市場經(jīng)濟(jì)，企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀與創(chuàng)新

閆愛鳳

摘要:市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)要走向成功，必須從強(qiáng)化企業(yè)檔案管理這個源頭上抓起，要改變目前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀與弊端，必須大膽地引入激勵機(jī)制，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案思維與意識、管理制度與人員素質(zhì)的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：市場經(jīng)濟(jì)；企業(yè)；檔案工作；現(xiàn)狀；創(chuàng)新

中圖分類號：C93文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1673-291X（2012）22-0182-02

中國經(jīng)濟(jì)正處于從計劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)的過度時期，在這樣一個過度和調(diào)節(jié)期內(nèi)，要在思想上盡早地建立起市場經(jīng)濟(jì)的概念，使企業(yè)真正適應(yīng)市場的需要與發(fā)展要求，最重要的標(biāo)志就是企業(yè)的利潤與核心競爭力。

一、市場經(jīng)濟(jì)與企業(yè)檔案工作

市場經(jīng)濟(jì)條件下，追求利潤最大化是企業(yè)的主要經(jīng)營目標(biāo)，以最小的投入獲得最大的產(chǎn)出，是企業(yè)管理的永恒主題。企業(yè)要走向成功、不被無情的市場淘汰，必須一只眼睛向外瞄準(zhǔn)市場，深化市場的建設(shè)，另一只眼睛要盯住企業(yè)的內(nèi)部管理。要瞄準(zhǔn)市場，必須有適合市場對路的競爭產(chǎn)品，而產(chǎn)品的競爭，實(shí)質(zhì)上是科學(xué)技術(shù)水平的競爭?？茖W(xué)技術(shù)水平的競爭歸結(jié)為擁有一支有知識、有能力的科技人才隊伍和占有完整、準(zhǔn)確的科技檔案與情報信息的競爭。企業(yè)內(nèi)部管理是要通過降低成本，降低費(fèi)用，這一切都必須以提高產(chǎn)量、質(zhì)量、節(jié)約成本風(fēng)險費(fèi)用支出為手段。企業(yè)檔案中隱藏著大量的科技信息，要提高產(chǎn)量、質(zhì)量、節(jié)約成本必須從源頭抓起，只有管好、用好企業(yè)內(nèi)部的每一份圖紙、工藝、標(biāo)準(zhǔn)以及生產(chǎn)線質(zhì)量認(rèn)證等有關(guān)科技檔案，把好每一個關(guān)口，就能強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管理。就是要企業(yè)檔案工作與時俱進(jìn)，將傳統(tǒng)的手工管理與現(xiàn)代化管理有機(jī)的結(jié)合起來，大膽地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新。

二、分析目前企業(yè)檔案工作與人員狀況

1.業(yè)務(wù)不熟，工效不高。目前，企業(yè)檔案工作人員由于長期以來，四平八穩(wěn)、軟指標(biāo)的彈性工作制與工作環(huán)境，造成了在專業(yè)理論上，入門易、精通難；在人員素質(zhì)要求上，應(yīng)付易、高水平難，在工作水平上，一般要求易、定質(zhì)定量難；在工作效率上，不出問題易、有突出貢獻(xiàn)難。企業(yè)部分檔案人員沒有經(jīng)過檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、分類與歸檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。況且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。所以大部分人認(rèn)為這項工作誰都能干，無須鉆研，導(dǎo)致了部分檔案人員的行為與思維惰性。

2.對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造效益，只要“守好攤”、不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需要。

三、在新形勢下實(shí)現(xiàn)檔案工作創(chuàng)新

社會的發(fā)展、科技的進(jìn)步，一方面給檔案管理理論、管理模式、檔案工作領(lǐng)域和工作手段與工作方法帶來強(qiáng)烈沖擊，另一方面又對檔案管理人員的素質(zhì)提出新的更高的要求，檔案工作者作為實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新的主體，必須練就過硬本領(lǐng)。

（一）引入激勵機(jī)制，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理人員思維與意識的創(chuàng)新

1.市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)引入獎懲激勵機(jī)制，采用人事聘用制度，提倡“無功即是過，平庸就是錯”的主導(dǎo)思想。隨著企業(yè)的改革與發(fā)展，必要時進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，對不合理的崗位設(shè)置應(yīng)及時予以調(diào)整，對作出突出貢獻(xiàn)的檔案管理人員給予表彰獎勵；要挑選一批政治思想覺悟高、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力過硬的共產(chǎn)黨員從事檔案管理工作，對于干好干壞一個樣，年年穩(wěn)坐“鐵交椅”，月月照端“鐵飯碗”的狀況已顯然不合乎時代的節(jié)拍了。

2.在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)檔案工作者，要轉(zhuǎn)變觀念。首先要實(shí)現(xiàn)管理意識的創(chuàng)新，樹立超越自我意識。檔案工作者應(yīng)在干好本職業(yè)務(wù)工作的同時，多一些膽魄與果斷，多一些敏捷和睿智，善于超前性地發(fā)現(xiàn)問題，獨(dú)到性地思考問題，創(chuàng)造性地回答問題，敢于否定自我，敢于棄舊迎新，不斷變革企業(yè)檔案工作職能和方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式、服務(wù)手段的創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的以藏為主、重藏輕用的局面，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。

3.應(yīng)該承認(rèn)企業(yè)檔案部門大部分同志有積極進(jìn)取，不甘落后的思想。企業(yè)檔案工作者應(yīng)拓寬視野，自覺地轉(zhuǎn)換看問題的角度，擴(kuò)展思維視角，實(shí)現(xiàn)檔案思維的創(chuàng)新。豐富知識，培養(yǎng)多方面的興趣。及時了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，學(xué)會運(yùn)用創(chuàng)新思維的原理和方法，解決新形勢下檔案工作出現(xiàn)的新問題，運(yùn)用檔案學(xué)的新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變，使檔案利用服務(wù)手段層次化、多樣化。

（二）實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理制度的創(chuàng)新

市場經(jīng)濟(jì)條件下，要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，就要從根本上建立、健全企業(yè)檔案管理制度，提高規(guī)范化檔案管理水平。其制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（三）實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)的創(chuàng)新

市場經(jīng)濟(jì)、網(wǎng)絡(luò)時代，檔案工作者既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識，不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，而且還應(yīng)掌握現(xiàn)代化管理手段，只有掌握了利用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理的方法和技巧，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，更好地開發(fā)利用多種檔案信息資源。

1.加強(qiáng)在崗人員培訓(xùn)。企業(yè)必須要加強(qiáng)檔案人才隊伍建設(shè)，對在崗檔案工作人員不斷開展多渠道、多形式的崗位培訓(xùn)，讓管理檔案的專業(yè)人員有歷經(jīng)時間積累和沉淀的能力，使檔案為社會各界有效利用，并適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。

2.企業(yè)檔案人員專業(yè)知識的創(chuàng)新。企業(yè)檔案工作者必須系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案學(xué)知識，具有比較全面扎實(shí)的實(shí)踐技能。一方面，檔案是一種知識載體，檔案工作者要發(fā)揮企業(yè)檔案的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益，就要熟悉檔案的內(nèi)容，掌握檔案內(nèi)容所涉及的知識。另一方面，檔案工作者在對檔案進(jìn)行收集、整理、保管、編研、提供利用中始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種科學(xué)的研究活動。檔案工作者只有熟悉和掌握檔案專業(yè)理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實(shí)際工作中才能發(fā)現(xiàn)新情況，解決新問題。

3.企業(yè)檔案人員相關(guān)科學(xué)文化知識的創(chuàng)新。企業(yè)檔案工作者應(yīng)掌握文史知識。語言文字與檔案管理和服務(wù)是不可分割的，具有較強(qiáng)的語言表達(dá)能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。只有通曉歷史文化，才能了解檔案產(chǎn)生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理和開發(fā)檔案信息資源。同樣應(yīng)具有較高的文字表達(dá)功底，因?yàn)闄n案工作的各個環(huán)節(jié)，如編目、著錄、標(biāo)引、編研、論文的寫作等等與文字表達(dá)與書寫水平是密不可分的，若所寫的文字難以辨認(rèn)、或詞不達(dá)意、會直接影響檔案作用的發(fā)揮與編研的效果。

掌握相關(guān)學(xué)科知識。檔案學(xué)是一種邊沿學(xué)科，檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的滲透日益加強(qiáng)，檔案工作者應(yīng)有重點(diǎn)地學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)學(xué)科知識。如現(xiàn)代管理學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、情報學(xué)、圖書館學(xué)，還應(yīng)具有一定的經(jīng)貿(mào)、法律知識。

掌握現(xiàn)代化管理知識。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用，要求檔案工作者必須熟悉和掌握復(fù)印、曬圖、縮微、音像以及計算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)知識，才能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

4.企業(yè)檔案人員職業(yè)道德的創(chuàng)新。檔案工作者應(yīng)熱心服務(wù)，不為名利，甘為人梯。檔案工作的任務(wù)、對象和手段決定了它本身是一項服務(wù)性、條件性很強(qiáng)的工作。而檔案工作與其他服務(wù)性工作的不同在于它不能通過服務(wù)對象直接產(chǎn)生效益，而是通過服務(wù)對象利用檔案所取得的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益來體現(xiàn)。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到地為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是檔案工作者職業(yè)道德素質(zhì)的最基本要求。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

尊重檔案，尊重歷史。檔案職業(yè)道德要求檔案工作者必須維護(hù)檔案和歷史事實(shí)的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內(nèi)容和特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲地鑒別檔案。無論在什么情況下，都要實(shí)事求是，堅持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔，尊重歷史，忠于職守，維護(hù)黨和國家檔案的歷史真實(shí)面貌，同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭。

遵紀(jì)守法，嚴(yán)守黨和國家秘密。由于檔案工作不同于其他服務(wù)性工作，檔案工作者對于利用者不能“來者不拒，有求必應(yīng)”，必須克服主觀隨意性，按照法律和工作紀(jì)律的要求正確處理保密與利用的關(guān)系。當(dāng)前中國對外交流與合作都在日益擴(kuò)大，外事活動不斷增加，這給國外敵對勢力竊取中國的高科技技術(shù)提供了可乘之機(jī)。檔案工作者必須具有嚴(yán)格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣，在不違背保密原則的前提下，充分開發(fā)利用檔案信息資源，確保檔案的安全。

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[責(zé)任編輯 安世友]