淺談高等院校的照片檔案管理工作

趙佳森

【摘要】照片檔案同文字檔案一樣具有重要的憑證和查考作用。但由于人們對照片檔案的作用缺乏足夠認識，致使照片檔案的管理一直是一個薄弱環(huán)節(jié)。隨著辦公自動化的日益普及和新型信息介質(zhì)的不斷涌現(xiàn)，照片檔案的數(shù)量日益增多、內(nèi)容日漸豐富、作用愈益重要。照片檔案作為高校檔案的重要組成部分，對高校的各項工作起著舉足輕重的作用。

【關(guān)鍵詞】高校照片檔案管理服務

當今社會已經(jīng)進入了“讀圖時代”，人們不知不覺中已形成這樣一種閱讀習慣，看新聞喜歡有照片的，看書刊喜歡有圖片的，看展覽已經(jīng)不再習慣單調(diào)冗長煩悶的文字，可見，無論是報刊雜志還是展覽，最能吸引人眼球的始終是照片。從人們的閱讀習慣和喜愛偏好可以看出，照片的作用在現(xiàn)今社會日益顯著。

高校照片檔案是反映學校從創(chuàng)辦到發(fā)展，從教學研究到科學管理，從師資隊伍建設(shè)到桃李滿天下的最直觀最形象的真實寫照。照片檔案雖然從載體上與其他檔案有所不同。但與其他檔案之間卻有著密切的聯(lián)系。在為學校有效地進行領(lǐng)導決策和各項業(yè)務活動時，不僅需要依靠大量的文字檔案，同時也需要照片檔案。在日常教學與科學研究工作中取得成績后會形成許多重要照片，當上級領(lǐng)導來學校檢查教學質(zhì)量、評估學科建設(shè)時，學校往往要提供許多材料進行匯報，如果在提供的文字材料中再增加一部分重要的照片，可以使人感到真實、直觀、形象。也會增加說服力。

一 照片檔案的收集范圍

凡是在學?；顒又兄苯有纬傻?，具有保存價值的照片都屬于收集范圍，大致包括以下內(nèi)容：上級領(lǐng)導來校視察、參觀、檢查工作的照片；反映學校重大活動（重要會議、慶典等）、重大事件的照片；學校召開的國際、國內(nèi)學術(shù)會議的照片；國內(nèi)外知名人士、校外代表團來校訪問、講學以及本校領(lǐng)導、專家、教師出國訪問、講學、進修的照片；反映學校不同歷史時期的典型建筑物、校園風貌、校園規(guī)劃及基本建設(shè)的照片；反映學校教學、科研活動，實驗室建設(shè)，學科建設(shè)及獲獎證書的照片；論文答辯，學生重要社團活動，歷屆運動會、軍訓的照片；反映學校歷史沿革的照片；各種表彰、授獎大會形成的照片；歷屆畢業(yè)生合影。

二 照片檔案的保管

由于照片檔案制成材料的特殊性，照片檔案的保管更困難，要求更高，同時隨著長期處于利用過程中及其自然損壞，照片檔案始終處于逐步損壞的過程中，為盡可能減少人為損壞因素，保管中應采取如下措施：

一是照片、底片入庫前要認真檢查，嚴格按照照片檔案管理規(guī)范，對污損的照片進行翻拍復印等必要的處理，對沒有底片的照片進行翻拍，制成翻拍底片，嚴格把好照片檔案入檔關(guān)。同時對庫存的照片檔案每兩年檢查一次。二是將經(jīng)常利用和永久性保存的照片檔案復制一套，原件按照照片檔案的保管要求裝入照片、底片共用的質(zhì)地較好的照片檔案裝具，復制照片則按照照片檔案管理要求分類整理，配上文字說明，編上流水號，方便利用。三是通過計算機掃描系統(tǒng)將照片影像轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，輸入到計算機中。數(shù)碼相機拍攝的照片，也輸入到計算機中，以圖片文件的形式存放，建立以圖片、文字（文字說明包括檔案類別、編號、標題、簡要說明及六要素等）為信息單元的數(shù)據(jù)庫，并儲存在光盤中，放入消磁柜中保存。這種方式保管降低了檔案原件利用率，延長其使用壽命。四是控制適宜的溫濕度。保存照片檔案的適宜溫濕度為：溫度以14℃～24℃，相對濕度45%～60%。同時，要做好檔案庫房的防潮、防光、防塵、防有害氣體等工作。

照片檔案的管理工作應該嚴格按照時間、內(nèi)容來分類，把照片在全宗內(nèi)按年度來分，同一年度的照片再按照內(nèi)容分類。同一內(nèi)容的照片還可以按照同一主題來分類，將同一主題的照片進行編號。這樣，就形成了一個“全宗號—年度—類別—專題”的組卷形式。完整的照片檔案應該包括照片、底片、說明三個部分，而其中的說明又包括符號說明和文字說明。在編寫照片檔案說明時應包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素。說明要真實可信、準確無誤、詳盡概括地體現(xiàn)照片影像的全部信息，力求簡潔通順、言簡意賅、字數(shù)要求在100字以內(nèi)。確保照片檔案的保存和利用價值。

三 認真核查、反復對比，做好照片檔案的鑒定

照片畫面清晰、內(nèi)容完整、真實可信在很大程度上決定著照片的保存和利用價值。因此在歸檔之前，首先要對照片進行鑒定工作，要選擇畫面清晰完整，具有代表性，能夠反映出事物全貌和事件全過程的照片，同一角度反映同樣內(nèi)容的照片只需一張即可。另外，隨著計算機處理圖像的技術(shù)日漸完善，隨意更改和偽造照片的現(xiàn)象使數(shù)碼照片很難從畫面上辨認，從而給鑒定工作帶來了很大的困難。因此，在歸檔時，檔案工作人員要對數(shù)碼照片是否進行過修飾、刪改、合成進行核查鑒定，確保歸檔照片的真實有效。

四 照片檔案的利用

收集和保管照片檔案的目的是為了利用。離開了利用，照片檔案就失去了其保存的價值。高校照片檔案比其他檔案有其自身的優(yōu)勢，直觀、生動形象、真實，可以為學校的各項工作提供服務。通過舉辦專題照片展、編輯宣傳畫冊等活動，向師生和校外人士展示學校悠久的辦學歷史，不同時期的校風校貌，優(yōu)秀的教學科研成果，以及豐富多彩的校園文化等，培養(yǎng)師生以校為榮，開拓進取，勇于創(chuàng)新的精神，樹立師生主人翁意識，為學校發(fā)展貢獻自己的力量。同時，也可以為一線教師提供授課素材，將相關(guān)照片檔案做成幻燈片用于課堂教學，豐富教學內(nèi)容，提高教學質(zhì)量。

對于數(shù)碼照片檔案的利用，檔案工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)，達到信息交流和資源共享的目的。提高照片檔案的利用率，促進照片檔案信息更深一步的開發(fā)和利用。

高校昭片檔案的利用，筆者認為可以從以下兩方面著手：一是提供“專人、專線、專機、專欄”的快速服務通道。其中，專人是指有專門照片檔案管理人員為利用者提供服務；專線是指有專門的服務熱線為利用者開放；專機即在館內(nèi)配備專門的計算機供來館照片檔案利用者自行查詢和下載；專欄即在高校檔案館網(wǎng)上開辟一塊專門的照片檔案利用欄目，無論是老師還是學生，凡需利用照片，都可在此留言，管理人員應快速做出回復。通過這種方式，不僅使照片檔案利用更加便捷、透明，而且增強了管理人員和利用者之間的溝通與互動。二是“電子相冊式”與“菜譜式”服務相結(jié)合。將照片按年度或主題制成一本本電子相冊，并添加背景音樂和其他動態(tài)效果，供利用者觀看和挑選。此外，還可以將館內(nèi)最有特色和極其重要的照片制成餐廳菜譜式的精美雜志冊，供不習慣使用電腦查詢的利用者們翻閱和挑選這些措施不僅能節(jié)省利用者的查詢時間，而且能讓利用者們享受到別樣樂趣。

總之高校照片檔案是學校檔案的重要組成部分，對學校的發(fā)展有著重要的歷史意義和現(xiàn)實意義。因此，我們要做好學校照片檔案的收集整理工作，要充分發(fā)揮照片檔案在教學、科研以及各項工作中的作用。高校照片檔案在學校的發(fā)展中會得到重視、支持，照片檔案會越來越齊全、完整、規(guī)范。

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