CQLS集團內部控制對策

李倩

【摘要】 內部控制對加強集團企業(yè)管理是一個重要課題。文章主要運用集團管理信息化軟件系統(tǒng)部署，針對CQLS集團存在的問題，提出具體的解決措施和對策分析，希望能夠對改善集團型企業(yè)的經營管理狀況有所裨益。

【關鍵詞】 集團企業(yè)； 內部控制； 管理信息化

在本刊2011年第7期下《CQLS集團內部控制問題初探》一文中對CQLS集團內部控制現狀及存在問題進行了分析。基于這些問題，改善內部控制現狀，提高現有內部控制的效率和效果，重在構建一個支持其持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的、科學有效的基于信息化方法與手段的內部控制軟件系統(tǒng)，并對該內部控制軟件系統(tǒng)的運行狀況與效果進行評價和改善，使之符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略并日趨完善，從而在根本上保證內部控制目標的實現。

一、網絡協(xié)同辦公自動化落實企業(yè)管理制度與流程

2008年重組整合以來，CQLS集團由原有的糧食局轉制為現在的大型國有企業(yè)，在集團地域分布廣泛，集團辦公方式五花八門，有的單位手工式傳統(tǒng)辦公，有的單位使用了處理簡單事務的辦公自動化軟件，有的使用辦公軟件失敗后又進入手工辦公模式等等。導致CQLS集團的企業(yè)管理制度執(zhí)行落實情況無法實時監(jiān)控，指令、文件、通知不能及時上傳下達，工作流程效率低。

辦公自動化系統(tǒng)能夠提供信息溝通、制度宣貫、流程管理、工作記錄等方面的功能，對于CQLS集團來說，可以利用辦公自動化系統(tǒng)協(xié)同集團企業(yè)之間工作進程，優(yōu)化辦公方式和流程，能夠解決CQLS集團在管理制度和企業(yè)流程等內控環(huán)境方面存在的一些問題。具體實施可以分為以下兩步。

一是實現內控制度和流程的優(yōu)化與固化。通過信息化系統(tǒng)，CQLS集團實現對流程過程定義進行解釋，圖形化呈現以及跨單位流程的建立、解釋和執(zhí)行；并且還實現對過程中的建立、撤銷、取回轉發(fā)、匯聚、加簽、減簽、回退、終止等操作的控制。流程可以實現分支定義，可以按部門、組、崗位、職務級別等多種組合條件定義，也可以按表單數據項進行組合條件的定義。

二是實現集團企業(yè)內部管理的高效協(xié)同。CQLS集團下屬企業(yè)數量多，層級復雜。企業(yè)之間的往來關聯(lián)緊密并且協(xié)同應用要求頻繁。而在其現有管理模式下，企業(yè)之間的往來關聯(lián)基本上都是通過電話、郵件或者快遞來實現雙方之間的協(xié)同應用，不僅效率低下，還經常出現信息傳遞丟失或失真以及傳遞成本過高的情況。因此，信息化系統(tǒng)通過協(xié)同工作平臺，幫助CQLS集團實現信息傳遞的高效、及時、低成本的目標。

二、強化人力資源集中與規(guī)范管理

CQLS集團下屬53個成員單位，每個單位的人員數量、結構構成、年齡分布、薪酬總額、人員類別等信息只能依靠成員企業(yè)上報，缺乏對信息真實性進行檢驗的工具；基本信息不準確，崗位能力分析更是無從入手；績效管理工作也是停留在表面，考核工作由各個公司說了算，公司內部又由部門說了算，造成公司工作職責不清、互相推諉；員工認為企業(yè)考核不公平，對企業(yè)的滿意度低，造成了消極的內控環(huán)境，而改變此現狀，則可從以下幾點入手：

（一）通過集中式系統(tǒng)管理實現集中授權控制

根據對CQLS集團管控模式以及影響集團人力資源管控權變要素的分析，CQLS集團的管控類型屬于戰(zhàn)略管控型，對下屬企業(yè)的經營工作和人力資源管理工作涉足不深。那么在一個網絡化、集中式的管理系統(tǒng)中，系統(tǒng)的授權管理和權限分離顯得特別重要，信息化系統(tǒng)通過對權限的嚴格管控，實現集中授權、分權執(zhí)行的管理方式。

（二）通過系統(tǒng)權限管理和業(yè)務流程設計祛除管理盲區(qū)

要想解決CQLS集團在單位之間、部門之間的職責交叉所造成的管理盲區(qū)，就必須要建立明確的職能分工體系。信息化管理系統(tǒng)的優(yōu)點是能夠根據預置好的業(yè)務流程形成“推式”的工作模式，解決推諉問題；信息化系統(tǒng)能夠扮演企業(yè)中最難的“黑臉”角色，對遺漏和權限界定不清的工作系統(tǒng)予以主動提醒。因此，信息化系統(tǒng)通過對組織職能的詳細分析，將各單位、各部門的管理范圍、職責分工、崗位組織等一一明確，能夠解決工作當中的管理盲區(qū)問題。

（三）通過崗位能力素質分析模型解決人崗匹配難題

CQLS集團缺乏對具體崗位任職人員勝任能力的具體分析方法和分析工具，導致不同崗位之間的任職要求相似度達到70%以上。這也直接導致CQLS集團在按崗選人時，無法量化分析崗位任職要求與員工實際工作能力的匹配度，人崗能力不匹配的現象比較普遍，為企業(yè)的內控管理和長期發(fā)展帶來阻礙。因此，需要借助人力資源信息化管理系統(tǒng)中的崗位能力素質分析模型進行管理，利用系統(tǒng)中一些先進的分析方法推動企業(yè)培訓和員工發(fā)展。

三、集中會計核算保障財務內控制度貫徹執(zhí)行

CQLS集團在現有的會計核算處理方式下，由于下屬單位的會計核算制度不統(tǒng)一、基礎數據不規(guī)范，造成匯總會計信息滯后、失真，對下屬企業(yè)財務監(jiān)控困難。因此筆者建議建立如圖1所示的集團“大集中”的會計核算模式，將多行業(yè)、多地區(qū)的財務數據進行大集中，建立“一級標準化、二級個性化”的核算體系。在第一級按照集團的統(tǒng)一要求進行規(guī)范化，保證后期的合并和對比分析具有統(tǒng)一的口徑；在第二級可以按照各個行業(yè)、地區(qū)會計制度、管理要求的不同分別設置自身的核算體系。這種會計核算模式在傳統(tǒng)的手工模式下是很難實現的，必須要有信息化系統(tǒng)的支撐。

四、收支兩條線和銀企互聯(lián)實現資金活動的實時監(jiān)控

資金是企業(yè)的命脈，有效地通過對現金流的監(jiān)督、控制和預測，實現對企業(yè)主要經濟活動的安排和控制，防止企業(yè)發(fā)生支付危機。

（一）實行“三算合一”的資金管理模式

“三算合一”的應用模式如圖2所示，即“資金預算平衡資金需求、資金結算處理日常業(yè)務、財務核算反映業(yè)務結果”，通過資金計劃、資金結算、資金調撥、財務核算的有效結合，實現了資金全面監(jiān)控。通過結算單位的日常業(yè)務處理和集團總部資金業(yè)務處理有效結合，實現了全集團資金管理業(yè)務流程的一體化。

（二）實行“資金池”管理模式

集團總部集中監(jiān)控所有的賬戶資源，利用協(xié)議商業(yè)銀行提供的賬戶掃戶服務將下屬單位銀行賬戶余額進行資金上收，從而集中下屬單位的分散資金，形成集團的資金池，有效挖掘集團沉淀資金，提高內部融資能力。集團資金管理中心集中監(jiān)管各下屬單位的外部銀行賬戶。充分利用商業(yè)銀行的網上銀行服務，實現網上各賬戶余額的實時查詢，實時掌握全集團的資金頭寸，對于資金的調用可以采用行政手段發(fā)出指令，進行調配資金，實現對資金的上收、下劃以及轉賬處理。CQLS集團利用商業(yè)銀行提供的服務，建立現金集合庫運作模式?！百Y金池（Cash Pooling）”由一組形成上下級聯(lián)動關系的銀行賬戶和內部結算系統(tǒng)賬戶及其定義在這一組賬戶上的資金收付轉和相應記賬規(guī)則組成。集團結算中心到商業(yè)銀行開立集團賬戶，集團賬戶的主賬戶由結算中心使用，分賬戶由各成員單位使用。結算中心總賬戶用于定時上劃各成員單位收入賬戶資金、與各成員單位支出賬戶進行清算以及辦理日常的結算業(yè)務、向各成員單位基本賬戶撥付費用。各單位的二級子賬戶按照資金管理的具體方式和要求又可分為：收入賬戶、經營支出賬戶和發(fā)展支出賬戶。成員單位在銀行開設的賬戶采用收支兩條線的形式。

（三）銀企互聯(lián)實時監(jiān)控

銀企互聯(lián)系統(tǒng)是實現銀行業(yè)務數據與企業(yè)資金交易數據充分信息共享的基礎。在網上銀行的基礎上資金監(jiān)控模塊應用的目的就是滿足CQLS集團對公司本部或下屬成員單位資金使用狀況進行實時監(jiān)控管理和分析。

資金監(jiān)控系統(tǒng)可以實時地查詢和訪問各家商業(yè)銀行的資金業(yè)務數據、業(yè)務類型、對方銀行、銀行頭寸等各類綜合信息，通過銀企互聯(lián)實現CQLS集團本部對公司內部資金數據全面監(jiān)控、統(tǒng)計、分析、預警，從而有效地防范資金運營風險，降低成本，提高資金使用效率，為管理層和決策層提供全面的資金決策與管理支持。（見圖3）

五、全面預算實現事前、事中、事后的全面控制

有效的預算管理是加強企業(yè)內部控制的重要手段，CQLS集團按照市國資委要求建立了預算管理制度，但由于跨地區(qū)問題、管理工具落后等原因，存在集團上下預算口徑不匹配，預算要求和實際執(zhí)行脫節(jié)、預算結果無考核等問題。通過管理信息系統(tǒng)支持CQLS集團公司完整的預算管理循環(huán)。

（一）建立規(guī)范的預算體系，實現預算編制過程的快速、準確

CQLS集團總部和分子公司經常發(fā)生預算體系不統(tǒng)一的問題，包括責任主體定義、預算對象、預算口徑、合并方法、控制方案的不一致。為保障預算目標的分解和落實，必須將預算目標具體化并尋找落實的有效載體，預算體系的建立過程就是預算目標落實的過程。管理信息化系統(tǒng)通過規(guī)范基礎信息、規(guī)范預算編制/預算審批/預算調整/預算外審批流程、自動匯總平衡、結合系統(tǒng)等手段可有效提高預算編制的質量和效率。

（二）借助系統(tǒng)進行預算的執(zhí)行控制和異常預警

CQLS集團的預算由集團預算部門編制，實際業(yè)務是發(fā)生在各個業(yè)務部門，實際發(fā)生數和原始預算數沒有合理的方式和流程進行歸集和對比分析，導致預算管理僅僅是基于事后的預算執(zhí)行統(tǒng)計，無法實現事中業(yè)務活動的控制。

準確合理的預算本身并不能改善經營管理，提高企業(yè)經濟效益，只有認真嚴格執(zhí)行預算，使每一項業(yè)務的發(fā)生都與相應的預算項目聯(lián)系起來，才能真正達到全面預算管理指導企業(yè)經營的目的。

（三）借助系統(tǒng)進行準確的預算評估

績效評估體系是將企業(yè)經營目標執(zhí)行情況與員工薪酬制度掛鉤的一套體系。全面預算管理是對企業(yè)內部各級責任中心目標的確定以及對執(zhí)行結果的分析和評價體系，它具有預算內容全面、涉及業(yè)務各方面的特性。因此全面預算管理成為支撐企業(yè)績效考核體系的重要基石。

六、強化物流管理實現業(yè)務活動控制

糧油、大米、面粉的商貿流通是CQLS集團的主營業(yè)務，巨大的業(yè)務量使得集團的管理壓力非常大，隨之而來的就是巨大的內控風險，因此需要對物流業(yè)務過程強化管理，對內控風險點進行評估并做好應對策略。

對于CQLS集團來說，在商品從企業(yè)流通到消費者的過程中，涉及到對銷售、采購、庫存信息、信用、價格、折扣等方方面面的控制。從控制對象類型的角度，可以分為三類，首先是對價格政策、信用政策等基礎政策信息的統(tǒng)一控制和落實，業(yè)務政策包括商品信息的維護、變更處理，供應商的準入政策，銷售價格政策，信用政策等。其中銷售價格政策、銷售信用政策是直接影響企業(yè)業(yè)務活動的重要因素，它們還對企業(yè)的內部經營環(huán)境、打擊舞弊行為造成重大影響。然后是對銷售過程的控制，CQLS集團的銷售模式分為兩種：分銷和零售。分銷管理的重點在于內部交易過程的物流控制和內部結算控制；零售管理的重點在于和最終客戶的結算、收款匯總。最后是對采購過程的控制，目前CQLS集團的采購需求來自于各個銷售公司，集團總部設置了采購部門匯總各公司的采購需求，但是由于產品線的不同（油、米、面粉）、地理位置的不同、要貨時限要求的不同，各個銷售公司經常在計劃中向外部供應商下采購訂單，集團的規(guī)?；瘍?yōu)勢沒有得到充分發(fā)揮。因此需要建立集團集中采購模式，集團總部周期性地匯總各銷售公司的要貨需求，集中向供應商采購。

七、內部審計完善內部監(jiān)督職能

內部審計作為集團企業(yè)自我檢查的重要手段，由于CQLS集團手工審計模式下效率低、數據準確性不高、審計質量受制于人員素質等因素，內審始終沒有將監(jiān)督職能發(fā)揮到最大。集團審計系統(tǒng)能夠解決上述種種問題，可以實現對被審計對象自動的遠程網絡數據采集、智能預警、職能分析，自動化形成審計線索，一方面，實現了對被審計對象的全面核查；另一方面，借助計算機技術實現了審計重點自動篩選；同時，通過預警指標和分析模型的不斷完善，能夠促成審計疑點的過程化發(fā)現，從而提高了審計部門的工作效率，優(yōu)化了審計成效，發(fā)揮企業(yè)的內部監(jiān)督作用。

八、智能分析系統(tǒng)提高決策支持能力

對于集團管理高層來說，職位越高，獲得信息的來源就越少。CQLS集團內部存在多年的數據，包括財務數據、經營數據和人力資源管理數據等，這些數據幾乎都是停留在部門層面和基層辦事人員的手里。高層領導想獲取但是無法獲取第一手的企業(yè)數據，就算是領導層得到了這些數據，也沒有有效的工具幫助他們進行數據過濾、分類和分析，基層人員由于事務性工作的壓力和自身知識水平的限制，也無法很好地完成分析工作，難以支持領導層決策。

要想加強集團企業(yè)的風險控制尤其是風險評估能力，就必須要充分發(fā)揮決策分析系統(tǒng)的作用，智能分析系統(tǒng)是專門針對企業(yè)風險管理和決策分析的信息化工具。通過智能化的分析系統(tǒng)支持領導層的決策，包括風險的評估和決策數據分析。集團企業(yè)應當建立重大風險預警機制和企業(yè)數據分析機制，明確風險預警標準，對可能發(fā)生的重大風險進行分析，制定應急預案、明確責任人員、規(guī)范處置程序，確保突發(fā)事件得到及時妥善處理。智能分析系統(tǒng)為CQLS集團的風險預警能力和決策分析能力提供了強大的支撐，智能分析是一項基于數據挖掘的技術，它能夠對企業(yè)內部存在的各種數據進行重新分塊和統(tǒng)計，這種分析技術已經被國內的許多大型企業(yè)集團所采用。

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