協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用問(wèn)題解析

鄧?guó)櫧?/p>

（湖南省電力公司郴州電業(yè)局信息中心，湖南 郴州 423000）

1 前言

2010年5月31日，湖南省電力公司協(xié)同辦公系統(tǒng)在省公司本部成功上線,2010年8月2日，電業(yè)局協(xié)同辦公系統(tǒng)也正式上線運(yùn)行。這是國(guó)家電網(wǎng)公司全面推廣的系統(tǒng)全面運(yùn)用辦公業(yè)務(wù)應(yīng)用，增強(qiáng)協(xié)同工作能力。建設(shè)綜合協(xié)調(diào)、督查督辦、信息調(diào)研、公文、檔案、會(huì)議、通訊錄、值班等業(yè)務(wù)應(yīng)用模塊，利用移動(dòng)辦公、電子郵件、即時(shí)通訊、遠(yuǎn)程視頻等協(xié)同工具，提高公司系統(tǒng)綜合管理水平。統(tǒng)一組織綜合協(xié)調(diào)、信息調(diào)研、檔案、會(huì)議、通訊錄等模塊的開(kāi)發(fā)和實(shí)施，推廣電子簽章和網(wǎng)絡(luò)直播會(huì)議模塊。逐步開(kāi)展辦公業(yè)務(wù)信息的數(shù)據(jù)挖掘，提高工作效率。在系統(tǒng)的推廣及深化應(yīng)用當(dāng)中,遇到了各類(lèi)應(yīng)用問(wèn)題,本文就日常運(yùn)行及實(shí)際工作中遇到的各類(lèi)問(wèn)題分析原因，并作出相應(yīng)的處理。

2 各類(lèi)協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用問(wèn)題解析

2.1 協(xié)同辦公系統(tǒng)公文起草問(wèn)題解析

（1）現(xiàn)象描述。用戶選擇發(fā)文擬稿按鈕后，將基本信息內(nèi)需完善的內(nèi)容填寫(xiě)完畢，再點(diǎn)擊起草正文，然后將已經(jīng)擬好的WORD文檔文字復(fù)制后直接在彈出的內(nèi)容框內(nèi)進(jìn)行粘貼，或者選擇發(fā)文擬稿按鈕后，將基本信息內(nèi)需完善的內(nèi)容填寫(xiě)完畢，再點(diǎn)擊起草正文，然后在彈出的內(nèi)容框中按F2鍵或者找到引入文章按鈕，直接引入帶各種格式的文檔，導(dǎo)致公文在送至下一級(jí)進(jìn)行審核時(shí)，正文無(wú)內(nèi)容顯示或者顯示格式不正常。

（2）原因分析。由于我們內(nèi)部應(yīng)用的協(xié)同辦公系統(tǒng)公文處理是基于WPS OFFICE 2009國(guó)網(wǎng)電網(wǎng)公司專(zhuān)用版本，它存在與微軟OFFICE軟件版本的某些不兼容現(xiàn)象，尤其是一些格式方面的不兼容，這是系統(tǒng)應(yīng)用的一個(gè)BUG，只有在編輯文檔時(shí)，將這些格式去除后，方能使公文文檔正常顯示。

（3）處理辦法：①選擇發(fā)文擬稿按鈕后，將基本信息內(nèi)需完善的內(nèi)容填寫(xiě)完畢，再點(diǎn)擊起草正文，然后在彈出的內(nèi)容框內(nèi)直接編輯正文內(nèi)容；②先新建一TXT格式的文本文檔，再將擬好的WORD文檔文字復(fù)制后，在新建的文本文檔中粘貼，然后選擇發(fā)文擬稿按鈕，將基本信息內(nèi)需完善的內(nèi)容填寫(xiě)完畢，再點(diǎn)擊起草正文，在彈出的內(nèi)容框中按F2鍵或者找到引入文章按鈕，選擇新建的文本文檔進(jìn)行文檔導(dǎo)入。

按以上兩個(gè)辦法，均能解決正文無(wú)內(nèi)容顯示或者顯示格式不正常的問(wèn)題。

2.2 協(xié)同辦公系統(tǒng)未登錄人員統(tǒng)計(jì)誤差問(wèn)題解析

（1）現(xiàn)象描述。用系統(tǒng)管理員身份登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)客戶管理端之后，①點(diǎn)擊系統(tǒng)管理——統(tǒng)一用戶——用戶管理——用戶信息，得到用戶總數(shù)；②點(diǎn)擊運(yùn)行監(jiān)控——監(jiān)控統(tǒng)計(jì)——用戶登錄統(tǒng)計(jì)——每月統(tǒng)計(jì)，得到登錄用戶數(shù)；③點(diǎn)擊運(yùn)行監(jiān)控——監(jiān)控統(tǒng)計(jì)——用戶登錄統(tǒng)計(jì)——未登錄員工匯總表，得到未登錄用戶數(shù)；④登錄用戶數(shù)與未登錄用戶數(shù)之和應(yīng)該為用戶總數(shù)，但在有些三級(jí)平臺(tái)查詢時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)登錄用戶數(shù)與未登錄用戶數(shù)之和跟用戶總數(shù)不吻合。

（2）原因分析。未登錄員工匯總表數(shù)據(jù)提取只有一個(gè)月、二個(gè)月、三個(gè)月這三種方式進(jìn)行查詢，一般默認(rèn)是一個(gè)月查詢方式，查詢的日期為查詢當(dāng)日往上推三十天，而登錄用戶數(shù)則只記錄當(dāng)月一號(hào)至查詢當(dāng)日的數(shù)據(jù)，每個(gè)月系統(tǒng)管理員進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢一般是在每月的二十五號(hào)，如有用戶在二十六號(hào)至月底之間登錄過(guò)，但在查詢當(dāng)月一直未登錄，則會(huì)產(chǎn)生數(shù)據(jù)誤差。

（3）處理辦法。省公司要求的同業(yè)對(duì)標(biāo)數(shù)據(jù)可在月底進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，但湖南3E對(duì)標(biāo)、深化應(yīng)用指標(biāo)月報(bào)要求在每月27日前上報(bào)，一般協(xié)同辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)在每月25日進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，經(jīng)過(guò)跟省公司協(xié)同辦公組協(xié)商，將登錄用戶數(shù)查詢?cè)O(shè)置為按從某月某日至某月某日方式進(jìn)行，這樣就能得出精確的數(shù)據(jù)，不再產(chǎn)生誤差。

2.2 協(xié)同辦公系統(tǒng)人員調(diào)動(dòng)后的權(quán)限變更問(wèn)題解析

（1）現(xiàn)象描述：①用系統(tǒng)管理員身份登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)客戶管理端之后，點(diǎn)擊系統(tǒng)管理——統(tǒng)一用戶——角色管理——角色管理，找到收文登記角色，將原有人員刪除并將變更人員添加，保存退出；②用變更人員身份登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)，點(diǎn)擊辦公自動(dòng)化——收文管理——收文登記，提示有新的公文需要進(jìn)行收文登記，但在右邊的辦公欄上方?jīng)]出現(xiàn)登記收文選項(xiàng)。

（2）原因分析。協(xié)同辦公系統(tǒng)內(nèi)特殊角色的變更不止是角色權(quán)限的調(diào)整，還有模塊授權(quán)的變更，因?yàn)槭瘴牡怯浫藛T身份特殊，在角色管理中進(jìn)行了人員變更后，其權(quán)限配置仍未完全，導(dǎo)致應(yīng)用不正常。

（3）處理辦法。在角色管理中進(jìn)行了人員變更后，還需用系統(tǒng)管理員身份登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)客戶管理端之后，點(diǎn)擊系統(tǒng)管理—權(quán)限配置—分級(jí)授權(quán)—模塊授權(quán)—收文管理，在此處再將原有人員刪除并將變更人員添加，保存退出，只有當(dāng)這兩個(gè)地方都進(jìn)行了調(diào)整之后，新配置的收文登記人員才能正常進(jìn)行收發(fā)文處理。

2.4 協(xié)同辦公系統(tǒng)公文起草附件添加不成功原因解析

（1）現(xiàn)象描述。協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶在起草公文進(jìn)行附件添加時(shí)，偶爾會(huì)出現(xiàn)附件添加不成功的現(xiàn)象，經(jīng)檢查，該文檔在本地打開(kāi)無(wú)問(wèn)題，拷貝到別的電腦上，打開(kāi)該文檔也正常，在其它電腦終端用同一用戶添加該文檔也不成功，換另外的用戶登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)，同樣起草該公文，并添加該附件文檔，依舊不能成功進(jìn)行添加。

（2）原因分析。經(jīng)仔細(xì)比較，但凡出現(xiàn)附件添加不成功現(xiàn)象的文檔，都是文件名相對(duì)比較長(zhǎng)的文檔，為此，系統(tǒng)管理員特意做了一個(gè)測(cè)試，新建一個(gè)WORD文檔，文件名設(shè)置成一百二十個(gè)字節(jié)的長(zhǎng)度，然后逐次減一個(gè)字反復(fù)進(jìn)行測(cè)試，最終測(cè)試結(jié)果是文件名在達(dá)到九十九個(gè)字節(jié)時(shí)剛好可以進(jìn)行附件添加，超過(guò)這個(gè)字節(jié)數(shù)則無(wú)法進(jìn)行附件添加。

（3）處理辦法。電話通知報(bào)故障協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶，要其在起草公文進(jìn)行附件添加時(shí)，修改該附件文檔的文件名，保證該文檔字?jǐn)?shù)不超過(guò)九十九個(gè)字節(jié)，結(jié)果附件正常添加成功，問(wèn)題解決。

2.5 協(xié)同辦公系統(tǒng)正文內(nèi)容無(wú)法閱讀問(wèn)題解析

（1）現(xiàn)象描述：①協(xié)同辦公系統(tǒng)客戶端點(diǎn)擊待辦事項(xiàng)中需待辦公文后,打開(kāi)正方內(nèi)容時(shí),直接跳轉(zhuǎn)至C:/OAWork目錄,正方內(nèi)容無(wú)法正常顯示；②重新下載協(xié)同辦公客戶端軟件安裝,依然出現(xiàn)以上問(wèn)題;③將IE瀏覽器安全設(shè)置中自定義設(shè)置中所有禁用選項(xiàng)均改為啟用狀態(tài),該問(wèn)題還是不能解決;④重新安裝WPS Office 2009國(guó)家電網(wǎng)公司專(zhuān)用版及Apabi Reader 3.2公文閱讀軟件,還是不能解決該問(wèn)題。

（2）原因分析。經(jīng)咨詢省公司協(xié)同辦公項(xiàng)目組,出現(xiàn)該問(wèn)題是因?yàn)樵诰幪?hào)、排版、用印、轉(zhuǎn)版狀態(tài)時(shí),編號(hào)、排版生成正文后，用完印退出直接發(fā)送到下一步，沒(méi)有進(jìn)行轉(zhuǎn)換CEB文檔所致。

（3）處理辦法：①用系統(tǒng)管理員身份登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)客戶管理端，找到出現(xiàn)問(wèn)題的文檔，將該文檔特送至編號(hào)、排版、用印、轉(zhuǎn)版狀態(tài)給編號(hào)、排版、用印、轉(zhuǎn)版人員；②編號(hào)、排版、用印、轉(zhuǎn)版人員在該狀態(tài)下將該文檔轉(zhuǎn)換為CEB文檔，再點(diǎn)擊發(fā)送傳送至下一流程；③重新進(jìn)行封發(fā)后，客戶端接收人員打開(kāi)該文檔，能夠正常顯示正文內(nèi)容，問(wèn)題解決。

2.6 協(xié)同辦公系統(tǒng)正文紅頭及紅頭文字無(wú)法打印問(wèn)題解析

（1）現(xiàn)象描述。協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶在客戶端登錄后，打開(kāi)公文，正文內(nèi)容能夠正常顯示，但其正文紅頭不顯示，并且在將公文進(jìn)行打印存檔時(shí)，紅頭文字無(wú)法打印出來(lái)，只能打印出正文部分內(nèi)容。

（2）原因分析。經(jīng)咨詢省公司協(xié)同辦公項(xiàng)目組,出現(xiàn)該問(wèn)題是因?yàn)閃PS Office 2009國(guó)家電網(wǎng)公司專(zhuān)用版軟件默認(rèn)設(shè)置未進(jìn)行修改所致，只需將其視圖及打印部分的相關(guān)設(shè)置進(jìn)行更改即可。

（3）處理辦法：①在本地打開(kāi)WPS Office 2009國(guó)家電網(wǎng)公司專(zhuān)用版軟件WPS文檔一個(gè)，選擇工具—選項(xiàng)—視圖—格式標(biāo)記，將其中的隱藏文字勾選上，按確定保存退出；②在本地打開(kāi)WPS Office 2009國(guó)家電網(wǎng)公司專(zhuān)用版軟件WPS文檔一個(gè)，選擇工具—選項(xiàng)—打印—打印文檔的附加信息，在隱藏文字部分選擇打印隱藏文字；③協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶在客戶端登錄后，打開(kāi)公文，正文內(nèi)容能夠正常顯示，正文紅頭也能夠正常顯示，并且在將公文進(jìn)行打印存檔時(shí)，紅頭文字也能夠正常打印出來(lái)，問(wèn)題解決。

3 結(jié)語(yǔ)

作為系統(tǒng)管理員，需加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)架構(gòu)、系統(tǒng)流程、系統(tǒng)運(yùn)維等方面進(jìn)行全面的剖析及深入的了解，通過(guò)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題提升自己的業(yè)務(wù)處理能力，同時(shí)還要及時(shí)與省公司信息中心協(xié)同辦公運(yùn)維項(xiàng)目組多溝通，這樣才能使各類(lèi)問(wèn)題能夠迎刃而解。通過(guò)文章探究協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用問(wèn)題解析，為協(xié)同辦公系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供了可靠的參考依據(jù)。