微視角下Excel 和VBA 在教務(wù)管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

陳保茹++王桂蓮++宋章迪

【摘 要】在日常教學(xué)教務(wù)管理中，EXCEL 被大量應(yīng)用，其能為教務(wù)人員提供便捷的服務(wù)，避免重復(fù)冗雜的工作過程。本文針對(duì)學(xué)生管理工作中更加注重高效、細(xì)致和人文關(guān)懷的特征，通過VBA編程為教務(wù)人員，特別是輔導(dǎo)員、班主任等群體設(shè)計(jì)簡單實(shí)用富有特色的管理系統(tǒng)，從而提高管理效率，增強(qiáng)對(duì)學(xué)生信息的宏觀掌控和對(duì)學(xué)生成長的微觀關(guān)懷。

【關(guān)鍵詞】VBA；EXCEL；教務(wù)管理系統(tǒng)；特色定制

中圖分類號(hào)：G526.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1007-0125（2016）10-0174-02

微軟公司開發(fā)的Microsoft Office 系列軟件在全世界應(yīng)用廣泛，其中的Excel電子表格具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，自Excel 2000版本起，附帶了VBA編程語言。該語言與Excel緊密結(jié)合，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能。在信息化時(shí)代的今天，隨著教育規(guī)模不斷擴(kuò)大，教學(xué)改革不斷深入，教務(wù)管理信息化、人文化、特色化已成為必然趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)在教務(wù)管理的廣泛應(yīng)用可以極大地提高教務(wù)人員的工作效率。同時(shí)，隨著時(shí)代的發(fā)展，當(dāng)代學(xué)生也越來越注重個(gè)性發(fā)展，學(xué)校特色活動(dòng)層出不窮，如何宏觀掌握學(xué)生各類信息，在學(xué)生管理工作中做到因材施教，以人為本也成為目前高度關(guān)注的話題。本文突破以往教務(wù)管理系統(tǒng)綜合專業(yè)的角度，運(yùn)用簡單的Excel和VBA為教務(wù)人員量身訂做極具個(gè)人特色的教務(wù)管理系統(tǒng)，以期能夠達(dá)到減輕工作負(fù)擔(dān)，使各項(xiàng)管理工作系統(tǒng)化、特色化、人文化的目標(biāo)。該系統(tǒng)主要分為圖書管理系統(tǒng)、教職工管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)以及班級(jí)建設(shè)四大模塊。系統(tǒng)內(nèi)容可根據(jù)自身需求和特色修改，其中運(yùn)用宏和VBA編程設(shè)計(jì)的小程序簡潔明了，操作簡單，適用范圍極廣。

一、教務(wù)管理系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)

教學(xué)教務(wù)管理由于涉及面廣，學(xué)生人數(shù)眾多，各類信息混雜，人工管理會(huì)大大降低學(xué)校的管理效率。而利用Excel和VBA開發(fā)一個(gè)管理系統(tǒng)，會(huì)大大提高工作效率。

（一）教務(wù)系統(tǒng)模塊構(gòu)成和工作簿設(shè)計(jì)。本文介紹的教務(wù)管理系統(tǒng)的模塊構(gòu)成如圖1-1所示。本系統(tǒng)由“圖書管理”、“教職工管理”、“學(xué)生管理”和“班級(jí)建設(shè)”四個(gè)模塊構(gòu)成。

在設(shè)計(jì)教務(wù)管理系統(tǒng)模塊時(shí)，本系統(tǒng)不僅考慮到了系統(tǒng)的簡潔實(shí)用性，同時(shí)注重美觀及個(gè)性體現(xiàn)，使用者可根據(jù)自身愛好隨時(shí)更換頁面。以某高校為例建立一個(gè)名稱為“教務(wù)管理系統(tǒng)”的工作簿，并插入校園圖片作為背景，同時(shí)插入四個(gè)按鈕，并為之指定相應(yīng)的宏，點(diǎn)擊按鈕可直接進(jìn)入相應(yīng)模塊。

此外，為保證信息的安全性，本系統(tǒng)設(shè)置了一系列密碼，用戶需輸入密碼才能進(jìn)入系統(tǒng)。同時(shí)，為保證用戶順暢返回封面工作表，所有工作表都設(shè)置了能夠返回主界面的按鈕，部分程序代碼如下：

Sub 圖書管理（ ）

Dim t As String

t = InputBox （“圖書管理信息錄入，請(qǐng)輸入密碼：12”， “輸入密碼”）

if t = “12” Then ‘第一空

MsgBox “歡迎您” 進(jìn)入圖書管理系統(tǒng)！”， 0， “正確” 第二空

Sheets （“圖書管理系統(tǒng)” ）. Visible = True

Sheets （“圖書管理系統(tǒng)” ）. Select

Else

MsgBox “對(duì)不起，請(qǐng)重新輸入” 第三空

End if

End Sub

Sub 返回（ ）

Sheets （“圖書管理” ）. Select

（二）圖書管理模塊的設(shè)計(jì)。圖書管理模塊是對(duì)現(xiàn)有圖書信息進(jìn)行登記以及統(tǒng)計(jì)藏書量。教務(wù)人員可以根據(jù)需要對(duì)專業(yè)課推薦書目、學(xué)期采購書目等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。用戶可點(diǎn)擊“添加”按鈕進(jìn)入圖書信息錄入窗體，在窗體里輸入或選擇信息內(nèi)容，點(diǎn)擊確定后信息會(huì)自動(dòng)錄入表格內(nèi)。同理在計(jì)算器窗體內(nèi)，圖書量可直接由系統(tǒng)算出并填入表格內(nèi)，極大地減輕信息錄入負(fù)擔(dān)，提高工作效率和準(zhǔn)確率，也使得工作更加系統(tǒng)和清晰。

（三）教職工模塊的設(shè)計(jì)。教職工管理模塊用以激活教職工工資表和教師名錄。教職工工資表內(nèi)錄入學(xué)院所有教職工的工資信息。該表格內(nèi)采用了Excel工具，如下拉列表、公式等，用戶可直接下拉得出數(shù)據(jù)。同時(shí)該界面還設(shè)置了打印按鈕，點(diǎn)擊打印按鈕可直接將工資表打印出來。教師名錄工作簿通過插入窗體的形式進(jìn)行信息錄入，該窗體內(nèi)包含了文字框、選項(xiàng)按鈕、復(fù)選框、框架等，用戶可直接點(diǎn)擊進(jìn)行單選或多選，點(diǎn)擊確定信息可直接輸入表格，從而大大提高工作效率。

（四）學(xué)生管理模塊的設(shè)計(jì)。學(xué)生管理系統(tǒng)主要用于統(tǒng)計(jì)學(xué)生基本資料，計(jì)算學(xué)生各科成績，統(tǒng)計(jì)學(xué)生課程表。信息表內(nèi)包括學(xué)號(hào)、姓名、聯(lián)系方式、宿舍、政治面貌等等。課程表可以用于統(tǒng)計(jì)所有學(xué)生的課程信息，通過統(tǒng)計(jì)這些信息。教務(wù)人員特別是輔導(dǎo)員或班主任可從宏觀和微觀上掌握學(xué)生及班級(jí)動(dòng)態(tài)。在成績表中，本系統(tǒng)設(shè)置了成績計(jì)算按鈕，點(diǎn)擊按鈕成績會(huì)自動(dòng)計(jì)算，清除成績按鈕則用來清除成績。該設(shè)置使得成績計(jì)算系統(tǒng)重復(fù)使用，教師只需要重新輸入課程名稱和各項(xiàng)分?jǐn)?shù)，最終學(xué)期成績會(huì)自動(dòng)生成，并可以生成柱狀圖、餅狀圖、趨勢(shì)圖等。該成績系統(tǒng)不僅可以迅速計(jì)算考試成績，還可以通過圖表對(duì)成績進(jìn)行分析，從而掌握學(xué)生學(xué)習(xí)情況。部分程序代碼如下所示。

Sub 學(xué)生成績（ ）

學(xué)生成績 Macro

宏由Administrator錄制，時(shí)間：

Dim I As Long

For I = 3 To Cells （Rows.Count， 1）. End（xlUp）.Row

Cells （i， 8） = Sheet4. Cells（i， 4） * 0.3 * Sheet4. Cells（i， 5）*0.3*Sheet4. Cells（i， 6）*0.3*Sheet4. Cells（i， 7）

Next i

End Sub

（五）班級(jí)建設(shè)模塊的設(shè)計(jì)。班級(jí)建設(shè)模塊主要用于記錄學(xué)生參與活動(dòng)情況以及記錄班級(jí)活動(dòng)風(fēng)采。其中活動(dòng)參與情況統(tǒng)計(jì)表可以用來統(tǒng)計(jì)班級(jí)學(xué)生參與各類活動(dòng)和比賽的得獎(jiǎng)情況，此類信息的更新和完善可以作為學(xué)生評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)的重要參考。而班級(jí)風(fēng)采展示工作簿則通過圖文并茂的形式記錄著自入學(xué)以來班級(jí)舉辦的各類特色活動(dòng)，該系統(tǒng)不僅能有序進(jìn)記錄學(xué)生成長的點(diǎn)滴，更能夠展示班級(jí)或?qū)W院的獨(dú)特風(fēng)采，亦可為學(xué)期總結(jié)積累材料。

二、教務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)用性與創(chuàng)新性分析

Microsoft Excel軟件之所以對(duì)教務(wù)人員的工作提供了便捷的服務(wù)，是因?yàn)樗煌δ転橐惑w，并能對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行加工管理。VBA的工作原理是用編程的方式處理數(shù)據(jù)，這對(duì)于多數(shù)教務(wù)人員來說都是可望不可即的事情，特別是教務(wù)人員素質(zhì)各不相同，傳統(tǒng)VBA程序在使用有一定難度。為真正使VBA能夠切實(shí)地讓廣大教務(wù)人員接受，本文所開發(fā)的教務(wù)管理系統(tǒng)以簡單的程序操作，對(duì)用戶的計(jì)算機(jī)水平要求不高，包含內(nèi)容涉及教學(xué)教務(wù)工作的最核心內(nèi)容。同時(shí)教務(wù)人員可根據(jù)自身需求及各學(xué)院特色隨時(shí)更新和更改工作簿內(nèi)容，具有極強(qiáng)的適用性和個(gè)人特色。此外，該系統(tǒng)區(qū)別于傳統(tǒng)教務(wù)系統(tǒng)的另一大特征便是對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備要求不高，用戶無需安裝其他系統(tǒng)，同時(shí)該系統(tǒng)開發(fā)難度較低，無需巨額費(fèi)用，可普遍推廣。

本文所描述系統(tǒng)最大創(chuàng)新之處在于將人文關(guān)懷融入管理系統(tǒng)之中。當(dāng)代學(xué)生不斷追求個(gè)性與創(chuàng)新，教學(xué)教務(wù)管理也應(yīng)堅(jiān)持以人為本，因材施教。該管理系統(tǒng)從班級(jí)的微觀角度出發(fā)，記錄學(xué)生學(xué)習(xí)、生活的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，不但使管理工作有序高效地開展，更體現(xiàn)了教務(wù)人員對(duì)學(xué)生的人文關(guān)懷，在信息化管理的基礎(chǔ)上展現(xiàn)獨(dú)特的管理風(fēng)采。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代之下，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理教務(wù)教學(xué)已成必然趨勢(shì)。然而面對(duì)辦學(xué)規(guī)模不斷膨脹，教學(xué)教務(wù)工作繁雜的態(tài)勢(shì)，我們更應(yīng)該注重微觀關(guān)懷與記錄。因此在學(xué)習(xí)和購買國內(nèi)外大型綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的同時(shí)，各高校獨(dú)立開發(fā)富有自身辦學(xué)管理特色的實(shí)用型管理系統(tǒng)也不失為明智之舉。

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[5]鐘承景.應(yīng)用EXCELVBA建立教學(xué)工作量計(jì)算系統(tǒng)分析[J].信息與電腦，2012（2）.

作者簡介：

陳保茹（1992-），女，上海理工大學(xué)外語學(xué)院翻譯碩士；

王桂蓮（1966-），女，上海理工大學(xué)副教授、碩導(dǎo)，主要從事外語教學(xué)，翻譯研究；

宋章迪（1992-），男，上海理工大學(xué)機(jī)械學(xué)院工程碩士。