有關(guān)畢業(yè)生檔案的幾點常識

鐘衛(wèi)國

目前，畢業(yè)生中存在一種比較普遍的現(xiàn)象：對檔案不了解，也不關(guān)心，甚至有的畢業(yè)幾年了，檔案還在學校放著；還有的將檔案放在家里；更有甚者，早已不知道將檔案丟在何處。主要存在以下幾個需要引起我們注意的問題：（1）畢業(yè)生對自己的檔案的重要性沒有充分認識；（2）不知道檔案的作用；（3）不知道如何管理和利用自己的檔案。下面我結(jié)合自己這些年來的工作經(jīng)驗，和廣大畢業(yè)生談?wù)剻n案的幾點常識。

一、畢業(yè)生應(yīng)如何對待自己的檔案

現(xiàn)在，企事業(yè)單位招聘員工，國家公務(wù)員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關(guān)資訊作為甄選人力資源的重要證據(jù)。另外，如辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關(guān)證明等也都需要人事檔案。由于國家相關(guān)政策規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學校保存兩年，有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人力資源服務(wù)機構(gòu)托管了。其實，學校保存的只是你的“學籍檔案”，而真正發(fā)揮作用的是你的人事檔案，如你的轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等相關(guān)事宜都是由學籍檔案轉(zhuǎn)換成人事檔案后才能進行的。按國家政策規(guī)定，大中專畢業(yè)生畢業(yè)（以報道證人社部門簽署日期為準）一年后，即可由所在單位人事部門或委托的人力資源服務(wù)機構(gòu)批準轉(zhuǎn)正定級；本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年（以報道日期計）、大中專畢業(yè)生畢業(yè)工作滿三年可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人力資源服務(wù)機構(gòu)負責辦理。由此可見，學校保存的學籍檔案只是“存放”，起不到任何作用。

二、充分認識畢業(yè)生“學籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別及聯(lián)系

畢業(yè)生的學籍檔案是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大中專院校學生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學習成績、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎懲情況等。畢業(yè)生的人事檔案由學籍檔案轉(zhuǎn)換而來，是指畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學籍檔案中放入該畢業(yè)生的報道證，然后由學校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人力資源服務(wù)機構(gòu)。這時學籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人力資源服務(wù)機構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，然后履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報到證后，才得以實現(xiàn)。

三、畢業(yè)生就業(yè)后檔案、戶口如何轉(zhuǎn)移

畢業(yè)生的檔案由學校按其就業(yè)的單位或生源地，發(fā)機要交通專遞到各地市畢業(yè)生就業(yè)指導中心。個別高校由學生本人自帶檔案的辦法是錯誤的，畢業(yè)生就業(yè)指導部門有權(quán)拒絕接收此類檔案。畢業(yè)生的戶口由學校派出所按報到證上標明的就業(yè)單位遷移。就業(yè)報到證、升學的錄取通知書是畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出的憑證。報到單位開到哪里，戶口、檔案就轉(zhuǎn)到哪里，沒有工作單位的簽發(fā)到畢業(yè)生生源地。單位沒收到檔案，則需要畢業(yè)生向各學院負責畢業(yè)生就業(yè)工作的老師查詢，看檔案發(fā)到什么地方去了，只要發(fā)的是機要交通專遞，都有詳細的地址和接收人，一般都能查到詳細情況。

四、畢業(yè)生的檔案應(yīng)如何托管

按國家政策規(guī)定，組織、人事部門或其所屬的各級人力資源服務(wù)機構(gòu)才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案，畢業(yè)生考取公務(wù)員的，其檔案應(yīng)由組織人事部門管理。各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權(quán)管理大中專畢業(yè)生的人事檔案，一般由委托的各級人力資源服務(wù)機構(gòu)托管。畢業(yè)生也可以以個人名義委托人力資源服務(wù)機構(gòu)托管人事關(guān)系。另外，各級人力資源服務(wù)機構(gòu)，如省人力資源、市人力資源、各區(qū)人力資源等，它們的區(qū)別只是所屬部門不同，其他無任何區(qū)別。哪些畢業(yè)生的檔案適合到人力資源服務(wù)機構(gòu)托管呢？主要是那些不想回本地而想將戶口落在學校所在地的畢業(yè)生、準備考研的畢業(yè)生、還無法確定能否在現(xiàn)單位長期干下去的畢業(yè)生，以上這些畢業(yè)生都可選擇將自己的檔案人事關(guān)系放在人力資源服務(wù)機構(gòu)托管。對那些申請出國（出境）的學生戶口和檔案，由畢業(yè)生聯(lián)系本地人力資源市場或者其他地方落實接收戶口、檔案，簽訂協(xié)議書領(lǐng)取報到證，到保衛(wèi)部辦理戶口轉(zhuǎn)出手續(xù)，到學院辦理檔案轉(zhuǎn)寄手續(xù)。戶口、檔案的轉(zhuǎn)入手續(xù)由學生自己負責。

五、畢業(yè)生檔案托管的內(nèi)容及享有的服務(wù)

畢業(yè)生辦理檔案托管主要包括以下內(nèi)容：（1）以保存人事檔案關(guān)系為主的人事代理，包括檔案管理、婚育管理、出具人事證明等；（2）以社會保險為主的代理，主要包括為單位和個人代辦養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療、住房公積金等保險；（3）為畢業(yè)生辦理黨員轉(zhuǎn)正、職稱評定等手續(xù)；（4）辦理出國手續(xù)；（5）畢業(yè)生可以隨時流動，省內(nèi)改變單位，出省就業(yè)辦理調(diào)動手續(xù)等有關(guān)內(nèi)容。只要辦理了人事檔案代理，就會享有畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級、檔案工資的晉級、職稱晉升申報、辦理落戶手續(xù)、出具省份證明、落戶證明、購房工齡證明、計劃生育證明、出國政審等，并可以享有代收代繳養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療保險等服務(wù)。

六、托管檔案辦理人事代理的好處

與人力資源服務(wù)中心簽訂人事委托代理協(xié)議，明確了雙方的權(quán)利和義務(wù)，檔案的保管、檔案材料的收集歸檔、檔案轉(zhuǎn)移等很多工作由代理方承擔，借此契機，委托代理的畢業(yè)生可以把更多的精力投入工作中。（1）人事代理是一種法律行為。對被代理對象來講，個人選擇了代理項目，就意味著與代理機構(gòu)建立了具有法律保證的權(quán)益。（2）人事代理制有助于形成人力資源能進能出、能上能下的良性用人機制，人員流動后原單位不放檔案的現(xiàn)象一去不復返。（3）人事代理把原來的“單位人力資源所有”變成了“社會人力資源所有”，使人事管理工作向社會化方向大大邁進，更有利于人力資源個體的自主發(fā)展，它代表了社會主義市場經(jīng)濟體制下人力資源管理制度的一個發(fā)展方向，更有利于人才的合理流動。