醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理淺議

張懿

摘 要：醫(yī)療衛(wèi)生檔案是防病治病的重要基礎(chǔ)材料之一，如果管理科學(xué)、開(kāi)發(fā)利用充分，可為社會(huì)創(chuàng)造財(cái)富，為人民健康服務(wù)。因此，對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生單位的業(yè)務(wù)檔案和會(huì)計(jì)檔案的管理展開(kāi)探討，說(shuō)明加強(qiáng)檔案管理的重要性和緊迫性，也為醫(yī)療衛(wèi)生檔案的綜合管理提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療衛(wèi)生；業(yè)務(wù)檔案；會(huì)計(jì)檔案；管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673—291X（2012）26—0186—02

一、衛(wèi)生防疫機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的兩級(jí)管理

防疫業(yè)務(wù)檔案的“兩級(jí)管理”是指在衛(wèi)生防疫站檔案工作管理委員會(huì)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將防疫業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案分別實(shí)行站級(jí)、科級(jí)兩級(jí)管理。

（一）兩級(jí)管理的意義

業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理的意義主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：

第一，有利于解決業(yè)務(wù)檔案儲(chǔ)藏空間與檔案數(shù)量之間的矛盾。我國(guó)各級(jí)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中，檔案室的檔案儲(chǔ)藏庫(kù)房均頗為狹小，無(wú)法容納更多或全部的業(yè)務(wù)檔案。所以，可以將那些保存價(jià)值較大、保存期較長(zhǎng)的檔案集中到站級(jí)檔案室中；而較為一般性的、基礎(chǔ)性的材料就可以分散在科室保存。

第二，站級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理有利于防疫業(yè)務(wù)工作整體水平的提高。站級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理使“站檔案”能夠反映業(yè)務(wù)工作的全貌和工作水平，這為站領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)把握全局、做出正確決策提供了有力依據(jù)。由于站級(jí)業(yè)務(wù)歸檔范圍明確，將具有總結(jié)分析性、學(xué)術(shù)性的材料交站歸檔，從而要求各科業(yè)務(wù)人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié)，而是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料上做進(jìn)一步的加工，形成分析性報(bào)告，促進(jìn)了業(yè)務(wù)工作的提高。此外，站級(jí)檔案管理便于開(kāi)展站際防疫信息的交流，為各省、市，甚至全國(guó)的防疫工作提供便利。

第三，科級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理有利于滿(mǎn)足防疫業(yè)務(wù)工作日常的需要。防疫業(yè)務(wù)具有延續(xù)性特點(diǎn)，在對(duì)監(jiān)測(cè)點(diǎn)、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測(cè)中，要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的監(jiān)督監(jiān)測(cè)檔案，特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的變化，有些檔案還要不斷進(jìn)行補(bǔ)充或者注銷(xiāo)。因此，科級(jí)管理可以及時(shí)滿(mǎn)足衛(wèi)生防疫的日常需要。

（二）兩級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理的實(shí)施

1.建立健全的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系

業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理是通過(guò)檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系層層管理而實(shí)現(xiàn)有序?qū)嵤┑?，所以，建立健全的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系是衛(wèi)生防疫檔案兩級(jí)管理實(shí)施的組織保障。

建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，即在站級(jí)設(shè)立由主管站長(zhǎng)牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)全站包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，同時(shí)協(xié)調(diào)解決在實(shí)行兩級(jí)管理中的各種問(wèn)題。站級(jí)綜合檔案管理室依據(jù)站檔案管理委員對(duì)業(yè)務(wù)檔案的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度，除管理站級(jí)業(yè)務(wù)檔案外，還要對(duì)科級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。

2.建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度

對(duì)種類(lèi)繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案，要實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度。首先，在制定業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時(shí)，站級(jí)檔案管理室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，再結(jié)合衛(wèi)生部《全國(guó)衛(wèi)生防疫工作規(guī)范》關(guān)于業(yè)務(wù)活動(dòng)形成材料范圍的規(guī)定，經(jīng)過(guò)與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務(wù)實(shí)際的站級(jí)和科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍。其次，對(duì)于各科的科級(jí)業(yè)務(wù)檔案也要同站級(jí)業(yè)務(wù)檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確?？萍?jí)檔案立卷的規(guī)范。

3.加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)

各科兼職檔案員的檔案知識(shí)相對(duì)貧乏，因此，要做好業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔，就必須加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，并將檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)列入兼職檔案員繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)內(nèi)容，同時(shí)進(jìn)行相關(guān)評(píng)定，以提高學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的積極性。

4.推行責(zé)任制并加強(qiáng)考核

各級(jí)防疫站在推行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制時(shí)，應(yīng)將業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔也明確列入科級(jí)管理中，制定相應(yīng)的考核指標(biāo)，定期對(duì)各科進(jìn)行考核，并與獎(jiǎng)金掛鉤。這是確保兩級(jí)管理實(shí)施的十分重要的措施。此外，還應(yīng)將業(yè)務(wù)材料的歸檔列入全站業(yè)務(wù)人員年終考核評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)中。

二、衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理

隨著衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的改革任務(wù)的不斷深入，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)工作中財(cái)務(wù)管理任務(wù)越來(lái)越繁重，財(cái)務(wù)管理在衛(wèi)生監(jiān)督和管理工作中的地位和作用也越來(lái)越重要。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案記錄著衛(wèi)生監(jiān)督資金的運(yùn)作，因此，全面加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)和保障衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的健康發(fā)展。

（一）衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)資料的歸檔

1.會(huì)計(jì)憑證的歸檔

衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)憑證是記錄衛(wèi)生監(jiān)督資金運(yùn)作、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明，是辦理衛(wèi)生監(jiān)督各項(xiàng)費(fèi)用征收和登記的依據(jù)。它的記賬憑證是根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)資金的運(yùn)作以及衛(wèi)生監(jiān)督各項(xiàng)收費(fèi)的原始憑證編制而成的。歸檔時(shí)應(yīng)該按照日期順序、會(huì)計(jì)記賬憑證及時(shí)裝訂，裝訂順序以憑證排列先后次序?yàn)闇?zhǔn)。

2.會(huì)計(jì)賬簿的歸檔

賬簿是由賬頁(yè)組成的簿籍。它全面、系統(tǒng)、綜合地記錄著衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)資金運(yùn)作的發(fā)生。它將衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)憑證日期、編號(hào)、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項(xiàng)記入賬內(nèi)，做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、字跡工整。各會(huì)計(jì)事項(xiàng)一方面要記入總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細(xì)賬。賬簿記錄中的日期，應(yīng)該填寫(xiě)記賬憑證上的日期。會(huì)計(jì)賬簿與會(huì)計(jì)憑證應(yīng)同時(shí)歸檔。

3.會(huì)計(jì)報(bào)表的歸檔

會(huì)計(jì)人員都必須全面熟練地操作衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)報(bào)表處理方法。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按月、季、年上報(bào)，并及時(shí)歸檔。

4.其他相關(guān)會(huì)計(jì)資料的歸檔

衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)的交接手續(xù)、會(huì)計(jì)檔案向本單位或上級(jí)部門(mén)的檔案室所移交歸檔的會(huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)等，都是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)資料歸檔中不可缺少的。

（二）衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的安全性

1.業(yè)務(wù)安全性

衛(wèi)生監(jiān)督資金運(yùn)作數(shù)據(jù)資料的收集與錄入的安全性。衛(wèi)生監(jiān)督資金運(yùn)作數(shù)據(jù)資料的正確收集與錄入是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)資料歸檔安全性的依據(jù)，它體現(xiàn)了衛(wèi)生監(jiān)督資金運(yùn)作的真實(shí)性和可靠性，同時(shí)也是司法訴訟取證的重要依據(jù)。

衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的安全存儲(chǔ)與備份。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案可按檔案劃分的種類(lèi)、保管的期限、保管的要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案用科學(xué)的原則和方法進(jìn)行紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)管理，同時(shí)，還要把紙質(zhì)檔案的內(nèi)容用計(jì)算機(jī)進(jìn)行安全備份管理，便于檔案保存和查找。

會(huì)計(jì)的電算化運(yùn)用到衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)核算中，必須考慮其系統(tǒng)的安全性。為了確保系統(tǒng)安全、可靠地運(yùn)行，必須重視系統(tǒng)的安全性設(shè)計(jì)。該系統(tǒng)必須由相應(yīng)的管理人員來(lái)實(shí)施和維護(hù)的，無(wú)關(guān)人員無(wú)權(quán)進(jìn)入系統(tǒng)，同樣沒(méi)有數(shù)據(jù)修改權(quán)限的財(cái)務(wù)人員只能瀏覽衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案，不能修改會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)。

會(huì)計(jì)檔案期滿(mǎn)銷(xiāo)毀的安全性。本單位檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，必須同會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定；嚴(yán)格審查、編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容，單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派遣有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況書(shū)面報(bào)告給本單位負(fù)責(zé)人，另一份歸檔備查。需要注意的是，對(duì)保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，不得進(jìn)行銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止[1]。

2.管理安全性

對(duì)一些記錄著有關(guān)繳費(fèi)個(gè)人及單位的含保密信息的資料要進(jìn)行特別管理，務(wù)必做到絕對(duì)保密，對(duì)“有特殊原因的”也不能透露。對(duì)于衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)紙類(lèi)檔案的書(shū)寫(xiě)必須字跡工整、清楚，不得有筆誤或者進(jìn)行涂改（若必須修改，則按財(cái)務(wù)相關(guān)規(guī)定處理），務(wù)必減少安全隱患。

必須加強(qiáng)檔案管理工作人員的安全意識(shí)和保密意識(shí)。確保檔案的完整與安全是檔案工作的重要方面，檔案管理工作人員要始終把安全和保密工作放在首位。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作人員的安全教育與培訓(xùn)，并制訂檔案安全管理工作預(yù)案。同時(shí)，加大檔案保管力度，在內(nèi)部明確庫(kù)管責(zé)任，理順管理關(guān)系，切實(shí)做好檔案的防火、防盜、防蟲(chóng)、防塵、防霉、防光、防潮、防有害氣體的“八防”工作，提高安全防范能力[2]。

此外，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的利用能為最高領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供準(zhǔn)確的資金運(yùn)作數(shù)據(jù)。把好衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案在工作中利用的安全關(guān)，增強(qiáng)安全利用意識(shí)，完善檔案利用手續(xù)，制定會(huì)計(jì)檔案的借閱制度，建立檔案利用安全責(zé)任制，確保會(huì)計(jì)檔案不丟失、不泄密。

三、結(jié)論

（一）對(duì)于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的兩級(jí)管理

“兩級(jí)管理”制是衛(wèi)生防疫站貫徹我國(guó)檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和需要。隨著業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)踐的逐步推進(jìn)，其大力機(jī)制將會(huì)更加完善，為衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展發(fā)揮重要作用。

（二）對(duì)于衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的管理

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位在會(huì)計(jì)事務(wù)中自然形成的，并按照一定規(guī)律保存?zhèn)洳榈臅?huì)計(jì)信息載體，是檢查遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律的書(shū)面證明。我國(guó)的衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)是一個(gè)法制化極強(qiáng)的部門(mén)，而且衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的安全管理是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理中最重要的組成部分，它的安全性可以保證衛(wèi)生監(jiān)督工作的順利進(jìn)行。

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