(zé)不明確、隨意性嚴(yán)重等問題。在教務(wù)系統(tǒng)投入使用后，缺少相應(yīng)后繼的保障制度，沒有建立與之相適應(yīng)的業(yè)務(wù)規(guī)則、操作流程和管理制度。這些已經(jīng)在一定程度上制約了我院教務(wù)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，影響了教務(wù)管理系統(tǒng)功能的充分發(fā)揮。

２．３管理人員隊(duì)伍建設(shè)未能完全適應(yīng)教務(wù)系統(tǒng)信息化建設(shè)的需要

我院教務(wù)管理人員大多數(shù)沒有系統(tǒng)學(xué)過管理理論與教育理論知識(shí)，對(duì)教務(wù)管理改革不甚了解，缺乏對(duì)教務(wù)管理規(guī)范化、制度化、信息化管理的認(rèn)識(shí)，知識(shí)素質(zhì)不高，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理。在教務(wù)管理之中，自我知識(shí)更新緩慢、管理理念陳舊和管理手段落后等現(xiàn)象普遍地存在。在實(shí)際工作中，教務(wù)管理人員一般也是按照慣例，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示做事，停留在傳統(tǒng)型、事務(wù)型、經(jīng)驗(yàn)型的管理水平上，制約了教務(wù)管理信息化的進(jìn)程。由于各種原因，教務(wù)管理崗位工作人員變換頻繁，同時(shí)新員工缺乏一定的培訓(xùn)，增加了教務(wù)工作量。這些不但對(duì)教務(wù)管理人員的工作效率和質(zhì)量產(chǎn)生影響，也對(duì)我院推進(jìn)教務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化產(chǎn)生一定阻礙。

３推進(jìn)教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用的途徑

教務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用不僅僅只是這一個(gè)系統(tǒng)，作為教務(wù)管理信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，還涉及到技術(shù)應(yīng)用以及教務(wù)管理組織機(jī)構(gòu)、規(guī)章管理制度、人力等方面，是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性、創(chuàng)新性的工程，要從技術(shù)、制度、流程、人力等多方面進(jìn)行綜合考慮。

３．１加大資金和技術(shù)支持

系統(tǒng)是靜態(tài)的，但是管理流程會(huì)隨著教學(xué)教務(wù)改革而發(fā)生變化，所以教務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)不可能一次成功。這就需要我院教務(wù)管理模式在不斷改革和完善的情況下，對(duì)教務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行再次開發(fā)，做到管理流程與教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)的改進(jìn)、不斷的完善。在再次開發(fā)中，既可以通過與軟件公司協(xié)商根據(jù)自己的流程來修改軟件，也可以自主開發(fā)輔助系統(tǒng)，把信息從教務(wù)系統(tǒng)中導(dǎo)出，利用輔助系統(tǒng)進(jìn)行處理后，再導(dǎo)入教務(wù)系統(tǒng)，以此來解決自身個(gè)性化的需要。

３．２建立健全規(guī)章管理制度和規(guī)則

管理制度是教務(wù)管理系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行的保證，教務(wù)管理涉及到學(xué)院的方方面面，教務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源于學(xué)院各個(gè)部門。所以，為有效地提高教務(wù)管理信息系統(tǒng)的管理和應(yīng)用，必須建立一套規(guī)范的教務(wù)管理系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)則和管理制度，做到有章可依，同時(shí)明確人員的分工及相應(yīng)責(zé)任，采用分級(jí)管理，做到分工明確，責(zé)任到人，約束用戶操作行為，使管理人員自覺遵守業(yè)務(wù)規(guī)則，避免發(fā)生隨意性、盲目性等人為錯(cuò)誤。

３．３加強(qiáng)培訓(xùn)，提高教務(wù)管理人員整體素質(zhì)

隨著教務(wù)管理系統(tǒng)的推進(jìn)，掌握和運(yùn)用以計(jì)算機(jī)應(yīng)用為基礎(chǔ)的現(xiàn)代信息技術(shù)成為了每一個(gè)教務(wù)管理人員必備的素質(zhì)要求。因此，在計(jì)算機(jī)和信息知識(shí)和能力方面，必須對(duì)教務(wù)管理人員做出一定的要求，熟練掌握與教務(wù)管理系統(tǒng)相關(guān)的應(yīng)用軟件的使用，這是教務(wù)系統(tǒng)能否正常運(yùn)作的一個(gè)重要前提。

教務(wù)管理人員除了必須具備與教務(wù)管理系統(tǒng)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力，還應(yīng)掌握必要的專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代教育管理理念，掌握現(xiàn)代教育管理的方法和手段。這要求教務(wù)管理人員要不停地加強(qiáng)學(xué)習(xí)，自我提高，同時(shí)學(xué)院應(yīng)制訂有效的激勵(lì)措施，建立培訓(xùn)計(jì)劃，提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，通過專家講座、參觀學(xué)習(xí)、研討會(huì)等多種形式，拓展教務(wù)管理人員視野，增強(qiáng)主體意識(shí)，提高教務(wù)管理人員的積極性和主動(dòng)性，不斷提高工作效率，從而推進(jìn)教務(wù)管理系統(tǒng)的健康運(yùn)行。

教務(wù)管理系統(tǒng)作為一個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)化，面向我院各教學(xué)管理部門的多模塊綜合管理系統(tǒng)，教務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化集中管理和共享。教務(wù)管理信息系統(tǒng)使用幾年來，收到了良好的效果。該系統(tǒng)的有效運(yùn)行，大大提高了我院教務(wù)管理效率，更好地實(shí)現(xiàn)了教務(wù)管理的科學(xué)化和規(guī)范化、提高了管理水平和教學(xué)質(zhì)量。但要實(shí)現(xiàn)向更優(yōu)的方向發(fā)展，還有一段路要走。只有不斷優(yōu)化教務(wù)管理系統(tǒng)，規(guī)范教務(wù)管理制度，加強(qiáng)教務(wù)管理隊(duì)伍建設(shè)，提高教務(wù)管理人員素質(zhì)，才能更好地運(yùn)用教務(wù)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量服務(wù)教學(xué)的目標(biāo)。

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