信息化環(huán)境下中小學(xué)校固定資產(chǎn)管理

汪路明 陳小君

［摘要］ 在信息化飛速發(fā)展的今天，在中小學(xué)固定資產(chǎn)管理中引入信息技術(shù)手段，對(duì)固定資產(chǎn)的實(shí)物和價(jià)值管理數(shù)據(jù)化，從固定資產(chǎn)的形成、使用和處置全過程進(jìn)行跟蹤管理已是當(dāng)務(wù)之急，也是信息化環(huán)境下中小學(xué)固定資產(chǎn)管理的關(guān)鍵所在。利用計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大管理功能，還可以進(jìn)行各管理部門之間的數(shù)據(jù)共享，大大減輕管理人員的工作強(qiáng)度，提高工作效率，同時(shí)為固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理提供了保障。

［關(guān)鍵詞］ 中小學(xué)固定資產(chǎn)；計(jì)算機(jī)管理；固定資產(chǎn)管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 006

［中圖分類號(hào)］F123．７［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2012）06- 0011- 02

固定資產(chǎn)作為中小學(xué)重要的基礎(chǔ)設(shè)施，是實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)教育和科研計(jì)劃以及培養(yǎng)基礎(chǔ)人才的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件。傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式無論從質(zhì)量上還是效率上，都難以適應(yīng)教育現(xiàn)代化管理新形式的需要。因此，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)中小學(xué)固定資產(chǎn)進(jìn)行有效的管理是信息化環(huán)境下管理的必經(jīng)之路。以信息化管理為支撐，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)實(shí)物管理和財(cái)務(wù)管理真正的統(tǒng)一，對(duì)推動(dòng)學(xué)校教學(xué)管理和各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)都具有重要意義。下面就信息化環(huán)境下中小學(xué)固定資產(chǎn)系統(tǒng)應(yīng)用及管理作一個(gè)簡要的闡述。

1傳統(tǒng)模式下固定資產(chǎn)管理的弊端

1.1 固定資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門信息不對(duì)稱，容易產(chǎn)生賬實(shí)不符

傳統(tǒng)模式下，一般學(xué)校的固定資產(chǎn)管理分為實(shí)物管理和財(cái)務(wù)管理，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)核算資產(chǎn)的價(jià)值，實(shí)物部門負(fù)責(zé)建立實(shí)物卡片，管理實(shí)物資產(chǎn)。實(shí)物部門側(cè)重于資產(chǎn)的運(yùn)行及技術(shù)狀況管理，財(cái)務(wù)部門主要側(cè)重于資產(chǎn)的價(jià)值管理。對(duì)于報(bào)廢的固定資產(chǎn)，實(shí)物部門主要關(guān)注報(bào)廢資產(chǎn)的手續(xù)是否齊全。財(cái)務(wù)部門主要關(guān)注殘值的回收情況，等等。由于兩者管理的側(cè)重點(diǎn)不同，在實(shí)際工作中管理結(jié)果往往會(huì)出現(xiàn)偏差，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：固定資產(chǎn)管理部門在驗(yàn)收手續(xù)完成后開具資產(chǎn)驗(yàn)收入庫單，登記賬冊(cè)，開出固定資產(chǎn)卡片，使用部門投入使用。而財(cái)務(wù)部門的核算往往由于報(bào)賬人報(bào)賬時(shí)間的推遲或發(fā)票到賬的延遲而無法及時(shí)入賬，抑或由于資金緊缺未及時(shí)付款而導(dǎo)致會(huì)計(jì)核算的遲滯性，造成固定資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門的固定資產(chǎn)賬賬不符，信息不對(duì)稱。

1.2 固定資產(chǎn)信息不易溝通，容易產(chǎn)生信息失真

傳統(tǒng)模式下，學(xué)校固定資產(chǎn)管理信息由實(shí)物部門和財(cái)務(wù)部門提供。由于不同部門缺乏信息直接溝通的媒介，使其信息溝通不及時(shí)，各部門之間的信息不能充分發(fā)揮共享。尤其是不動(dòng)產(chǎn)，實(shí)物部門往往在改變資產(chǎn)使用或存在狀態(tài)時(shí)，不能及時(shí)將信息傳遞至財(cái)務(wù)，造成財(cái)務(wù)未能及時(shí)反映其財(cái)務(wù)狀況。特別是隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，一些電子產(chǎn)品、軟件產(chǎn)品在市場(chǎng)上的更新?lián)Q代較快，使用價(jià)值得不到充分體現(xiàn)，其經(jīng)濟(jì)價(jià)值一落千丈，導(dǎo)致可收回金額低于其賬面價(jià)值，產(chǎn)生了固定資產(chǎn)的減值，目前在高校的會(huì)計(jì)核算體系中卻未充分披露，信息可能嚴(yán)重失真。

2 固定資產(chǎn)信息化管理的優(yōu)勢(shì)

2.1固定資產(chǎn)信息共享，便于管理與控制

信息化環(huán)境下固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的應(yīng)用，將傳統(tǒng)的靜態(tài)管理轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)管理，體現(xiàn)實(shí)時(shí)化的信息交流，交互式的工作模式的應(yīng)用，使固定資產(chǎn)管理更加人性化。以往固定資產(chǎn)傳統(tǒng)的管理是人工賬冊(cè)卡管理，固定資產(chǎn)管理部門對(duì)資產(chǎn)使用管理情況、變動(dòng)情況缺乏信息交流，是一種單向的靜態(tài)的管理模式。而信息化管理模式具有互聯(lián)網(wǎng)傳輸?shù)膬?yōu)勢(shì)，數(shù)據(jù)庫強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，固定資產(chǎn)信息一旦錄入系統(tǒng)，即可實(shí)時(shí)控制，事中監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)資源共享，尤其對(duì)上級(jí)主管部門，此模式更能體現(xiàn)其優(yōu)越性該模式分工嚴(yán)密，由專門負(fù)責(zé)的固定資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌分配，二級(jí)部門即歸口管理部門分塊管理，三級(jí)部門即使用部門分散管理，具體實(shí)物管理落實(shí)到具體人員，層層把關(guān)，從采購驗(yàn)收到計(jì)價(jià)調(diào)撥、報(bào)廢，每一個(gè)環(huán)節(jié)均落實(shí)責(zé)任人，透明公開地記錄在資產(chǎn)信息系統(tǒng)上，從而建立一種有效監(jiān)督的約束機(jī)制，避免了主觀因素的人為操控和管理上的推諉現(xiàn)象。

2.2 保證了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)具有完整性、唯一性、規(guī)范性、科學(xué)性

固定資產(chǎn)信息化管理模式的數(shù)據(jù)信息是數(shù)據(jù)庫技術(shù)支持的，格式統(tǒng)一，字段定義統(tǒng)一，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。當(dāng)管理員在初始錄入固定資產(chǎn)信息時(shí)，必須遵循系統(tǒng)流程的嚴(yán)格要求輸入規(guī)范化的信息記錄，系統(tǒng)即自動(dòng)科學(xué)地分類整理，產(chǎn)生唯一的數(shù)據(jù)條形碼編號(hào)，有條不紊地記載和完整保存著所有固定資產(chǎn)的信息，大大提高了設(shè)備管理水平，有效地避免數(shù)據(jù)的重復(fù)、丟失和缺失，減輕工作人員的審核工作負(fù)擔(dān)，為財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)核算提供客觀準(zhǔn)確的信息做出切實(shí)的保障。信息化管理模式徹底改變了手工管理模式中存在的信息孤島、數(shù)據(jù)多樣性、信息溝通慢等問題，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)實(shí)物管理和財(cái)務(wù)管理真正的統(tǒng)一，最終達(dá)到強(qiáng)化管理、降低勞動(dòng)強(qiáng)度、提高辦公效率的目的。通過流程化、效益化、信息化的資產(chǎn)管理思路，保證了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)具有完整性、唯一性、規(guī)范性、科學(xué)性。

3信息化環(huán)境下固定資產(chǎn)管理方法

3.1 創(chuàng)建并維護(hù)完整的固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)

信息化環(huán)境下，利用固定資產(chǎn)系統(tǒng)對(duì)學(xué)校的固定資產(chǎn)進(jìn)行全程管理，首先必須建立中小學(xué)的固定資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。應(yīng)用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)學(xué)校的固定資產(chǎn)進(jìn)行管理，首先必須按資產(chǎn)類別和使用部門建立了資產(chǎn)類別編碼和部門設(shè)置編碼，并給每一個(gè)實(shí)物資產(chǎn)都建立一個(gè)資產(chǎn)編號(hào)，這個(gè)資產(chǎn)編號(hào)是唯一的，從資產(chǎn)構(gòu)建開始到最后的報(bào)廢，會(huì)伴隨著該項(xiàng)資產(chǎn)經(jīng)濟(jì)全壽命周期。將設(shè)置好的編碼和固定資產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)錄入到固定資產(chǎn)系統(tǒng)。在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入的固定資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)應(yīng)包括固定資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、計(jì)量單位、所在地點(diǎn)、用途、技術(shù)狀態(tài)（設(shè)備運(yùn)行情況）、資產(chǎn)類別、主要技術(shù)參數(shù)、使用單位、產(chǎn)權(quán)歸屬、制造商、使用年限、原值、折舊方式、折舊碼等。錄入完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)后，資產(chǎn)管理人員還應(yīng)根據(jù)實(shí)時(shí)資產(chǎn)變動(dòng)情況對(duì)其數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)的維護(hù)，以便可以隨時(shí)查詢?nèi)抠Y產(chǎn)主數(shù)據(jù)。資產(chǎn)管理人員可以通過設(shè)置固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)查詢的關(guān)鍵字，查詢固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中資產(chǎn)的各種詳細(xì)信息，如資產(chǎn)所處的位置、資產(chǎn)的狀態(tài)、資產(chǎn)變動(dòng)的情況、資產(chǎn)的運(yùn)行情況等各種關(guān)聯(lián)信息，了解其設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)是完好運(yùn)行還是帶病運(yùn)行，待修、封存、閑置、備用、待報(bào)廢狀態(tài)，還可以對(duì)其使用效率進(jìn)行分析，通過對(duì)固定資產(chǎn)的使用效率分析，能夠發(fā)現(xiàn)閑置資產(chǎn)的數(shù)量與分布，進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)校固定資產(chǎn)的調(diào)劑或調(diào)配，為設(shè)備管理決策提供第一手資料，也為學(xué)校固定資產(chǎn)的使用提供有效的保障。

3.2 固定資產(chǎn)管理與會(huì)計(jì)核算管理的數(shù)據(jù)自動(dòng)集成

在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行管理，系統(tǒng)自動(dòng)將固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與固定資產(chǎn)核算系統(tǒng)無縫集成一體，達(dá)到了物流信息與資金流信息的集成，使得各項(xiàng)資產(chǎn)的財(cái)務(wù)信息能及時(shí)準(zhǔn)確地得到反饋。實(shí)時(shí)處理固定資產(chǎn)管理信息，不僅減少了財(cái)務(wù)人員的工作量，大大減少了人為的錯(cuò)誤和遺漏，還能對(duì)固定資產(chǎn)資金的來龍去脈進(jìn)行掌握、追蹤。固定資產(chǎn)管理人員在創(chuàng)建資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，選擇不同的資產(chǎn)分類時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)通過配置的科目定位碼將不同類別的資產(chǎn)定義到相應(yīng)的原值、累計(jì)折舊和折舊費(fèi)用等總賬科目。會(huì)計(jì)人員通過對(duì)明細(xì)資產(chǎn)編號(hào)的購置、報(bào)廢、計(jì)提折舊、轉(zhuǎn)移等操作就能輕松實(shí)現(xiàn)總賬科目金額的實(shí)時(shí)更新，真正實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與會(huì)計(jì)總賬的自動(dòng)集成。通過學(xué)校信息化平臺(tái)，管理人員可以根據(jù)自己的權(quán)限查詢到各種所需信息，實(shí)現(xiàn)了各種數(shù)據(jù)信息的共享，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)匯總可以直接在系統(tǒng)中完成。信息化管理不僅加快了各種數(shù)據(jù)信息的處理速度，而且加快了信息傳輸速度，以前一個(gè)資產(chǎn)信息需要經(jīng)過幾個(gè)環(huán)節(jié)匯總，最后才到達(dá)財(cái)務(wù)人員手中，在多個(gè)環(huán)節(jié)的匯總過程中，往往會(huì)產(chǎn)生數(shù)據(jù)出錯(cuò)。推進(jìn)信息化管理后，財(cái)務(wù)人員可以隨時(shí)在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中查詢各項(xiàng)信息，為財(cái)務(wù)臺(tái)賬和實(shí)物臺(tái)賬保持一致提供了便利條件。

信息化環(huán)境下，使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行管理，加快各部門間固定資產(chǎn)管理信息的溝通，共享數(shù)據(jù)資源，為實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理規(guī)范化、程序化和統(tǒng)一化創(chuàng)造了條件，同時(shí)也為各學(xué)校與教育主管部門建立信息溝通的接口，為實(shí)現(xiàn)中小學(xué)校與教育局管理信息化奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。我們應(yīng)該清楚地認(rèn)識(shí)到中小學(xué)固定資產(chǎn)管理是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的工作，信息化管理解決了長期以來固定資產(chǎn)賬實(shí)不符的現(xiàn)象，減輕了大量的記錄與核對(duì)的工作量。但隨著中小學(xué)教育的不斷發(fā)展，對(duì)中小學(xué)固定資產(chǎn)管理的要求也會(huì)越來越高，比如對(duì)固定資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的管理，固定資產(chǎn)投資及后續(xù)支出經(jīng)濟(jì)性評(píng)價(jià)的管理，固定資產(chǎn)經(jīng)濟(jì)使用壽命的管理等等，這一切都要求在固定資產(chǎn)信息化管理的基礎(chǔ)上進(jìn)一步深化，管理應(yīng)該是一個(gè)創(chuàng)新的過程，只有不斷進(jìn)行總結(jié)、探索，才能讓現(xiàn)代化的管理水平不斷地躍上新的臺(tái)階，才能滿足學(xué)?，F(xiàn)代化管理未來的發(fā)展需要。