淺析高校學(xué)籍檔案的價(jià)值及實(shí)現(xiàn)途徑①

杜 玥

(南京工程學(xué)院 檔案館,江蘇 南京 211167)

高校學(xué)籍檔案是指被國(guó)家招生部門(mén)正式錄取,并按規(guī)定辦理了注冊(cè)手續(xù)取得學(xué)籍的學(xué)生,在大學(xué)期間學(xué)習(xí)、生活和參加社會(huì)實(shí)踐等活動(dòng)形成的對(duì)學(xué)校、社會(huì)和個(gè)人具有保存價(jià)值的歷史記錄。[1]作為高等學(xué)校檔案工作的重要組成部分,學(xué)籍檔案主要包括新生入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡、成績(jī)冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍變更材料(升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、專升本等)、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)處分材料、上級(jí)及本校有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)定、通知等文件材料,是館藏檔案中利用率較高的部分,以我校檔案館為例,2011年全年我館利用檔案人次為318人次,其中學(xué)籍檔案利用人次為76人次,約占全年利用人次的24%,利用目的主要集中在就業(yè)、升學(xué)、參軍、提干、出國(guó)等方面,發(fā)揮了不可替代的憑證作用。然而,作為具有廣泛社會(huì)價(jià)值和法律憑證作用的學(xué)籍檔案,其價(jià)值的發(fā)揮遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止以上方面,深入挖掘?qū)W籍檔案的價(jià)值和作用并探討其實(shí)現(xiàn)途徑,對(duì)學(xué)校教學(xué)管理、學(xué)科研究、人才培養(yǎng)、校園文化建設(shè)乃至良好社會(huì)風(fēng)氣的形成都具有十分深遠(yuǎn)的意義。

一、學(xué)籍檔案的價(jià)值

1.法律憑證價(jià)值

憑證價(jià)值是檔案的基本價(jià)值,也是由檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)決定的。學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間整個(gè)學(xué)習(xí)生活歷程的真實(shí)記錄,客觀反映了學(xué)生的基本情況及德智體美各方面素質(zhì)的變化發(fā)展情況,是學(xué)校相關(guān)管理部門(mén)和教學(xué)單位在學(xué)籍管理活動(dòng)中自然形成的未經(jīng)修改的原始材料,具有原始性和真實(shí)可靠性的特點(diǎn),是記錄和反映學(xué)生專業(yè)能力和思想素質(zhì)的真憑實(shí)據(jù),在畢業(yè)生升學(xué)、求職就業(yè)、出國(guó)深造、參軍提干等方面可以作為重要的法律憑證?？梢?jiàn),學(xué)籍檔案的法律憑證作用關(guān)系到每個(gè)畢業(yè)生的切身利益,具有普遍的現(xiàn)實(shí)意義。

2.信息參考價(jià)值

學(xué)籍檔案是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)生活的全記錄,是學(xué)校相關(guān)管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)在教學(xué)管理活動(dòng)中直接形成的原始資料,通過(guò)對(duì)其相關(guān)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)分析,可以發(fā)現(xiàn)學(xué)校教學(xué)工作和學(xué)生管理等方面的優(yōu)點(diǎn)與不足,并加以改進(jìn)。如對(duì)各專業(yè)各學(xué)科考試成績(jī)的統(tǒng)計(jì)分析,可以反映出各專業(yè)各學(xué)科的教學(xué)水平及授課教師的教學(xué)情況,這不僅僅是客觀評(píng)價(jià)教學(xué)工作的重要指標(biāo),還可以為改進(jìn)教學(xué)工作,創(chuàng)新教學(xué)方法、深化教學(xué)改革提供重要依據(jù);對(duì)學(xué)生獎(jiǎng)懲情況的統(tǒng)計(jì)尤其是對(duì)學(xué)生處分原因和類別的分析總結(jié),可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)學(xué)生管理中存在的問(wèn)題并總結(jié)規(guī)律加以避免;對(duì)學(xué)生學(xué)籍變更材料的統(tǒng)計(jì),可以反映出各專業(yè)培養(yǎng)情況,并在一定程度上體現(xiàn)出專業(yè)冷熱程度、社會(huì)需求等情況,為深化教育改革提供著力點(diǎn)?？梢?jiàn),學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)校教學(xué)工作、學(xué)科研究、學(xué)生管理等方面具有重要的信息參考價(jià)值。

3.教育激勵(lì)價(jià)值

高等教育體制改革后,畢業(yè)生就業(yè)實(shí)行自主擇業(yè)、用人單位擇優(yōu)錄取的雙向選擇制度,而學(xué)籍檔案真實(shí)記錄了大學(xué)生在校期間德智體美等各方面的基本情況,對(duì)于全面了解畢業(yè)生的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、身體素質(zhì)及專業(yè)特長(zhǎng)等情況具有重要參考價(jià)值,既是用人單位選擇人才的可靠依據(jù),也是畢業(yè)生自我推薦、自主擇業(yè)的基礎(chǔ)條件。通過(guò)宣傳教育使學(xué)生了解到學(xué)籍檔案在畢業(yè)生擇業(yè)和社會(huì)擇才時(shí)的重要性,可以促使學(xué)生自覺(jué)調(diào)整學(xué)習(xí)態(tài)度和行為方式,養(yǎng)成刻苦學(xué)習(xí)、積極進(jìn)取的良好習(xí)慣,努力為自己的檔案添磚加瓦,增加有利材料,避免消極記錄,在無(wú)形當(dāng)中引導(dǎo)學(xué)生提高素質(zhì)修養(yǎng),并內(nèi)化為一種行為習(xí)慣和價(jià)值觀念,從而影響整個(gè)學(xué)校的精神風(fēng)貌和文化建設(shè),形成積極向上開(kāi)拓進(jìn)取的校園文化。

4.社會(huì)服務(wù)價(jià)值

學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:⑴學(xué)歷鑒定服務(wù),即用人單位、中介機(jī)構(gòu)或其他高校等社會(huì)組織通過(guò)上門(mén)、傳真、郵寄等方式提供當(dāng)事人的身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證及其他學(xué)籍材料的原件或復(fù)印件,高校檔案部門(mén)對(duì)上述材料和館藏檔案進(jìn)行比較鑒別來(lái)判定真?zhèn)?。⑵出具檔案證明服務(wù),主要服務(wù)對(duì)象為往屆畢業(yè)生,根據(jù)其要求提供學(xué)籍卡、成績(jī)單等學(xué)籍證明材料。⑶檔案利用輔助服務(wù),多為方便畢業(yè)生出國(guó)繼續(xù)深造辦理中英文學(xué)籍而開(kāi)展的畢業(yè)證、學(xué)位證、成績(jī)單及其他材料的外文翻譯工作。通過(guò)上述服務(wù),不僅為畢業(yè)生就業(yè)、深造、提干等方面及用人單位選擇優(yōu)秀人才提供了合法有效的依據(jù),而且能夠有效打擊學(xué)歷造假,杜絕和避免假證泛濫,起到了維護(hù)社會(huì)誠(chéng)信、凈化社會(huì)風(fēng)氣的作用。

二、學(xué)籍檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)途徑

1.培養(yǎng)檔案意識(shí),提高對(duì)學(xué)籍檔案重要性的認(rèn)識(shí)

科學(xué)發(fā)展,意識(shí)先行。但在高校,不管是領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生還是檔案管理人員,都在不同程度上存在著忽視學(xué)籍檔案的思想傾向,因此,要針對(duì)不同人群開(kāi)展學(xué)籍檔案的宣傳教育活動(dòng)并配合相關(guān)管理制度,以提高各類人員對(duì)學(xué)籍檔案重要性的認(rèn)識(shí)。

首先,作為學(xué)籍檔案的管理者,檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想觀念,積極主動(dòng)地做好學(xué)籍檔案的收集、整理、利用工作,在注重學(xué)籍檔案法律憑證作用的同時(shí),也要積極開(kāi)發(fā)學(xué)籍檔案的信息功能和服務(wù)功能,不斷探索學(xué)籍檔案利用的新形式,用工作實(shí)績(jī)來(lái)贏得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生的理解和重視,提高人們對(duì)學(xué)籍檔案重要性的認(rèn)識(shí)。

其次,要在建立健全相關(guān)管理制度的前提下,加大宣傳力度,提高教職工的檔案意識(shí)。在領(lǐng)導(dǎo)重視、統(tǒng)一協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上,切實(shí)做好學(xué)籍檔案的“三納入”、“四同步”,即把學(xué)籍檔案管理工作納入學(xué)校整體規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)議事日程,納入教學(xué)科研等工作計(jì)劃和管理制度,納入各級(jí)相關(guān)管理人員的崗位職責(zé),在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收教學(xué)工作的同時(shí),布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收學(xué)籍檔案管理工作。與此同時(shí),高校檔案館等檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)廣大教職員工開(kāi)展廣泛深入的宣傳活動(dòng),使檔案館(室)的職能、作用、館藏以及利用檔案的效果能夠被大眾了解和熟知,尤其要強(qiáng)化各職能部門(mén)、教學(xué)單位相關(guān)人員和兼職檔案員的檔案意識(shí),使他們真正認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案的重要價(jià)值,因?yàn)樗麄兊呢?zé)任意識(shí)和工作質(zhì)量直接關(guān)系到學(xué)籍檔案的收集、整理,而學(xué)籍檔案的歸檔質(zhì)量也極大地影響著日后的開(kāi)發(fā)利用效果。

再次,要配合入學(xué)教育,培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識(shí)。大學(xué)生普遍對(duì)檔案缺乏認(rèn)識(shí)和了解,在新生入學(xué)教育時(shí),檔案館(室)可以通過(guò)制作幻燈片、專題片、海報(bào)、宣傳冊(cè)、展覽等生動(dòng)形象的方式,宣傳檔案的概念、重要性及檔案與日常學(xué)習(xí)生活的關(guān)系,使他們了解到今日的記錄可能成為明日的檔案,從大學(xué)入學(xué)到畢業(yè)期間會(huì)形成很多材料,歸檔之后保存在學(xué)校檔案館(室),如新生錄取名冊(cè)、學(xué)籍檔案、助學(xué)貸款檔案等。同時(shí)進(jìn)行檔案的利用意識(shí)教育,使學(xué)生們了解檔案利用目的和利用程序,進(jìn)而在日后的學(xué)習(xí)生活過(guò)程中逐漸培養(yǎng)檔案意識(shí),并在將來(lái)利用檔案時(shí)能夠做到心中有數(shù),有備而來(lái)。

2.做好專題編研,提高利用層次和服務(wù)質(zhì)量

學(xué)籍檔案是學(xué)校相關(guān)管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)在教學(xué)管理活動(dòng)中直接形成的原始資料,內(nèi)容繁多,蘊(yùn)藏著豐富的信息資源,在其紛繁浩瀚的信息中,完全可以提煉出帶有規(guī)律性、結(jié)論性的數(shù)據(jù)和資料,匯編成專題材料,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),為學(xué)校教學(xué)和管理體制改革和創(chuàng)新服務(wù)。

首先,在學(xué)籍檔案編研的選題上,既要堅(jiān)持有所創(chuàng)新,又要注重實(shí)用?？梢园堰x題集中在改進(jìn)教學(xué)管理、促進(jìn)人才培養(yǎng)等與學(xué)校發(fā)展和學(xué)生就業(yè)密切相關(guān)的方面,如各專業(yè)各學(xué)科考試成績(jī)統(tǒng)計(jì)匯編,學(xué)生獎(jiǎng)懲情況匯編,學(xué)籍變更材料匯編等,不僅能夠揭示教學(xué)工作和學(xué)籍管理工作的現(xiàn)狀和變化規(guī)律,正確評(píng)估教學(xué)和學(xué)籍管理工作的成果和效益,還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的新問(wèn)題和新情況,從而為高校的教學(xué)和學(xué)籍管理工作提供合理化建議,為深化教學(xué)和教育改革提供依據(jù)。另外,在學(xué)生畢業(yè)前夕舉辦的連場(chǎng)校園招聘會(huì)上,可以將編制好的獎(jiǎng)學(xué)金、三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部等獎(jiǎng)勵(lì)情況匯編以展板、宣傳冊(cè)等形式印發(fā),供用人單位參考,不僅展示了學(xué)校扎實(shí)奮進(jìn)、積極向上的良好形象,而且極大提升了優(yōu)秀畢業(yè)生的求職競(jìng)爭(zhēng)力,同時(shí)對(duì)后輩學(xué)生起到教育激勵(lì)的作用。

其次,在學(xué)籍檔案的編研方式上,可以采取多元化的編研模式。在紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制的保管模式下,傳統(tǒng)的檔案編研模式已經(jīng)無(wú)法滿足人們對(duì)信息利用的需求,因此,在做好傳統(tǒng)檔案編研工作的同時(shí),可以積極探索多種形式的檔案編研模式,如利用多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、超文本技術(shù)等實(shí)現(xiàn)信息的快速采集和統(tǒng)計(jì)分析,使編研過(guò)程快速高效。在編研成果的利用方式上,同樣可以借助網(wǎng)絡(luò)這一傳播介質(zhì),采用文件下載、網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、網(wǎng)頁(yè)瀏覽等多種形式的網(wǎng)絡(luò)傳遞服務(wù),使不同的利用者根據(jù)各自需求方便快捷的獲取信息。

3.構(gòu)建數(shù)字化管理模式,實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的一體化管理和一站式服務(wù)

目前,各高校檔案部門(mén)的信息化建設(shè)基本停留在計(jì)算機(jī)輔助管理階段,即實(shí)現(xiàn)了目錄級(jí)的計(jì)算機(jī)管理,只能進(jìn)行館內(nèi)目錄查詢,檔案館(室)網(wǎng)站只有簡(jiǎn)單的網(wǎng)頁(yè)介紹和基本資料下載,不具備遠(yuǎn)程查詢功能。在這種管理模式下,學(xué)籍檔案的歸檔往往具有遲滯性,給利用者造成不便,經(jīng)常出現(xiàn)檔案部門(mén)和教務(wù)部門(mén)兩頭跑的現(xiàn)象。另外,在很多高校,檔案部門(mén)只提供中文成績(jī)單的查詢利用,而英文成績(jī)單的提供利用卻由教務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)。上述情況不僅影響學(xué)籍檔案利用服務(wù)的質(zhì)量,也在一定程度上影響了學(xué)校對(duì)外服務(wù)的社會(huì)形象,再加上保護(hù)現(xiàn)有館藏檔案原件的需要,構(gòu)建數(shù)字化管理模式,實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的一體化管理和一站式服務(wù)就愈發(fā)迫切和重要。本文的一站式服務(wù),包含兩個(gè)層次,第一層次指通過(guò)對(duì)學(xué)籍檔案利用服務(wù)項(xiàng)目以及部門(mén)職責(zé)的整合和統(tǒng)籌安排,實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案查詢物理地點(diǎn)的一站式服務(wù);第二層次指通過(guò)學(xué)籍檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化,實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息網(wǎng)絡(luò)檢索查詢的一站式服務(wù),此為學(xué)籍檔案利用的高級(jí)階段,用戶可根據(jù)各自的權(quán)限,不受地理位置和時(shí)間的限制,實(shí)現(xiàn)分布式查詢。

首先,要實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化,建設(shè)學(xué)籍檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。要分批完成現(xiàn)有紙質(zhì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化加工,其流程大致包括:確定范圍、準(zhǔn)備檔案目錄、紙質(zhì)檔案分解和整理、數(shù)字化掃描、文字錄入、文字校對(duì)、紙質(zhì)檔案的復(fù)卷裝訂、數(shù)據(jù)刻錄存儲(chǔ)、導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)等工作環(huán)節(jié)。[2]具體操作時(shí),可根據(jù)年代、利用頻率結(jié)合館藏實(shí)際狀況,確定數(shù)字化的具體順序和批次。有條件的高校,可以購(gòu)置高速掃描儀自行掃描,但是需要大量的人力、物力及時(shí)間資源,高校檔案部門(mén)性質(zhì)、地位、技術(shù)力量及人員數(shù)量的局限性使得上述條件很難達(dá)到,即使勉強(qiáng)進(jìn)行也會(huì)影響到檔案部門(mén)的日常管理工作。因此,學(xué)籍檔案的數(shù)字化加工最好通過(guò)招標(biāo)的形式外包給專門(mén)的檔案信息數(shù)字化公司,即俗稱的外包公司。在檔案外包過(guò)程中,應(yīng)注意選擇資質(zhì)較好、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富的外包公司并做好外包前的準(zhǔn)備工作,可以采取方便指導(dǎo)管理的到館(室)加工模式,同時(shí)安排專人對(duì)外包工作進(jìn)行監(jiān)督、管理,實(shí)時(shí)跟進(jìn)校驗(yàn)以保證質(zhì)量。數(shù)據(jù)備份可采取移動(dòng)硬盤(pán)和光盤(pán)兩套備份策略,確保數(shù)據(jù)安全。

其次,要實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化,建設(shè)學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)。目前,各高校教務(wù)部門(mén)已普遍采用網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍管理系統(tǒng)或教務(wù)管理系統(tǒng),對(duì)學(xué)生在校期間的成績(jī)、獎(jiǎng)懲、學(xué)籍變動(dòng)等情況進(jìn)行實(shí)時(shí)更新的動(dòng)態(tài)管理,學(xué)生、各任課教師、教務(wù)處學(xué)籍管理人員及各級(jí)教學(xué)和學(xué)生管理人員等可以根據(jù)自己不同的權(quán)限來(lái)提交、查詢和維護(hù)相關(guān)學(xué)籍信息。學(xué)生畢業(yè)后這些數(shù)據(jù)可生成紙質(zhì)檔案歸入檔案部門(mén)。而大部分檔案部門(mén)的檔案管理系統(tǒng)仍停留在目錄級(jí)的手工輸入階段,只能實(shí)現(xiàn)館藏目錄檢索和查詢,學(xué)籍檔案一旦歸入檔案部門(mén)反而失去生機(jī)和活力,從網(wǎng)絡(luò)管理退化到手工管理。因此,做好學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)與教務(wù)管理系統(tǒng)的兼容與銜接,構(gòu)建B/S(瀏覽器/服務(wù)器)結(jié)構(gòu)的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)就尤為迫切。檔案部門(mén)可根據(jù)自身需要對(duì)軟件設(shè)計(jì)公司提出具體要求,并保證文件內(nèi)容的完整性、安全性,元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性,實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案從形成、整理到歸檔、利用全過(guò)程的一體化管理。館藏檔案數(shù)字化形成的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可掛接到學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)下,形成完備的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。教務(wù)部門(mén)在網(wǎng)上移交檔案的同時(shí)仍需要向檔案部門(mén)移交紙質(zhì)檔案,實(shí)行雙軌制的保管模式。

再次,要實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化,建設(shè)學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程查詢系統(tǒng)。目前,各高校檔案館基本已建立檔案館網(wǎng)站作為對(duì)外宣傳和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的窗口,但絕大多數(shù)只有簡(jiǎn)單的館室簡(jiǎn)介、工作動(dòng)態(tài)、檔案法規(guī)等欄目,功能單一、信息更新滯后,遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足廣大利用者的需求。學(xué)籍檔案信息數(shù)字化完成之后,可依托檔案館網(wǎng)站作為檔案信息發(fā)布平臺(tái),用戶可通過(guò)輸入學(xué)生的姓名、學(xué)號(hào)、院系、籍貫、身份證號(hào)等檢索項(xiàng)遠(yuǎn)程查詢?cè)撋幕緦W(xué)籍信息?；陔[私保護(hù)和電子文件法律效力的考量,現(xiàn)階段學(xué)籍檔案的提供利用仍然要以紙質(zhì)檔案的復(fù)制或檔案管理系統(tǒng)生成輸出的紙質(zhì)文件為主。相信隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完善以及相關(guān)法律法規(guī)和社會(huì)環(huán)境的成熟,學(xué)籍檔案利用可以真正實(shí)現(xiàn)方便快捷的一站式服務(wù),使用戶在足不出戶的情況下獲取所需信息,構(gòu)建現(xiàn)代意義上的數(shù)字檔案館。

總之,學(xué)籍檔案的有效利用及價(jià)值實(shí)現(xiàn),必須在增強(qiáng)檔案意識(shí)、加大開(kāi)發(fā)力度、提高服務(wù)品質(zhì)的前提下,以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托,不斷拓展其服務(wù)個(gè)人、學(xué)校和社會(huì)的方式與途徑,以實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理和利用的規(guī)范化、科學(xué)化。

[1]王拴勛.從學(xué)籍檔案形成特點(diǎn)看學(xué)籍檔案科學(xué)管理[J].寶雞文理學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2006,(4):121.

[2]王芳.數(shù)字檔案館學(xué)[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2010:32.