國(guó)有改制企業(yè)人事檔案管理工作探索

摘要：人事檔案管理是維護(hù)建檔人歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，是人力資源管理部門(mén)的重要任務(wù)之一。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步成熟，人事制度改革也隨之深化，人事檔案也不再神秘，其應(yīng)用范圍也逐步擴(kuò)大，不僅為企業(yè)內(nèi)部服務(wù)，也逐步為社會(huì)各行業(yè)服務(wù)。在這種形勢(shì)下， 結(jié)合國(guó)有企業(yè)深化改制的實(shí)際，充實(shí)檔案材料，合理開(kāi)發(fā)利用好人事檔案，加強(qiáng)人事檔案管理工作，有利于國(guó)有企業(yè)人力資源管理水平的進(jìn)一步提升。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；人事檔案管理；工作探索；提升

一、人事檔案材料的主要內(nèi)容

人事檔案管理制度是我國(guó)人事制度管理的一個(gè)特色，人事檔案作為記錄一個(gè)人的各類基本信息、履歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌、思想品德、專業(yè)技術(shù)職務(wù)或職業(yè)資格、業(yè)務(wù)能力、工作崗位及狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的重要作用。它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)?，F(xiàn)階段計(jì)算工齡、工作調(diào)動(dòng)、遺產(chǎn)繼承、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)以及升學(xué)、退休審批等都離不開(kāi)個(gè)人檔案，特別是在國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位，沒(méi)有人事檔案是不能接收錄用的。

二、國(guó)有改制企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀對(duì)人力資源管理的影響

近些年來(lái)，國(guó)有企業(yè)隨著改革改制的不斷深化，企業(yè)管理架構(gòu)也發(fā)生了新的變化，大部分國(guó)有企業(yè)都由過(guò)去的工廠制改制成了以國(guó)有資產(chǎn)為紐帶的母子架構(gòu)型管理體制，母子架構(gòu)下的各子公司均為獨(dú)立的法人治理公司，人事檔案也自行管理。由于各子公司大都是從原來(lái)工廠制時(shí)的分廠、車間或工段改制而來(lái)，管理基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，在人力資源管理特別是人事檔案管理方面還缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，絕大部分改制子公司都依托總公司（或集團(tuán)）的管理優(yōu)勢(shì)委托總公司管理員工社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系及人事檔案，但人事檔案材料的收集、歸檔離不開(kāi)各子公司的配合，因此各子公司在人事檔案管理方面的相對(duì)薄弱在一定程度上既影響了員工本人，又影響到公司的人力資源管理工作，主要表現(xiàn)在以下方面：

1.檔案材料失真現(xiàn)象影響了人力資源的各項(xiàng)管理

部分國(guó)有改制企業(yè)由于過(guò)去沒(méi)有管理過(guò)人事檔案，既缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，又對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足，在長(zhǎng)期的工作中有意或無(wú)意的形成了失真的檔案材料，嚴(yán)重影響了企業(yè)的人力資源管理工作。檔案材料的真實(shí)性是人事檔案的基本特性，沒(méi)有真實(shí)性，人事檔案也就失去了利用價(jià)值，失真現(xiàn)象削弱了人事檔案的嚴(yán)肅性。我們?cè)诠ぷ髦邪l(fā)現(xiàn)，“三齡一歷”前后填寫(xiě)不一致的現(xiàn)象比較普遍，通常是學(xué)歷越填越高，工齡越填越長(zhǎng)；崗位變更不及時(shí)，崗位名稱填寫(xiě)不規(guī)范；還有的檔案材料有明顯的涂改痕跡，甚至是多處涂改等現(xiàn)象。這些問(wèn)題使檔案喪失了真實(shí)性、權(quán)威性、嚴(yán)肅性，從而給人事檔案的利用造成很大的影響，使人才的選拔、配置、退休審批等都失去了重要的參考價(jià)值。

2.檔案材料內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同現(xiàn)象降低了對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)的參考價(jià)值

人事檔案是一個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中成長(zhǎng)的真實(shí)寫(xiě)照，本應(yīng)全面、歷史、客觀地反映一個(gè)人的真實(shí)面貌，使組織在翻閱檔案時(shí)能夠一目了然，如見(jiàn)其人。如今我們翻閱的大部分人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，特別是鑒定、考察材料中套話、空話多，體現(xiàn)不出個(gè)性特質(zhì)，失去了真正意義上的參考價(jià)值，進(jìn)而影響到員工選拔，挫傷了員工的積極性，同時(shí)也導(dǎo)致企業(yè)蒙受損失。

3.檔案材料分散、缺失現(xiàn)象破壞了檔案的整體性，降低了人力資源的效力

人事檔案歸檔過(guò)程應(yīng)是一個(gè)前后銜接、有機(jī)統(tǒng)一的整體。但長(zhǎng)期以來(lái)，由于傳統(tǒng)人事管理工作方式的影響，以及宣傳、培訓(xùn)力度不夠，加之企業(yè)改革、改制，人才流動(dòng)性大，人事管理崗位人員調(diào)整平凡，致使歸檔的材料不全，個(gè)別檔案材料分散，前后不銜接、不完整，棄檔、重新建檔的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。嚴(yán)重影響了人事檔案材料的完整統(tǒng)一，降低了人力資源管理的效力。如由于工作調(diào)動(dòng)，致使一部分材料滯留在原單位；學(xué)生參加工作了，檔案確留在學(xué)?；蛴捎趯W(xué)生分配后又重新改派造成檔案轉(zhuǎn)移過(guò)程中遺失；個(gè)人取得了學(xué)歷文憑、職業(yè)資格、專業(yè)技術(shù)職務(wù)等，相應(yīng)的學(xué)籍材料、審批材料未歸檔；另外，最常見(jiàn)的個(gè)人調(diào)動(dòng)介紹信、報(bào)到證等未歸檔等等。由于檔案材料不銜接、缺失，就會(huì)造成考學(xué)、考公務(wù)員、調(diào)動(dòng)等事宜中，對(duì)方不接收檔案；解除勞動(dòng)合同的，檔案轉(zhuǎn)移不出去，養(yǎng)老保險(xiǎn)無(wú)法接續(xù)等等。

4.人事檔案管理手段落后現(xiàn)象制約了人力資源的開(kāi)發(fā)

現(xiàn)代人力資源管理要求人事檔案管理科學(xué)化、信息化，要求及時(shí)有效地為組織提供各種信息，為人力資源管理提供服務(wù)。但現(xiàn)階段絕大部分企業(yè)人事檔案管理仍處于傳統(tǒng)的管理模式，個(gè)別信息化建設(shè)也僅以檢索查尋目錄為主，沒(méi)有實(shí)質(zhì)的檔案內(nèi)容。管理手段受傳統(tǒng)觀念的束縛，缺乏創(chuàng)新精神和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，既無(wú)法及時(shí)為人力資源開(kāi)發(fā)提供有效的服務(wù)也為人事檔案的安全性、真實(shí)性留下了隱患。

三、人事檔案管理工作探索

1.人事檔案的信息化建設(shè)

實(shí)施人事檔案信息化管理。國(guó)有母子架構(gòu)管理體制公司應(yīng)聯(lián)網(wǎng)建立人事檔案信息庫(kù)，并與人事信息庫(kù)相結(jié)合，資源共享，避免重復(fù)建設(shè)，這樣才能相互監(jiān)督、相互制約、相互補(bǔ)充，保證信息的及時(shí)、準(zhǔn)確，才能便于組織掌握所需的信息資料，為人力資源管理工作提供可靠的分析數(shù)據(jù)，同時(shí)也為省直部門(mén)閱檔、退休審批等提供了方便、可靠的信息。

2.擴(kuò)大歸檔材料，完善人事檔案信息

我們?cè)诠ぷ魅粘Ｖ邪l(fā)現(xiàn)，由于檔案材料不完善經(jīng)常會(huì)影響到員工的利益。我認(rèn)為國(guó)有企業(yè)應(yīng)將每年員工簽字確認(rèn)的工資臺(tái)賬裝入人事檔案中，一是為個(gè)人養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)基數(shù)核定提供依據(jù)；二是如實(shí)反映員工在各崗位連續(xù)工作的準(zhǔn)確時(shí)間。養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)基數(shù)的核定是按員工上年度月平均工資收入來(lái)確定的，以往的人事檔案歸檔材料中不記載個(gè)人養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)核定基數(shù)。近年來(lái)不少企業(yè)為了減少人工成本，有意降低員工養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)基數(shù)，使得員工退休后養(yǎng)老金較低，造成員工和企業(yè)因養(yǎng)老保險(xiǎn)核定基數(shù)問(wèn)題發(fā)生勞動(dòng)糾紛的事例屢見(jiàn)不鮮；另外，由于國(guó)有改制企業(yè)檔案管理的不完善，大部分改制后的企業(yè)不及時(shí)補(bǔ)充檔案材料，造成員工檔案材料不完整，崗位工作年限反映不清、不真實(shí)等現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，使員工的合法權(quán)益受到侵犯，特別是女工人崗位及特殊工種崗位，退休審批困難等。因此，本人認(rèn)為今后人事檔案中應(yīng)將每年員工簽字確認(rèn)的工資臺(tái)賬裝入人事檔案中。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度的深化改革，結(jié)合工作實(shí)際不斷充實(shí)檔案材料，完善檔案管理，提高人事檔案的使用價(jià)值，是做好人事檔案管理的根本目的；合理開(kāi)發(fā)利用、適當(dāng)擴(kuò)大人事檔案的歸檔范圍，有助于促進(jìn)人力資源管理水平的提高。只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)、轉(zhuǎn)變觀念，不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，才能適應(yīng)人事檔案管理的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉利麗:淺談企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題分析[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012，(08)：245.

[2]李 熙:加強(qiáng)新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理工作之我見(jiàn)[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2011，(24）：238.

[3]邢豐月:市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展下企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題探究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2011，(07）：43.

[4]王兆學(xué):淺談加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的措施[J].價(jià)值工程，2010，(09）：175.