省級垂管事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)信息化與模式創(chuàng)新

陳靜

點(diǎn)擊計算機(jī)鼠標(biāo)，敲敲鍵盤就能全面了解掌握本單位固定資產(chǎn)賬、卡及實(shí)物代碼等等盤點(diǎn)清查方面的管理信息，改變了以往固定資產(chǎn)盤點(diǎn)清理，多個部門投入大量人力物力時間成本，而仍盤點(diǎn)不清問題。通過固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)信息化輕而易舉地解決了這一“老大難”問題，實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)賬物卡相符的管理目標(biāo)，同時也為探索新的固定資產(chǎn)管理模式提供了技術(shù)支撐。該文從省級垂管事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的特點(diǎn)入手，有針對性地提出了固定資產(chǎn)管理的難點(diǎn)、原因和對策，具有較強(qiáng)的實(shí)踐性和操作性。

垂管；事業(yè)單位；固定資產(chǎn)；管理

1.當(dāng)前固定資產(chǎn)管理主要難點(diǎn)

一是多口分工負(fù)責(zé)責(zé)權(quán)明晰難。省級垂管事業(yè)單位實(shí)行全省垂管，內(nèi)設(shè)辦公室、財務(wù)部、人力部、技術(shù)部等七個職能管理部門和十一個業(yè)務(wù)部門，下設(shè)寧德、莆田、泉州、漳州等七個地市分院和三個經(jīng)濟(jì)實(shí)體。省級垂管事業(yè)單位單位實(shí)行固定資產(chǎn)分級歸口管理體制，各個部門分工負(fù)責(zé)制。財務(wù)部門負(fù)責(zé)全院固定資產(chǎn)的綜合管理，做好固定資產(chǎn)總賬和明細(xì)分類賬的核算，辦公室負(fù)責(zé)財產(chǎn)物資的實(shí)物管理，負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)編號、建卡、調(diào)配、領(lǐng)用管理，固定資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的保養(yǎng)、維修、清理、盤點(diǎn)、申購計劃工作。

由于牽頭部門缺乏權(quán)威性，統(tǒng)一協(xié)調(diào)難，部門之間分工清楚，但合作的責(zé)任、權(quán)利不清晰，相互推諉的情況時有發(fā)生，不利于從上到下、全方位、全過程地管好用好固定資產(chǎn)。財務(wù)部只清楚賬面上的家底，卻不清楚實(shí)物在哪里，保管和使用情況如何；辦公室調(diào)撥固定資產(chǎn)，沒有及時變更相關(guān)資料，保管使用部門重使用，清楚儀器設(shè)備的性能好壞，卻不知其價值，資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)編制不完整，不清楚資產(chǎn)的價值和尚可使用年限，盲目編制報廢項目。

二是多口盤點(diǎn)清查組織協(xié)調(diào)難。在固定資產(chǎn)清查中，一方面由于各部門對固定資產(chǎn)管理的不重視、固定資產(chǎn)管理人員頻繁變更、辦公地點(diǎn)的分散、內(nèi)設(shè)部門的多次變更合并及多次大規(guī)模的搬遷，出現(xiàn)賬目和實(shí)物不符的情況，特別是空調(diào)及辦公桌椅、家俱等固定資產(chǎn)賬實(shí)不符的情況特別的嚴(yán)重。另一方面由于歷史的原因，固定資產(chǎn)的交接不到位，固定資產(chǎn)調(diào)撥中未按相關(guān)程序進(jìn)行固定資產(chǎn)調(diào)撥，歷史遺留問題較多。各部門各自為政，牽頭部門組織指導(dǎo)協(xié)調(diào)不力，20多個部門之間相互配合不順，從啟動盤點(diǎn)到清查完畢用了近一年的時間，花費(fèi)了大量人力、物力，才基本實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)賬物卡相符的目標(biāo)。

三是多口管理資產(chǎn)使用效益低。財務(wù)部門、辦公室、保管使用部門之間各自為陣，缺乏統(tǒng)一的管理與控制，難以做到對固定資產(chǎn)實(shí)際意義上的管理。在4000多件（套）的固定資產(chǎn)中，儀器設(shè)備等專用設(shè)備占67%，而這些資產(chǎn)分布于20多個部門保管使用，基本上限于賬務(wù)核算管理，很少相互之間調(diào)撥使用。特別是高精尖的大型儀器由于需要專人維護(hù)，維護(hù)成本高，歸口技術(shù)部門專門管理使用效率不高，固定資產(chǎn)使用的整體效益不高。

2.固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)信息化嘗試與實(shí)踐

院借助《金網(wǎng)際資產(chǎn)盤點(diǎn)管理系統(tǒng)》著手固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的嘗試與實(shí)踐工作，一年來做了大量的工作，取得了比較明顯的可喜成效。

實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息化管理的兩大目標(biāo)。一是全面清查，摸清家底。二是建立全方位多級次的固定資產(chǎn)管理動態(tài)數(shù)據(jù)庫。

完成了數(shù)據(jù)信息化管理的三大任務(wù)。一是建立管理平臺，全面、及時掌握固定資產(chǎn)信息，實(shí)現(xiàn)對固定資產(chǎn)從入口、使用到出口等各個環(huán)節(jié)的動態(tài)管理。二是實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理部門、財會部門和使用部門賬物卡相符。三是監(jiān)督管理固定資產(chǎn)的收入、調(diào)出、保管、使用以及清理報廢工作。

3.實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息化管理采取的主要措施及成效

主要措施。一是以財務(wù)部固定資產(chǎn)賬戶的數(shù)量、金額為清查的藍(lán)本，先后多次組織所有部門進(jìn)行反復(fù)的核對與清查，主要是核對實(shí)物名稱、數(shù)量、金額、保管使用人和狀態(tài)，做到一一對應(yīng)。對有物而與財務(wù)部賬上名稱、金額不相符時，要一一說明，件件清楚。二是在此基礎(chǔ)上，對所有固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)按使用部門進(jìn)行錄入，并編制一一對應(yīng)的條形碼，并進(jìn)行條形碼的貼標(biāo)工作，與此同時采集實(shí)物的“兩碼”工作，一個是實(shí)物的條形碼，第二個是實(shí)物的唯一的國際碼，完成所有實(shí)物的“身份”界定和唯一性的識別標(biāo)識粘貼工作。三是實(shí)現(xiàn)財務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門、使用部門的“三賬”相符工作。

主要成效。一是以條形碼、國際碼為基礎(chǔ)，規(guī)范并實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)采集、查詢、清查的精細(xì)化快捷方便的管理方式。在數(shù)據(jù)庫里可以從保管使用單位、固定資產(chǎn)構(gòu)成分類及資產(chǎn)性質(zhì)等方面查詢到各種信息，使得固定資產(chǎn)的數(shù)據(jù)查詢成為舉手之勞。固定資產(chǎn)的任何變動包括新增、調(diào)入調(diào)出、報廢及出售等都與賬務(wù)管理系統(tǒng)及時核對，保證固定資產(chǎn)的賬卡同步變化。二是數(shù)據(jù)信息化建設(shè)保證了固定資產(chǎn)折舊的準(zhǔn)確性。原來按固定資產(chǎn)類別分類提取折舊，由于卡片量大，無法區(qū)分某一類別中是否有超期服役的固定資產(chǎn)卡片，信息化建設(shè)后，對于超過計提折舊年限的卡片，系統(tǒng)會自動過濾掉，不再參與折舊計算。三是數(shù)據(jù)信息化建設(shè)節(jié)約了大量勞動成本，單位的發(fā)展每年都會新增大量的或報廢部分的或是調(diào)撥的固定資產(chǎn)，若手工制作卡片僅這一項十分耗費(fèi)時間，信息化建設(shè)后僅需數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換就自動完成數(shù)據(jù)信息化管理工作，省略了手工狀態(tài)下的復(fù)雜計算，也提高了核算的準(zhǔn)確性。

4.數(shù)據(jù)信息化建設(shè)對創(chuàng)新管理模式的幾點(diǎn)啟示

建立健全“一個口”進(jìn)出的管理機(jī)制。財務(wù)部作為固定資產(chǎn)的牽頭管理部門，無論是在固定資產(chǎn)信息軟件與財務(wù)軟件接口、各類固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)維護(hù)、組織固定資產(chǎn)盤點(diǎn)清查、調(diào)撥與報廢等方面都十分便利，也責(zé)無旁貸。

在組織形式上，在單位完成固定資產(chǎn)信息化建設(shè)后，必須明確財務(wù)部為主管部門，落實(shí)以財務(wù)部“一個口”管理的原則，將財務(wù)審核和資產(chǎn)管理兩者合二為一，均由財務(wù)部負(fù)責(zé)；技術(shù)部門、保管使用部門、采購等其他部門都應(yīng)服從財務(wù)部的指導(dǎo)，積極配合，從而保持從上至下的、有力的組織管理形式，避免以往松散、多口協(xié)調(diào)，在實(shí)際管理過程中無具體主管部門的局面。

在崗位職責(zé)上，明確固定資產(chǎn)管理部門、財會部門和使用部門的職責(zé)權(quán)限，制定固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程，確保辦理固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)的各環(huán)節(jié)相互分離、制約和監(jiān)督；明確固定資產(chǎn)的取得與驗(yàn)收、日常保管、處置與轉(zhuǎn)移等環(huán)節(jié)的控制要求，在制度上做好協(xié)調(diào)。充分應(yīng)用數(shù)據(jù)信息化后實(shí)物管理與數(shù)據(jù)管理兩者相互融入、相互依賴、方便快捷的特點(diǎn)，強(qiáng)化在一個單位內(nèi)以財務(wù)部為主管責(zé)任部門，明確財務(wù)在固定資產(chǎn)管理中的核心地位和固定資產(chǎn)信息輻射的作用，抓住固定資產(chǎn)采購后報賬和編制粘貼實(shí)物條形碼這兩個重點(diǎn)工作環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入、調(diào)撥、盤點(diǎn)、評估、報廢等職能，而技術(shù)部門著重把好儀器設(shè)備的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，管理使用部門則重在實(shí)物的驗(yàn)收、使用和日常管理，采購部門重在組織采購、驗(yàn)收、報賬和到財務(wù)部請領(lǐng)實(shí)物條形碼和組織粘貼條形碼工作，最大限度地減少工作交叉點(diǎn)和協(xié)調(diào)點(diǎn)，使財務(wù)部的固定資產(chǎn)管理可以實(shí)現(xiàn)“一竿子插到底”的管理模式，轉(zhuǎn)變以往一個單位內(nèi)固定資產(chǎn)多部門以及復(fù)雜的管理流程，提高固定資產(chǎn)的管理效率。

在日常管理上，財務(wù)部應(yīng)完成日常基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)與錄入，并負(fù)責(zé)建立固定資產(chǎn)財務(wù)賬、資產(chǎn)管理部門賬、使用部門賬，且必須實(shí)現(xiàn)“三賬一致”，落實(shí)好“一個口”進(jìn)出的原則，應(yīng)用數(shù)據(jù)信息庫強(qiáng)大的功能打破條塊分工分隔的管理模式。

在人員配備上，財務(wù)部應(yīng)配備專職人員管理和維護(hù)數(shù)據(jù)信息庫，其它部門也應(yīng)指定兼職的管理人員使固定資產(chǎn)日常工作有專人管理。

建立健全固定資產(chǎn)管理的流程。要建立健全以財務(wù)部為核心的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息管理流程，重點(diǎn)抓住資產(chǎn)采購報賬、分配請領(lǐng)、編制粘貼條形碼、調(diào)撥、折舊、評估、報廢等環(huán)節(jié)，建立健全以財務(wù)部為核心的固定資產(chǎn)管理流程，使財務(wù)部能夠全方位、全過程對固定資產(chǎn)各環(huán)節(jié)實(shí)施有效監(jiān)控。

要重視和加強(qiáng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)。由于實(shí)行了以財務(wù)部為核心的“一個口”進(jìn)出的固定資產(chǎn)管理模式，日常數(shù)據(jù)信息的維護(hù)也就可以由財務(wù)部獨(dú)立、準(zhǔn)確、快捷地完成，各部門只要按財務(wù)部的要求，手持固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)采集器按時限完成盤點(diǎn)清理數(shù)據(jù)錄入工作，固定資產(chǎn)的資產(chǎn)審計和盤點(diǎn)清查將自動完成并同時自動生成固定資產(chǎn)所需要的各類工作報表。