考勤管理的“常見病”

洪桂彬

考勤管理是人力資源管理的基礎(chǔ)工作之一，但卻常常被管理者所忽視，以致因考勤而產(chǎn)生的勞動爭議案件居高不下。而諸多考勤管理工作中的“常見病”，也直接導(dǎo)致用人單位承擔(dān)起了巨大的法律風(fēng)險。

用人單位無考勤制度

在企業(yè)用工實(shí)踐中，用人單位對勞動者進(jìn)行管理約束最基本的手段，就是要求員工按時上下班，這也是企業(yè)對員工實(shí)施有效管理的重要前提。因此，大多數(shù)用人單位都有相對系統(tǒng)的考勤管理制度，以便對員工出勤狀況實(shí)行有效的監(jiān)督和管理。

但另一方面，用人單位不實(shí)施考勤的現(xiàn)象也不少見：有些是因?yàn)楣疽?guī)模較小、剛成立等原因，導(dǎo)致企業(yè)考勤管理處于空白期；也有些規(guī)模較大、管理比較規(guī)范的企業(yè)，對司機(jī)、外勤銷售人員、24小時輪值班人員等部分特殊崗位缺乏認(rèn)識，以為這類崗位無法考勤或者沒有必要，而不實(shí)施考勤管理，這些都直接或間接地為用工風(fēng)險埋下隱患。

在勞動爭議案件中，涉及出勤時間的爭議非常多見，如加班費(fèi)爭議、曠工爭議、拖欠勞動報酬等爭議，都直接或間接地與出勤時間的確認(rèn)有關(guān)。如果企業(yè)未實(shí)施考勤，將無法提供有效的考勤記錄，而考勤制度是企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，用人單位對其員工在本單位的出勤情況應(yīng)負(fù)有舉證責(zé)任。若無法提供考勤記錄，則仲裁機(jī)構(gòu)或法院將可能采信員工的主張。屆時是否加班、加班時間長短、是否曠工等均由不得用人單位做主，顯然，這是任何用人單位都不愿意看到的局面。

多重考勤方式并存

當(dāng)前科技迅猛發(fā)展，考勤方式也日新月異，從紙片打卡鐘考勤到射頻IC卡打卡考勤，從指紋打卡考勤到人臉識別考勤，不一而足。雖然企業(yè)大都執(zhí)行單一的考勤方式，但多重考勤方式并存的企業(yè)也不占少數(shù)。個別用人單位為了減少電子考勤的差錯（如漏打卡、設(shè)備損害、設(shè)備誤差等），還另外增加了手工考勤方式，而這兩種考勤方式在記錄結(jié)果上很可能存在較大差異。

在許多加班工資爭議案件中，用人單位主張將手工考勤作為認(rèn)定工作時間的依據(jù)，而勞動者則主張以電子考勤為準(zhǔn)。管理上的不嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致考勤記錄的不明確性，用人單位應(yīng)當(dāng)承擔(dān)主要責(zé)任。很多用人單位對出勤時間的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)并無制度規(guī)定或合同約定，這也導(dǎo)致在實(shí)際的爭議處理中，仲裁員或法官會從有利于勞動者角度考慮。

考勤規(guī)定不明確

企業(yè)的考勤制度往往涉及工時制度、工作時間安排、加班的申請程序等，如果這些內(nèi)容不夠明確或與勞動合同存在沖突，同樣會為勞動爭議埋下隱患。

問題之一，是企業(yè)考勤規(guī)定沒有規(guī)定工作時間的統(tǒng)計及確認(rèn)方法，由于工作時間直接涉及薪資結(jié)算，往往直接影響到勞動者權(quán)益，故用人單位應(yīng)當(dāng)加以明確。如門禁記錄是否作為統(tǒng)計工作時間的依據(jù)、員工的考勤記錄是否須經(jīng)相關(guān)部門核對校準(zhǔn)。如果規(guī)定明確的話，將大大減少爭議發(fā)生的可能性。

問題之二，是企業(yè)考勤規(guī)定往往忽視對休息時間的安排。有些單位規(guī)定每天工作9小時，并未規(guī)定中間有1小時休息時間。但員工可能以為存在1小時加班時間而申請仲裁，盡管員工并不一定勝訴，但仲裁本身也消耗了企業(yè)的管理成本。特別是對制造業(yè)企業(yè)而言，對于“工間休息時間”更應(yīng)有明確的規(guī)定。

問題之三，是企業(yè)考勤規(guī)定忽視對加班的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)。加班是否須經(jīng)審批？員工超時工作究竟是個人行為，還是公司行為？這方面問題往往是勞動爭議中非

常常見的爭論焦點(diǎn)。用人單位明確加班須經(jīng)審批的程序，可以避免員工因個人原因超時工作卻可以索要加班費(fèi)的情況。

缺勤記錄未注明事由

在企業(yè)日?？记诠芾懋?dāng)中，員工因病假、事假等而缺勤是常有的事，但若對有關(guān)缺勤缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)，則員工是否屬于曠工、是否屬于休假、休了什么假等，都將成為疑問。

《職工帶薪年休假條例》規(guī)定，職工連續(xù)工作1年以上，用人單位應(yīng)當(dāng)安排職工休假。如未休假，則用人單位應(yīng)當(dāng)支付未休年假的三倍工資。在年假爭議的案件類型中，由于用人單位在休假安排上居主導(dǎo)地位，故對是否已休假、休了多少天假，均應(yīng)由用人單位舉證。若缺乏相應(yīng)的缺勤記錄，用人單位將處于極為不利的境地。已休過假的員工也可能主張未休年假的三倍工資，如沒有其他證據(jù)，則用人單位極有可能敗訴。而涉及加班調(diào)休的爭議中，有些用人單位的考勤記錄只記載了調(diào)休的日期，而未注明是哪一時間段的加班調(diào)休，在具體爭議中，用人單位或稱2010年的加班已在2010年安排調(diào)休，而勞動者則主張2010年的調(diào)休日期是針對2009年的加班。對這些問題若用人單位不能給予合理解釋，都有可能要承擔(dān)不利后果。

所以，缺勤記錄應(yīng)明確事由，必須做到對出勤狀態(tài)的精確掌控。

考勤記錄無簽名核對

考勤記錄是勞動爭議當(dāng)中的典型證據(jù)形式，而該類證據(jù)的真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性也是各方爭論的焦點(diǎn)。其中最典型的爭議是，沒有員工簽字確認(rèn)的考勤記錄是否具有證明效力。

考勤記錄關(guān)乎員工的工資休假等權(quán)益，對其真實(shí)性的判斷至關(guān)重要。而用人單位提供的考勤記錄是否屬于原始證據(jù)、是否形成于當(dāng)時、是否具有更改可能性、是否經(jīng)員工簽字確認(rèn)等，都是判斷考勤記錄真實(shí)與否的重要標(biāo)準(zhǔn)。

通常，人工考勤記錄往往有部門主管簽字，這些證據(jù)也往往形成于當(dāng)時，事后補(bǔ)救可以通過特殊手段（司法鑒定等）加以驗(yàn)證，若無員工簽字必然導(dǎo)致該證據(jù)無效。而電子考勤記錄則不然，其具有物質(zhì)依賴性和易更改性，企業(yè)出示的往往都是電子考勤記錄的打印件。而未經(jīng)員工簽字確認(rèn)的打印件，從證據(jù)形式上看，其屬于非原始證據(jù)，而該打印件是否與原始保存的考勤記錄完全一致是值得懷疑的。

因此，在司法實(shí)踐中，用人單位需要提供其他證據(jù)加以佐證電子考勤記錄打印件的真實(shí)性，如制作考勤記錄導(dǎo)出過程的視頻，以證明該證據(jù)的形成過程是真實(shí)的，如提供工資發(fā)放情況與考勤記錄核對。若不能提供其他證據(jù)加以佐證，或者其他證據(jù)存在自相矛盾之處，則用人單位將面臨訴訟風(fēng)險。從控制風(fēng)險角度來看，電子考勤記錄定期交由員工簽字，是確?？记谟涗浾鎸?shí)、合法、有效的重要手段。

考勤記錄疏于保管

在勞動爭議案件中，與考勤記錄相關(guān)的曠工爭議、加班費(fèi)爭議往往存在仲裁時效限制。但時效限制的背后，卻要求用人單位務(wù)必要保管相關(guān)的管理文件，考勤記錄便是其中之一。

舉例來說，員工主張離職前5年的加班費(fèi)，那么對爭議發(fā)生前2年的考勤記錄，用人單位負(fù)有舉證義務(wù)。若勞動者能舉證證明用人單位掌握管理考勤記錄，則用人單位應(yīng)當(dāng)提供該勞動者2年內(nèi)的考勤記錄，不能提供的將承擔(dān)不利后果。有些用人單位以為離職員工已經(jīng)不是公司的人了，所以對其過往的資料疏于保管，或銷毀或遺棄，一旦涉訴，則往往面臨舉證不足的問題。那么，考勤記錄應(yīng)該保存多久呢？

對于主動離職、合同期滿終止、與單位協(xié)商解除的離職員工，筆者建議最低保管期限為1年（自員工離職之日起計算），因該類員工發(fā)生勞動爭議的概率較小。而對于單位單方辭退、被動離職的職工，筆者建議保管期限為2年。以上均需要保存該員工在職期間的所有考勤資料。

考勤規(guī)定與實(shí)際處理不一致

企業(yè)員工關(guān)系管理應(yīng)當(dāng)做到“有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)”，否則所有的制度規(guī)定都將形同虛設(shè)，更不利于建立管理威信，更重要的是，還會制造各種訴訟風(fēng)險，而企業(yè)的考勤管理規(guī)定與實(shí)際執(zhí)行情況便是其中之一。

如，大多數(shù)企業(yè)對曠工行為都做出了相應(yīng)的懲處規(guī)定，或扣減工資或給予書面警告等，有些單位一方面認(rèn)定員工曠工，另一方面卻正常發(fā)放工資，這就導(dǎo)致企業(yè)對該缺勤記錄判斷和實(shí)際處理發(fā)生偏差。如果

員工主張休假且領(lǐng)導(dǎo)口頭同意，則勢必“曠工”難以認(rèn)定。

又如，有些公司規(guī)定，員工請假須書面申請并經(jīng)人力資源部批準(zhǔn)，超過10天假期應(yīng)當(dāng)經(jīng)總經(jīng)理書面批準(zhǔn)。但這些規(guī)定在實(shí)際操作中卻變成“請假口頭化，審批口頭化”，有些部門主管甚至代行人力資源部職權(quán)，直接批準(zhǔn)員工請假。久而久之，請假手續(xù)和相關(guān)統(tǒng)計極為混亂，甚至造成薪資計算的差錯，為勞動爭議埋下伏筆。

以上，足以說明用人單位在員工管理上必須做到“言行一致”、“權(quán)責(zé)統(tǒng)一”，否則，既不利于管理，也不利于風(fēng)險控制。

未及時申報、續(xù)延特殊工時制

企業(yè)由于部分員工工作崗位的特殊性（如外勤人員、司機(jī)、高級管理人員等）而執(zhí)行不定時工時制和綜合工時制，既是控制成本的需要，也便于管理統(tǒng)計。但部分用人單位卻對特殊工時制存在誤解。

第一，認(rèn)為特殊工時制只需合同約定或制度規(guī)定即可。根據(jù)現(xiàn)行政策，實(shí)行綜合工時或不定時工時制度須經(jīng)勞動行政部門批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)，即使雙方有約定也不得執(zhí)行特殊工時制，而只能按照標(biāo)準(zhǔn)工時制統(tǒng)計加班。

第二，認(rèn)為只要勞動行政部門批準(zhǔn)，就可全員執(zhí)行特殊工時制或永久執(zhí)行特殊工時制。根據(jù)特殊工時有關(guān)申報規(guī)定，經(jīng)批準(zhǔn)的特殊工時制有適用期限、適用崗位的限制。不是所有的崗位都能執(zhí)行特殊工時制度，也不是申請?zhí)厥夤r制獲得批準(zhǔn)后便可一勞永逸。

第三，認(rèn)為執(zhí)行特殊工時制無須告知員工。盡管是否執(zhí)行特殊工時制主要取決于是否獲得審批而非員工知曉，但員工不知情容易埋下勞動爭議隱患，更為重要的是，究竟哪些崗位屬于審批范圍，需要企業(yè)事先規(guī)定或及時與員工溝通確認(rèn)，以減少爭議發(fā)生的可能性。

出勤違紀(jì)處理不當(dāng)

員工涉及出勤違紀(jì)的情況，主要包括曠工、代打卡、遲到早退、缺失考勤記錄（忘打卡）等情形。

對于“曠工”行為，很多企業(yè)認(rèn)為只要離開工作崗位未報告即屬于曠工，這種理解是錯誤的。員工缺勤可能有諸多原因，最典型的是因病休息卻沒有及時提交病假單。如果事后證明員工卻因病休息，而用人單位以曠工解除，用人單位就存在極大的訴訟風(fēng)險。在司法實(shí)踐中，用人單位負(fù)有核查員工缺勤原因的義務(wù)，并盡到合理的告知義務(wù)。用人單位應(yīng)當(dāng)首先核查員工為何不出勤，告知員工恢復(fù)上班或履行請假手續(xù)，在盡到合理的提示義務(wù)而員工未能做出反應(yīng)的情況下，用人單位方可依據(jù)規(guī)章制度做出處理。

對“代打卡”的行為，很多企業(yè)直接規(guī)定屬于嚴(yán)重違紀(jì)行為，一旦在監(jiān)控資料中員工手拿多張考勤卡，或發(fā)現(xiàn)兩名員工多次同一時間刷卡，即認(rèn)為員工存在代打卡行為?？紤]到“代打卡”行為需要用人單位舉證，而監(jiān)控錄像又往往模糊不清，特別是小物件的考勤卡更是難以辨認(rèn)，有些監(jiān)控錄像記錄時間與標(biāo)準(zhǔn)時間存在誤差，這些都會影響該類證據(jù)的效力，從而使得用人單位面臨舉證不足的風(fēng)險。筆者建議，對該類違紀(jì)行為，應(yīng)當(dāng)向員工展示有關(guān)證據(jù)，要求員工給予合理解釋、加以辨認(rèn)，以確認(rèn)其真?zhèn)?。若有可能，還應(yīng)取得員工的簽字確認(rèn)或?qū)τ嘘P(guān)談話作錄音，以確保對違紀(jì)行為證據(jù)的完整性。

對缺失考勤記錄情形，由于沒有刷卡記錄，究竟是曠工、忘記打卡還是臨時外出，也往往存在爭議。對該情形的判斷，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在一個考勤統(tǒng)計周期結(jié)束前及時與當(dāng)事員工加以核對確認(rèn)，如若確實(shí)屬于忘記打卡，應(yīng)當(dāng)加以注明并簽字。對員工屢次缺失考勤記錄的情形，企業(yè)應(yīng)當(dāng)做出事先的制度規(guī)定，如規(guī)定員工應(yīng)在忘記打卡之日起3日內(nèi)主動向公司匯報、員工臨時外出應(yīng)當(dāng)填寫派工單等。

總而言之，對考勤類違紀(jì)情形下，用人單位應(yīng)當(dāng)對違紀(jì)情況給予充分核實(shí)，給員工申辯機(jī)會，對證據(jù)加以確定，而不是草率的一紙“辭退通知”。